論述檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

黃春艷

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化和復(fù)雜化的工作，優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作是保證檔案信息得到科學(xué)應(yīng)用的重要基礎(chǔ)條件。在信息化時(shí)代的影響下，檔案管理的基礎(chǔ)工作逐漸向科技化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，這預(yù)示著檔案管理工作和檔案信息應(yīng)用水平的進(jìn)一步提高。本文針對檔案管理基礎(chǔ)工作的性質(zhì)，對其在現(xiàn)代檔案管理中的作用進(jìn)行了研究，并對如何才能夠有效提高檔案管理基礎(chǔ)工作的水平進(jìn)行了探討，希望能夠?yàn)槲覈鴻n案管理工作的不斷發(fā)展產(chǎn)生積極的推動作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；作用

一、引言

檔案是在工作中較為常見的信息記錄方式，其對工作方向的制定以及工作的正常開展都是非常關(guān)鍵的。檔案管理的基礎(chǔ)工作是其管理過程中必不可少的重要組成部分，也是管理工作能夠得以科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵性影響因素。但是從現(xiàn)階段我國檔案管理基礎(chǔ)工作開展的情況來看，其中還存在著一些問題，尤其是在信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況之下，存在的問題更加明顯和突出，這對于檔案管理工作的正常開展產(chǎn)生了極為巨大的阻礙。因此，明確檔案管理基礎(chǔ)工作的重要作用，針對現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)工作的發(fā)展現(xiàn)狀，對其進(jìn)行合理地創(chuàng)新和改進(jìn)是非常必要的，這也是保證檔案管理工作得以快速發(fā)展的必要措施。

二、性質(zhì)和作用

檔案管理具有明顯的服務(wù)性質(zhì)，在實(shí)際的工作中并不能夠直接產(chǎn)生物質(zhì)回報(bào)，但是從社會發(fā)展的全局角度來看，檔案管理工作是必不可少的，其提供的是對工作的支持和推動力量。檔案管理基礎(chǔ)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作內(nèi)容，它與其它管理工作之間是存在密切聯(lián)系的。通過提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。

進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。維護(hù)完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個(gè)社會也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。

三、提升我國目前檔案管理基礎(chǔ)工作的措施研究

我國目前在檔案管理基礎(chǔ)工作方面還需要作出進(jìn)一步的提升，以確保其工作方式和工作內(nèi)容能夠滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求。針對在檔案基礎(chǔ)管理工作中存在的一些問題，本文提出了以下幾方面的應(yīng)對措施。

（一）加強(qiáng)檔案管理工作

1、從組織上加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，明確專門的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并定期進(jìn)行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備具備良好專業(yè)知識的檔案人員。

2、健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強(qiáng)檔案校核力度，實(shí)行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)，建立健全的工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲和考核制度。

（二）提升檔案基礎(chǔ)工作的專業(yè)性

1、針對可能存在的缺少目錄號、一卷多冊、檔案標(biāo)題不準(zhǔn)確、案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，進(jìn)行案卷的全面普查，糾正由于歷史久遠(yuǎn)、缺少維護(hù)等原因造成的錯(cuò)誤現(xiàn)場，對所存檔案的基本狀況進(jìn)行調(diào)研（種類、內(nèi)容、保存價(jià)值、數(shù)量、整理和保管等），并結(jié)合具體情況，按照重要性由強(qiáng)到弱的順序，逐一核對和普查，并制訂相應(yīng)的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、銷毀等的規(guī)范措施，剔除可能存在的無用文件，提升檔案基礎(chǔ)管理工作的專業(yè)性。

2、進(jìn)一步完善檔案工作的設(shè)施設(shè)備，確保檔案基礎(chǔ)管理工作的“三個(gè)用房”：檔案庫房、辦公用房、閱覽及陳列室，以及“三個(gè)用具”：檔案裝具、保護(hù)設(shè)備、技術(shù)設(shè)備。從設(shè)施上保證檔案基礎(chǔ)管理工作的順利開展。

3、極對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的檔案管理技能，積極推行人館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化齊全，保證檔案歸檔和進(jìn)館檔案的完整，并積極維護(hù)全宗和全宗群的完善性。對檔案工作實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)與控制，通過專業(yè)化知識的傳授，幫助檔案管理工作者做好收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用工作。

（三）加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大的提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，來進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，降低人工出錯(cuò)的概率，提升勞動效率和準(zhǔn)確度。其次，應(yīng)該積極推行和使用各類新型計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號、規(guī)范檔案的題名，建立以計(jì)算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。

結(jié)束語：檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)且對于社會發(fā)展非常重要的工作內(nèi)容，同時(shí)，它也是需要工作人員能夠?yàn)橹冻鼍薮笈Φ墓ぷ?。檔案管理基礎(chǔ)工作對于檔案管理來說是非常必要的，是保證檔案管理工作得以正常發(fā)展的重要因素。我國在檔案管理基礎(chǔ)工作方面還有所欠缺，著嚴(yán)重影響到了我國檔案管理的整體發(fā)展水平。在現(xiàn)代社會快速發(fā)展的情況之下，針對珍貴的檔案信息，必須堅(jiān)強(qiáng)對其的科學(xué)管理，才能夠真正實(shí)現(xiàn)為社會發(fā)展和進(jìn)步做出積極貢獻(xiàn)的理想和目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]尹陳莎.如何做好檔案管理中的基礎(chǔ)工作.《檔案天地》.2013年05期endprint