論述檔案利用新模式的研究

李卓

摘 要：檔案工作的有效進行能夠推進我國的相關(guān)企業(yè)以及事業(yè)單位的合理發(fā)展，面對經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，企業(yè)內(nèi)部的管理模式也得到了充分的改進，并隨著市場潮流的變化進行了合理的改變，正是由于企業(yè)內(nèi)部發(fā)展速度的不斷增加，企業(yè)內(nèi)部的相應(yīng)文件也在不斷的增多，面對企業(yè)發(fā)展不斷擴大的發(fā)展態(tài)勢，如果不能夠?qū)Πl(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案進行有效地管理，將嚴(yán)重的影響企業(yè)在未來市場中競爭能力的提升，所以應(yīng)用新的檔案管理模式將有助于提升企業(yè)內(nèi)部對檔案管理事業(yè)的改革，促進檔案能夠發(fā)揮其潛在的利用價值。

關(guān)鍵詞：檔案；新模式；研究

前言：檔案管理工作的進行是企業(yè)發(fā)展歷史文化中一直伴隨存在的，完善對企業(yè)檔案的管理工作將能夠提升企業(yè)內(nèi)部對信息的利用以及管理能力，是企業(yè)的發(fā)展不斷的走向成熟。面對企業(yè)在市場經(jīng)濟中占據(jù)份額的不斷增大，利用傳統(tǒng)的檔案管理模式將影響企業(yè)的發(fā)展以及對檔案的管理能力，所以通過使用新的管理模式對企業(yè)的檔案進行科學(xué)、合理的管理將有助于完善企業(yè)對檔案的有效利用，提升檔案潛在價值的發(fā)揮。

一、檔案管理改革新模式含義

傳統(tǒng)的檔案管理工作往往需要投入大量的人力以及物力，并在管理時容易出現(xiàn)混亂對檔案的管理造成問題，致使檔案有效價值不能夠得到合理的發(fā)揮。所以建立新的檔案管理模式，完善原有檔案所存在的弊端，通過實行檔案管理改革新模式提升企業(yè)內(nèi)部對檔案的管理以及運用的能力，使檔案的使用價值得以有效的發(fā)揮。為了強化檔案新模式的實行，在整個過程中需要加強對工作人員的綜合素質(zhì)教育，提高動作人員的管理服務(wù)能力，了解檔案在使用以及管理中應(yīng)該注意的問題，優(yōu)化檔案管理改革的新模式。

1.1人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會性

市場經(jīng)濟的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。

1.2人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往南各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使，該機構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該豐十區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其梢案內(nèi)容也非常豐富多樣。

1.3人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性

市場經(jīng)濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式?？梢圆捎矛F(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

相關(guān)單位形成文件后，文件有三個走向：一是文件直接從形成者到接受者中，這主要是指文件內(nèi)容針對者，解決文件所針對的問題；二是把法律、法規(guī)、政策等具有約束力的規(guī)范性、政策性文件，還有各機關(guān)在其自身活動中形成的所有非涉密、不含隱私的文件移送到現(xiàn)行文件閱覽中心或登陸到政府網(wǎng)站“廣而告之”；三是直接歸檔。許多文件具有國家機密性，或涉及知識產(chǎn)權(quán)、專利問題，需要直接歸檔，不適合進入文件利用中心或在政府網(wǎng)站公示。

二、新舊檔案模式轉(zhuǎn)換要注意的問題

檔案在管理的時候需要應(yīng)用專業(yè)的檔案管理工作人員，由于傳統(tǒng)檔案管理工程中存在一定的問題，導(dǎo)致了檔案自身的利用價值不能夠有效的得以發(fā)揮，所以完善檔案模式的轉(zhuǎn)變也十分重要，面對新舊檔案轉(zhuǎn)換時可能發(fā)生的問題，我們應(yīng)該注意以下問題的發(fā)生，并盡可能的避免問題對檔案管理模式轉(zhuǎn)變所造成的不良影響。

2.1認(rèn)識上要到位

目前我國既有機關(guān)檔案室，也有現(xiàn)行文件閱覽中心存在，同時許多政府機關(guān)也設(shè)立了網(wǎng)站，但是這并不是說我們已經(jīng)實現(xiàn)了機關(guān)檔案利用的新模式，因為它們彼此間的聯(lián)系沒有得到體現(xiàn)和被認(rèn)識。目前機關(guān)檔案在實踐中還是被看成已經(jīng)辦理完畢，只對內(nèi)部提供利用的檔案，其中文件的現(xiàn)行價值和半現(xiàn)行價值仍然沒有得到充分利用，而現(xiàn)行文件閱覽中心只是被看成是政務(wù)公開的舉措，沒有認(rèn)識到它還是機關(guān)檔案利用的補充形式。所以我們?nèi)匀灰獦淞⒑托麄魑募芷诶碚?，用文件的整體性運動看問題。

2.2尊重公民知情權(quán)

知情最基本的內(nèi)容是民眾應(yīng)享有通過媒介了解政府工作情況的法定權(quán)利。保障民眾知情權(quán)是“公民行使一切民主自南權(quán)利的基本前提”，是“現(xiàn)代國家民主憲政的基礎(chǔ)要素”和“防止出現(xiàn)惡劣政府的必要條件”。政府承認(rèn)人民有自決權(quán)的一個基礎(chǔ)即是人民對信息的掌握，因為信息足決策的基礎(chǔ)和權(quán)衡的標(biāo)準(zhǔn)，我們要尊重和重視文件接受者的知情權(quán)。

2.3實行文檔一體化管理

文檔一體化管理是指“以文件生命周期理論為指導(dǎo)，借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文書工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體最大效能，確保從機關(guān)現(xiàn)行文件直至館藏檔案管理的高效和優(yōu)化。”

2.4機關(guān)檔案室要協(xié)助維護政府網(wǎng)站，以便其更好地提供現(xiàn)行文件利用服務(wù)。政府網(wǎng)站要經(jīng)常更新，保證其發(fā)布最新的政策信息，機關(guān)檔案室要協(xié)助維護政府網(wǎng)站，對網(wǎng)站上的文件信息進行價值鑒別。

2.5有關(guān)法律、法規(guī)需要進行重新修訂

我國在現(xiàn)行文件公開方面，還沒有一部統(tǒng)一的法律文件可以參照執(zhí)行。在《檔案法》等有關(guān)法律規(guī)定中，對機關(guān)檔案利用的條款應(yīng)該作修訂，充分考慮到機關(guān)檔案的現(xiàn)行價值和半現(xiàn)行價值，擴大利用范嗣。

結(jié)語：檔案管理新模式的應(yīng)用研究符合時代發(fā)展的潮流，是順應(yīng)時代發(fā)展的重要標(biāo)志。通過完善檔案管理的新模式，在應(yīng)用的過程中不斷的解決發(fā)生的問題以及出現(xiàn)的狀況，將有助于提升新模式在檔案管理利用中的潛在價值，為現(xiàn)行檔案的保護、利用提供合理的措施。

參考文獻：

[1]張星宇 淺談如何做好機關(guān)檔案工作 《城市建設(shè)理論研究》 2012年第19期