強(qiáng)化辦公室協(xié)調(diào)職能 促進(jìn)企業(yè)和諧發(fā)展

曾源

摘 要：辦公室作為企業(yè)日常事務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的“總樞紐”，其地位及功能決定了辦公室必須經(jīng)常地、大量地、直接地對企業(yè)中存在的各種矛盾和沖突進(jìn)行良好協(xié)調(diào)，本文結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就如何強(qiáng)化辦公室的協(xié)調(diào)職能，促進(jìn)企業(yè)的和諧發(fā)展進(jìn)行粗淺探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；協(xié)調(diào)；和諧

辦公室作為企業(yè)的綜合管理部門，是企業(yè)日常事務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的“總樞紐”，承擔(dān)著辦文、辦事、綜合、協(xié)調(diào)、調(diào)研、督查等職能，其中，協(xié)調(diào)工作作為辦公室工作的重要職能之一，主要是根據(jù)辦公室的地位、作用和領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，正確處理好各方關(guān)系，實(shí)現(xiàn)管理過程中各環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)一致、互相配合，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)成員之間的凝聚力，促進(jìn)企業(yè)的和諧發(fā)展?？梢哉f，辦公室協(xié)調(diào)能力的強(qiáng)弱，不僅關(guān)系到整個(gè)企業(yè)各項(xiàng)工作能否順暢、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至直接關(guān)系到企業(yè)發(fā)展建設(shè)的大局，因此，認(rèn)真研究探討企業(yè)辦公室協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)，做好辦公室的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，對于促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意義深遠(yuǎn)。

一、對辦公室協(xié)調(diào)的認(rèn)識

所謂辦公室的協(xié)調(diào)職能，從管理學(xué)角度而言，就是通過對辦公室諸要素的組織和對企業(yè)員工的各項(xiàng)活動的協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理效率的大幅度提升，進(jìn)而最大限度地實(shí)現(xiàn)辦公室管理的工作目的。對企業(yè)而言，辦公室協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容，可概括為如下三大方面：一是上下的協(xié)調(diào)。主要是協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與部門與基層之間的內(nèi)在矛盾，做好上情下達(dá)、下情上報(bào)等工作，積極維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間的團(tuán)結(jié)，充分發(fā)揮好辦公室橋梁及紐帶的作用。二是左右的協(xié)調(diào)。主要是與辦公室平行的各部門之間的協(xié)調(diào)，通過采用各種方式方法（如溝通、協(xié)商、調(diào)解等）對部門之間的各方面關(guān)系進(jìn)行有效的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，做到內(nèi)耗消除、矛盾化解，實(shí)現(xiàn)各方關(guān)系的平衡，并促進(jìn)各方之間形成積極向上的合力，切實(shí)起到聯(lián)結(jié)和整合的作用。三是內(nèi)外的協(xié)調(diào)。主要是與自身企業(yè)以外的各方關(guān)系之間的協(xié)調(diào)，如上級領(lǐng)導(dǎo)部門、政府相關(guān)部門以及各相關(guān)企業(yè)，等等，作為企業(yè)的“對外窗口”，辦公室要做到在維護(hù)本企業(yè)整體利益的同時(shí)尊重其他各方的意見，耐心協(xié)商，融解分歧，求同存異，改善關(guān)系，努力維護(hù)好、發(fā)展好與如上相關(guān)各方的關(guān)系，為企業(yè)營造良好的外部環(huán)境和發(fā)展空間，切實(shí)起到銜接和聯(lián)通作用。

二、強(qiáng)化辦公室協(xié)調(diào)職能的意義

（一）疏導(dǎo)關(guān)系，緩解矛盾。企業(yè)內(nèi)外部往往存在著各種錯綜復(fù)雜的關(guān)系，有時(shí)表現(xiàn)得融洽友好，但更多時(shí)候則是矛盾、隔闔，甚至敵對，要緩解或解決如上各種矛盾，可采取行政手段、經(jīng)濟(jì)手段或者法律手段等，以行政手段為例，主要是通過行政命令或是權(quán)力、權(quán)威影響等促使一方服從另一方，往往是一方主動，另一方被動，或一方趾高氣揚(yáng)，另一方委曲求全，其他兩種方式亦然?？梢哉f，不管是行政手段、經(jīng)濟(jì)手段還是法律手段，都具有強(qiáng)制且硬性的特點(diǎn)，不利于矛盾的解決，而協(xié)調(diào)則主要通過溝通信息、疏導(dǎo)關(guān)系、說理講情、反復(fù)磋商等方式方法，促使一方或雙方自覺地作出讓步，更多的是強(qiáng)調(diào)自愿性，是軟性的，更容易達(dá)到緩解矛盾的目的。在企業(yè)運(yùn)行過程中，各種矛盾千差萬別，有時(shí)很難從表面明確判斷誰是誰非，不可能以行政手段的方式解決矛盾，加之企業(yè)辦公室只是在領(lǐng)導(dǎo)的直接指揮或授權(quán)下要完成工作，本身不具備行政權(quán)、經(jīng)濟(jì)權(quán)，更沒有法人權(quán)，因此要緩解各種矛盾，只能本著協(xié)調(diào)這一職能，積極地與矛盾雙方聯(lián)絡(luò)、溝通，協(xié)商，達(dá)到調(diào)和、調(diào)解的目的。

（二）輔助領(lǐng)導(dǎo)，確保平衡。當(dāng)前，隨著市場競爭的日趨激烈，如何構(gòu)建和諧管理的長效機(jī)制和合理的利益協(xié)調(diào)機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，越來越被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理者所關(guān)注，辦公室作為行政管理的基層單位，應(yīng)積極地輔助領(lǐng)導(dǎo)，充分發(fā)揮決策者“參謀”的作用，建言獻(xiàn)策，按照現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略幫助制定科學(xué)的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、工序流程，構(gòu)建合理的考核機(jī)制及獎懲激勵機(jī)制，健全規(guī)范的勞資對話模式，解決好企業(yè)不同層級、部門及人員之間可能出現(xiàn)的各種利益失調(diào)，最大程度地實(shí)現(xiàn)各方新的積極的平衡，促使各方目標(biāo)一致，行動一致，步調(diào)一致，切實(shí)促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）融洽關(guān)系，消除誤會。協(xié)調(diào)主要是通過一種平等的態(tài)度，以民主協(xié)商的方式去征求矛盾雙方的意見，從而達(dá)到雙方的目標(biāo)統(tǒng)一，相對于指揮而言，協(xié)調(diào)更容易獲得矛盾雙方的積極配合，因而協(xié)調(diào)更能融洽關(guān)系。在企業(yè)內(nèi)部，由于每個(gè)人的目標(biāo)、期望與價(jià)值觀均不不同，在缺乏信息交流或誤會誤解的情況下，由于一方或雙方的主觀、固執(zhí)、武斷等，難免會造成各種成見、矛盾或沖突，辦公室應(yīng)借助有效的矛盾與沖突疏導(dǎo)機(jī)制，輔助領(lǐng)導(dǎo)健全處理矛盾的工作機(jī)制，完善信訪工作責(zé)任制，及時(shí)合理地處理各種問題，確保矛盾雙方消除分歧，解除誤會，實(shí)現(xiàn)彼此間的理解或諒解，匯聚起企業(yè)員工之間團(tuán)結(jié)一致的凝聚力。

三、充分發(fā)揮辦公室協(xié)調(diào)職能的對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立辦公室協(xié)調(diào)工作的權(quán)威性。長期以來，在傳統(tǒng)思維方式影響下，很多人片面地將辦公室的服務(wù)職能當(dāng)作領(lǐng)導(dǎo)的“指揮棒”及“傳聲筒”，導(dǎo)致大量的協(xié)調(diào)工作被淹沒在繁雜的日常事務(wù)中，加之辦公室在主觀上缺乏主動協(xié)調(diào)的意識，造成協(xié)調(diào)職能難以充分發(fā)揮。因此，在當(dāng)前協(xié)調(diào)涉及面越來越廣難度越來越大的形勢下，為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的客觀要求，提升企業(yè)內(nèi)部管理的效率及質(zhì)量，必須強(qiáng)化辦公室協(xié)調(diào)職能，而首先就是要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，充分認(rèn)識到協(xié)調(diào)工作是辦公室的基本職能之一，樹立辦公室協(xié)調(diào)工作的權(quán)威性，進(jìn)而更好地促進(jìn)辦公室協(xié)調(diào)工作的開展。首先，要優(yōu)先強(qiáng)調(diào)辦公室在企業(yè)管理中的地位、責(zé)任和協(xié)調(diào)處理各部門、各基層單位之間的各種事務(wù)的權(quán)力，其次，在某種特定場合下企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)適當(dāng)性地授予辦公室某些特權(quán)，確保辦公室在說話、辦事及處理事務(wù)時(shí)充滿底氣，理直氣壯，如此，既能有效輔助領(lǐng)導(dǎo)辦公使其擺脫某些不必要親自處理的繁雜事務(wù)，又能提升辦公室協(xié)調(diào)的權(quán)威性，增強(qiáng)處理事務(wù)時(shí)的協(xié)調(diào)力度，確保企業(yè)目標(biāo)一致，步調(diào)統(tǒng)一，和諧發(fā)展。

（二）強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)能力，確保企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)高效運(yùn)行。對企業(yè)內(nèi)部而言，辦公室是協(xié)調(diào)上下的中樞系統(tǒng)，既是領(lǐng)導(dǎo)的參謀及幫手，確保領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略決策更好地貫徹落實(shí)，又是企業(yè)各職能部門及基層單位的溝通橋梁，起著溝通貫穿的作用，因此可以說，辦公室的協(xié)調(diào)職能具有綜合性的特點(diǎn)，辦公室綜合協(xié)調(diào)能力的高低，不僅直接提現(xiàn)了辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，更直接影響到企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)能否高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。要加強(qiáng)辦公室的綜合協(xié)調(diào)能力，應(yīng)抓好如下三大方面：一是提高辦文綜合協(xié)調(diào)水平。辦公室最基礎(chǔ)性的工作之一就是辦理公文，起草、審核及把關(guān)各種公文是辦公室的重要職責(zé)，因此，切實(shí)提高辦文綜合協(xié)調(diào)水平，在起草公文時(shí)主動就其內(nèi)容、依據(jù)積極地與相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，以確保公文質(zhì)量，并促使其得到更好的貫徹與落實(shí)。同時(shí)，對來自上級部門的各種文件及通知等也要積極地與領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門做好協(xié)調(diào)，保證傳達(dá)的及時(shí)性及準(zhǔn)確性。二是提高辦會的綜合協(xié)調(diào)水平。對于石油等大企業(yè)而言，各種會議繁多，會議不但是展示企業(yè)及部門整體形象的窗口，更是貫徹落實(shí)工作的重要手段，會務(wù)工作組織的好壞對于會議能否順利召開以及會議議程能否圓滿完成有著重要影響，因此，要充分認(rèn)識到辦會綜合協(xié)調(diào)的重要性，本著高度的責(zé)任心嚴(yán)格認(rèn)真地抓好會務(wù)的籌備協(xié)調(diào)及服務(wù)協(xié)調(diào)，以確保各項(xiàng)會務(wù)工作的圓滿完成。三是提高辦事綜合協(xié)調(diào)水平。辦公室各種事務(wù)繁多，既要抓好主體事務(wù)，確保日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也要認(rèn)真處理好各種臨時(shí)性工作，如在趕會議材料的同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)急需你去辦理訂機(jī)票或其他事宜，此時(shí)就要兩者都要兼顧，要本著具體問題具體分析的原則，切實(shí)做到急事急辦，大事超前，小事快辦，既要合理安排又要統(tǒng)籌兼顧，樹立起嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，切實(shí)提升辦事的效率及服務(wù)水平。endprint

（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高辦公室人員的協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)工作是一門集公共關(guān)系和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)于一體的綜合性管理科學(xué)，這就需要協(xié)調(diào)的主體——辦公室人員加強(qiáng)修養(yǎng)，確保自身擁有與所需工作相適應(yīng)的素養(yǎng)與能力。首先，是要不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，提升自身的政治素養(yǎng)。政治性強(qiáng)是辦公室工作的特點(diǎn)之一，辦公室人員的政治素養(yǎng)以及閱歷、經(jīng)驗(yàn)等等，會在一定程度對協(xié)調(diào)的成敗造成影響，因此辦公室人員應(yīng)在日常生活及工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增長才干，不斷培養(yǎng)自身的快速反應(yīng)以及應(yīng)變能力，從而促進(jìn)自身政治素養(yǎng)的不斷提升。二是增強(qiáng)知識的儲備，提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。辦公室人員要積極拓展自身知識面，增強(qiáng)包括法律知識、心理學(xué)知識、各類社會科學(xué)知識以及平行部門的業(yè)務(wù)知識等各方面知識的儲備，從而不斷提高自身的協(xié)調(diào)能力，確保能在依法辦事、依法行政的基礎(chǔ)上，公正客觀地調(diào)整和平衡各方面的關(guān)系，秉公解決企業(yè)日常工作中遇到的各種矛盾和問題，進(jìn)而促進(jìn)辦公室協(xié)調(diào)工作的良性發(fā)展。

（四）改變作風(fēng)，講究協(xié)調(diào)方法科學(xué)化。一方面，辦公室的協(xié)調(diào)工作要在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下進(jìn)行，是領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)意圖的進(jìn)一步貫徹落實(shí)，另一方面，辦公室的協(xié)調(diào)工作又是多方位的服務(wù)，包括對上對下，對內(nèi)對外的各種服務(wù)，因此可以說，辦公室的協(xié)調(diào)工作既是管理工作，又是服務(wù)工作，且由于服務(wù)對象的廣泛性及不固定性，協(xié)調(diào)工作的復(fù)雜性越發(fā)明顯，而要在協(xié)調(diào)中體現(xiàn)服務(wù)，在服務(wù)中搞好協(xié)調(diào)，更是辦公室協(xié)調(diào)工作的艱巨性所在。要做到這點(diǎn)，要求辦公室在協(xié)調(diào)中注意改善工作作風(fēng)，掌握科學(xué)合理的協(xié)調(diào)方法，對此，筆者認(rèn)為關(guān)鍵是處理好四大關(guān)系，把握好三大原則。首先，處理好四大關(guān)系：一是處理好辦公室內(nèi)部的關(guān)系。對領(lǐng)導(dǎo)而言，要起到良好的示范表率作用，從而確保贏得下屬的信任與尊敬，對員工而言，要時(shí)時(shí)講團(tuán)結(jié)，事事講和諧。二是處理好企業(yè)內(nèi)部各職能部門的關(guān)系。辦公室要積極倡導(dǎo)講團(tuán)結(jié)、講協(xié)作的工作作風(fēng)，號召全體員工在總目標(biāo)的前提下團(tuán)結(jié)協(xié)作，增強(qiáng)工作的凝聚力及向心力。三是處理好整體和局部的關(guān)系。辦公室要放眼大局，統(tǒng)籌兼顧，首先要強(qiáng)調(diào)協(xié)同工作要緊緊圍繞企業(yè)中心工作，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展大局，同時(shí)，在保證整體利益的前提下，不損害局部、個(gè)人利益，力求最大限度地實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)工作的良好效益。四是處理好縱向和橫向的關(guān)系。既要領(lǐng)會上級的精神和意圖，又充分理解下情和民意，對上下各方面都要高度負(fù)責(zé)、熱情服務(wù)。其次，把握好三項(xiàng)原則：一是原則性及靈活性原則。在處理各項(xiàng)事務(wù)時(shí)要堅(jiān)持原則，從全局出發(fā)，不能因小失大，而在不失原則的前提下，要學(xué)會靈活機(jī)動，隨機(jī)應(yīng)變，促使協(xié)商一致。二是對外聯(lián)絡(luò)超前參與協(xié)調(diào)原則。對于涉及到對外協(xié)調(diào)的事宜要超前預(yù)測，提前協(xié)調(diào)，掌握工作的主動權(quán)，對于工作中經(jīng)常要協(xié)調(diào)和打交道的單位，要主動地加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)，以建立良好的互信機(jī)制和溝通渠道。三是平等、尊重的原則。企業(yè)內(nèi)各職能部門之間都是平等的關(guān)系，因此辦公室在進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通時(shí)，要擺正自身位置，本著平等、尊重的原則耐心聽取各方意見，在引導(dǎo)各方在互相平等互相尊重的基礎(chǔ)上順利達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。

總之，在企業(yè)的日常工作中，上下之間、部門之間、內(nèi)外之間的各種矛盾和沖突在所難免，當(dāng)前，隨著辦公室協(xié)調(diào)工作的日益綜合化、復(fù)雜化，協(xié)調(diào)難度也越來越大，因此，必須具體問題具體分析，科學(xué)合理地選擇適宜的協(xié)調(diào)方式和方法，進(jìn)而不斷優(yōu)化和促進(jìn)企業(yè)的各項(xiàng)管理工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的和諧發(fā)展。

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