淺談如何加強(qiáng)企業(yè)會計檔案管理

高小媛

會計檔案是會計管理工作的基礎(chǔ)，其所包含的會計信息內(nèi)容具有原始憑證性、系統(tǒng)性和連續(xù)性，它能為煤炭企業(yè)的會計預(yù)測、經(jīng)營決策和控制提供依據(jù)。本文分析了煤炭企業(yè)當(dāng)前會計檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題，并提出了完善會計檔案工作的對策和措施。

一、企業(yè)會計檔案管理的重要性

會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案管理勢在必行。會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理這一財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。財務(wù)檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多東西需要會計人員去學(xué)習(xí)、去探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會計檔案管理可以促進(jìn)財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。

二、企業(yè)會計檔案管理范圍及種類內(nèi)容

（一）會計檔案的管理范圍包括：會計憑證、會計賬簿、會計報表和有關(guān)會計核算專業(yè)資料。它是全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

（二）會計檔案種類和內(nèi)容

1、按照內(nèi)容分類。（1）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。（2）會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿，其他會計賬簿。（3）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，查賬報告、驗資報告、其他財務(wù)報告。（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、票據(jù)，存儲財務(wù)資料的光盤、磁盤、

U盤，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等其他應(yīng)保存的會計核算與管理資料，以及合同、章程、董事會紀(jì)要等與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文件資料。

2、按照保管期限分類。會計檔案分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。各種會計檔案保管期限從年度終了后的第一天算起。

3、按照密級分類。分為秘密、機(jī)密、絕密三類。

三、加強(qiáng)會計檔案管理的措施

（一）規(guī)范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。

（二）加強(qiáng)會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務(wù)部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務(wù)部門暫保管

1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。

（三）規(guī)范會計檔案保管。財會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

（四）規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。

（五）加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量 會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

（六）加大會計檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實際，進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。endprint