WPS表格在醫(yī)學(xué)工程保障服務(wù)信息記錄與統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用

王威，李怡勇，李濤，張華艷，陳培昕

廣州軍區(qū)武漢總醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科，湖北 武漢 430070

WPS表格在醫(yī)學(xué)工程保障服務(wù)信息記錄與統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用

王威，李怡勇，李濤，張華艷，陳培昕

廣州軍區(qū)武漢總醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科，湖北 武漢 430070

目的提高醫(yī)學(xué)工程保障服務(wù)信息的記錄及統(tǒng)計(jì)效率。方法使用WPS辦公軟件，設(shè)計(jì)用于記錄服務(wù)保障信息的電子表格，利用其自帶的數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計(jì)分析各工程師的工作匯總數(shù)據(jù)。結(jié)果通過應(yīng)用WPS電子表格，醫(yī)院的相關(guān)人員可在PC端或智能移動(dòng)設(shè)備上進(jìn)行信息記錄與統(tǒng)計(jì)分析。結(jié)論使用WPS表格記錄并統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，能夠基本滿足科室日常數(shù)據(jù)記錄及統(tǒng)計(jì)的需要，管理成本低，具有推廣應(yīng)用價(jià)值。

WPS電子表格；數(shù)據(jù)透視表；醫(yī)學(xué)工程科；保障服務(wù)

0 前言

目前，我院醫(yī)學(xué)工程科記錄設(shè)備維修、日常維護(hù)、質(zhì)量控制等保障服務(wù)信息時(shí)，普遍采用維修保障后先做紙質(zhì)記錄，再由專人負(fù)責(zé)錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的方法。這種二次錄入方法，不但降低了工作效率，也容易造成記錄信息的不規(guī)范、不準(zhǔn)確，尤其是當(dāng)一線工程師在工作任務(wù)重、時(shí)間緊的情況下，很難保證及時(shí)詳細(xì)地記錄信息。以上這些問題，造成醫(yī)工科在績效考核、維修數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、工作計(jì)劃制定等方面缺少準(zhǔn)確詳實(shí)的原始數(shù)據(jù)做分析，制約了醫(yī)工科保障服務(wù)水平的提高。雖然目前一些公司針對(duì)這種情況提出了便攜式醫(yī)療設(shè)備管理方案[1-2]，但由于這些系統(tǒng)軟硬件設(shè)備初期投入成本高，難以在一些中小型醫(yī)院中普及使用。因此，為了降低管理成本并提高醫(yī)工科工作記錄效率，本文嘗試使用電子表格的方式記錄工程師服務(wù)保障信息。

近幾年隨著智能手機(jī)的普及，移動(dòng)操作系統(tǒng)的完善，之前在PC端流行的辦公軟件也逐漸在智能手機(jī)上使用。無線網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)，共享軟件及網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間的普及，為實(shí)現(xiàn)云辦公提供了可能。電子表格，即Excel，除了能夠?qū)θ粘９ぷ餍畔⑦M(jìn)行逐項(xiàng)記錄外，還自帶了一些強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理分析功能，已普遍應(yīng)用于醫(yī)工科日常數(shù)據(jù)記錄及管理[3-6]。目前國產(chǎn)的WPS表格無論在PC端還是在安卓系統(tǒng)上，都可以免費(fèi)使用，且與Excel兼容[7]。本文主要以WPS為例子，闡述具體的表格設(shè)計(jì)及如何在工作中利用電子表格來提高工作效率。

1 服務(wù)保障記錄電子表格的設(shè)計(jì)

我們根據(jù)醫(yī)學(xué)工程科設(shè)備服務(wù)保障工作分類，按照現(xiàn)有紙質(zhì)記錄表內(nèi)容（表1），分別制定了維修記錄表、PM記錄表、質(zhì)控記錄表。同時(shí)，為了規(guī)范輸入數(shù)據(jù)，還建立了參數(shù)表；為使用WPS表格自帶的查找函數(shù)，簡化輸入內(nèi)容，建立了“科室對(duì)應(yīng)工程師”工作表。從醫(yī)院設(shè)備管理系統(tǒng)導(dǎo)出“設(shè)備信息表”，就可根據(jù)設(shè)備編號(hào)查找設(shè)備的詳細(xì)信息。

表1 醫(yī)學(xué)工程科醫(yī)療設(shè)備維修日常登記

1.1 建立參數(shù)表

為了保證每次錄入表格的數(shù)據(jù)符合一定的規(guī)范，我們充分利用了WPS表格提供的數(shù)據(jù)有效性（圖1）。通過限制數(shù)據(jù)有效性，可以強(qiáng)制要求單元格內(nèi)容必須來源于某一序列，如工程師姓名必須來源于醫(yī)工科工程師人員序列，科室名稱必須來源于醫(yī)院科室序列。建立包含這些設(shè)定好的序列內(nèi)容工作表，即為參數(shù)表[8]。利用數(shù)據(jù)有效性，除了能夠自動(dòng)檢查輸入內(nèi)容，找出不符合要求的內(nèi)容進(jìn)行出錯(cuò)警告，還會(huì)在選中單元格時(shí)，出現(xiàn)下拉箭頭及列表框（圖2），實(shí)現(xiàn)自動(dòng)輸入功能，減少工程師手動(dòng)輸入數(shù)據(jù)的繁瑣，降低了輸入時(shí)的錯(cuò)誤率。

圖1 數(shù)據(jù)有效性設(shè)置對(duì)話框

圖2 利用“數(shù)據(jù)有效性”提高數(shù)據(jù)錄入效率

1.2 建立數(shù)據(jù)查找工作表

為了使用WPS表格自帶的VLOOKUP查找函數(shù)[9]，簡化輸入內(nèi)容，建立了數(shù)據(jù)查找工作表 ——“科室對(duì)應(yīng)工程師”工作表，在該工作表中，我們首先輸入一列醫(yī)院科室名稱數(shù)據(jù)，再根據(jù)科室分管情況，輸入對(duì)應(yīng)的工程師名稱（圖3），建立科室與工程師的對(duì)應(yīng)關(guān)系。用同樣方法建立“設(shè)備信息表”，實(shí)現(xiàn)設(shè)備編號(hào)到設(shè)備詳細(xì)信息的索引。

圖3 科室對(duì)應(yīng)工程師工作表

1.3 制作服務(wù)保障記錄表

以維修工作記錄表為例，介紹建立記錄表過程。

1.3.1 確定記錄表字段

按照表1所示的科室現(xiàn)有紙質(zhì)記錄表格樣式，通過提取其數(shù)據(jù)字段，并按照工程師習(xí)慣的數(shù)據(jù)記錄次序進(jìn)行組合，建立維修記錄表（圖4）。其中，左側(cè)部分為工程師手動(dòng)輸入部分，如“科室”“設(shè)備編號(hào)”“故障類型”“日期”等；右側(cè)部分為利用函數(shù)自動(dòng)計(jì)算出的內(nèi)容，如“設(shè)備分類”“設(shè)備名稱”“工程師”等?？赏ㄟ^VLOOKUP查找函數(shù)在“設(shè)備信息表”提取數(shù)據(jù)；“工時(shí)”可通過時(shí)間函數(shù)自動(dòng)計(jì)算“結(jié)束時(shí)間”和“開始時(shí)間”的間隔，無需工程師手工填寫。

在“工程師”一列中，輸入函數(shù)“=VLOOKUP(A2,工程師對(duì)應(yīng)科室表!$A$2:$B$50,2,1”，即可找到科室對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)工程師并自動(dòng)填寫；在“工時(shí)”一列中，輸入函數(shù)“=MOD(F3-E3,1)*24”即可返回兩個(gè)時(shí)間之間相差的小時(shí)數(shù)。

圖4 維修記錄表頂端標(biāo)題行

1.3.2 限制輸入內(nèi)容

為保證工程師手動(dòng)輸入內(nèi)容的準(zhǔn)確，利用WPS表格自帶的“數(shù)據(jù)有效性”功能對(duì)手動(dòng)輸入的內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)證和限制，如將“科室”字段的內(nèi)容限制為參數(shù)表中的“科室”序列，將“故障類型”字段的內(nèi)容限制為硬件故障、軟件故障、使用問題及其他。設(shè)置日期、時(shí)間的單元格格式分別為日期類型和時(shí)間類型，防止格式不統(tǒng)一，造成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)困難。此外，為了防止工程師事后補(bǔ)做記錄，督促工程師及時(shí)完成設(shè)備維修記錄，可以在“日期”字段的H列設(shè)置數(shù)據(jù)有效性為自定義的公式“=H1=TODAY()”，強(qiáng)制輸入數(shù)據(jù)為當(dāng)天的日期。

1.3.3 限制修改部分內(nèi)容

為防止他人對(duì)設(shè)計(jì)好的工作表字段分類及格式進(jìn)行修改，可通過“保護(hù)工作表”功能進(jìn)行限制（圖5），這樣每個(gè)工程師就只能按照設(shè)計(jì)好的表格樣式進(jìn)行填寫內(nèi)容，防止匯總數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)格式不一致的情況。

圖5 “保護(hù)工作表”功能

2 服務(wù)保障記錄表的使用

以維修記錄表工作為例。隨著目前智能手機(jī)的普及，基本上科室每位工程師都有安卓或蘋果的智能手機(jī)或平板電腦，這些手機(jī)上都可以安裝移動(dòng)版的WPS工作軟件，將我們編制好的工作表拷入每位工程師的手機(jī)或平板電腦中，在日常工作中，可以隨時(shí)對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行記錄。

3 匯總統(tǒng)計(jì)分析記錄的數(shù)據(jù)

3.1 匯總記錄數(shù)據(jù)

為了將各工程師提交的電子表格進(jìn)行匯總，我們編寫了VBA函數(shù)[10]，將所有工程師在一段時(shí)間內(nèi)提交的所有電子表格放置在一個(gè)文件夾中，并在該文件夾中新建一個(gè)空白的匯總記錄表，運(yùn)行該函數(shù)，即可將所有的工作表匯總到一個(gè)新的工作表中，方便進(jìn)行下一步數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析處理。

3.2 統(tǒng)計(jì)分析記錄數(shù)據(jù)

同Excel一樣，WPS表格也提供了數(shù)據(jù)透視表功能，通過設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的行字段、列字段以及數(shù)據(jù)字段，可以得到不同的統(tǒng)計(jì)結(jié)果[11]。如要得到某一個(gè)月內(nèi)每個(gè)臨床科室設(shè)備維修數(shù)，可以將行字段設(shè)置為“科室”，列字段設(shè)置為“設(shè)備類別”，數(shù)據(jù)字段也設(shè)置為“設(shè)備類別”，則WPS會(huì)自動(dòng)按科室以及設(shè)備類別進(jìn)行計(jì)數(shù)統(tǒng)計(jì)。要得到某一個(gè)月內(nèi)每個(gè)工程師的維修工作時(shí)間，作為績效考核的一個(gè)依據(jù)，可以將行字段設(shè)置為“工程師”，數(shù)據(jù)字段設(shè)置為“工時(shí)”，則WPS會(huì)自動(dòng)對(duì)每個(gè)工程師的維修工時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。此外，還可以利用數(shù)據(jù)透視圖功能繪制數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)圖，利用顯示明細(xì)數(shù)據(jù)功能自動(dòng)生成一個(gè)新的工作表，顯示某一字段的詳細(xì)信息，避免人工篩選的復(fù)雜操作。

4 結(jié)語

本文介紹了一種利用WPS表格制作醫(yī)學(xué)工程科保障服務(wù)記錄表的方法，該方法能夠基本滿足科室日常工作記錄需要，并具有一定的統(tǒng)計(jì)分析功能，且推廣成本低，可以方便在中小型醫(yī)院實(shí)現(xiàn)記錄信息的數(shù)字化。該方法還可以在手機(jī)或平板上實(shí)時(shí)記錄服務(wù)保障信息，充分利用了工程師現(xiàn)有設(shè)備，保證了信息的及時(shí)性、記錄的準(zhǔn)確性，具有一定的推廣應(yīng)用價(jià)值。

[1] 毛中亮,史鴻飛,應(yīng)俊,等．基于Android平臺(tái)的移動(dòng)醫(yī)療應(yīng)用系統(tǒng)[J]．中國醫(yī)療設(shè)備,2013,28(3):73-76．

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[3] 陳翠玲．Excel在醫(yī)療設(shè)備計(jì)量管理中的應(yīng)用[J]．醫(yī)療裝備, 2009,22(5):48-48．

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Application of WPS Spreadsheets in the Recording and Statistical Work of Security Service Information of Medical Engineering

WANG Wei, LI Yi-yong, LI Tao, ZHANG Hua-yan,
CHEN Pei-xin
Department of Medical Engineering, Wuhan General Hospital of Guangzhou Military Area Command, Wuhan Hubei 430070, China

ObjectiveTo improve the recording and summarizing efficiency of security service information of medical engineering.MethodsThe spreadsheets which can be used to record the security service information were designed with WPS software. Thus the statistics analysis of summarized working data of various engineers can be conducted with the PivotTable of the spreadsheets.ResultsRelevant staff can record, summarize and analyze the security service information with the application of WPS spreadsheets.ConclusionWPS spreadsheets with low cost and high application value which were used in data recording and summarizing can meet the basic requirements of daily data recording and summarizing of medical engineering department.

WPS spreadsheets; PivotTable; biomedical engineering department; security service

TP317.2

A

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.07.012

1674-1633(2014)07-0037-03

2013-12-05

武漢市科技攻關(guān)課題（201260523184-3）。

本文作者：王威，碩士，技師。

陳培昕，碩士，主管技師。

作者郵箱：wangku001wei@163．com