高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率的研究與探討

王羽 WANG Yu；任遠(yuǎn) REN Yuan

（華南理工大學(xué)廣州學(xué)院，廣州510800）

0 引言

受大學(xué)擴(kuò)招影響，各高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，在校生人數(shù)日益增長，各高校逐漸將原有的系的建制，改為學(xué)院或二級(jí)學(xué)院。學(xué)校管理重心下移，實(shí)行校院兩級(jí)管理制度，使得原本較為單一的教學(xué)執(zhí)行單位，漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂幸欢ㄐ姓殭?quán)的、教學(xué)與行政并行的綜合管理實(shí)體。二級(jí)學(xué)院在獲取了部分辦學(xué)自主權(quán)、提升了辦學(xué)活力的同時(shí)，也不得不承擔(dān)了部分學(xué)校的、且自身并不十分擅長的行政管理職能。為履行好這部分行政管理職能，二級(jí)學(xué)院行政辦公室（或稱“學(xué)院辦公室”）應(yīng)運(yùn)而生，一般負(fù)責(zé)學(xué)院的行政、黨務(wù)、教務(wù)等一系列重要而又十分繁瑣的日常管理事務(wù)。二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作效率和服務(wù)水平的高低，不僅關(guān)系到二級(jí)學(xué)院行政工作的正常運(yùn)作，而且還間接影響到二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作的辦學(xué)水平。因此，對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率的研究是及時(shí)而必要的。

1 高校二級(jí)學(xué)院管理模式概況

在校院兩級(jí)管理模式下，二級(jí)學(xué)院是作為教學(xué)活動(dòng)與管理的主體，其管理職能將由現(xiàn)在單純教學(xué)活動(dòng)的執(zhí)行者向具有綜合管理職能的相對(duì)獨(dú)立辦學(xué)實(shí)體轉(zhuǎn)變。[1]因此，高校二級(jí)學(xué)院一般同時(shí)具備行政與教學(xué)的職能，并設(shè)立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)對(duì)行政和教學(xué)的全面管理。

2 二級(jí)學(xué)院辦公室架構(gòu)與職責(zé)

二級(jí)學(xué)院一般實(shí)行院長負(fù)責(zé)制，由院長負(fù)責(zé)學(xué)院的全面管理。按照職能劃分，二級(jí)學(xué)院的機(jī)構(gòu)設(shè)置一般由學(xué)院行政辦公室、學(xué)生工作辦公室、教研室組成。二級(jí)學(xué)院的組織架構(gòu)大致如下：

2.1 由二級(jí)學(xué)院院長直屬領(lǐng)導(dǎo)的學(xué)院行政辦公室的人事架構(gòu)大致如圖1所示。

圖1

2.2 二級(jí)學(xué)院行政辦公室的崗位職責(zé)（圖2）高校二級(jí)學(xué)院行政辦公室是學(xué)院行政綜合辦事機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、信息樞紐、公文處理、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等工作。其主要負(fù)責(zé)學(xué)院的人事、教務(wù)管理、學(xué)生就業(yè)、科研項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)、固定資產(chǎn)管理等工作，有的還附帶負(fù)責(zé)二級(jí)學(xué)院的計(jì)生、工會(huì)工作等。

圖2

3 制約二級(jí)學(xué)院辦公室提高工作效率的因素

從高校、二級(jí)學(xué)院的兩級(jí)管理的現(xiàn)狀來看，存在著諸如職能不清、權(quán)責(zé)不明的情況，這樣就容易造成二級(jí)學(xué)院行政綜合辦事機(jī)構(gòu)的作用不能得到充分的發(fā)揮，二級(jí)學(xué)院的辦學(xué)自主權(quán)也遭到了很大的限制；同時(shí)，在一定程度上也造成了學(xué)校整體資源的浪費(fèi)并且使得辦事流程更繁瑣。究其原因，可以從以下兩個(gè)大方面進(jìn)行分析：

3.1 外因 影響和制約二級(jí)學(xué)院行政辦公室提高工作效率的外在因素主要有：制度、辦公管理系統(tǒng)、福利待遇、領(lǐng)導(dǎo)力和辦公條件。

3.1.1 學(xué)校的規(guī)章制度 學(xué)校的規(guī)章制度就像是一種文化，傳承并影響著一代又一代人。高校的制度與文化是影響二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作效率的根本所在。由于二級(jí)學(xué)院與學(xué)校工作的差異，導(dǎo)致學(xué)校的一些制度不能完全涵蓋二級(jí)學(xué)院的工作，因此，在制度上會(huì)存在缺失或不足。

3.1.2 辦公管理系統(tǒng) 要想提高辦公室工作水平，提高工作效率，自動(dòng)化、信息化的辦公平臺(tái)是先決條件。辦公室一方面要加強(qiáng)硬件設(shè)施的配置，運(yùn)用先進(jìn)的辦公設(shè)備，改進(jìn)辦公手段，改善辦公條件;另一方面辦公室人員要自覺樹立現(xiàn)代管理意識(shí)，熟練掌握辦公自動(dòng)化技能，推進(jìn)無紙化辦公，提高校園網(wǎng)應(yīng)用水平，最大限度地提高管理的效能，實(shí)現(xiàn)效率與效益的有機(jī)統(tǒng)一。[2]

3.1.3 福利待遇 高校的工資及福利待遇關(guān)乎辦公室工作人員的幸福指數(shù)，所以在一定程度上影響著辦公室人員的工作態(tài)度以及效率。通常收入與工作激情與態(tài)度密不可分，二者相互影響。

3.1.4 職業(yè)前景 二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員屬于基層辦事人員。往往其職業(yè)前景不受重視容易被忽視。當(dāng)一個(gè)人日復(fù)一日地做同一份工作又看不到職業(yè)前景的情況下，往往會(huì)產(chǎn)生極其嚴(yán)重的怠工情緒，這樣就影響了學(xué)院辦公室的工作效率。

3.2 內(nèi)因 影響和制約二級(jí)學(xué)院行政辦公室提高工作效率的內(nèi)在因素主要是辦公室人員素質(zhì)。作為二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作人員，應(yīng)具備較高的思想政治覺悟，謙虛敏銳、善于學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)熟悉、基本功扎實(shí)、有良好的服務(wù)意識(shí)和團(tuán)隊(duì)合作精神等等。提高效率，人才是關(guān)鍵。提高行政辦公室工作人員自身素質(zhì)，是有效提高其工作效率的根本。

4 提高二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作效率的途徑

4.1 構(gòu)建一支高素質(zhì)、專業(yè)化辦公室隊(duì)伍，對(duì)工作人員進(jìn)行必備的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率與工作人員業(yè)務(wù)水平息息相關(guān)。要想在保證工作質(zhì)量的同時(shí)提高工作效率，就必須構(gòu)建一支高水平的辦公室隊(duì)伍。考慮到辦公室人員的工作性質(zhì)，進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要有：公文寫作技巧、人際交往與接待禮儀、辦公室行政人員心理健康培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)等等。通過定期的培訓(xùn)考核，來保證培訓(xùn)質(zhì)量，做到有獎(jiǎng)有懲，以促進(jìn)工作人員主動(dòng)參加培訓(xùn)，積極要求提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

4.2 逐步實(shí)行數(shù)字化校園、辦公自動(dòng)化。提高二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作水平與效率，離不開數(shù)字化、信息化的智能平臺(tái)。學(xué)校一方面要加強(qiáng)硬件的投入，根據(jù)高校自身情況，制定一套適合本校的辦公平臺(tái)。另一方面，二級(jí)學(xué)院的辦公室工作人員要增強(qiáng)信息化意識(shí)，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公技能，主動(dòng)自我學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，跟上信息化發(fā)展需要。

4.3 優(yōu)化高校管理體制，明確崗位職責(zé)，精簡辦事程序。高校管理體制建設(shè)是實(shí)在高校規(guī)范化、制度化、科學(xué)化建設(shè)的根本。通過優(yōu)化高校管理體制，精簡辦事程序，做到遇事有章可循、流程清晰，這樣就可以在一定程度上提高辦公效率和準(zhǔn)確性。另一方面，二級(jí)學(xué)院行政辦公室必須明確其崗位職責(zé)，并對(duì)其工作人員進(jìn)行職責(zé)明確與區(qū)分。

[1]白帆.高校二級(jí)學(xué)院職權(quán)運(yùn)行機(jī)制的合理化構(gòu)建[J].青年文學(xué)家，2012（06）：217.

[2]段曹鋼，鄭國軍.如何提高高校辦公室的工作效率[J].秘書之友，2014（04）：23.

[3]劉愛華.加強(qiáng)高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理機(jī)制的思考[J].讀與寫（教育教學(xué)刊），2009（08）.