投資公司檔案管理創(chuàng)新模式研究

路娟

摘 要：在社會(huì)轉(zhuǎn)型的大背景下，投資公司需要大量的信息作為項(xiàng)目工程運(yùn)營(yíng)的支撐。對(duì)此，從檔案管理的基本情況出發(fā)，就如何做好投資公司檔案管理工作提出建議，旨在提高投資公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：投資；檔案；管理；模式

中圖分類(lèi)號(hào)：F272；G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）07-0109-02

隨著信息化技術(shù)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理的方法和模式也被深刻影響著，給檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。投資公司以項(xiàng)目為核心，在管理國(guó)際化的發(fā)展戰(zhàn)略下，完善企業(yè)信息，完備企業(yè)服務(wù)，并通過(guò)對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新來(lái)推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因此處理好檔案管理的問(wèn)題顯得至關(guān)重要。

1 檔案管理的概述

“檔案”一詞在中國(guó)古代就已經(jīng)存在了，對(duì)它的定義也是層出不窮，但是它的基本含義是相同的，即檔案是機(jī)關(guān)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，被作為歷史記錄而保存下來(lái)的，可供日后考察所用的文字、圖像等其他形式的文件。

隨著檔案資料的逐步增多，檔案管理工作逐漸被大眾關(guān)注。檔案管理，顧名思義就是要用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，包括對(duì)檔案收集、整理、保管和提供利用等，為人們提供最大的方便和更多的信息。而投資公司的檔案就是它的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程和結(jié)果的真實(shí)記錄，是該公司設(shè)備和產(chǎn)品等有形資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的表現(xiàn)，同時(shí)也是專(zhuān)利、商標(biāo)和市場(chǎng)信息等無(wú)形資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的載體。所以，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐漸成熟，檔案管理逐漸成為企業(yè)的重要組成部分的大背景下，對(duì)企業(yè)的管理模式進(jìn)行改革迫在眉睫。

2 檔案管理模式創(chuàng)新的必要性

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和成熟，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，為了在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲取有利地位，投資公司就必須改變?cè)械挠?jì)劃模式，轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)方式，進(jìn)行科學(xué)的管理。而檔案作為公司職工辛勤勞動(dòng)的結(jié)果，對(duì)它的管理更值得探討，對(duì)它的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新也是必要的。同時(shí)，大量事實(shí)也證明了檔案在企業(yè)的管理中發(fā)揮著重要的作用，主要表現(xiàn)在以下幾方面：①檔案管理具有記錄、保存和管理的功能。使每一個(gè)投資者能夠充分了解自己投資和收益的情況，從而對(duì)投資公司保持信任的態(tài)度。②檔案管理可以為公司的決策和管理提供依據(jù)和保障。對(duì)于一個(gè)投資公司來(lái)說(shuō)，其決策直接影響著投資者的收益/虧損，這時(shí)信息就顯得與人才、資金同等重要。沒(méi)有經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)查獲得的數(shù)字信息和檔案信息作依據(jù)，公司的管理層就很難作出準(zhǔn)確、科學(xué)的決策。③由于在檔案管理中加入了信息技術(shù)，使整個(gè)投資公司的工作程序得以簡(jiǎn)化，整個(gè)管理系統(tǒng)變得更科學(xué)，提高了公司的工作質(zhì)量和效率。

加強(qiáng)檔案管理模式創(chuàng)新不僅因?yàn)樗谕顿Y公司的經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮著重要的作用，還因?yàn)闄n案管理在現(xiàn)階段發(fā)展中存在諸多問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：①檔案管理技術(shù)落后。部分投資公司領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的充分認(rèn)識(shí)，對(duì)這方面的投資較少，因而沒(méi)有先進(jìn)的管理設(shè)備和高素質(zhì)的檔案管理人員。②檔案綜合管理的力度不足。目前大部分企業(yè)的綜合檔案管理室是以班組形式存在的，所以在行政方面無(wú)法對(duì)各部門(mén)進(jìn)行管理，各項(xiàng)工作的開(kāi)展較困難，從而對(duì)檔案的綜合管理帶來(lái)困難。

3 檔案管理模式的創(chuàng)新

檔案管理是投資公司管理中的重要組成部分，但需要公司所有人員共同參與，才能取得成效。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制條件下，檔案不僅可以為維護(hù)企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益和形象提供可靠的依據(jù)，為企業(yè)有效地參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、實(shí)現(xiàn)投資者和公司最大的經(jīng)濟(jì)效益提供幫助，但同時(shí)也面臨著諸多的挑戰(zhàn)。因此，公司檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn)，以創(chuàng)新思維來(lái)指導(dǎo)各項(xiàng)檔案管理工作，從而使投資公司更好地服務(wù)于投資者。

3.1 解放思想，轉(zhuǎn)變觀念

目前，處于社會(huì)轉(zhuǎn)型期的檔案工作正發(fā)生著巨大的變化，檔案管理模式的改革只是其中的一部分，而這些新的變化則需要嶄新的理論和理念來(lái)指導(dǎo)，以便引導(dǎo)檔案工作的變革由淺入深。所以投資公司的領(lǐng)導(dǎo)層一定要克服以往守舊、封閉的思想，重新認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，加大對(duì)檔案工作的改革力度，把握檔案工作的未來(lái)發(fā)展方向，敢于突破，并結(jié)合本公司的實(shí)際情況，建立一套與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制，完成主動(dòng)轉(zhuǎn)型，從而使該公司更具競(jìng)爭(zhēng)性，為投資者提供更好的全方位服務(wù)。

3.2 重視人才，提高管理人員的綜合素質(zhì)

人才是一個(gè)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心因素，同時(shí)也是檔案管理工作創(chuàng)新的核心。由于目前很多企業(yè)對(duì)人才的認(rèn)識(shí)還不充分，造成檔案管理方面的人才缺乏。因此，企業(yè)要轉(zhuǎn)變觀念，重視培養(yǎng)優(yōu)秀人才，不僅在公司政策上重視人才，還要在資源財(cái)力上給予他們強(qiáng)有力的支持，使他們的價(jià)值在檔案的管理創(chuàng)新中得以彰顯。另外，在檔案管理中，要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為此，公司可以出臺(tái)獎(jiǎng)勵(lì)制度，比如員工購(gòu)買(mǎi)檔案管理方面的相關(guān)書(shū)籍時(shí)，公司適當(dāng)?shù)亟o予報(bào)銷(xiāo)。這樣，不僅可以激發(fā)他們學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)的熱情，同時(shí)也為公司培養(yǎng)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才，從而為今后企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)提供了人才保障。

3.3 完善投資公司的信用體系

信譽(yù)是投資公司在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中最有效的砝碼，而信用檔案作為公司信用狀況的原始記錄，則是該公司信用的基礎(chǔ)，也是檔案管理工作中一個(gè)至關(guān)重要的部分。因此，在實(shí)際檔案管理中，相關(guān)人員要系統(tǒng)地整理公司信用方面的文件、技術(shù)信用材料和法人行為信用材料等，形成信用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使公司的信用信息在檔案中得以很好的展現(xiàn)，讓公司接受社會(huì)大眾的監(jiān)督，從而不斷提高企業(yè)的信譽(yù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化的知識(shí)時(shí)代，投資公司的檔案管理既為公司的發(fā)展提供了機(jī)遇，又使公司面臨著管理模式創(chuàng)新的挑戰(zhàn)。所以，要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中奪得有利位置，檔案工作者要不斷研究新問(wèn)題、探索新方法、建立新模式，使檔案工作和企業(yè)的發(fā)展與創(chuàng)新同步前進(jìn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的飛躍式發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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〔編輯：李玨〕