需具備的意識(shí)和能力總編室人員

◎ 唐 允

需具備的意識(shí)和能力總編室人員

◎ 唐 允

在出版企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理機(jī)制改革過程中，每個(gè)部門人員都需要密切配合，深化對(duì)本部門工作的認(rèn)識(shí)，不斷探索改進(jìn)，從而提高出版界這“第二步改革”的成效?？偩幨易鳛槌霭嫔缇巹?wù)工作的中樞部門，應(yīng)該如何在這次改革中提高部門效率？本文結(jié)合實(shí)際工作體會(huì)，總結(jié)了總編室人員主觀上應(yīng)該具備的5種意識(shí)和客觀上需要具備的8種能力，以求進(jìn)一步促進(jìn)總編室工作的開展，充分發(fā)揮總編室在出版社工作中的重要樞紐作用。

“第二步改革”; 總編室;5種意識(shí); 8種能力

隨著出版企業(yè)體制改革的完成，內(nèi)部經(jīng)營管理機(jī)制的改革成為迅速啟動(dòng)的“第二步改革”，這步改革不僅需要社領(lǐng)導(dǎo)班子的總體規(guī)劃和研究部署，同時(shí)更需要出版社每個(gè)部門人員的建言獻(xiàn)策、貫徹落實(shí)。為此，各部門都應(yīng)進(jìn)一步深化對(duì)本職工作的認(rèn)識(shí)，不斷探索改進(jìn)，從而提高改革成效。

總編室（有的出版社稱作“總編辦”，是總編辦公室的簡稱）是出版社一個(gè)特殊而重要的部門，有人曾把總編辦比喻為“出版社的潤滑劑”①,由此形象地描述了總編室工作對(duì)于出版社的重要性。但在具體的工作中，筆者感到這個(gè)“潤滑劑”遇到的阻力還是相當(dāng)不少的。例如，總編室的工作不像編輯工作那樣有著明晰的從選題策劃到出版完成的起始節(jié)點(diǎn)，工作成果難以量化，煩雜的工作中總編室人員缺乏一定的成就感，進(jìn)而導(dǎo)致了工作的機(jī)械性，創(chuàng)新力缺乏；另一方面，有些編輯及有些部門人員也認(rèn)為總編室的工作只不過是打打雜，簽簽字，開開單子等，所以當(dāng)選題申報(bào)、書號(hào)下發(fā)、稿酬支付等工作在時(shí)間上的要求得不到滿足時(shí)，常會(huì)產(chǎn)生對(duì)總編室工作的不滿。而當(dāng)總編室在執(zhí)行管理職能，如發(fā)布一些社內(nèi)政策文件時(shí)，也常常不能得到充分理解，認(rèn)為這是給出版發(fā)展增加束縛，往往需要總編室人員多次解釋溝通才能勉強(qiáng)配合工作。

要克服這些阻力，除需要社領(lǐng)導(dǎo)對(duì)總編室工作給予充分的重視外，還需要編輯人員增加對(duì)總編室工作的了解，更重要的是需要總編室人員自身提高綜合素質(zhì)。正如馬克思主義唯物辯證法所言，內(nèi)因?qū)κ挛锏陌l(fā)展起決定作用。只有總編室人員本身的素質(zhì)提高了，總編室的工作才能更加有條不紊，真正對(duì)出版工作起到潤滑、促進(jìn)的作用。筆者在此結(jié)合平日的工作內(nèi)容總結(jié)了總編室人員應(yīng)該具備的5種意識(shí)和8種能力，以求進(jìn)一步促進(jìn)總編室的工作，充分發(fā)揮總編室在出版工作中的重要樞紐作用。

一、總編室人員需具備的5種意識(shí)

人類的任何行為都在意識(shí)指導(dǎo)下有目的、有步驟地進(jìn)行，做好總編室工作，首先要強(qiáng)調(diào)5種意識(shí)：

一是服務(wù)意識(shí)：總編室的服務(wù)對(duì)象非常廣泛，對(duì)外包括作者、讀者，對(duì)內(nèi)包括編輯、營銷等各部門，服務(wù)內(nèi)容也紛繁復(fù)雜，這就要求總編室人員在編務(wù)工作中時(shí)刻保持耐心、細(xì)致、周到，同時(shí)要加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，例如平時(shí)注意收集工作中遇到的各類問題，認(rèn)真歸納分析，針對(duì)性地發(fā)布一些出版提醒、業(yè)內(nèi)動(dòng)態(tài)等，這樣既有利于社內(nèi)各部門之間的工作協(xié)調(diào)，更從總體上有利于塑造出版社的良好形象。

二是管理意識(shí)：雖然這種管理有時(shí)得不到編輯的理解，但總編室人員必須認(rèn)識(shí)到“管理就是一種服務(wù)，這種服務(wù)是管理中服務(wù)意識(shí)、服務(wù)態(tài)度的具體表現(xiàn)，是貫穿管理始終的”②。對(duì)于總編室負(fù)責(zé)的出版環(huán)節(jié)，必須加強(qiáng)責(zé)任感，嚴(yán)格把關(guān)，不能輕易做老好人，否則就很容易讓部門工作限于被動(dòng)，使總編室的管理職能流于一句空話。

三是創(chuàng)新意識(shí)：總編室人員在煩雜的工作中應(yīng)該勤于思考，提高創(chuàng)新意識(shí)，努力讓工作充滿活力，例如在向社領(lǐng)導(dǎo)提供各類出版信息統(tǒng)計(jì)時(shí)，工作不能僅僅停留在被動(dòng)地提供某些數(shù)據(jù)、制作表格上，而應(yīng)該先行分析，提升視角，盡力做到在向領(lǐng)導(dǎo)提供信息的同時(shí)闡明自己的分析結(jié)論，以加強(qiáng)參謀的作用。

四是大局意識(shí)：在與外界打交道以及與社內(nèi)其他部門的溝通中，總編室人員必須時(shí)刻保持大局意識(shí)，對(duì)外與作者、讀者和上級(jí)部門溝通時(shí)應(yīng)大方得體，不卑不亢，時(shí)刻維護(hù)出版社形象；對(duì)內(nèi)，在發(fā)布通知規(guī)定、作出行為之前一定要通盤考慮，注意細(xì)節(jié)，盡量做到條理清晰，理據(jù)鮮明，只有從出版社的整體利益出發(fā)才能有效地處理好各類矛盾和問題。

五是版權(quán)意識(shí)：管理版權(quán)業(yè)務(wù)也是總編室的工作內(nèi)容之一，為此總編室人員一要加強(qiáng)版權(quán)貿(mào)易的意識(shí)，例如結(jié)合本社特色分析選取特色出版物，通過參加國際圖書博覽會(huì)等書展并加強(qiáng)對(duì)國外相關(guān)領(lǐng)域出版物的了解，以促進(jìn)版權(quán)引進(jìn)和版權(quán)輸出工作；二要加強(qiáng)版權(quán)使用和保護(hù)的意識(shí)，加強(qiáng)著作權(quán)知識(shí)的學(xué)習(xí)，在維護(hù)本社出版物合法權(quán)益的同時(shí)也能做到合理使用其他相關(guān)作品，這點(diǎn)在版權(quán)問題較為突出的數(shù)字出版形勢(shì)下更為重要。

二、總編室人員需具備的8種能力

在實(shí)際工作中，僅僅具備正確的工作意識(shí)還不夠，所謂“心有余而力不足”，這正強(qiáng)調(diào)了客觀能力對(duì)人們達(dá)到行為目標(biāo)的重要性。綜合分析總編室的工作內(nèi)容，筆者認(rèn)為總編室人員還需具備以下8種工作能力：

一是政策學(xué)習(xí)能力：負(fù)責(zé)編務(wù)的總編室工作是一種政策性很強(qiáng)的編輯組織管理工作，總編室人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)出版行業(yè)的各類文件法規(guī)，理解透徹并能對(duì)編輯在出版過程中提出的疑難問題給出權(quán)威的解答，而不能似是而非，讓編輯無所適從。

二是制度建設(shè)能力：國家有關(guān)出版的成文法律法規(guī)通常具有普適效力，而每家出版社在實(shí)際工作中遇到的問題則多種多樣，新情況也層出不窮，這就要求總編室人員平時(shí)應(yīng)注意積累，結(jié)合國家的相關(guān)政策法規(guī)及時(shí)對(duì)社內(nèi)相關(guān)制度進(jìn)行修訂完善，并建立健全各類流程管理、質(zhì)量保障體系，如在《〈中國標(biāo)準(zhǔn)錄音制品編碼〉國家標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施辦法》和《音像電子出版物專用書號(hào)管理辦法》發(fā)布后，應(yīng)及時(shí)對(duì)以往電子音像出版物書號(hào)申領(lǐng)程序做調(diào)整，以便讓編輯們充分了解流程，保證電子音像出版物的正常出版進(jìn)度。

三是文件處理能力：作為出版社對(duì)外聯(lián)系的一個(gè)窗口，總編室常常收到上級(jí)下發(fā)的各種調(diào)研通知、活動(dòng)通知等，對(duì)此，需要總編室人員具備高效的文件處理能力，包括良好的語言表達(dá)能力和溝通能力，通過與社內(nèi)各部門的聯(lián)系，深入了解社內(nèi)相關(guān)情況，統(tǒng)計(jì)分析有關(guān)資料和數(shù)據(jù)，形成書面報(bào)告，正確而全面地向上級(jí)匯報(bào)，以便行政部門對(duì)出版社整體情況形成全面而不失細(xì)致的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而制定宏觀政策予以指導(dǎo)。

四是選題分析、跟蹤能力：總編室承擔(dān)著全社選題整理、分析、上報(bào)的任務(wù)，選題計(jì)劃體現(xiàn)了整個(gè)出版社的出書結(jié)構(gòu)、品牌特色，對(duì)于每一次的選題申報(bào)，總編室絕不能只是簡單地進(jìn)行匯總相加，而應(yīng)對(duì)選題的整體結(jié)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)分析，例如在區(qū)分出教材類、學(xué)術(shù)專著類、大眾類、重大選題的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步關(guān)注哪些有做成長線產(chǎn)品的可能，哪些具備申報(bào)項(xiàng)目、獎(jiǎng)項(xiàng)成為重點(diǎn)產(chǎn)品的潛力等，這樣在出版社選題論證會(huì)上就可提供一份材料翔實(shí)而又讓人一目了然的選題計(jì)劃分析書，便于社領(lǐng)導(dǎo)有的放矢地高效論證，掌握選題動(dòng)態(tài)，把握出書結(jié)構(gòu)。在選題報(bào)批后，總編室更要對(duì)其中的重大、重點(diǎn)選題及時(shí)予以跟蹤，加強(qiáng)監(jiān)督管理，提高選題實(shí)現(xiàn)率。

五是組織協(xié)調(diào)能力：“曾經(jīng)有出版社在某種圖書上出現(xiàn)重大的政治性失誤，在追查責(zé)任的時(shí)候，竟然發(fā)現(xiàn)，二審、三審都對(duì)這個(gè)問題提出了質(zhì)疑，要求妥善處理，結(jié)果責(zé)任編輯竟然沒有處理這個(gè)意見就發(fā)稿了，后面的環(huán)節(jié)也就疏漏過去了。試想，如果我們總編辦負(fù)責(zé)發(fā)稿的同志能夠仔細(xì)檢查三審意見的落實(shí)與處理結(jié)果，這樣的問題是完全可以避免的?！雹壅邕@里所說的，總編室的日常編務(wù)工作潛移默化地體現(xiàn)了協(xié)調(diào)能力，這種協(xié)調(diào)能力并不是單純機(jī)械地推進(jìn)流程，而應(yīng)是有意識(shí)地、積極主動(dòng)地審核協(xié)調(diào)；而除了日常編務(wù)工作以外，各類社級(jí)項(xiàng)目、獎(jiǎng)項(xiàng)的申報(bào)組織更對(duì)總編室人員的組織協(xié)調(diào)能力提出了更高要求，包括項(xiàng)目評(píng)估，認(rèn)真填報(bào)申請(qǐng)書等等，其中涉及與編輯、專家、營銷部門、出版部門的協(xié)調(diào)以及向上級(jí)主管部門的咨詢等工作，在這類工作中，總編室人員如果考慮不全面，沒有良好的組織協(xié)調(diào)能力，常常會(huì)引發(fā)部門之間的不滿，甚至導(dǎo)致責(zé)任互相推諉，進(jìn)而阻礙項(xiàng)目申報(bào)和實(shí)施的進(jìn)度。

六是綜合的信息分析能力：當(dāng)前信息化社會(huì)的發(fā)展使信息成為重要的生產(chǎn)力要素之一，對(duì)于出版業(yè)來說，獲得高質(zhì)量的信息成為選題策劃創(chuàng)新的起點(diǎn)。編輯需要敏銳的信息捕捉能力，身處編務(wù)工作樞紐部門的總編室人員更需要綜合的信息分析能力。就此“總編室要變被動(dòng)為主動(dòng)，想社領(lǐng)導(dǎo)和編輯部門之所想，進(jìn)一步增強(qiáng)信息統(tǒng)合、分析職能，準(zhǔn)備多層次、多渠道的分析報(bào)告，這樣才能更好行使建議權(quán)和引導(dǎo)權(quán)?！雹苓@種綜合的信息分析能力既包括縱向上對(duì)出版界政策文件的上傳下達(dá)，也包括橫向上對(duì)業(yè)界動(dòng)態(tài)、熱點(diǎn)問題的研究整理，同時(shí)還包括搜集和本社出版工作相關(guān)的信息，加強(qiáng)社內(nèi)信息反饋改進(jìn)工作等。

七是團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力：總編室的工作涵蓋了出版前期的選題申報(bào)、重大選題備案、中期的流程管理以及后期的稿酬發(fā)放、工作量計(jì)算等，這一系列工作不可能單獨(dú)由哪一個(gè)人完成，需要部門全體人員的配合，因此，團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力在總編室工作中尤為重要，總編室人員應(yīng)該根據(jù)個(gè)人特點(diǎn)統(tǒng)籌安排部門分工、常常交流互通消息、遇到問題不互相推諉、彼此相互取長補(bǔ)短等等。

八是熟練的網(wǎng)絡(luò)辦公能力：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)在出版社內(nèi)部基本都實(shí)行了OA辦公系統(tǒng)，而選題申報(bào)、書號(hào)申領(lǐng)以及一些項(xiàng)目申報(bào)等也都實(shí)行了網(wǎng)上申報(bào)方式，這大大提高了編務(wù)工作的時(shí)效性，但與此同時(shí)也對(duì)總編室人員提出了快速提高網(wǎng)絡(luò)辦公能力的要求，即能迅速而熟練地掌握各類系統(tǒng)，并能發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通，同時(shí)要對(duì)本部門工作中提供的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的更新和維護(hù)，以保證系統(tǒng)中的信息準(zhǔn)確性等。

綜上，作為總編室人員應(yīng)當(dāng)始終牢記《圖書編輯工作基本規(guī)程》中的規(guī)定：“總編室是編務(wù)工作的組織者和管理者。它是總編輯的指揮和參謀機(jī)構(gòu)，基本職責(zé)是組織編輯工作各項(xiàng)計(jì)劃的制訂、實(shí)施，協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)的關(guān)系，聯(lián)系作者、讀者，管理版權(quán)業(yè)務(wù)，為編輯工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)圖書質(zhì)量的提高?！痹谡_意識(shí)的指導(dǎo)下，自覺提高自身綜合能力，以使總編室的工作不斷適應(yīng)日益變化的出版形勢(shì)，將部門作用發(fā)揮到最大化，是為當(dāng)今總編室人員的工作要?jiǎng)?wù)。

注釋：

① 高云松. 總編辦,出版社的潤滑劑——總編辦職能與工作模式探索 [J]編輯學(xué)刊，2007（04）

② 倫朝麗.出版社總編室如何處理好管理與服務(wù)的關(guān)系[J].青年記者，201（12中）

③ 吳培華.總編辦在編輯流程中如何發(fā)揮樞紐功能[J].編輯學(xué)刊，200（05）

④ 孫袁華.企業(yè)環(huán)境下的總編室職能新探[J].中國出版，2010（6下）

（唐允，南京東南大學(xué)出版社有限公司總編辦主任）