新時期醫(yī)院檔案管理工作的改進思路

薛曉梅

摘 要：在醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)學科研以及醫(yī)療技術的改進上，醫(yī)院檔案管理都有著相當重要的作用，在現(xiàn)代醫(yī)學的完善與發(fā)展上發(fā)揮著相當關鍵的作用。我國在物質與精神文明建設快速發(fā)展的過程中，多變的社會形勢為檔案管理工作帶來了一定程度上的困難。在對當前醫(yī)院檔案管理面臨的新形勢進行分析的基礎上，著重探討了醫(yī)院檔案管理的改進。

關鍵詞：醫(yī)院建設；檔案管理；檔案信息化

各種先進醫(yī)療設備的運用，讓檔案資料的收集呈現(xiàn)出了多樣性的特性，需要醫(yī)院的檔案管理部門根據(jù)具體的情況來制定出新的管理模式，只有這樣才可以更好的應對所有的問題。所以，需要對當前醫(yī)院發(fā)展的特點進行準確的把握，進行合理的調整，改善醫(yī)院檔案管理，只有這樣才可以讓醫(yī)院檔案管理促進醫(yī)院的綜合發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理面臨的新形勢

隨著我國社會與經(jīng)濟上的快速發(fā)展，醫(yī)院的管理服務水平得到了快速的提升，對于醫(yī)院的檔案管理提出了更高的要求。新時代中，對醫(yī)院檔案管理進行信息化、網(wǎng)絡化建設已經(jīng)成為了一個重要的目標，同時這也是通過計算機信息技術的發(fā)展來推動檔案管理信息化的相當重要的機遇。醫(yī)院檔案管理的信息化建設，是當前醫(yī)院管理工作發(fā)展的一個相當重要的內容，是實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化改革與發(fā)展的一種必然的趨勢與客觀上的要求。伴隨著計算機技術與網(wǎng)絡技術的發(fā)展以及其在社會生活中占據(jù)的地位的提升，推動了檔案事業(yè)的快速發(fā)展以及在日常生活中的廣泛運用。同時也為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇。通過數(shù)字化技術來輔助檔案管理，通過建立起各種檔案數(shù)據(jù)庫并利用互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)資源上的共享，可以讓檔案資料被充分的運用。并且還能夠更好的服務于社會、服務于管理。隨著計算機以及網(wǎng)絡的快速普及，出現(xiàn)了大量的電子檔案，這些電子檔案已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理中的重要的組成部分。

2 面對新形勢醫(yī)院檔案管理改進思路建議

2.1 從制度出發(fā)，對檔案管理行為進行規(guī)范

醫(yī)院需對檔案管理制度以及各種考核制度進行完善，這樣才有助于對檔案的管理行為進行規(guī)范。從檔案管理工作本身來看，其具有很強的嚴肅性與條理性。通過完善的制度，可以讓檔案管理的隨意性大大的降低，讓檔案管理工作能健康持續(xù)的發(fā)展。醫(yī)院中的檔案管理人員需要在準確的把握收集工作的范圍和途徑的基礎之上，從工作的實際情況出發(fā)，和醫(yī)院中的其他部門多進行聯(lián)系，并為其他部門提供檔案收集工作的各種指導以及檢查，讓收集工作得到改善。同時還需要將隨時收集、定期收集進行有機的結合，對于那些時間較長的文件必須要進行及時的整理與查閱，讓文件的精確性與可用性都能夠得到保證，盡可能的減少或者是防止檔案材料的流失。檔案室中也必須要建立起完善的規(guī)章制度，讓檔案管理能擁有良好的約束性，保證檔案管理工作能夠長期有序的開展下去。要完善激勵和考核制度，將檔案管理與醫(yī)院中的其他部門領導的工作實績考核進行掛鉤，并要與相應的獎懲制度進行掛鉤，這樣才可以有效的保證檔案管理的規(guī)范性，使得醫(yī)院檔案管理工作得到良好的發(fā)展。

2.2 讓檔案管理的服務特色與手段都能夠得到有效的創(chuàng)新

在醫(yī)院管理中檔案管理是相當重要的組成部分，檔案管理工作的改善是為了更好的服務于醫(yī)院的中心工作，所以在開展檔案管理工作的過程中，需要突出檔案管理工作的服務性質與特色。檔案是對醫(yī)院各方面情況的真實記錄，因此需要醫(yī)院中的每一個部門都開展良好的配合與聯(lián)系。在這樣的一個前提下，檔案管理部門就不能夠閉門造車，而是需要積極的和其他的各個部門加強交流，在信息服務上對原來那種被動服務的現(xiàn)象進行改進。

在如今這個知識經(jīng)濟時代中，信息的產(chǎn)生與傳播都非常的快速，檔案管理工作想要能適應醫(yī)院發(fā)展對于信息提出的要求，就需要建立起屬于檔案機構的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，對服務的范圍以及層次進行拓展，通過多種服務渠道來提供各種信息，使得檔案管理工作能夠擁有更好的社會地位，促進檔案管理信息的共享。

2.3 加強業(yè)務培訓，對檔案管理人員的素質進行改善

面對新形勢，必須要提高醫(yī)院檔案管理人員的素質，這也是提高醫(yī)院檔案管理水平的一項相當重要的內容。醫(yī)院檔案管理與其他行業(yè)的檔案管理工作存在一定的不同，在規(guī)范化、制度化以及科學化上所提出的要求更高。因此，檔案管理人員必須要有過硬的專業(yè)知識。想要改善醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，可以考慮以下幾個方面：（1）加強業(yè)務培訓，對于在職的醫(yī)院檔案管理人員灌輸完善的醫(yī)院檔案管理知識；（2）加強對優(yōu)秀檔案管理人員的挑選與培養(yǎng)，讓醫(yī)院檔案管理隊伍中能夠擁有新鮮的血液，在具體的操作過程中可以在對檔案管理人員進行招錄的過程中設置起相應的門檻。與此同時醫(yī)院還應該將檔案管理人才的培養(yǎng)納入到醫(yī)院的整體人才培養(yǎng)計劃中去。

2.4 合理的利用現(xiàn)代化的檔案管理技術

現(xiàn)代化管理就與現(xiàn)代化的設備密切相關，通過對計算機的合理利用可以為檔案管理工作帶來極大的便利，不僅僅是能減少檔案的存儲空間，并且還使得保存方式變得更加的簡單，在節(jié)省人力、財力與物力的同時，還可以有效的促進工作效率的提高，并且在面對信息化的發(fā)展浪潮時，運用計算機加強檔案管理是醫(yī)院檔案管理的必然趨勢。

1、實現(xiàn)存儲方式的多樣化

在傳統(tǒng)的檔案管理中，醫(yī)院檔案基本都是依靠紙質文本的形式來進行存儲的，不僅僅是占用的空間非常大，并且在查找的時候相當?shù)睦щy，也很難進行長時間的保存，在共享性上也不好。隨著醫(yī)院檔案信息化的快速發(fā)展，檔案存儲也變得多種多樣，現(xiàn)在不僅僅是有紙質文本，同時還出現(xiàn)了很多在為患者服務的過程中所產(chǎn)生的各種電子文件以及視聽檔案。這些新存儲方式的出現(xiàn)，不僅僅是減少了存儲的占地面積，并且也讓存儲的范圍和內容得到了擴展，讓存儲的時間也得到了延長，共享性也得到了改善。從短期的情況來看，新技術是不可能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)方式的，因此，可以根據(jù)檔案的類型來合理的選擇存儲方式。

2、完善電子網(wǎng)絡建設

傳統(tǒng)的檔案管理工作在效果上與管理人員的主觀性因素存在有密切的聯(lián)系。通過對電子網(wǎng)絡的完善，可以有效的解決這個問題，并讓檔案管理工作的質量與效率都得到改善。為此，需要從以下的幾個方面來加強醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡化：（1）實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡化管理；（2）實現(xiàn)病歷檔案的網(wǎng)絡化管理；（3）實現(xiàn)文書檔案的網(wǎng)絡化管理。需要注意的是，醫(yī)院要實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化仍然面臨著很多的現(xiàn)實問題。首先，不同部門在建設檔案數(shù)據(jù)庫的過程中沒有能夠做到協(xié)調統(tǒng)一，標準化程度不足。其次，醫(yī)院各個科室中的那種封閉化的辦公環(huán)境對檔案網(wǎng)絡化的管理帶來了阻礙，因為協(xié)調機構不足，很難有效的提高工作效率。最后，在醫(yī)院實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化管理的過程中，還有很多技術難題難以得到有效的解決，同時網(wǎng)絡黑客以及病毒也是潛在的威脅，這些都是必須要考慮的問題。

3 結語

從當前醫(yī)院的發(fā)展來看，檔案管理工作的完善與否已經(jīng)成為了醫(yī)院發(fā)展的重要前提。對于這一點需要醫(yī)院的領導產(chǎn)生清楚的認識。同時隨著外部環(huán)境的變化，使得醫(yī)院的檔案管理工作面臨著許多的挑戰(zhàn)與機遇，面對這些情況需要對當前的醫(yī)院檔案管理工作有一個清晰的認識，只有這樣才能夠讓醫(yī)院的檔案管理工作為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

參考文獻

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