關(guān)于企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的探析與思考

李占國(guó)

摘 要：本文首先從采購(gòu)需求計(jì)劃、采購(gòu)合同以及供應(yīng)商控制等方面分析了強(qiáng)化企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)全程內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，接著提出了采購(gòu)業(yè)務(wù)不相容部門(mén)要做到職務(wù)分離以及企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制要以憑證為依據(jù)的措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；措施

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也變得越來(lái)越激烈。采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分之一，對(duì)于控制企業(yè)的成本，進(jìn)一步提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力有著不可取的的作用。但是，企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的業(yè)務(wù)比較廣泛，而且風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)相對(duì)比較高，控制實(shí)施的難度也不小，一旦出現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制失衡問(wèn)題，就可能導(dǎo)致企業(yè)的負(fù)債增加，對(duì)企業(yè)的工作效率產(chǎn)生比較大的影響。所以，在新時(shí)期要根據(jù)企業(yè)的自身實(shí)際，制定相應(yīng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制策略，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

一、強(qiáng)化企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)全程內(nèi)部控制

（一）企業(yè)采購(gòu)需求計(jì)劃的控制。縱觀企業(yè)整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程是從需求計(jì)劃階段開(kāi)始的。采購(gòu)需求計(jì)劃也就是在市場(chǎng)上購(gòu)買(mǎi)一些物資或者進(jìn)行訂貨的重要依據(jù)，包含了采購(gòu)的物品、時(shí)間以及數(shù)量等等?？梢詮娜齻€(gè)方面來(lái)分析采購(gòu)計(jì)劃的控制：首先，要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)需求計(jì)劃的管理與控制，要明確采購(gòu)項(xiàng)目的方向與資金來(lái)源，安排訂貨時(shí)間與資金，保證計(jì)劃的準(zhǔn)確無(wú)誤。其次，企業(yè)要進(jìn)行全面的預(yù)算，結(jié)合采購(gòu)需求計(jì)劃一起管理，在制定采購(gòu)需求計(jì)劃的時(shí)候要跟生產(chǎn)、技術(shù)等部門(mén)進(jìn)行信息溝通，再次確保采購(gòu)計(jì)劃設(shè)計(jì)的合理性。最后，要提高計(jì)劃審核人員以及提報(bào)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，可以定期開(kāi)展對(duì)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，爭(zhēng)取做好計(jì)劃的科學(xué)性。

（二）企業(yè)采購(gòu)合同和供應(yīng)商的控制。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要建立相應(yīng)的合同管理制度，要依據(jù)合同簽訂的流程，對(duì)相關(guān)人員的權(quán)利和職責(zé)進(jìn)行確定。對(duì)于那些法律關(guān)系相對(duì)比較復(fù)雜的合同，假如在影響比較大的情況下，可以組織其他專(zhuān)業(yè)人員參與進(jìn)來(lái)，擬定合適的合同范本，在合同中明確雙方的職責(zé)。在合同簽訂的時(shí)候要讓專(zhuān)門(mén)人員保障合同專(zhuān)用章，避免出現(xiàn)采購(gòu)欺詐行為。此外，供應(yīng)商管理也是企業(yè)采購(gòu)控制的重要環(huán)節(jié)，良好的供應(yīng)商管理可以有效的減少采購(gòu)的成本，實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)職能。要科學(xué)合理的整理供應(yīng)商的信息，保證其名稱(chēng)、開(kāi)戶行等信息是準(zhǔn)確無(wú)誤的，這樣就給財(cái)務(wù)部門(mén)的結(jié)算提供方便。強(qiáng)化采購(gòu)渠道管理就能使得供應(yīng)商的選擇變得公平和公正，要形成一整套合理的供應(yīng)商管理方案。

（三）企業(yè)采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)的控制。當(dāng)采購(gòu)來(lái)的物資需要進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收的時(shí)候，要嚴(yán)格檢查，保證物資符合合同的規(guī)定，也要符合產(chǎn)品的質(zhì)量要求。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要建立相對(duì)嚴(yán)格的物資入庫(kù)驗(yàn)收制度，對(duì)于倉(cāng)庫(kù)管理人員和檢測(cè)人員的職責(zé)進(jìn)行明確，保證按照采購(gòu)驗(yàn)收的程序來(lái)執(zhí)行。當(dāng)采購(gòu)的物資到倉(cāng)庫(kù)的時(shí)候，采購(gòu)人員要及時(shí)通知貨物質(zhì)量監(jiān)測(cè)人員以及倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行物資的驗(yàn)收工作。作為質(zhì)量監(jiān)測(cè)部門(mén)的人員 要對(duì)貨物進(jìn)行質(zhì)量的檢測(cè)，當(dāng)檢測(cè)合格之后交給倉(cāng)庫(kù)管理人員，倉(cāng)庫(kù)管理人員要檢測(cè)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)，看實(shí)際的到貨數(shù)量跟采購(gòu)訂單上的數(shù)量是不是符合。當(dāng)檢測(cè)合格完畢之后，倉(cāng)庫(kù)管理人員要按照規(guī)定填寫(xiě)物資入庫(kù)單，經(jīng)過(guò)物資送貨人員進(jìn)行簽字之后再轉(zhuǎn)交其他部門(mén)，并保留憑證。

（四）企業(yè)采購(gòu)付款的控制。這是采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，主要是在對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、合同以及審批等手續(xù)確定無(wú)誤的時(shí)候，依照采購(gòu)合同的規(guī)定支付給物資供應(yīng)商款項(xiàng)的過(guò)程。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要建立嚴(yán)格的采購(gòu)付款制度，要進(jìn)一步對(duì)審核人員的權(quán)利以及職責(zé)進(jìn)行明確。當(dāng)財(cái)務(wù)部門(mén)收到物資供應(yīng)商發(fā)來(lái)的發(fā)票之后，需要由相關(guān)財(cái)務(wù)人員對(duì)于付款的依據(jù)以及憑證進(jìn)行相應(yīng)的審核，當(dāng)審核確定無(wú)誤之后再進(jìn)行付款手續(xù)的辦理。財(cái)務(wù)人員在取得采購(gòu)憑證之后，要對(duì)原始憑證進(jìn)行審核，確定其真實(shí)合法，根據(jù)國(guó)家規(guī)定來(lái)進(jìn)行記賬憑證的編制。企業(yè)要完善預(yù)付賬款的審批制度，強(qiáng)化對(duì)大額支付賬款的監(jiān)督與控制。

二、采購(gòu)業(yè)務(wù)不相容部門(mén)要做到職務(wù)分離

在企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制過(guò)程中，一個(gè)最重要的原則就是一個(gè)人不能同時(shí)擔(dān)任不相容部門(mén)的工作。在企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)中，采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)以及倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)是三個(gè)不相容的部門(mén)。這三個(gè)部門(mén)的職責(zé)是互相獨(dú)立的，要防范工作人員在各個(gè)業(yè)務(wù)上的混淆。在采購(gòu)中有個(gè)術(shù)語(yǔ)叫做“三員見(jiàn)面”，主要是采購(gòu)人員在進(jìn)行相應(yīng)的材料采購(gòu)之后跟倉(cāng)庫(kù)保管人員的會(huì)面，采購(gòu)人員在辦理入庫(kù)手續(xù)之后拿著入庫(kù)單以及發(fā)表等憑證跟財(cái)務(wù)人員的見(jiàn)面。財(cái)務(wù)人員在審核隊(duì)長(zhǎng)、查驗(yàn)物資是否全數(shù)抵達(dá)倉(cāng)庫(kù)的時(shí)候跟倉(cāng)庫(kù)管理人員的見(jiàn)面。在這個(gè)“三員”會(huì)面的環(huán)節(jié)中，要保證各個(gè)環(huán)節(jié)的公平與透明，不然就會(huì)對(duì)企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全產(chǎn)生不利的影響。

三、企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制要以憑證為依據(jù)

在對(duì)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制的時(shí)候，必須嚴(yán)格落實(shí)以憑證作為工作依據(jù)的制度和做法，這樣能夠很好的制止相關(guān)工作人員無(wú)視法規(guī)制度的行為出現(xiàn)。在采購(gòu)業(yè)務(wù)中，各項(xiàng)憑證有采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商發(fā)票以及采購(gòu)清單等等。各部門(mén)要對(duì)這些發(fā)票、清單等憑證進(jìn)行核實(shí)，確保其準(zhǔn)確無(wú)誤，還要對(duì)采購(gòu)的物資進(jìn)行核實(shí)，保證憑證跟物資相符合，防止倉(cāng)庫(kù)管理人員或者采購(gòu)人員可能出現(xiàn)的舞弊行為。

結(jié)論：綜上所述，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制貫穿其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程。所以，企業(yè)管理人員要加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制與管理力度，建立相應(yīng)的處理制度，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的相互制約，杜絕違規(guī)操作行為的出現(xiàn)，為企業(yè)的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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