數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響

趙同瑛

關(guān)于數(shù)字檔案的概念，可以從以下角度來(lái)理解它：用二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)，處理檔案信息內(nèi)容，應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊和多媒體技術(shù)，提供電子網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)的檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，從數(shù)字化檔案資源和服務(wù)的角度來(lái)講，它是一個(gè)電子化信息的倉(cāng)儲(chǔ)，能夠儲(chǔ)存大量各種形式的信息，用戶(hù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便的訪問(wèn)它，并獲得這些信息，其信息的儲(chǔ)存和用戶(hù)訪問(wèn)是不受地域限制的。

數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容：

（1）按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案增長(zhǎng)規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿(mǎn)足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

（2）開(kāi)發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

（3）全面推進(jìn)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類(lèi)數(shù)字檔案資源庫(kù)群。

（4）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長(zhǎng)期可用，減少數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴(lài)性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長(zhǎng)期可讀性。

（5）運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對(duì)不同利用對(duì)象，通過(guò)不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿(mǎn)足各類(lèi)用戶(hù)利用需求。

（6）配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

數(shù)字檔案館的建設(shè)需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館的新內(nèi)容、新方式、新體系，必然對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體制產(chǎn)生影響。

1、控制為核心的體制設(shè)計(jì)理念

檔案與其它文獻(xiàn)信息追求的差異在于，檔案內(nèi)容的涉密性使檔案信息的交流受到了限制，阻礙了普通檔案利用者的合理要求，我國(guó)過(guò)去的檔案管理體制是以控制為核心的設(shè)計(jì)理念，管理體制的設(shè)計(jì)重心是如何防止檔案信息的泄密。而數(shù)字檔案館建設(shè)的最大意義就是要實(shí)現(xiàn)管理理念以保管檔案實(shí)體為主向以提供檔案服務(wù)為核心的轉(zhuǎn)變，可以借鑒網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案利用效率的提升和利用方式的靈活，而不僅僅是在原有管理理念的指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的保管和整理的升級(jí)。因此發(fā)揮數(shù)字檔案館在提供利用方面的優(yōu)勢(shì)，為廣大檔案利用者提供服務(wù)是建設(shè)數(shù)字檔案館的應(yīng)有之意，2000年的全國(guó)檔案工作會(huì)議明確提出：要轉(zhuǎn)變觀念，改變認(rèn)識(shí)。把檔案館建成“兩個(gè)基地，一個(gè)中心?！奔礄n案保存基地，愛(ài)國(guó)主義教育基地和檔案信息服務(wù)中心。時(shí)代要求檔案館從封閉走向開(kāi)放，檔案館的功能也要由檔案保存、檔案借閱、技術(shù)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楸４?、借閱、技術(shù)管理、對(duì)外開(kāi)放模式。檔案工作理念的改變，導(dǎo)致了原有的控制為核心體制設(shè)計(jì)理念的變化。如果檔案工作堅(jiān)持以保管為主的理念，則失去了建設(shè)數(shù)字檔案館的意義，另一方面，數(shù)字檔案也使得檔案工作者從傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理模式。

2、基于傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的職能分配方式

原有的檔案館在組織建構(gòu)上基本立足點(diǎn)都在于現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案工作中涉及到的主要問(wèn)題，檔案工作者已經(jīng)習(xí)慣了被動(dòng)的工作方式，但隨著數(shù)字檔案館建設(shè)的來(lái)臨和發(fā)展，數(shù)字檔案館必將使檔案館的各個(gè)部門(mén)都涉及參與，數(shù)字檔案館的建設(shè)已不再是單純的技術(shù)工作對(duì)檔案工作的要求，首先是歸檔流程就有新的變化，傳統(tǒng)檔案的歸檔工作一般是在檔案館內(nèi)部完成的，而數(shù)字檔案從現(xiàn)行的業(yè)務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到檔案館的資源中心不能再被修改，檔案館必須建立專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、儲(chǔ)存系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)等硬件環(huán)境，以便檢驗(yàn)、儲(chǔ)存、管理和閱讀數(shù)字檔案，為了做好電子檔案的歸檔工作，檔案工作者還需提前參與到整個(gè)系統(tǒng)的方案設(shè)計(jì)以及需求分析和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段中去，從檔案管理的角度上提出合理的建議和意見(jiàn)，要從全局的角度上考慮電子檔案的管理和利用，檔案工作人員要以技術(shù)發(fā)展為契機(jī)從而實(shí)現(xiàn)檔案行業(yè)在管理理念和運(yùn)行體制上的重要變革，數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案工作者以服務(wù)的姿態(tài)用數(shù)字檔案建設(shè)的成果為利用者服務(wù)，應(yīng)該借助數(shù)字檔案的環(huán)境主動(dòng)與相關(guān)行業(yè)系統(tǒng)的外部交流，不能再以“坐等靠”的傳統(tǒng)作風(fēng)，數(shù)字檔案提供利用時(shí)，應(yīng)注意安全保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得復(fù)制數(shù)字檔案，體制上發(fā)生轉(zhuǎn)變才能保證檔案數(shù)字的健康發(fā)展，數(shù)字檔案館的建設(shè)必將使傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)的職能結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。

3、管理理念的更新

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶(hù)權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏?cái)?shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

檔案工作不僅僅是整理和保管檔案，檔案館更不僅僅是檔案的一個(gè)集中儲(chǔ)存地，工作方式由保管到服務(wù)變被動(dòng)到主動(dòng)是檔案館價(jià)值體現(xiàn)的必然要求，數(shù)字檔案館將進(jìn)一步推動(dòng)這一理念的實(shí)現(xiàn)，用館內(nèi)儲(chǔ)藏的數(shù)據(jù)平臺(tái)為廣大利用者服務(wù)，檔案管理體制也要適應(yīng)這一理念的轉(zhuǎn)變。也就是要樹(shù)立“服務(wù)本位”的理念。數(shù)字檔案館的建設(shè)在對(duì)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)放性提出要求的同時(shí)，電子文件的管理方式已經(jīng)不再沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理模式，數(shù)字檔案館的建設(shè)要求要做好電子文件的歸檔管理工作。數(shù)字檔案的歸檔一般有兩種模式：一是將數(shù)字檔案拷貝到脫機(jī)的載體上，主要利用儲(chǔ)存介質(zhì)傳輸，這些介質(zhì)包括光盤(pán)和磁盤(pán)，移交到檔案室。另一種歸檔方式是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，各部門(mén)將本部門(mén)形成的電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案室，歸檔后供各個(gè)部門(mén)在線瀏覽。檔案部門(mén)要與電子文件產(chǎn)生和形成中的各個(gè)部門(mén)保持相關(guān)的聯(lián)系，及時(shí)掌握電子文件形成階段的各類(lèi)元數(shù)據(jù)信息，制定與電子檔案保管格式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存方式、數(shù)據(jù)管理等工作相關(guān)的制度性文件，通過(guò)電子簽名、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)效驗(yàn)、儲(chǔ)存?zhèn)浞莸确椒▉?lái)保證電子文檔的真實(shí)性、完整性、有效性以及可讀性，把好歸檔電子文件的質(zhì)量關(guān)。數(shù)字檔案館的建設(shè)勢(shì)必要打破傳統(tǒng)檔案各部門(mén)的結(jié)構(gòu)，在橫向縱向上加強(qiáng)了檔案與各個(gè)部門(mén)之間的數(shù)據(jù)交換與共享。

檔案是一種原生的信息資源，檔案的生命和價(jià)值在于利用，快捷、準(zhǔn)確、真實(shí)是檔案利用的原則，效益、資源共享是檔案利用的宗旨，數(shù)字檔案館正是迎合迅猛發(fā)展時(shí)代潮流的產(chǎn)物，是高科技和現(xiàn)代檔案管理手段和理念的結(jié)晶，為了使檔案工作適應(yīng)數(shù)字檔案館的飛速發(fā)展的要求，檔案工作者必須要通過(guò)不斷努力和辛勤勞動(dòng)，相應(yīng)提高的素質(zhì)、技能，使檔案用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在任何地點(diǎn)、時(shí)間都能得到權(quán)限許可的檔案。

（作者單位：中冶賽迪上海工程技術(shù)有限公司）