新時(shí)期檔案信息化管理的探討

武依然

二十一世紀(jì)， 信息化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。隨著信息社會(huì)的到來(lái)， 信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來(lái)越重要的角色。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開(kāi)始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)， 已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、檔案管理信息化的必要性

1.檔案管理信息化是必然趨勢(shì)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開(kāi)展， 特別是計(jì)算機(jī)管理檔案軟件的開(kāi)發(fā)， 以計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在檔案管理系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用。但是從目前實(shí)際情況看，作為檔案主管部門(mén)的各級(jí)檔案局（館）， 由于多種條件的制約， 利用的廣度和深度還不夠。

2.檔案管理信息化更加規(guī)范。從管理的角度看，傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，按檔案管理規(guī)范的要求，通過(guò)人的實(shí)際工作對(duì)檔案進(jìn)行管理.這種管理會(huì)因人的水平、能力、責(zé)任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異；檔案實(shí)行信息化管理，雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計(jì)算機(jī)為工具，按檔案管理的要求編制成計(jì)算機(jī)管理程序來(lái)實(shí)施管理，使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

二、檔案信息化管理的對(duì)策

1.明確歸檔范圍。凡作為紙質(zhì)文件內(nèi)容應(yīng)該歸檔的電子文件，都應(yīng)該歸檔保存，并納入檔案管理范圍。與歸檔紙質(zhì)文件內(nèi)容相應(yīng)或相關(guān)的視頻、音頻文件，以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)、公務(wù)電子郵件、政府網(wǎng)站內(nèi)容等也應(yīng)該歸檔保存。

2.統(tǒng)一技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，將給電子文件的集中管理、廣泛使用、長(zhǎng)期保存等帶來(lái)極大困難。目前，在中央辦公廳牽頭領(lǐng)導(dǎo)下，國(guó)家檔案局正同有關(guān)部門(mén)一起研制電子文件的有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)之前，各地要盡量使用兼容性強(qiáng)、適應(yīng)范圍廣的硬件和軟件，以利于將來(lái)本地區(qū)電子文件同全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的接軌使用。

3.建立地區(qū)電子文件中心，構(gòu)建立體網(wǎng)絡(luò)。各級(jí)國(guó)家檔案館要積極建立本地區(qū)的電子文件中心，通過(guò)在線接收、離線接收等方式實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。這種“集中統(tǒng)一”是個(gè)相對(duì)概念，強(qiáng)調(diào)的是在總體上和制度上要管住單位的檔案目錄，并不是把一個(gè)單位的全部檔案集中到一起，保管在一處庫(kù)房里，而是在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度的前提下，分級(jí)負(fù)責(zé)，分庫(kù)保存。這樣既有利于維護(hù)檔案的完整與安全，又有利于進(jìn)行科學(xué)決策，有助于強(qiáng)化管理，便于檔案的有效利用。實(shí)行一體化管理后，各子系統(tǒng)產(chǎn)生了橫向聯(lián)系，形成一個(gè)多層次、多元化的立體網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)庫(kù)的相互檢索利用，發(fā)揮了信息的整體功能，促進(jìn)了檔案資料的信息交流和資源共享。

三、檔案信息化的安全問(wèn)題

檔案信息化的發(fā)展，在提高工作效率、促進(jìn)檔案工作發(fā)展、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、給利用者帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也帶來(lái)了像病毒傳播、非法訪問(wèn)等問(wèn)題。檔案部門(mén)要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全。

1.對(duì)電子文件進(jìn)行安全備份。將本單位所有電子文件在異地備份一套，其中劃入永久保存的，還要轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)或縮微膠卷，實(shí)行異質(zhì)備份，以確保電子文件安全。已建立電子文件中心的，由電子文件中心統(tǒng)一進(jìn)行電子文件的異地異質(zhì)備份。原則上，無(wú)論是檔案館，還是檔案室，所有應(yīng)歸檔保存的電子文件都應(yīng)至少有一套異地備份，所有劃入永久保存的重要電子文件，都要盡快轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)或縮微膠卷保存。

2.通過(guò)建立健全檔案安全管理體系，解決檔案信息共享與檔案保密需求間的矛盾。通過(guò)引入相應(yīng)的信息安全技術(shù)和制度體系，對(duì)檔案信息進(jìn)行全程監(jiān)督和管理，以有效解決信息化管理工作中的信息安全問(wèn)題。操作系統(tǒng)安全是檔案信息安全最基礎(chǔ)的屏障，隨著信息攻擊活動(dòng)向縱深發(fā)展，安全攻擊的目標(biāo)往往是漏洞多的操作系統(tǒng)。因此在檔案信息安全建設(shè)中，客戶(hù)機(jī)和服務(wù)器應(yīng)該要定期利用漏洞掃描工具檢測(cè)系統(tǒng)漏洞和系統(tǒng)配置情況，定期給操作系統(tǒng)打補(bǔ)丁，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患，堵住各種安全漏洞，并采取堅(jiān)實(shí)有效的防病毒技術(shù)。防火墻技術(shù)是一種前端網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，主要部署在數(shù)字化檔案館（室）的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間，對(duì)非法信息進(jìn)入計(jì)算機(jī)起到屏障作用，是兩個(gè)網(wǎng)絡(luò)之間執(zhí)行控制與安全策略的保障設(shè)備，通過(guò)安全訪問(wèn)控制保護(hù)內(nèi)部檔案信息應(yīng)用的安全。

3.加強(qiáng)對(duì)電子文件信息系統(tǒng)和載體的安全檢測(cè)。要按照國(guó)家規(guī)定的信息安全等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)分級(jí)，建立電子文件的信息系統(tǒng)和安全防護(hù)體系，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，執(zhí)行各項(xiàng)嚴(yán)格的安全管理制度，要對(duì)電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)和認(rèn)證，保障設(shè)備和軟件安全可用、信息不會(huì)被輕易篡改或竊取。要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部系統(tǒng)、內(nèi)部使用的涉密計(jì)算機(jī)及涉密載體的安全保密措施，嚴(yán)防文件在內(nèi)部傳輸過(guò)程中被竊密。要隨時(shí)關(guān)注電子文件的安全保護(hù)技術(shù)研究的進(jìn)展，及時(shí)引入先進(jìn)的技術(shù)，確保檔案安全，更好地服務(wù)社會(huì)。

（作者單位：石家莊市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心）