企業(yè)會計電算化的內(nèi)部控制制度研究

歐湘婷

摘 要：隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在會計領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。但由于電算化環(huán)境的特殊性使得會計電算化在大大提高會計工作效率和質(zhì)量的同時，也對原有的企業(yè)內(nèi)部控制制度產(chǎn)生了很大的沖擊，致使會計信息系統(tǒng)面臨新的風險。因此本文主要圍繞會計電算化條件下的內(nèi)部控制存在問題并提出如何來完善會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的措施，以確保企業(yè)會計電算化更有效的運行，以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制；建議

電算化會計信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用在大大提高了會計工作的質(zhì)量和效率，減輕了會計人員的勞動強度的同時也改變了原有內(nèi)部控制的方式和內(nèi)容，對傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊， 使傳統(tǒng)的會計內(nèi)部控制制度明顯落后于現(xiàn)在的新形勢，許多新問題急需解決。

一、會計電算化的內(nèi)部控制制度存在的問題分析

（1）會計處理趨于程序化導(dǎo)致內(nèi)部稽核削弱

在傳統(tǒng)手工會計工作中， 每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理都要嚴格遵循相關(guān)的制約監(jiān)督機制，盡管效率不高， 但能有效遏制會計差錯的發(fā)生。然而實行會計電算化以后，無紙化數(shù)據(jù)處理減少了數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入、重復(fù)處理， 使得會計處理程序化。按照理想的計算機程序編排，無論處理業(yè)務(wù)是多么復(fù)雜繁瑣，它都不會發(fā)生類似手工處理中由于疏忽而引起的計算或記賬方面的錯誤。但是，一旦在程序的某個環(huán)節(jié)出錯，往往會因為一個環(huán)節(jié)的失誤影響到其它環(huán)節(jié)，從而導(dǎo)致整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的失真。這也說明了系統(tǒng)的內(nèi)部控制多數(shù)是依賴于自身實時控制的，在審查和復(fù)合控制上的減少也是對相應(yīng)機制控制的削弱。

（2）會計電算化復(fù)合型人才的缺乏

在傳統(tǒng)的手工記賬下， 會計人員只要懂得基本的會計專業(yè)知識、精通財經(jīng)法規(guī)即可。但在實行電算化以后，只懂得會計專業(yè)知識市遠遠不夠的， 還須懂得電子計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識。就我國當前的財務(wù)會計工作人員中，能夠適應(yīng)新形勢的綜合型人才十分匱乏，許多建立了會計信息系統(tǒng)的大型企業(yè)急需配置既掌握財務(wù)專業(yè)知識又懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才。另一方面由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，稽核難度加大，但是企業(yè)大多數(shù)的內(nèi)控仍是針對手工會計系統(tǒng)的，控制職能弱化。所以只有能駕馭復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)據(jù)庫的人員，才可勝任此工作。

（3）會計檔案存儲形式的變化使數(shù)據(jù)易于丟失和被篡改

傳統(tǒng)手工會計的存儲介質(zhì)主要是紙，紙質(zhì)的會計憑證和報表等數(shù)據(jù)一旦被修改，則容易辨別出修改的痕跡，從而保證了會計原件的真實性。但是實行會計電算化以后，控制功能弱化，手工會計系統(tǒng)中嚴格的憑證制度在會計電算化系統(tǒng)中逐漸減少或消失。會計電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁（光） 介質(zhì)上，這些磁性資料只有通過相應(yīng)的設(shè)備才能閱讀，直觀性較差，經(jīng)過復(fù)制、修改、刪除均不會留下任何痕跡，也難以分清楚正本和副本。另外，數(shù)據(jù)集中在磁（光）介質(zhì)中，一旦發(fā)生火災(zāi)、被盜、感染病毒等，容易造成數(shù)據(jù)丟失。所以會計電算化要求不僅要保存紙介質(zhì)會計核算資料，而且還要保存好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)資料。

（4）控制職能弱化

在傳統(tǒng)手工運作環(huán)境中，會計人員各項分工都很明確，各司其職，互相牽制又互相聯(lián)系，像日記賬、明細賬、總賬等各種會計資料的登記保管均由不同的責任人分別進行，未經(jīng)授權(quán)人員是無權(quán)接觸這些資料的。然而在實行會計電算化以后，隨著交易授權(quán)的改變，所有的記賬、核算、報賬等工作均由計算機負責，如果缺乏對計算機系統(tǒng)的稽核控制，系統(tǒng)內(nèi)部人員可以輕而易舉地對會計數(shù)據(jù)進行修改，并且不會留下任何蛛絲馬跡，這使得一旦處理過程出現(xiàn)錯誤，無法查出相關(guān)責任人，加大舞弊風險。

二、完善會計電算化的內(nèi)部控制制度的建議

為了更好的實行會計電算化的內(nèi)部控制，針對當前會計電算化內(nèi)部控制存在的問題提出以下措施來完善當前的會計電算化的內(nèi)部控制制度。

（1）加強組織控制

組織控制是會計電算化系統(tǒng)中最基礎(chǔ)的控制，它的基本要求是做到職責分離。由于會計電算化通常是把一家單位的會計信息集中起來，統(tǒng)一處理， 導(dǎo)致操作人員職責權(quán)限相對集中，一些本應(yīng)分離的某些不相容職責集中化了。因此在電算化部門內(nèi)部，應(yīng)進行適當?shù)姆止ぃ鲘徫辉诘玫较到y(tǒng)管理員一定的授權(quán)后，用密碼加以控制，防止其他人員非法操作和越權(quán)操作以此來避免舞弊，犯罪行為的發(fā)生和防止差錯的出現(xiàn)，保證系統(tǒng)的可靠運行。

（2）加強系統(tǒng)安全控制

系統(tǒng)安全控制是電算化系統(tǒng)正常運行的前提條件。首先要嚴格控制未經(jīng)授權(quán)人員進入機房，保證只有被授權(quán)的員工才可以接觸到系統(tǒng)；嚴禁操作人員攜帶未經(jīng)檢查的軟盤上機，以防計算機病毒的侵入。其次是系統(tǒng)環(huán)境安全控制，機房應(yīng)保持整潔，機器的安全工作要配備防火、防水、防塵設(shè)施，應(yīng)配備自動安全報警裝置，一旦事故發(fā)生可及時發(fā)出警報，以便采取補救措施，迅速恢復(fù)系統(tǒng)。最后是系統(tǒng)的后備控制，定期將文件數(shù)據(jù)進行備份，在重要文件的備份上可以用“祖父—父親—兒子”的方式進行保存。并經(jīng)常性進行復(fù)制檢查。防止會計檔案丟失或文件損壞后而造成的系統(tǒng)無法恢復(fù)工作的現(xiàn)象。

（3）加強員工素質(zhì)控制

人員控制是會計電算化內(nèi)部控制的根本，內(nèi)部系統(tǒng)控制是否能夠有效實施，關(guān)鍵在于內(nèi)部控制人員的自身素質(zhì)，因此防止計算機會計信息失真的最主要的措施是加強人事管理。要做好這項工作，要從以下幾個方面來著手：首先，要對計算機會計系統(tǒng)的操作人員和管理人員要嚴格挑選，甄選出與工作崗位相匹配的員工。 其次對會計工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進行控制和考核。企業(yè)應(yīng)加強對在職員工的定期培訓(xùn)和考核，除了更新他們的專業(yè)知識還應(yīng)提高他們的計算機知識。另外一個需要重視的是會計電算化人員的道德風險，很多會計信息系統(tǒng)失真的例子都說明對會計電算化信息安全最大的威脅是來自那些既熟悉內(nèi)部業(yè)務(wù)流程又熟悉技術(shù)的人。

結(jié)論

內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全， 關(guān)系到會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確性和可靠性。但是企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已經(jīng)不能適應(yīng)會計電算化系統(tǒng)的要求。所以在當前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，進一步加強和完善會計電算化的內(nèi)部控制制度已經(jīng)刻不容緩，要加強系統(tǒng)安全控制、組織控制、員工素質(zhì)控制和建立電算化的檔案管理保管制度控制等措施對企業(yè)會計電算化的內(nèi)部控制不斷調(diào)整和改善，確保能夠充分發(fā)揮電算化的準確性和高效性，保障企業(yè)財務(wù)安全，便于提供完整的信息給企業(yè)進行經(jīng)營決策，達到既定企業(yè)目標，創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益。（作者單位：湘潭大學(xué)）

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