出國人員檔案的特點及其管理對策

黃罡祺

摘 要：隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷完善與發(fā)展，人民生活水平的不斷提高，出國留學(xué)、旅游的需求也日益增多。因此，對出國人員檔案的建立和管理成為重要的工作內(nèi)容。一方面是為了維護國家安全，另一方面也是保障我國公民所享有的出入境權(quán)力，公安機關(guān)開始加強對出國人員檔案的審查和記錄，并對其進(jìn)行有效的管理。基于此，本文將對出國人員檔案的特點進(jìn)行簡要的介紹和分析，并提出相應(yīng)的對出國人員檔案的管理對策。

關(guān)鍵詞：出國人員檔案；特點；管理對策

前言：近年來，我國人民在享受到改革開放成果的同時，因私人原因向有關(guān)部門提出的出國申請也越來越多，如對財產(chǎn)的繼承、對學(xué)歷的要求或者對工作的需要都成為人們辦理出國手續(xù)的原因。實施對出國人員有效的管理對策可以在很大程度上提高我國對外交流服務(wù)的質(zhì)量和水平，并且會促使出國人員檔案形成特有的規(guī)律，便于監(jiān)管。

一. 淺析我國出國人員檔案所呈現(xiàn)出來的特點

（一）我國建立出國人員檔案的發(fā)展現(xiàn)狀

所謂的出國人員檔案，就是指在對出國人員進(jìn)行登記、審核和批準(zhǔn)的過程中所形成的文字材料、圖標(biāo)材料或者聲像材料等等，這些材料具有重要的保存價值，可以作為日后對出國人員檔案管理的依據(jù)。對于出國人員的信息審核通常有著極為嚴(yán)格的要求，對其身體的健康狀況、學(xué)歷背景以及社會經(jīng)歷都需要審查，必須滿足全部的條件才能夠在相關(guān)部門辦理出國手續(xù)。公安機關(guān)在對出國人員檔案的建立和管理中扮演著至關(guān)重要的角色，對出國人員的信息資料進(jìn)行收集、審核，一旦發(fā)現(xiàn)任何不滿足條件的情況通常都會駁回。盡管我國對于出國人員檔案的管理有著嚴(yán)格的規(guī)章制度，但由于人民生活水平的不斷提高，出國人口數(shù)量也發(fā)生了明顯的增長。面對這樣的形勢，公安機關(guān)和相關(guān)審批部門對出國人員檔案的管理還存在著諸多的漏洞，使得很多不符合條件的人員通過各種手段成功辦理出國手續(xù)，無論是對我國的國際形象還是法律權(quán)威都產(chǎn)生了一定影響，所以當(dāng)務(wù)之急是要加強對出國人員檔案的管理，建立系統(tǒng)且嚴(yán)密的管理制度。

（二）我國出國人員檔案的特點

就目前來看，我國社會主義市場經(jīng)濟水平的不斷提高并沒有真正解決我國嚴(yán)峻的就業(yè)問題，反而由于高等院校的擴招政策，致使在社會的待業(yè)人員數(shù)量與日俱增。因此，有不少本科生或者高中生都選擇出國留學(xué)以增加回國之后的就業(yè)機會，出國留學(xué)人口在出國人員中的比重也呈現(xiàn)出居高不下的趨勢。另外，生活水平的提高，使不少人選擇出國旅游開闊自己的視野、增長見識。當(dāng)然也有出國務(wù)工的人員，他們出國的目的是為了獲得更多的就業(yè)機會，用相對較高的收益來改善家庭的生活水平。面對不同的群體和對象，公安機關(guān)對于出國人員檔案的建立和管理必須要以事實為依據(jù)，了解其特點，保證出國人員檔案的信息填寫真實可靠。

（三）出國人員檔案具有完整性的特點

出國人員在向有關(guān)部門提出出國申請的同時，必須要將自己姓名、出生年月、性別、民族、政治面貌、受教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會經(jīng)驗、家庭成員、聯(lián)系方式、家庭住址、身體健康狀況進(jìn)行完整的填寫，不得出現(xiàn)任何一處的遺漏。相關(guān)部門在審核的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)有哪一欄沒有填寫，辦理出國手續(xù)的人員就必須立即進(jìn)行補充，必須要保證出國人員檔案的完整性。

（1）出國人員檔案具有真實性的特點

出國人員檔案在準(zhǔn)備和補充的過程中必須保證其真實性，申請人在對資料填寫時要以事實作為依據(jù)，不得憑空捏造，必須要出示有效的身份證復(fù)印件和戶口本復(fù)印件，如有其他需要，也要將相關(guān)復(fù)印件提供給公安機關(guān)及審批部門。申請人一定要嚴(yán)格按照規(guī)章制度和要求填寫、準(zhǔn)備材料，而相關(guān)部門也要做好審核工作，一旦發(fā)現(xiàn)申請人的檔案資料與事實不符則必須立即駁回，并對其造假的原因進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查。

（2）出國人員檔案具有保密性的特點

申請人在填寫出國人員檔案資料中通常會涉及到個人的詳細(xì)信息和隱私問題，公安機關(guān)及相關(guān)部門必須要做好對出國人員檔案的保密工作，不得隨意將其個人信息泄露，也不得擅自取用。如果發(fā)現(xiàn)檔案中存在哪些問題，要告知申請人，不得由他人轉(zhuǎn)告，因為在交涉的過程中很有可能會將申請人的個人信息泄露，對申請人的身心帶來不可預(yù)知的影響和危害，甚至有可能威脅到申請人的人身和財產(chǎn)安全。因此，公安機關(guān)和相關(guān)部門的工作人員必須要遵守職業(yè)道德和相關(guān)的法律規(guī)定，對出國申請人員的個人信息給予保護，做好保密工作。

二. 淺析對我國出國人員檔案實施的有效管理對策

（一）加強公安機關(guān)及相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，增強對出國人員檔案管理的意識

對于出國人員檔案的建立必須要遵循統(tǒng)一的原則進(jìn)行管理，要建立健全出國人員檔案管理系統(tǒng)，對于所采集到的資料放在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中。公安機關(guān)和相關(guān)部門的工作人員要對出國人員檔案加強管理、嚴(yán)格審核，發(fā)現(xiàn)問題要及時通知申請人，配合他們做好資料的修改和準(zhǔn)備工作。對出國人員檔案一定要有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不能因人而異或者徇私舞弊。做到統(tǒng)一安排、要求以及驗收，確保出國人員檔案的完整性、真實性和保密性。另外，要增強工作人員的檔案意識，通過定期的培訓(xùn)或者召開會議提高他們對于做好出國人員檔案管理的重要性，并要他們掌握歸檔的內(nèi)容和方法，在申請人提出疑問時給出明確而篤定的回答，同時也能夠從根本上提高其工作效率。

（二）必須要建立嚴(yán)格的出國人員檔案管理制度

如果沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度，就無法有效約束出國人員、公安機關(guān)及相關(guān)部門工作人員的行為，也無法保證出國人員檔案系統(tǒng)的有效建立。因此，必須要建立嚴(yán)格的出國人員檔案管理制度，對于出國人員所需要填寫和準(zhǔn)備的資料、表格以及照片必須做出嚴(yán)格的規(guī)定和要求，個人資料不能被留在工作人員的手中，要在統(tǒng)一的地方保存。與此同時，還要對公安機關(guān)及相關(guān)部門人員進(jìn)行季度或者年度的工作考核，選出優(yōu)秀員工、領(lǐng)導(dǎo)干部，對大家傳授自己的經(jīng)驗，如何提高工作效率、如何做好出國人員檔案的管理，并對其進(jìn)行一定的犒賞和獎勵，增強各部門的工作積極性。

（三）增強對出國人員檔案管理利用的主動性

對于出國人員檔案的有效管理主要是為了提高工作質(zhì)量和工作效率，保證出國人員的綜合素質(zhì)，使我國的對外服務(wù)水平能夠有一個整體上的提升。建立出國人員檔案的價值只有在對其進(jìn)行利用的過程中才能夠進(jìn)行充分的體現(xiàn)，如果不加以利用只能是對資源造成浪費，也無法在工作的過程中對檔案系統(tǒng)進(jìn)行完善。因此，公安機關(guān)和相關(guān)部門必須要增強對出國人員檔案管理利用的主動性，根據(jù)檔案系統(tǒng)中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行修改和補充，并可以根據(jù)在檔案中所體現(xiàn)的信息對本部門的工作進(jìn)行調(diào)整，以確保公安機關(guān)和相關(guān)部門的工作能夠不斷創(chuàng)新和發(fā)展。

三、結(jié)束語

出國人員檔案的建立和管理工作并不是一朝一夕就能夠完善的，必須要經(jīng)過公安機關(guān)及相關(guān)部門日積月累的努力，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗、創(chuàng)新方法，對出國人員檔案的工作特點和內(nèi)容要有一個深刻的認(rèn)識。（作者單位：中國石化揚子石化公司）

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