淺析企事業(yè)單位聲像檔案的管理

厲丹

企事業(yè)單位的聲像檔案是指企事業(yè)單位各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本單位具有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。聲像檔案是企事業(yè)單位檔案的重要組成部分。

一、聲像檔案的收集

隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在企事業(yè)單位各部門工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們必須盡心盡責(zé)，做好聲像檔案的收集、整理、歸檔、利用工作。

1、收集范圍

（1）反映企事業(yè)單位的主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料；

（2）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與企事業(yè)單位有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；

（3）企事業(yè)單位有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料。

（4）涉及企事業(yè)單位和本系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。

（5）其它單位形成的與本企事業(yè)單位有關(guān)的重要聲像資料。

（6）其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

2、收集時(shí)間

（1）企事業(yè)單位的聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。

（2）檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的聲像資料。

3、收集要求

（1）錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片（含底片）和文字說(shuō)明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。

（2）接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；

（3）聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。

二、聲像檔案的整理

聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來(lái)，便于保管和利用。

1、分類、編號(hào)

（1）照片檔案按年代、問(wèn)題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫(xiě)其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。

（2）錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代——問(wèn)題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。

（3）編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。

2、保管期限

聲像檔案的保管期限，應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

3、文字說(shuō)明的編寫(xiě)

聲像檔案的文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等。編寫(xiě)文字說(shuō)明的要求：

（1）準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；

（2）照片的自然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）編寫(xiě)文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫(xiě)文字說(shuō)明；

（3）文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順；

（4）時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

三、聲像檔案的保管

聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

1、保管條件

（1）底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%；

（2）照片庫(kù)溫度應(yīng)保持14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫(kù)溫度應(yīng)保持18-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%；

（3）底片冊(cè)、錄音、光盤檔案盒、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

2、檢查、銷毀和統(tǒng)計(jì)

（1）對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次；

（2）歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。

（3）建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用等工作。

四、聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用

1、編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

2、建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。

3、聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。

4、在不影響保密的前提下，可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫(huà)冊(cè)、資料片等。

五、聲像檔案存在的問(wèn)題

1、管理制度不健全，聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。很多單位和部門的聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。

3、保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，很多單位和部門都將聲像檔案存放在文書(shū)柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。

六、做好聲像檔案管理工作的對(duì)策

做好聲像檔案的管理工作，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，提高管理效率等具有深遠(yuǎn)的意義和影響。

1、加強(qiáng)宣傳、提高檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好聲像檔案工作的重要保證。一是要積極宣傳，引起各單位領(lǐng)導(dǎo)和部門的廣泛關(guān)注，從而提高全單位，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二是要結(jié)合本單位中心工作，通過(guò)聲像檔案，有聲、有色地宣傳單位和個(gè)人的先進(jìn)事跡，發(fā)揮聲像檔案自身的宣傳教育作用。

2、加強(qiáng)管理，制定辦法。建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)聲像材料從收集、整理、保存、歸檔到移交都要制定嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用要做出明確規(guī)定。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3、結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管。從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。檔案部門要結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。一是聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；二是要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等；三是錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

（作者單位：中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第五十三研究所）endprint