高校文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

王玉蘭

（湖南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410132）

高校文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

王玉蘭

（湖南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410132）

文書(shū)檔案是高校檔案中的重要組成部分，是高校行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。當(dāng)前部分高校文書(shū)檔案管理工作不容樂(lè)觀，本文分析了文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題，提出了解決對(duì)策。

高校文書(shū)檔案 存在問(wèn)題 解決對(duì)策

文書(shū)檔案是高校檔案中的重要組成部分，是高校行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，它真實(shí)地記載了學(xué)校改革與發(fā)展的歷史足跡，對(duì)未來(lái)發(fā)展的科學(xué)決策具有重要參考和利用價(jià)值。然而，當(dāng)前部分高校文書(shū)檔案管理工作不容樂(lè)觀，本文在分析文書(shū)檔案管理中存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

一、高校文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1.文書(shū)檔案質(zhì)量不高

文書(shū)工作與檔案管理是相對(duì)獨(dú)立的兩項(xiàng)工作內(nèi)容，又是密切聯(lián)系的整體，文件材料的質(zhì)量直接影響檔案管理水平的提高。然而，就目前而言，部分高校文書(shū)檔案的管理并不規(guī)范，文書(shū)檔案的質(zhì)量難以保證，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是收集不全。部分單位只重視對(duì)紅頭文件、合同協(xié)議、大事記、會(huì)議記錄等紙質(zhì)材料的收集，而忽視對(duì)照片、光盤(pán)等其他載體的收集，甚至有的職能部門(mén)為了查找方便而不愿意將文書(shū)檔案移交到檔案室。檔案意識(shí)的淡薄致使文件材料散落在各個(gè)部門(mén)或者個(gè)人手中，部分文件材料有印刷件缺修改稿或者底稿，有文件沒(méi)有簽批單，歸檔文件殘缺不全直接影響檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性，難以反映出高校行政活動(dòng)的歷史原貌；二是文件材料用紙不達(dá)標(biāo)、裝訂時(shí)漏頁(yè)、針腳不齊等情況時(shí)有發(fā)生，部分人員在擬制、修改和批示文件的時(shí)候，使用圓珠筆、鉛筆或者彩色筆，字跡模糊、反復(fù)涂改，書(shū)寫(xiě)和紙張都不符合存檔的要求；三是部分職能部門(mén)的公文寫(xiě)作人員往往身兼數(shù)職，由于忙于其他綜合事務(wù)性工作，在撰寫(xiě)綜合公文時(shí)，往往思路不清、重點(diǎn)不明，導(dǎo)致公文要素不全、措辭不當(dāng)、誤用文種的現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)，公文的效力受到嚴(yán)重影響。

2.文書(shū)檔案保管期限不清

2006 年國(guó)家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案管理保管期限的規(guī)定》將文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，其中定期分為30年、10年兩類。該規(guī)定在劃分機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和界定機(jī)關(guān)檔案保管期限方面發(fā)揮了重要的指引作用。然而，部分高校檔案管理人員在檔案收集過(guò)程中，由于擔(dān)心因保管期限劃分錯(cuò)誤以致文件銷毀而需承擔(dān)一定責(zé)任，一般更為注重檔案的完整性而輕視檔案價(jià)值的鑒定，很難做到將無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷毀，結(jié)果很多本應(yīng)定期保存的檔案劃分為永久檔案。另外，部分單位按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案管理保管期限的規(guī)定》中的案例管理檔案，但由于規(guī)定中模糊性詞語(yǔ)太多、表達(dá)不夠具體、難以操作，加之檔案管理人員受工作經(jīng)驗(yàn)、歷史知識(shí)、文化水平等多方面的限制，通常在劃定文書(shū)保管期限時(shí)，采取“就高不就低”的做法，在一定程度上使很多價(jià)值不高的文件得以長(zhǎng)期保存，造成檔案管理上人力、物力、財(cái)力方面的極大浪費(fèi)。

3.文書(shū)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠

部分高校對(duì)文書(shū)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，重視度不夠。雖然把檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃，并指派工作人員負(fù)責(zé)落實(shí)，但缺乏檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，在人力、物力、財(cái)力方面沒(méi)有進(jìn)行合理的配置。檔案專項(xiàng)資金投入不足、檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施不到位、辦公設(shè)備陳舊、檔案陳列凌亂的現(xiàn)象較為普遍。一些學(xué)校甚至因?yàn)檗k公用房緊張而沒(méi)有單獨(dú)設(shè)置檔案庫(kù)房，檔案資料與其他雜物一起堆積在墻角，缺乏防火、防潮、防水等專業(yè)設(shè)施，存在很大的安全隱患。另外，高校檔案工作的信息化水平還有待提高，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理工作重視程度不夠，不能與時(shí)俱進(jìn)地認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的作用和迫切性，甚至錯(cuò)誤地認(rèn)為信息化就是單純的數(shù)字化，以為買幾臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以一步到位，至于用什么軟件系統(tǒng)，那是信息中心部門(mén)負(fù)責(zé)確定的事情。重硬件輕軟件、重系統(tǒng)輕數(shù)據(jù)、目標(biāo)不清、急于求成的思想誤區(qū)導(dǎo)致很多高校為信息化而信息化，給檔案信息化工作帶來(lái)很多不利影響。

4.從業(yè)人員素質(zhì)有待提高

文書(shū)檔案管理是專業(yè)性較強(qiáng)的工作，現(xiàn)代化的檔案管理對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，檔案人員素質(zhì)的提升是檔案管理水平提高的關(guān)鍵。目前，高校大部分檔案管理人員都身兼數(shù)職，專職檔案員很少，加之崗位競(jìng)聘、人員調(diào)整的原因，造成檔案管理人員變動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，直接影響檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。不少學(xué)校的檔案管理崗位通常被學(xué)校用于安排分流人員或照顧家屬，真正畢業(yè)于檔案專業(yè)的人員少之又少，大多數(shù)是邊工作邊學(xué)習(xí)，很少有專業(yè)技能培訓(xùn)和學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，專業(yè)知識(shí)貧乏。在職稱晉升方面，檔案職稱名額也往往受到限制，常常遭遇職業(yè)瓶頸，而工作本身瑣碎、單調(diào)、機(jī)械、重復(fù)的特征也很容易使人產(chǎn)生職業(yè)倦怠的心理?！皞€(gè)別管理人員存在不思進(jìn)取、思想僵化和觀念陳舊的現(xiàn)象。造成檔案管理者工作積極性不高、事業(yè)心不強(qiáng)、職業(yè)感情淡漠、奉獻(xiàn)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神不夠、不注重職業(yè)道德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)上得過(guò)且過(guò)、缺乏活力和創(chuàng)新意識(shí)，嚴(yán)重制約和影響著檔案事業(yè)的發(fā)展”［1］。

二、高校文書(shū)檔案管理工作對(duì)策

1.加強(qiáng)文書(shū)檔案進(jìn)館鑒定

應(yīng)按照一定的原則和方法，鑒別和判定文書(shū)檔案的保存價(jià)值，剔除無(wú)保存價(jià)值的文件材料。首先，文書(shū)檔案的鑒定不應(yīng)該由檔案管理人員一個(gè)人完成，而是考慮成立一個(gè)由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、檔案專家、檔案工作人員、相關(guān)專業(yè)的技術(shù)人員、文書(shū)檔案形成的業(yè)務(wù)部門(mén)等人員構(gòu)成的檔案鑒定專家領(lǐng)導(dǎo)小組或工作委員會(huì)，制訂切實(shí)可行的檔案鑒定方案，盡量避免對(duì)檔案價(jià)值判定的偏差；其次，鑒定文書(shū)檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)和原則并沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，必須從高校整體利益出發(fā)長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，全面分析文書(shū)檔案各個(gè)方面的特征，包括：文件材料形成的時(shí)間、職能部門(mén)、歷史背景；文件內(nèi)容的真實(shí)性、獨(dú)特性、重要性；利用的次數(shù)及利用群體的廣泛性；文件材料的完整性和其他檔案的聯(lián)系，等等。只有多層次、多角度地綜合判定才能形成正確的認(rèn)識(shí)。最后，各高校應(yīng)依據(jù) 《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案管理保管期限的規(guī)定》，結(jié)合具體實(shí)際工作需求，制定歸檔范圍和文書(shū)檔案的保存期限表，細(xì)化條款內(nèi)容，提高可操作性，對(duì)需要進(jìn)館的文件重新整理、登記、編號(hào)、分類、組卷，確保文書(shū)檔案資源的完整、齊全。

2.注重文書(shū)部門(mén)和檔案部門(mén)的銜接

文書(shū)是檔案的基礎(chǔ)，要使檔案齊全完整，就必須從文書(shū)的規(guī)范處理開(kāi)始。對(duì)于校外文件，文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)登記、呈領(lǐng)導(dǎo)批閱、轉(zhuǎn)職能部門(mén)處理，并做好文件的催辦工作，督促其按期辦理，確保文件不積壓、不誤事。對(duì)于處理完畢的文件及時(shí)分類存放，定期向檔案部門(mén)移交，最大效率地提高公文管理效率。對(duì)于校內(nèi)文件，文書(shū)人員在記錄和擬制文字材料的過(guò)程中，在真實(shí)準(zhǔn)確反映領(lǐng)導(dǎo)想法和意圖的基礎(chǔ)上，注意公文的寫(xiě)作格式和措辭，做到正確選用文種、遣詞造句規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確精練，并完善文件材料的簽發(fā)手續(xù)，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)地完成文書(shū)處理工作。同時(shí)，檔案管理人員要經(jīng)常深入文書(shū)部門(mén)，進(jìn)行資料歸檔方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促使文書(shū)人員在實(shí)際工作中明確文字材料歸檔重點(diǎn)，學(xué)會(huì)初步的篩選和整理，避免人為和自然的損壞，做到不丟失、不泄密，不斷提高文書(shū)檔案管理水平。另外，檔案管理人員應(yīng)向文書(shū)人員學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作知識(shí)，兩者相互學(xué)習(xí)、共同提高。文書(shū)工作和檔案管理的有機(jī)結(jié)合，對(duì)提高文書(shū)檔案的質(zhì)量極為有益。

3.做好文件材料的收集整理工作

《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》明確規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料必須依照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《科學(xué)技術(shù)檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，由文書(shū)部門(mén)或者業(yè)務(wù)部門(mén)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作集中管理。任何單位或者個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔?！币环矫?，高校要重視《檔案法》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案管理保管期限的規(guī)定》等法律法規(guī)的宣傳教育，通過(guò)召開(kāi)會(huì)議、發(fā)放資料、轉(zhuǎn)發(fā)文件、舉行專題講座等形式，進(jìn)一步拓寬師生了解檔案工作的渠道，增強(qiáng)對(duì)檔案和檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，從而主動(dòng)保護(hù)、移交檔案。另一方面，檔案管理人員要把集中收集和平時(shí)收集兩種方式結(jié)合起來(lái)，放低身段，做到勤催、勤問(wèn)、勤要，定期到業(yè)務(wù)部門(mén)收取文件。同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)校外文件的收集，如領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)的會(huì)議資料等，使之成為可以利用的檔案信息資源。另外，高校可考慮將文書(shū)檔案的收集工作納入目標(biāo)管理考核體系，簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，使檔案收集工作收到實(shí)效。

4.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

檔案信息化是信息化校園建設(shè)中的重要內(nèi)容，主要是依托電子信息的自動(dòng)化管理和信息化服務(wù)，使得檔案工作更好地適應(yīng)電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的要求，推動(dòng)檔案工作的改革與發(fā)展，具體可以從以下三方面入手：第一，加快軟件和硬件建設(shè)速度，加大檔案管理的投入力度，配備專門(mén)的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀等基本設(shè)備，營(yíng)造檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，開(kāi)發(fā)適合檔案管理的軟件，制定并完善檔案管理制度及技術(shù)規(guī)范，確保電子檔案的安全與完整；第二，提高檔案管理人員的工作技能。檔案管理人員要從根本上轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，樹(shù)立檔案信息化的現(xiàn)代化意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)及信息化等方面的知識(shí)，積極參加各類信息化培訓(xùn)，掌握采集、應(yīng)用、錄入等技術(shù)，及時(shí)了解電子檔案的規(guī)劃管理及現(xiàn)代檔案的發(fā)展趨勢(shì)，逐步提高檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)工作水平，適應(yīng)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展；第三，加大對(duì)電子文件的保存力度。在電子文件交接時(shí)，要確認(rèn)電子文件的內(nèi)容是否和相應(yīng)的紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，確保兩種介質(zhì)能夠同時(shí)存檔，同時(shí)避免移交時(shí)攜帶病毒，破壞其他電子文檔，建立定期的跟蹤檢查制度，對(duì)已被破壞的電子文檔進(jìn)行修復(fù)，并制定有效的安全策略，使電子檔案能夠長(zhǎng)久地保存，更好地服務(wù)于民。

［1］李瑞平.談學(xué)校檔案人員的素質(zhì)［J］.2006，23，（2）：78.