影響高校過刊資源利用原因分析及對策

馬亞珍 唐省三

（廣東食品藥品職業(yè)學院 圖書館，廣東 廣州 510520）

影響高校過刊資源利用原因分析及對策

馬亞珍 唐省三

（廣東食品藥品職業(yè)學院 圖書館，廣東 廣州 510520）

本文分析了影響過刊資源利用的主要原因，并提出解決對策與方案：加強過刊文獻資源科學管理；科學調整館藏規(guī)劃，充分利用館藏過刊資源；優(yōu)化館藏結構，按需剔除不適用過刊；縮短過刊裝訂時間；打破死板工作模式，提高過刊利用率；改變傳統(tǒng)借閱方式，為讀者提供方便服務；加強對過刊的宣傳工作，共創(chuàng)文明閱覽局面；提高過刊管理人員的綜合素質。

高校過刊資源 影響因素 對策 方案

過刊是高等學校圖書館文獻收藏的重要組成之一，通常擁有比現(xiàn)刊更大的信息量，是高校教學和科研的重要信息資源。長期以來，高校圖書館花費大量人力、物力、財力和館舍保存過刊文獻，許多高校圖書館面臨館藏過刊陳舊、管理落后、館藏量少、讀者少、利用率低、庫房龐雜、刊滿為患的壓力。如何開發(fā)利用過刊信息資源，提高過刊管理和利用率是高校圖書館期刊工作中急需解決的問題。

一、影響過刊資源充分利用的原因

（一）圖書館管理方面的原因。

1.過刊閱覽室管理方式滯后。

許多高校圖書館的過刊不能外借，作息時間死板不靈活，加上沒有復印設備或不完善，給讀者復印過刊資料帶來許多不便。目前許多高校計算機自動化登記方式尚未使用，手工登記非常繁瑣，個別師生沒有耐心。登記信息不夠完善，刊本丟失時有發(fā)生。

2.缺少專業(yè)的期刊管理人員。

近年來，許多學校對圖書館期刊尤其是過刊資源管理沒有引起高度重視。由于學校經(jīng)費緊張，期刊閱覽室管理人員沒有機會出外進修，受過專業(yè)培訓的很少。多年來，許多高校圖書館“臨時編制”人員逐年增加，導致管理水平低下，業(yè)務素質不高，從而嚴重影響“過刊整理—裝訂—著錄—上架－閱覽”工作鏈條。

3.過刊資源面臨計算機信息化的挑戰(zhàn)。

在信息化時代，讀者獲取信息方式已發(fā)生根本變化，通過傳統(tǒng)紙質過刊文獻獲取信息方式在很大程度上已為網(wǎng)絡環(huán)境下便捷的獲取信息方式所替代。讀者不再受時空與地域的限制，通過因特網(wǎng)隨時隨地訪問世界上任何一個國家圖書館的網(wǎng)站獲得自己所需要的文獻信息。這些現(xiàn)代化信息資源為讀者提供了一種全新的便捷的網(wǎng)絡信息檢索方式，過刊資料與網(wǎng)絡結合是信息時代的必然結果。

4.館藏期刊量少，不能滿足教學與科研需求。

由于受學校經(jīng)費限制，許多高校圖書館每年訂購的期刊較少，如何利用有限經(jīng)費科學合理地采購教學和科研所必需的期刊，這是搞好過刊工作的重要前提。

5.過刊讀者少。

許多高校圖書館過刊閱覽室開放時間只有頭天更短，讀者來館查閱過刊資料時間受到限制。過刊宣傳力度不夠，許多師生并不了解過刊閱覽的開放時間。由于傳統(tǒng)的舊觀念，許多師生認為過刊是陳舊書刊，既過時又臟，查閱不方便，因而從未想過查閱紙質過刊。以上原因造成大量過刊文獻無人問津，過刊館藏利用率低下，造成過刊資源的極大浪費。

6.過刊資源利用率較低。

（1）過刊裝訂時間較長。裝訂期拖延，現(xiàn)刊下架裝訂為過刊，進入過刊管理模式。過刊裝訂周期為一學期到一學年不等，而每逢期刊裝訂期，適逢現(xiàn)刊資訊最佳時段，是高校教師教學和科研任務最緊迫最需查閱文獻時刻，也是畢業(yè)生撰寫畢業(yè)論文急需查閱文獻階段；年底的現(xiàn)刊雖然到刊時間不長，一旦跨年度就歸屬過刊。半年到一年以后過刊返館，信息價值便大打折扣了。

（2）“閉架管理”服務方式。高校圖書館的過刊是由現(xiàn)刊經(jīng)過半年到一年時間閱覽后再下架裝訂成冊的，容易破損和丟失；某些圖書館的部分現(xiàn)刊尚沒有復本，丟失后無法彌補。長期以來，某些高校圖書館僅允許師生在過刊閱覽室查閱過刊文獻，大大限制過刊信息流通，大量過刊閑置閱覽室，導致過刊資源浪費和利用率降低。

7.館藏規(guī)劃不合理，館藏質量偏低。

期刊乃時效性文獻，隨著館藏年限延長，其利用價值隨之降低。因此，高校圖書館應當根據(jù)不同期刊的性質、時效和發(fā)展特點，科學地對過刊進行剔舊處理，使過刊資源的可用性、適用性、針對性和時效性最大化。在實際工作中，許多圖書館由于評估等工作需要，擴充館藏量，片面追求期刊收藏的規(guī)模與數(shù)量，不愿剔除學術價值低、利用率低的過刊，導致過刊質量整體下滑，管理成本逐年上升。

（二）讀者的原因。

1.對過刊的科學價值認識不足。

高校部分師生對過刊存在偏見，對其科學價值和時效性認識不足，他們認為，當今科學技術日新月異，過刊上內(nèi)容已經(jīng)過時不再適用了，眼前的新方法、新技術、新工藝和新成果才更具利用價值。事實上，有資料表明科技文獻半衰期大約為5～10年，某些重要學術期刊上發(fā)表的科學原理、理論依據(jù)、技術工藝等原始資料對當今教學和科研工作仍有重大指導意義。

2.文獻檢索能力較差。

有些學生為完成老師布置的作業(yè)或撰寫畢業(yè)論文需要檢索過刊文獻，但不知如何檢索所需文獻，僅局限于查閱有限的幾種專業(yè)性期刊。造成檢索文獻能力較差的原因主要與文獻檢索課程設置有關。以廣東食品藥品職業(yè)學院為例，一般院系的大二下學期才開設文獻檢索課，每周1課時，共16～18課時。在大二下學期以前，學生沒有經(jīng)過系統(tǒng)文獻檢索知識學習，導致檢索文獻的能力較差。

二、提高過刊利用率之對策

（一）加強過刊文獻資源科學管理。

變以往的手工操作為計算機操作，簡化借閱手續(xù)。將過刊數(shù)據(jù)庫和圖書流通集成系統(tǒng)安裝在同一計算機上運行，用計算機來管理過刊各項業(yè)務工作，實現(xiàn)過刊自動化管理，提高管理水平與工作效益。如在過刊裝訂本加上磁條或條形碼，借書時通過掃描磁條或條形碼輸入過刊與讀者圖書證的信息，另外配備復印機、掃描儀和打印機等現(xiàn)代化技術設備，以便廣大讀者能在查找到所需要的文獻后復印，亦可減少破損、丟失等情況發(fā)生。

（二）科學調整館藏規(guī)劃，充分利用館藏過刊資源。

期刊館藏規(guī)劃直接影響過刊館藏種類、質量及服務質量，因此在訂購期刊時，首先要根據(jù)本校的專業(yè)設置、培養(yǎng)目標、課程設置、教學改革和科研項目，確定期刊的收集范圍。其次要根據(jù)期刊的學科范疇、讀者對象、經(jīng)費預算綜合確定其訂購期刊品種、類型、文獻及其結構比例和數(shù)量。近年來，隨著電子期刊的快速發(fā)展，電子期刊具有不需裝訂、節(jié)約館藏空間、檢索能力強大、使用和管理方便等優(yōu)點，因此館藏期刊要訂購一定數(shù)量的電子期刊。

（三）優(yōu)化館藏結構，按需剔除不適用過刊。

高校圖書館過刊館藏的建設只有在增補下架現(xiàn)刊的同時，剔除那些年代久遠的和破損嚴重過刊，才能使過刊資源更具時效性和實用價值。一般來說，消遣娛樂類和自然科學中關于計算機和信息化類的期刊信息老化速度快，3～5年后就沒有多大利用價值，這類期刊組織專家鑒定后，已經(jīng)過時的過刊可以立即剔除；而社會科學和自然科學中偏理論方向的期刊半衰期比較長，在5～10年內(nèi)都有使用價值，剔除時需謹慎。

（四）縮短過刊裝訂時間。

要提高過刊裝訂過程中每一步驟的工作效率?？刹捎梅制诜峙b訂辦法，一般期刊都是以季度、半年或一年為時段裝訂成合訂本的，比如將第一季度或上半年的先裝訂，下半年或第4季度的期刊后裝訂。以此輪換裝訂過刊的辦法，可有效提高過刊裝訂期的利用率。此外，還要協(xié)調好現(xiàn)刊閱覽室、裝訂部門和過刊閱覽室三個部門之間的工作，縮短裝訂周期。

（五）打破死板工作模式，提高過刊利用率。

如何解決現(xiàn)刊過刊新舊更替與讀者需求之間的矛盾，是每個期刊閱覽室管理人員面臨的課題。根據(jù)筆者多年經(jīng)驗，建議不僅要增加過刊加工次數(shù)，縮短過刊上架時間，而且要變通過刊的管理方式，不因為過刊尚未編目裝訂而拒絕讀者的需求。解決這個矛盾最簡單最有效的辦法就是在期刊閱覽室添置復印機，為需要的讀者提供復印服務，這樣既不耽誤過刊裝訂整理，又能提高過刊的利用率。

（六）改變傳統(tǒng)借閱方式，為讀者提供方便服務。

為方便讀者，過刊閱覽室應向讀者開架閱覽和借閱，讀者憑圖書館借閱證進入閱覽室，自由選擇自己所需的期刊。部分圖書館只在常規(guī)上班時間對外開放，但某些讀者只能在課余時間到過刊閱覽室查閱文獻，另外有些讀者在開館時間內(nèi)沒有閱讀完所需資料，為了解決這個矛盾應實行雙重服務方式，即在開館時間內(nèi)提供閱覽、復印服務，在閉館時間內(nèi)提供借閱服務。

（七）加強對過刊的宣傳工作，共建文明閱覽局面。

工作人員要有良好的職業(yè)道德，在讀者心目中樹立良好形象。上班時間仔細查架，確保各種期刊架位排列準確；將錯放、亂放的期刊及時復位。增加圖書分類指引牌，每一架首設置本架書的分類號和架位號；指導讀者認識過刊室的排架規(guī)律，節(jié)省索書時間。遇到刊名相仿時，易于混淆的過刊要用彩色筆在標簽下面空白處涂上不同顏色以示區(qū)分，同時注明架位。指導讀者用好書位牌，及時制止其撕頁、錯放、亂放書刊的不良行為，向讀者宣傳愛護過刊的重要性，共建文明閱覽新局面。

（八）提高過刊管理人員的綜合素質。

隨著科技的進步和高校圖書館事業(yè)的發(fā)展，對過刊工作者提出更高要求，要以人為本，以讀者為中心，做好讀者服務工作；要提高計算機信息管理的理論知識與實際工作的操作技能，精通計算機信息知識，提高外語水平；要全面提長自身的綜合素質，以適應高校圖書館事業(yè)快速發(fā)展的需要。

綜上所述，過刊工作在圖書館閱覽室工作中起著非常重要的作用，挖掘、開發(fā)和利用好過刊文獻資源，是每個閱覽室工作人員義不容辭的職責。

［1］秦明，吳家玲.非正式條件下的圖書館過刊剔舊工作探討［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011（36）.

［2］陳錦紅.高校圖書館過刊的管理和開發(fā)利用探討［J］.農(nóng)業(yè)圖書情報學刊，2010（2）.

［3］李艷明.高校過刊的管理現(xiàn)狀及價值利用［J］.硅谷，2009（5）：181，136.

［4］李艷明.高校過刊的管理現(xiàn)狀及價值利用［J］.硅谷，2009（10）：181.

［5］頡艷萍.淺談圖書館閱覽室人文環(huán)境建設［J］.科技資訊，2009（33）：250.

唐省三