檔案服務(wù)社會(huì)化的思考

趙艷紅

摘 要：隨著人類社會(huì)的飛速發(fā)展，我們迎來(lái)了一個(gè)全新的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這個(gè)時(shí)代的到來(lái)給檔案部門提供了良好的機(jī)遇，同時(shí)也提出了前所未有的課題。檔案服務(wù)社會(huì)化程度已經(jīng)成為衡量一個(gè)國(guó)家文明程度的重要標(biāo)志。為了跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，檔案部門就必須加速檔案服務(wù)社會(huì)化的進(jìn)程，才能適應(yīng)時(shí)代的需求，在保證黨和國(guó)家級(jí)人民群眾根本利益不受損害的前提下，最大限度和范圍地向社會(huì)各方面提供檔案信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；社會(huì)化；思考

中圖分類號(hào)：G255.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2014）11-0129-02

1 檔案服務(wù)社會(huì)化的概念與原則

檔案服務(wù)社會(huì)化，是指檔案部門在提供服務(wù)上，以社會(huì)公眾需求為導(dǎo)向，以公共利益的最大化為目標(biāo)，以提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率、降低服務(wù)成本、最大限度地滿足社會(huì)公眾的需求，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的最佳雙贏為目的，立足檔案工作，運(yùn)用社會(huì)和市場(chǎng)的力量，開(kāi)展在社會(huì)領(lǐng)域的多方位合作，適當(dāng)引入第三方力量，形成以檔案部門為主導(dǎo)、多種形式參與的檔案服務(wù)提供機(jī)制。

在推動(dòng)我國(guó)檔案服務(wù)社會(huì)化的發(fā)展過(guò)程中，我們應(yīng)該遵循以下六項(xiàng)原則。

注重檔案管理成本與效益分析的原則。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理除原有的紙質(zhì)檔案以外，又增加了電子檔案，雙套的管理制度，必然大大增加了檔案的管理成本。檔案的效益又包含經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，一直以來(lái)，很少有人對(duì)檔案的社會(huì)效益進(jìn)行核算，因此，我們要對(duì)檔案的管理成本與利用效率進(jìn)行綜合的、全面的考察，盡快制定出標(biāo)準(zhǔn)，早日納入到檔案的管理工作中，爭(zhēng)取降低社會(huì)化的運(yùn)行成本，利用有限的資源提供更好的服務(wù)，避免浪費(fèi)。

選擇性的原則。檔案服務(wù)的社會(huì)化并不是指對(duì)所有的檔案服務(wù)都進(jìn)行社會(huì)化，對(duì)危及國(guó)家、社會(huì)安全，經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定，或重大利益和其它不宜開(kāi)放的檔案、政務(wù)信息和現(xiàn)行文件，都要堅(jiān)決不予公開(kāi)。這就要求我們要處理好檔案開(kāi)放和保密的問(wèn)題。

逐步前進(jìn)、以點(diǎn)帶面的原則。由于我國(guó)幅員遼闊，各地的檔案服務(wù)社會(huì)化進(jìn)程不一致，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)較中西部地區(qū)經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的地區(qū)做的要好。另外長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的檔案意識(shí)不強(qiáng)，缺乏主動(dòng)服務(wù)和創(chuàng)新精神，所以不能一步到位，要循序漸進(jìn)，以點(diǎn)帶面地逐步展開(kāi)，克服各種阻力，穩(wěn)中求發(fā)展。

檔案部門主導(dǎo)、多元參與原則。由于檔案部門是檔案服務(wù)社會(huì)化政策的制定者，管理檔案和提供服務(wù)的人，能夠保障檔案服務(wù)社會(huì)的宗旨不發(fā)生偏移，所以其主導(dǎo)地位是不能動(dòng)搖的。在此基礎(chǔ)上，要充分發(fā)揮第三部門、社會(huì)組織和私人的作用，加強(qiáng)合作交流，創(chuàng)新服務(wù)，并彌補(bǔ)檔案部門在資金、資源和人才方面的不足。

人本主義、信息公平原則。我們要充分調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性和主動(dòng)性，盡可能高效率的提供服務(wù)。由于檔案工作的社會(huì)化進(jìn)程不一樣，導(dǎo)致了國(guó)與國(guó)之間，地區(qū)與地區(qū)之間存在著巨大的信息差異，這是關(guān)乎社會(huì)發(fā)展的重大問(wèn)題，所以實(shí)現(xiàn)信息公平是我們必須堅(jiān)持的原則。

滿足社會(huì)公眾需求。任何部門的職能發(fā)展都和社會(huì)公眾的需求是分不開(kāi)的。脫離開(kāi)公眾的需求，也就脫離了檔案服務(wù)社會(huì)化進(jìn)程的土壤，有了這種需求，我們才能制定建立相應(yīng)的機(jī)制，開(kāi)發(fā)符合公眾需求的檔案產(chǎn)品和服務(wù)。

2 檔案服務(wù)社會(huì)化的域外經(jīng)驗(yàn)

由于我國(guó)檔案發(fā)展的進(jìn)程，沒(méi)有成熟的經(jīng)驗(yàn)可供參考，我們可以參照美歐等一些發(fā)達(dá)國(guó)家的做法，好的經(jīng)驗(yàn)我們也可以借鑒使用。

在西方發(fā)達(dá)主義國(guó)家，政府非常重視提升公民的檔案意識(shí)。在英國(guó)，原本檔案工作也存在傳統(tǒng)、保守的思想，但是在發(fā)現(xiàn)檔案館在文化機(jī)構(gòu)中處于弱勢(shì)地位后，英國(guó)檔案界采取了吸引贊助和基金、成立“圖書(shū)館、博物館、檔案館理事會(huì)”、開(kāi)展“檔案意識(shí)提升運(yùn)動(dòng)”等多種形式，在提升公民檔案意識(shí)，吸引普通民眾了解檔案、利用檔案方面，取得了相當(dāng)大的成功。美國(guó)的檔案利用意識(shí)也很強(qiáng)，大部分美國(guó)人認(rèn)為，檔案如果不積極地加以利用，就失去了存在的意義與活力，利用檔案解決各種工作、學(xué)校和生活中的問(wèn)題已經(jīng)成為眾多美國(guó)公民的自覺(jué)行動(dòng)。連上小學(xué)的兒童都懂得去如何利用檔案館里的資料。

其次，域外的管理理念與中國(guó)不同，歐美等國(guó)家不僅把本國(guó)的檔案館確定為文化傳播機(jī)構(gòu)，檔案館的職能不僅在收藏和保存檔案，更重要的是向社會(huì)開(kāi)放和檔案利用。美國(guó)國(guó)家檔案館的十幾萬(wàn)文件已被數(shù)字化，大量利用工作都可以在網(wǎng)上進(jìn)行，美國(guó)國(guó)家檔案館還拿出很多珍品對(duì)外宣傳展覽，通過(guò)展覽檔案提升國(guó)民的歷史文化素質(zhì)。在德國(guó)，檔案館把與社公眾互動(dòng)看做公共事務(wù)的一部分，通過(guò)接頭宣傳、檔案陳列展覽、出版檔案宣傳畫(huà)冊(cè)、舉辦學(xué)術(shù)研究、檔案開(kāi)放日等多種形式，讓社會(huì)更多的了解檔案館，來(lái)達(dá)到服務(wù)社會(huì)的目的、為了能更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值，歐美國(guó)家的檔案界一直沒(méi)有停止過(guò)對(duì)檔案工作的創(chuàng)新。3他們認(rèn)為，只有實(shí)行更加科學(xué)、便利和人性化的檔案服務(wù)，才能最大程度的激發(fā)社會(huì)公眾了解和利用檔案的興趣和熱情，從而提高檔案館的地位和知名度。在這些國(guó)家，經(jīng)過(guò)解密處理的交到檔案館的文件在經(jīng)過(guò)整理后，編出目錄，就可以向公眾開(kāi)放。允許開(kāi)放的檔案，就沒(méi)有任何使用限制。只要出示身份證明，年滿14周歲的都可以使用。為了方便大眾，還可以根據(jù)不同用戶的需求提供相應(yīng)的服務(wù)，既可以提供咨詢，也可以指派顧問(wèn)，幫助查找，節(jié)約時(shí)間。在西班牙的國(guó)家檔案館中，閱覽室內(nèi)都安裝有必要地電源，利用者可以攜帶計(jì)算機(jī)進(jìn)入閱覽室。在檔案利用室，一般都備有微縮膠片和縮印平片的閱讀和打印機(jī)，如果讀者需要，隨時(shí)可以打印出有關(guān)的內(nèi)容。

3 我國(guó)檔案服務(wù)社會(huì)化的可行途徑

嚴(yán)格檔案服務(wù)社會(huì)化考核制度?？己酥贫鹊膶?shí)施可以使一些雜亂無(wú)章的檔案得到有序規(guī)范的整理，減少了查檔時(shí)間和“無(wú)檔可查”的尷尬。

檔案部門主動(dòng)服務(wù)，簡(jiǎn)化利用手續(xù)。減少設(shè)置認(rèn)為障礙。

做到這點(diǎn)，就可以使我們的檔案部門避免由于個(gè)人原因產(chǎn)生延誤檔案開(kāi)放的時(shí)間，以及縮小開(kāi)放的范圍，對(duì)已經(jīng)開(kāi)放的檔案加以限制。

充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)手段的作用。充分利用現(xiàn)代科技，早日實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的數(shù)字化與電子化，建立機(jī)讀檔案目錄中心，逐步向網(wǎng)絡(luò)化聯(lián)機(jī)檢索過(guò)渡，一方面減少公眾的查檔時(shí)間，另一方面可以形成全國(guó)范圍內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)，不論身在何地，都可以方便快捷的查到所需要的信息。

重視民生檔案，加大檔案信息的透明度。一直以來(lái)，一些有關(guān)反映當(dāng)時(shí)社會(huì)生活的檔案資料沒(méi)有及時(shí)收集，造成這段歷史時(shí)期的空白，只有把民生檔案重視起來(lái)，加大收集的力度，才能把一些珍貴的資料保存起來(lái)，維護(hù)了人民群眾的合法權(quán)益，加快檔案服務(wù)的社會(huì)化進(jìn)程。現(xiàn)在，一些涉及個(gè)人信息的檔案，自己卻沒(méi)有權(quán)利查詢，例如人民銀行的個(gè)人征信檔案，有的人不注意產(chǎn)生的不良記錄，自己竟然還不知道，對(duì)一些利用頻繁與人民有直接關(guān)系的檔案，如：出生檔案，婚姻，知青子女，獨(dú)生子女，出國(guó)，醫(yī)療保障，房產(chǎn)證明等要優(yōu)先數(shù)字化，并且要求我們的檔案部門加大這方面檔案信息的透明度，維護(hù)社會(huì)的和諧有序發(fā)展。

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