淺談房屋租賃檔案的管理和利用

戴小玲

（南京市房地產(chǎn)市場(chǎng)管理處，江蘇南京，210029）

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，房屋租賃作為一種房地產(chǎn)投資經(jīng)營(yíng)方式，越來(lái)越受到人們的重視。房屋租賃的形式靈活多樣，其對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)所起的調(diào)劑與補(bǔ)缺作用已經(jīng)顯示出特有的活力。房屋租賃檔案工作是房地產(chǎn)管理的重要基礎(chǔ)工作，它對(duì)及時(shí)掌握房屋租賃市場(chǎng)信息，做好房地產(chǎn)市場(chǎng)宏觀調(diào)控有著積極作用。

一、建立和完善房屋租賃檔案是房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展的需要

在租賃管理工作中所產(chǎn)生的檔案資料有租賃合同和房屋登記備案兩種基本管理文件，據(jù)統(tǒng)計(jì)資料表明：隨著租賃市場(chǎng)的日益擴(kuò)大，特別是強(qiáng)化全市租賃管理工作以后，租賃檔案也在逐年大量增加。（見表）

根據(jù)租賃管理的相關(guān)規(guī)定，房產(chǎn)租賃應(yīng)登記備案，即在出租屋管理過程中，以“一證一檔”為整理原則，出租屋租賃合同一經(jīng)登記備案，就立即建檔，為確保出租屋檔案的完整、準(zhǔn)確、有效利用，以后產(chǎn)生的變更、修改、補(bǔ)充材料隨時(shí)歸檔，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。實(shí)施房屋租賃登記備案制度，能夠維護(hù)租賃雙方的合法權(quán)益，提高當(dāng)事人的法律意識(shí)和納稅意識(shí)，杜絕利用租賃房屋從事違法行為，減少房屋租賃行為中的糾紛和矛盾，提高防范意識(shí)，減少房屋不安全因素，增加政府財(cái)政收入，防止國(guó)家稅收流失。

因此，建立完整的租賃檔案資料信息庫(kù)，是做好房屋租賃檔案管理和利用的前提，同時(shí)加強(qiáng)完善房屋租賃登記備案制度，則是建立健全租賃檔案管理體系的基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)房屋租賃檔案管理的有益探索

《南京市城市房屋租賃管理辦法》頒布并實(shí)施的這十年來(lái)，房產(chǎn)管理部門多措并舉，積極推動(dòng)房屋租賃登記備案制度，切實(shí)加強(qiáng)房屋租賃檔案管理。

1.加大宣傳力度，逐步增強(qiáng)房屋租賃登記備案意識(shí)。長(zhǎng)期以來(lái)，由于法律宣傳及管理環(huán)節(jié)薄弱，許多當(dāng)事人根本不知道房屋出租還要辦理出租“準(zhǔn)入證”、對(duì)辦理租賃登記備案的好處更是無(wú)從知曉。對(duì)此，房管部門需通過大力宣傳，讓群眾逐漸了解、接受并主動(dòng)配合房屋租賃管理。

2.提高從業(yè)人員素質(zhì)，處理好“管理”與“服務(wù)”的關(guān)系。管理是手段，服務(wù)是目的。規(guī)范房屋租賃管理制度，目的在于為當(dāng)事人創(chuàng)造規(guī)范、便捷、易行的房屋租賃備案環(huán)境，不斷提升房管部門的服務(wù)水平。

3.加強(qiáng)部門協(xié)調(diào)，實(shí)行綜合管理。對(duì)房屋租賃登記備案工作，協(xié)調(diào)相關(guān)部門相互配合，強(qiáng)化協(xié)作。如聯(lián)同工商部門、公安等部門依法行政。

4.改進(jìn)管理方式，發(fā)揮其他組織力量。目前在城市管理中正逐步興起的群眾自治組織，如社委會(huì)、業(yè)主委會(huì)等，具有穩(wěn)固的社會(huì)基礎(chǔ)和很強(qiáng)的社會(huì)協(xié)調(diào)管理能力。房屋租賃登記管理部門正逐步加強(qiáng)與這些組織的聯(lián)系與協(xié)作。

南京市2011-2013年房屋租賃管理檔案統(tǒng)計(jì)表

房屋租賃登記備案能規(guī)范和培育房屋租賃市場(chǎng)，創(chuàng)造一個(gè)健康、規(guī)范的市場(chǎng)環(huán)境，讓房屋租賃業(yè)主能有合理的投資回報(bào)，使房屋租賃成為城鎮(zhèn)居民和社會(huì)機(jī)構(gòu)新的投資途徑，這樣有利于帶動(dòng)房地產(chǎn)二、三級(jí)市場(chǎng)和相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。因此，租賃行政管理和租賃服務(wù)相結(jié)合，將房屋租賃登記備案工作逐步納入規(guī)范化管理，有利于為全市租賃市場(chǎng)的長(zhǎng)效管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、充分發(fā)揮房屋租賃檔案的價(jià)值作用

1.為職能部門進(jìn)行房地產(chǎn)市場(chǎng)宏觀調(diào)控提供決策依據(jù)。房屋租賃管理是房地產(chǎn)市場(chǎng)管理的重要組成部分，房產(chǎn)租賃檔案信息不僅僅是稅務(wù)部門征收稅收的依據(jù)，也是房地產(chǎn)市場(chǎng)管理人員從多角度對(duì)房屋租賃合同相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理的依據(jù)。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時(shí)運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，使房地產(chǎn)市場(chǎng)保持需求基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險(xiǎn)的目的。如，以市場(chǎng)租金價(jià)格為依據(jù)，制定并公布階段性指導(dǎo)租金；作為申報(bào)納稅的依據(jù)，在所簽訂的房產(chǎn)管理部門印制的統(tǒng)一格式的房屋租賃合同中得到體現(xiàn)，合理引導(dǎo)市場(chǎng)發(fā)展。

2.為解決民事糾紛提供有效依據(jù)。我們常說(shuō)：“空口無(wú)憑，立字為據(jù)”、“口為空，字為宗”。房屋租賃檔案?jìng)浒傅怯浀倪^程，實(shí)際是包含著對(duì)房屋租賃雙方租賃行為的審查。一是審查合同的主體是否合格，即出租人和承租人是否具備相應(yīng)的條件;二是審查租賃的客體是否是法律、法規(guī)允許出租的房屋;三是審查租賃的合同是否齊全、完備，是否確定了租賃的期限，租賃的修繕責(zé)任等;四是審查租賃行為是否符合國(guó)家及房屋所在地人民政府規(guī)定的租賃政策。因此，房屋租賃檔案具有其它任何材料不可替代的憑證作用，具有很強(qiáng)的法律效力。

3.在維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、構(gòu)建和諧社會(huì)中發(fā)揮重要作用。房屋租賃檔案是支撐城市管理的重要信息資源之一。詳盡完備的房屋租賃檔案作為租賃管理的組成部分是城市管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是加強(qiáng)城市管理的有效著力點(diǎn)。根據(jù)有關(guān)部門對(duì)部分城市社會(huì)治安狀況的調(diào)查分析，近年來(lái)發(fā)生于城市的刑事犯罪案件70%以上與“出租房屋”有關(guān)。流動(dòng)犯罪人員利用出租屋進(jìn)行違法犯罪活動(dòng)，作案時(shí)間短，逃離現(xiàn)場(chǎng)快，很少留下破案線索。周圍的鄰居對(duì)這些居住在出租屋里的流動(dòng)人員的具體情況了解甚少，這為有些外來(lái)人員實(shí)施犯罪提供了便利條件，也為公安機(jī)關(guān)的偵破工作帶來(lái)了難度。目前，南京市常住人口約有800 多萬(wàn)，其中280 萬(wàn)人是租房居住的流動(dòng)人口。由于商貿(mào)服務(wù)業(yè)較集中，老城區(qū)玄武區(qū)、秦淮區(qū)、鼓樓區(qū)流動(dòng)人口相對(duì)較多。為了保障外來(lái)租房人口的財(cái)產(chǎn)人身安全，玄武區(qū)住建局決定加強(qiáng)出租房管理，將租房檔案信息登記權(quán)限下放至街道，成立專門的租房管理部門，由專人負(fù)責(zé)出租房管理。在3個(gè)月時(shí)間內(nèi)進(jìn)行了一次地毯式的摸查，調(diào)查無(wú)證出租、不登記出租和擅自改變功能出租的違規(guī)租賃情況，掌握了全區(qū)內(nèi)公、私房的租賃情況，豐富了租賃檔案的內(nèi)容，力爭(zhēng)做到出租房有底，套套登記在冊(cè)。另外，對(duì)各住宅區(qū)內(nèi)的大型商場(chǎng)、連鎖店的租賃情況也進(jìn)行了調(diào)查，消滅了這些原來(lái)的租賃管理盲點(diǎn)。并按照國(guó)家建設(shè)部、公安部有關(guān)流動(dòng)人口治安及房屋租賃備案登記的規(guī)定，建立了初具規(guī)模的檔、冊(cè)、表、卡與實(shí)地狀況一致的資料體系及與公安部門治安證、暫住證相印證的信息共享平臺(tái)。

4.提高了房屋租賃行政管理效能。房屋管理部門負(fù)責(zé)房屋租賃合同登記備案管理，在辦理房屋轉(zhuǎn)讓、抵押登記環(huán)節(jié)，根據(jù)檔案查證房屋租賃內(nèi)容，保護(hù)承租人和抵押權(quán)人的合法權(quán)益；公安部門負(fù)責(zé)掌握房屋承租人變動(dòng)情況，督促出租人簽訂《出租房屋治安責(zé)任保證書》，并開展經(jīng)常性的出租房屋治安檢查，消除治安隱患，及時(shí)查處和依法打擊出租房屋中的違法犯罪活動(dòng)；工商行政管理部門對(duì)以租賃房屋作為經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所的，在辦理工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照時(shí)，應(yīng)查驗(yàn)房屋租賃登記備案證明；地稅部門負(fù)責(zé)房屋租賃稅收征管工作，在稅務(wù)登記、發(fā)票代開、稅款征收、稅務(wù)檢查等工作中，要查驗(yàn)房屋租賃檔案加載情況。雖然他們各自有不同的管理職責(zé)，但其管理的對(duì)象卻不外乎是房屋和房屋租賃的雙方當(dāng)事人，正是因?yàn)楣芾韺?duì)象的同一性，更使得房屋租賃檔案管理顯得格外重要。這樣由各部門協(xié)調(diào)管理的機(jī)制，將現(xiàn)有涉及租賃的相關(guān)行政管理，如房管、公安、計(jì)生、工商、稅務(wù)等，都納入到一個(gè)框架內(nèi)，實(shí)現(xiàn)管理上的信息共享、資源共享，大大提高了房屋租賃管理效率，降低了政府行為管理成本。