新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)思路

薛曉梅

摘 要：在醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)學(xué)科研以及醫(yī)療技術(shù)的改進(jìn)上，醫(yī)院檔案管理都有著相當(dāng)重要的作用，在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的完善與發(fā)展上發(fā)揮著相當(dāng)關(guān)鍵的作用。我國(guó)在物質(zhì)與精神文明建設(shè)快速發(fā)展的過(guò)程中，多變的社會(huì)形勢(shì)為檔案管理工作帶來(lái)了一定程度上的困難。在對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理面臨的新形勢(shì)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，著重探討了醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院建設(shè)；檔案管理；檔案信息化

各種先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)用，讓檔案資料的收集呈現(xiàn)出了多樣性的特性，需要醫(yī)院的檔案管理部門(mén)根據(jù)具體的情況來(lái)制定出新的管理模式，只有這樣才可以更好的應(yīng)對(duì)所有的問(wèn)題。所以，需要對(duì)當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確的把握，進(jìn)行合理的調(diào)整，改善醫(yī)院檔案管理，只有這樣才可以讓醫(yī)院檔案管理促進(jìn)醫(yī)院的綜合發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理面臨的新形勢(shì)

隨著我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)上的快速發(fā)展，醫(yī)院的管理服務(wù)水平得到了快速的提升，對(duì)于醫(yī)院的檔案管理提出了更高的要求。新時(shí)代中，對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已經(jīng)成為了一個(gè)重要的目標(biāo)，同時(shí)這也是通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展來(lái)推動(dòng)檔案管理信息化的相當(dāng)重要的機(jī)遇。醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，是當(dāng)前醫(yī)院管理工作發(fā)展的一個(gè)相當(dāng)重要的內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化改革與發(fā)展的一種必然的趨勢(shì)與客觀上的要求。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及其在社會(huì)生活中占據(jù)的地位的提升，推動(dòng)了檔案事業(yè)的快速發(fā)展以及在日常生活中的廣泛運(yùn)用。同時(shí)也為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)來(lái)輔助檔案管理，通過(guò)建立起各種檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)資源上的共享，可以讓檔案資料被充分的運(yùn)用。并且還能夠更好的服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于管理。隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的快速普及，出現(xiàn)了大量的電子檔案，這些電子檔案已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理中的重要的組成部分。

2 面對(duì)新形勢(shì)醫(yī)院檔案管理改進(jìn)思路建議

2.1 從制度出發(fā)，對(duì)檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范

醫(yī)院需對(duì)檔案管理制度以及各種考核制度進(jìn)行完善，這樣才有助于對(duì)檔案的管理行為進(jìn)行規(guī)范。從檔案管理工作本身來(lái)看，其具有很強(qiáng)的嚴(yán)肅性與條理性。通過(guò)完善的制度，可以讓檔案管理的隨意性大大的降低，讓檔案管理工作能健康持續(xù)的發(fā)展。醫(yī)院中的檔案管理人員需要在準(zhǔn)確的把握收集工作的范圍和途徑的基礎(chǔ)之上，從工作的實(shí)際情況出發(fā)，和醫(yī)院中的其他部門(mén)多進(jìn)行聯(lián)系，并為其他部門(mén)提供檔案收集工作的各種指導(dǎo)以及檢查，讓收集工作得到改善。同時(shí)還需要將隨時(shí)收集、定期收集進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，對(duì)于那些時(shí)間較長(zhǎng)的文件必須要進(jìn)行及時(shí)的整理與查閱，讓文件的精確性與可用性都能夠得到保證，盡可能的減少或者是防止檔案材料的流失。檔案室中也必須要建立起完善的規(guī)章制度，讓檔案管理能擁有良好的約束性，保證檔案管理工作能夠長(zhǎng)期有序的開(kāi)展下去。要完善激勵(lì)和考核制度，將檔案管理與醫(yī)院中的其他部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的工作實(shí)績(jī)考核進(jìn)行掛鉤，并要與相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行掛鉤，這樣才可以有效的保證檔案管理的規(guī)范性，使得醫(yī)院檔案管理工作得到良好的發(fā)展。

2.2 讓檔案管理的服務(wù)特色與手段都能夠得到有效的創(chuàng)新

在醫(yī)院管理中檔案管理是相當(dāng)重要的組成部分，檔案管理工作的改善是為了更好的服務(wù)于醫(yī)院的中心工作，所以在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，需要突出檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)與特色。檔案是對(duì)醫(yī)院各方面情況的真實(shí)記錄，因此需要醫(yī)院中的每一個(gè)部門(mén)都開(kāi)展良好的配合與聯(lián)系。在這樣的一個(gè)前提下，檔案管理部門(mén)就不能夠閉門(mén)造車，而是需要積極的和其他的各個(gè)部門(mén)加強(qiáng)交流，在信息服務(wù)上對(duì)原來(lái)那種被動(dòng)服務(wù)的現(xiàn)象進(jìn)行改進(jìn)。

在如今這個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代中，信息的產(chǎn)生與傳播都非常的快速，檔案管理工作想要能適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展對(duì)于信息提出的要求，就需要建立起屬于檔案機(jī)構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，對(duì)服務(wù)的范圍以及層次進(jìn)行拓展，通過(guò)多種服務(wù)渠道來(lái)提供各種信息，使得檔案管理工作能夠擁有更好的社會(huì)地位，促進(jìn)檔案管理信息的共享。

2.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行改善

面對(duì)新形勢(shì)，必須要提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)，這也是提高醫(yī)院檔案管理水平的一項(xiàng)相當(dāng)重要的內(nèi)容。醫(yī)院檔案管理與其他行業(yè)的檔案管理工作存在一定的不同，在規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化上所提出的要求更高。因此，檔案管理人員必須要有過(guò)硬的專業(yè)知識(shí)。想要改善醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，可以考慮以下幾個(gè)方面：（1）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)于在職的醫(yī)院檔案管理人員灌輸完善的醫(yī)院檔案管理知識(shí)；（2）加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀檔案管理人員的挑選與培養(yǎng)，讓醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍中能夠擁有新鮮的血液，在具體的操作過(guò)程中可以在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行招錄的過(guò)程中設(shè)置起相應(yīng)的門(mén)檻。與此同時(shí)醫(yī)院還應(yīng)該將檔案管理人才的培養(yǎng)納入到醫(yī)院的整體人才培養(yǎng)計(jì)劃中去。

2.4 合理的利用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)

現(xiàn)代化管理就與現(xiàn)代化的設(shè)備密切相關(guān)，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)的合理利用可以為檔案管理工作帶來(lái)極大的便利，不僅僅是能減少檔案的存儲(chǔ)空間，并且還使得保存方式變得更加的簡(jiǎn)單，在節(jié)省人力、財(cái)力與物力的同時(shí)，還可以有效的促進(jìn)工作效率的提高，并且在面對(duì)信息化的發(fā)展浪潮時(shí)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案管理是醫(yī)院檔案管理的必然趨勢(shì)。

1、實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)方式的多樣化

在傳統(tǒng)的檔案管理中，醫(yī)院檔案基本都是依靠紙質(zhì)文本的形式來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)的，不僅僅是占用的空間非常大，并且在查找的時(shí)候相當(dāng)?shù)睦щy，也很難進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存，在共享性上也不好。隨著醫(yī)院檔案信息化的快速發(fā)展，檔案存儲(chǔ)也變得多種多樣，現(xiàn)在不僅僅是有紙質(zhì)文本，同時(shí)還出現(xiàn)了很多在為患者服務(wù)的過(guò)程中所產(chǎn)生的各種電子文件以及視聽(tīng)檔案。這些新存儲(chǔ)方式的出現(xiàn)，不僅僅是減少了存儲(chǔ)的占地面積，并且也讓存儲(chǔ)的范圍和內(nèi)容得到了擴(kuò)展，讓存儲(chǔ)的時(shí)間也得到了延長(zhǎng)，共享性也得到了改善。從短期的情況來(lái)看，新技術(shù)是不可能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)方式的，因此，可以根據(jù)檔案的類型來(lái)合理的選擇存儲(chǔ)方式。

2、完善電子網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理工作在效果上與管理人員的主觀性因素存在有密切的聯(lián)系。通過(guò)對(duì)電子網(wǎng)絡(luò)的完善，可以有效的解決這個(gè)問(wèn)題，并讓檔案管理工作的質(zhì)量與效率都得到改善。為此，需要從以下的幾個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化：（1）實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理；（2）實(shí)現(xiàn)病歷檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理；（3）實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。需要注意的是，醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化仍然面臨著很多的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。首先，不同部門(mén)在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中沒(méi)有能夠做到協(xié)調(diào)統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)化程度不足。其次，醫(yī)院各個(gè)科室中的那種封閉化的辦公環(huán)境對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理帶來(lái)了阻礙，因?yàn)閰f(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)不足，很難有效的提高工作效率。最后，在醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理的過(guò)程中，還有很多技術(shù)難題難以得到有效的解決，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)黑客以及病毒也是潛在的威脅，這些都是必須要考慮的問(wèn)題。

3 結(jié)語(yǔ)

從當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展來(lái)看，檔案管理工作的完善與否已經(jīng)成為了醫(yī)院發(fā)展的重要前提。對(duì)于這一點(diǎn)需要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生清楚的認(rèn)識(shí)。同時(shí)隨著外部環(huán)境的變化，使得醫(yī)院的檔案管理工作面臨著許多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，面對(duì)這些情況需要對(duì)當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，只有這樣才能夠讓醫(yī)院的檔案管理工作為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

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