論企業(yè)檔案數(shù)字化工作的開展

薛曄

隨著企業(yè)信息化建設(shè)的開展，各種應(yīng)用軟件、管理系統(tǒng)在辦公中普遍應(yīng)用，經(jīng)營與管理活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)以電子文件的形式存在，數(shù)字技術(shù)作為整個計算機網(wǎng)絡(luò)平臺的核心和基礎(chǔ)，已經(jīng)滲透到了企業(yè)經(jīng)營與管理活動的方方面面，改變了企業(yè)的工作方式、思維方式、管理方式，也給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了巨大的沖擊。用計算機管理各種信息，已是信息化時代發(fā)展的必然。建立數(shù)字檔案管理機制，通過快速有效的信息交流，實現(xiàn)檔案信息資源的充分共享，檔案工作的數(shù)字化及信息化管理勢在必行。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的含義

企業(yè)檔案數(shù)字化管理是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，通過檔案管理信息化平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、傳遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作信息化管理，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查詢、借閱等功能。它的優(yōu)勢包括以下：第一、擴大經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費。第二、提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。第三、方便利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。隨著信息化時代的到來，文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。電子文件、電子檔案的大量存在，使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

二、企業(yè)開展檔案數(shù)字化工作的要求

企業(yè)檔案數(shù)字化所要實現(xiàn)的就是為企業(yè)的經(jīng)營和管理服務(wù)，他的主要目標是，第一、解決傳統(tǒng)檔案的存儲問題；第二、企業(yè)通過創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺，使有效意義的動態(tài)鏈接成為可能；第三、加快了信息傳遞速度，提高工作效率，使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價值。

企業(yè)檔案數(shù)字化有如下要求：

一、科學(xué)性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學(xué)性。從實際出發(fā)，通過對檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優(yōu)先對具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數(shù)字化。

二、系統(tǒng)性。在進行檔案信息資源數(shù)字化時，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機聯(lián)系。

三、企業(yè)進行檔案數(shù)字化工作的開展

（一）準備階段

檔案數(shù)字化工作，不是簡單的檔案掃描轉(zhuǎn)化問題，而是一項周期長、任務(wù)量大、操作復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在軟件研發(fā)、流程設(shè)計、標準規(guī)范、量化管理等方面均需要進行相關(guān)的論證。

第一、提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案數(shù)字化工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進一步加強落實，在人力、物力、財力上給予充分的支持。檔案工作者應(yīng)該充分認識到在網(wǎng)絡(luò)信息化條件下檔案數(shù)字化工作所面臨的挑戰(zhàn)，應(yīng)該加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。

第二、加強檔案人員數(shù)字化檔案管理水平。

企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進一步加強對信息化系統(tǒng)的操作技巧。除熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要積極引進精通信息數(shù)字技術(shù)的專業(yè)人才，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團隊的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。

第三、要科學(xué)確定企業(yè)檔案數(shù)字化的范圍。

庫房的全部檔案數(shù)字化，是理論上最徹底的數(shù)字化方案。事實上，對于庫藏較大的檔案館來說，不可能、也沒有必要全部進行數(shù)字化處理。對于哪些應(yīng)該數(shù)字化、哪些不需要數(shù)字化、哪些急需數(shù)字化、哪些需要數(shù)字化但可以緩一緩，應(yīng)該有一個明確的論證和規(guī)劃。

作為企業(yè)檔案館應(yīng)以利用需求為導(dǎo)引，結(jié)合公司實際，統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、突出重點、量力而行，優(yōu)先數(shù)字化利用頻率高、具有企業(yè)經(jīng)營與管理特色、最為珍貴的檔案。數(shù)字化的根本目的是提供利用，企業(yè)檔案數(shù)字化的所有工作都應(yīng)圍繞服務(wù)利用展開，如果偏于此，則不利于體現(xiàn)檔案的真正價值，也影響檔案數(shù)字化工作效益的發(fā)揮。

第四、要高度重視企業(yè)檔案數(shù)字化工作的標準化研究。

企業(yè)檔案數(shù)字化標準規(guī)范體系的建設(shè)，可以從管理性標準規(guī)范、業(yè)務(wù)性標準規(guī)范、技術(shù)性標準規(guī)范三個層面來研究制定和推行。從簡單的標準化向科學(xué)、精確的標準化，從孤立的標準向標準間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)發(fā)展，從單個標準向標準體系發(fā)展，是標準化發(fā)展的趨勢。但目前看，企業(yè)檔案數(shù)字化標準化建設(shè)還處在簡單、孤立、單個的狀態(tài)，還沒有形成完整的體系，在軟件開發(fā)、流程管理、數(shù)據(jù)管理等方面的標準還很不完善，還亟需加強研究。

第五、要充分發(fā)揮企業(yè)檔案數(shù)字化工作的效益。

效益是一切社會活動所追求的基本目的，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)同樣要注重效益。提高數(shù)字化的效益，就是要在提高服務(wù)利用上下工夫，就是要把數(shù)字化的檔案信息盡可能地用起來，使數(shù)字化成果真正產(chǎn)生價值。當前應(yīng)該把工作重點放在檔案（數(shù)據(jù)）的鑒定、應(yīng)用系統(tǒng)研發(fā)和安全體系建立上，確定了開放的數(shù)據(jù)、擁有了超強的應(yīng)用系統(tǒng)、建立了完備的安防體系，數(shù)字化檔案信息才能夠得到充分利用，數(shù)字化的效益才能得到充分發(fā)揮，檔案數(shù)字化的意義才能得到充分體現(xiàn)。

第六、要切實保證檔案數(shù)字化工作的安全。

檔案數(shù)字化工作的安全，涉及檔案實體管理、信息管理和數(shù)據(jù)管理三個方面。實體管理就是加強檔案實體流動全過程的監(jiān)控，確保檔案實體的絕對安全；信息管理就是做好檔案內(nèi)容的保密工作，嚴防失泄密。數(shù)據(jù)管理主要是防止數(shù)據(jù)的丟失、破壞、被盜、更改，消除電磁輻射、非法下載復(fù)制、病毒侵襲、系統(tǒng)崩潰、硬件損壞等不安全因素。上述三個方面，必須綜合管控、不可偏頗，任何一方面出了問題，都可能帶來不可估量的損失。

（二）實施階段

在數(shù)字化工作具體實踐中要注意以下幾個方面：

第一、做好統(tǒng)籌規(guī)劃是企業(yè)檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵。

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期的系統(tǒng)工程，必須從工作的全局出發(fā)，從檔案利用需求出發(fā)，綜合考慮，科學(xué)、合理、務(wù)實地制定出近期目標和長遠規(guī)劃；企業(yè)檔案數(shù)字化工作又是一項涉及多個業(yè)務(wù)部門的綜合性工作，必須加強統(tǒng)籌，確保各部門的協(xié)調(diào)一致。只有這樣才能確保整個數(shù)字化的健康有序發(fā)展。

第二、保證質(zhì)量是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的核心。

企業(yè)檔案數(shù)字化工作由多個工作環(huán)節(jié)組成，任何一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都必然影響到整個數(shù)字化工作的質(zhì)量。如前處理要數(shù)據(jù)準確、標識清楚；掃描要維護檔案原貌，符合質(zhì)量標準；光盤刻錄要格式正確、內(nèi)容完整，能夠獨立瀏覽和檢索等等。只有對數(shù)字化工作的所有環(huán)節(jié)和流程實施有效監(jiān)控，才能確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。

第三、技術(shù)保障是提高企業(yè)檔案數(shù)字化工作效率的依托。

企業(yè)檔案數(shù)字化工作的高效率、高質(zhì)量，必然對硬件和軟件提出更高的要求。計算機、掃描儀等硬件配置低、性能不穩(wěn)定，影響掃描的速度和質(zhì)量；軟件功能越強大、操作越簡便，質(zhì)量就越有保證，效率就會明顯提高。

第四、科學(xué)管理是企業(yè)檔案數(shù)字化工作有序發(fā)展的保證。

建立科學(xué)的管理機制，是企業(yè)檔案數(shù)字化工作高效有序開展的有力保證。

1、要積極探索企業(yè)檔案數(shù)字化工作的特點和規(guī)律，不斷優(yōu)化數(shù)字化工作流程；

2、根據(jù)任務(wù)需要，適時調(diào)整各環(huán)節(jié)人員比例；

3、應(yīng)用計算機技術(shù)，實施全程監(jiān)控和自動統(tǒng)計；

4、建立崗位責(zé)任制，實行定崗定責(zé)；

5、采取有效激勵措施，充分調(diào)動工作人員的積極性。

總之，開展企業(yè)檔案數(shù)字化工作，在企業(yè)檔案工作發(fā)展中具有重要的意義，它是企業(yè)檔案工作內(nèi)容到形式的一項重大轉(zhuǎn)折，對企業(yè)檔案信息資源作用的發(fā)揮，對企業(yè)的經(jīng)營與管理活動都將產(chǎn)生重要影響。

（作者單位：深圳華僑城股份有限公司總裁辦公室）