建立婚姻檔案服務(wù)體系的設(shè)想與探索

范康健 劉春華

（丹陽(yáng)市檔案局，江蘇丹陽(yáng)，212300）

20 06年1月，民政部、國(guó)家檔案局以令的方式聯(lián)合發(fā)布了《婚姻登記檔案管理辦法》，這一管理辦法的出臺(tái)，規(guī)范了婚姻登記檔案從收集、整理、歸檔、保管、利用到與國(guó)家基層綜合檔案館移交各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，使婚姻檔案這一直接關(guān)系到千家萬(wàn)戶的民生檔案具有了剛性的、可操作的法律依據(jù)。由于婚姻檔案的利用直接涉及當(dāng)事人的合法權(quán)益，且由于檔案資源整合這一難解的命題使得婚姻檔案的利用還存在著諸多有待解決的問(wèn)題，縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館能否管理好這些重要的民生檔案，進(jìn)而能否由此在檔案資源整合上有所改變，本文在這些方面做了一些探索。

一、婚姻檔案工作中存在的問(wèn)題

1950年5月1日，《中華人民共和國(guó)婚姻法》——新中國(guó)頒布的第一部法律正式施行。新中國(guó)的婚姻檔案也由此產(chǎn)生。但由于檔案工作長(zhǎng)期以來(lái)主要以政府機(jī)關(guān)為服務(wù)對(duì)象，婚姻檔案這一重要的民生檔案并未引起社會(huì)足夠的關(guān)注，以至今天我們已經(jīng)很難見(jiàn)到50年代初的婚姻檔案。

在《中華人民共和國(guó)檔案法》出臺(tái)前，由于婚姻檔案的管理缺乏可操作的規(guī)范，且社會(huì)檔案意識(shí)的模糊，因而從50年代至80年代的婚姻檔案都不同程度地存在一些問(wèn)題，具體表現(xiàn)在：

1.婚姻檔案產(chǎn)生環(huán)節(jié)中的問(wèn)題

重文書(shū)檔案、輕專門(mén)檔案、忽視民生檔案，是我國(guó)檔案工作在20世紀(jì)中長(zhǎng)期存在的問(wèn)題，表現(xiàn)在婚姻登記檔案產(chǎn)生環(huán)節(jié)的問(wèn)題則主要為：（1）婚姻登記程序不規(guī)范。在20 世紀(jì)80年代前產(chǎn)生的婚姻登記檔案中普遍存在著使用不規(guī)范漢字、同音字、錯(cuò)別字甚至是生造字的現(xiàn)象，這種不規(guī)范的方式產(chǎn)生的原始檔案，使得我們花了大量財(cái)力、物力保存下來(lái)的婚姻檔案的法律證據(jù)力大打折扣。（2）婚姻登記材料收集不齊全。缺乏規(guī)范的登記程序，自然產(chǎn)生了收集材料存在主觀隨意性，該歸檔的材料沒(méi)有歸檔，不需要?dú)w檔的材料有時(shí)卻出現(xiàn)在婚姻登記檔案中，同一個(gè)登記機(jī)關(guān)因?yàn)榫唧w工作人員的變動(dòng)導(dǎo)致歸檔材料的不一致。

2.婚姻檔案管理中存在的問(wèn)題

由于婚姻登記檔案附件材料在產(chǎn)生時(shí)就存在不齊全的現(xiàn)象，也使得婚姻檔案在整理歸檔時(shí)存在了隨意性，婚姻登記材料或未完整歸檔，或整理時(shí)又將一些附件當(dāng)作無(wú)用的材料隨手棄之，造成了今天利用中的困惑。

婚姻檔案未按專門(mén)檔案加以規(guī)范，被誤作文書(shū)檔案歸類，因而大量的婚姻檔案沉睡在文書(shū)檔案中。以丹陽(yáng)市檔案館為例，1995年，丹陽(yáng)市檔案館在晉升省二級(jí)館時(shí)發(fā)現(xiàn)了這一問(wèn)題，又不得不投入大量人力、物力，整理和調(diào)整相應(yīng)的全宗，解決婚姻檔案管理上存在的問(wèn)題。

3.婚姻檔案利用中的問(wèn)題

婚姻檔案利用中的問(wèn)題集中表現(xiàn)在證據(jù)力不足和婚姻檔案信息資源分裂兩個(gè)方面。

所謂證據(jù)力不足，是指那些由于歷史原因而存在問(wèn)題的婚姻檔案。這些檔案或因使用了同音字、不規(guī)范字、錯(cuò)別字等原因造成了婚姻當(dāng)事人主體難以確認(rèn)，或因婚姻檔案附件缺失造成婚姻檔案信息量不足，不能為使用者或使用機(jī)關(guān)提供足夠的信息而仍然留下疑問(wèn)。

所謂婚姻檔案信息資源分裂，源于在目前的管理體制下檔案信息資源無(wú)法整合而產(chǎn)生。在我國(guó)現(xiàn)行的法律體系下，人們既可以在雙方自愿的基礎(chǔ)上通過(guò)民政部門(mén)的婚姻登記機(jī)關(guān)確立自己的婚姻關(guān)系，也可以通過(guò)人民法院經(jīng)過(guò)法定程序重新確認(rèn)自己的婚姻關(guān)系。由于法院受理的民事訴訟案件檔案既不需要向國(guó)家綜合檔案館移交，也沒(méi)有義務(wù)向國(guó)家綜合檔案館提供信息，因而無(wú)論是法院或婚姻登記機(jī)關(guān)或檔案館都無(wú)法單獨(dú)確認(rèn)某個(gè)特定人的婚姻狀況。

相信這樣的案例在各地都不少見(jiàn)：一對(duì)看似恩愛(ài)的夫妻悄悄在法院辦理了離婚，離婚后夫妻依然共同生活，此后其中一方向親朋好友舉債，債務(wù)纏身的一方不久又玩起了人間蒸發(fā)，等到債主如夢(mèng)初醒，多方查證后才知道他們?cè)缫巡皇欠梢饬x上的夫妻，其中的另一方根本沒(méi)有償還債務(wù)的義務(wù)！雖然這已經(jīng)有了詐騙的嫌疑，但如果債務(wù)的金額還不足以單獨(dú)構(gòu)成刑事案件，那債權(quán)方要討回自己的合法權(quán)益又談何容易！

二、信息共享——整合婚姻檔案資源的探索

婚姻登記程序的規(guī)范化解決了婚姻登記檔案中存在的諸多的問(wèn)題，《婚姻登記檔案管理辦法》為婚姻登記檔案管理提供了剛性依據(jù)。但是，更好地利用民生檔案服務(wù)于社會(huì)仍是我們需要不斷探索的課題。

2005年丹陽(yáng)市實(shí)施了婚姻由婚姻登記機(jī)關(guān)集中登記，為了妥善管理這些婚姻登記檔案，丹陽(yáng)市民政局和丹陽(yáng)市檔案館商定：婚姻檔案當(dāng)年完成歸檔后，次年即向丹陽(yáng)市檔案館移交。丹陽(yáng)市檔案館在將移交后的婚姻檔案做數(shù)字化掃描后，向婚姻登記機(jī)關(guān)反饋全部數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案館和婚姻登記機(jī)關(guān)基本同步，信息共享。

檔案館與婚姻登記機(jī)關(guān)信息共享，使得婚姻登記機(jī)關(guān)掌握了更多的信息，工作更為便捷。及時(shí)移交婚姻檔案，讓婚姻檔案及早置于專業(yè)的檔案管理之下，也使得婚姻登記機(jī)關(guān)能夠更著力于婚姻登記工作的規(guī)范化建設(shè)。對(duì)于檔案館而言，信息共享帶來(lái)的是檔案信息資源的及時(shí)更新和檔案資源的不斷豐富，是人民群眾對(duì)檔案工作的認(rèn)可和肯定。自2005年來(lái)，丹陽(yáng)市婚姻檔案查檔量不斷上升，目前丹陽(yáng)市檔案館每年婚姻檔案的查檔接待都在2000人次以上，婚姻檔案的利用收到了良好的社會(huì)效益。

三、推動(dòng)公共服務(wù)體系建設(shè)

雖然我們和婚姻登記機(jī)關(guān)在雙方共同努力下實(shí)施了檔案信息共享。但這僅是一種小范圍的工作合作，從利用服務(wù)民生看，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)的需求。能否在這一信息共享的模式下，逐步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，繼而建立一個(gè)涵蓋全區(qū)域的公共服務(wù)體系，仍然需要我們不斷地探索。從目前檔案館和婚姻登記機(jī)關(guān)的信息共享成果看，要建立這樣的公共服務(wù)體系還有待于以下幾個(gè)方面的提高。

1.消除系統(tǒng)之間的兼容性障礙?；橐龅怯洐C(jī)關(guān)在工作中使用的是全省聯(lián)機(jī)的登記系統(tǒng)，這一系統(tǒng)和檔案管理軟件系統(tǒng)無(wú)法互換數(shù)據(jù)，因而婚姻登記機(jī)關(guān)還必須同時(shí)使用檔案管理系統(tǒng)來(lái)查詢已進(jìn)館的婚姻檔案，而檔案館則必須每年錄入新增婚姻登記檔案信息，這給雙方都造成了不便和重復(fù)勞動(dòng)。

2.建立有效、直接的聯(lián)系渠道?；橐龅怯浶畔⑸婕皞€(gè)人隱私，涉及當(dāng)事人合法權(quán)益，婚姻檔案信息的傳遞應(yīng)確保安全可靠。利用什么渠道更為合理可靠？需要信息利用各方共同探索。

3.確立有效的協(xié)作機(jī)制。婚姻檔案主要產(chǎn)生于婚姻登記機(jī)關(guān)和人民法院，保管于婚姻登記機(jī)關(guān)、人民法院、國(guó)家綜合檔案館，而婚姻檔案信息的利用則除了婚姻關(guān)系當(dāng)事人以外還主要集中于法院、婚姻登記機(jī)關(guān)、公安、金融、計(jì)劃生育、社會(huì)保險(xiǎn)等部門(mén)，只有在婚姻登記檔案的產(chǎn)生、管理和利用者之間確立一個(gè)有效的協(xié)作機(jī)制才能避免這個(gè)公共服務(wù)體系成為空中樓閣。

任何美好的事物總不可能一蹴而就、憑空誕生，只有循序漸進(jìn)、水到渠成才符合事物發(fā)展的本來(lái)規(guī)律。實(shí)現(xiàn)婚姻登記機(jī)關(guān)和檔案館之間的信息共享，繼而帶動(dòng)婚姻檔案管理的規(guī)范化是我們探索的第一步，在此基礎(chǔ)上逐步探討婚姻檔案信息與人民法院實(shí)現(xiàn)共享的可能性和現(xiàn)實(shí)性才是關(guān)系到能否成功建立婚姻檔案公共服務(wù)體系的關(guān)鍵一步。在婚姻檔案公共服務(wù)體系建設(shè)中逐步積累經(jīng)驗(yàn)，最終通過(guò)架構(gòu)一個(gè)包括身份認(rèn)證、安全通訊的公共服務(wù)平臺(tái)，將這一體系匯入到數(shù)字檔案館中，這才是我們應(yīng)當(dāng)為之長(zhǎng)期努力的方向。