談如何提高重點(diǎn)建設(shè)工程檔案質(zhì)量的幾點(diǎn)建議

摘 要：重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量的好壞，直接影響建設(shè)項(xiàng)目日后檢查、維護(hù)、使用、擴(kuò)建、改建和管理。筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案中存在質(zhì)量問題進(jìn)行了分析，并提出相應(yīng)的建議和意見，希望對(duì)重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量有所提高。滿足各方面利用需要，更好地為城市規(guī)劃建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目檔案；質(zhì)量問題

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案記載著整個(gè)建設(shè)工程完整歷史的基礎(chǔ)信息，是衡量質(zhì)量和進(jìn)行全面質(zhì)量管理的重要方面，是保證工程質(zhì)量的重要手段，是質(zhì)量管理體系的重要組成部分，如何提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量，是我們每位檔案工作者特別是工程檔案管理人員義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

1 重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量普遍存在以下幾點(diǎn)問題

1、工程檔案普遍存在成套性差，準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性不夠，材料歸檔不齊、內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)現(xiàn)象普遍，專業(yè)界限不清楚。

2、工程竣工資料表格、語言不規(guī)范、前后不一致，資料縱向橫向關(guān)系不對(duì)應(yīng)，不吻合。

3、各個(gè)單位相關(guān)人員簽字、蓋章手續(xù)不完備，簽證不全或昌充簽證。

4、 關(guān)鍵資料沒有原件，只有復(fù)印件，資料的可跟蹤追逆性不強(qiáng)。

5、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)確、整理不規(guī)范、竣工圖編制更改不規(guī)范、不真實(shí)、不完整等現(xiàn)象，導(dǎo)致工程檔案不能準(zhǔn)確反映建設(shè)活動(dòng)的全過程和結(jié)果，給日后的維護(hù)和利用帶來困難。

產(chǎn)生這些問題的原因是多方面的，主要是相關(guān)方要求不嚴(yán)，疏于管理，對(duì)工程資料不重視，忽視整理，致使工程資料與現(xiàn)場施工脫節(jié)，檔案質(zhì)量水平不高。

2 結(jié)合本人十幾年工程項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)踐，就如何提高重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量談幾點(diǎn)建議

（一）、強(qiáng)化意識(shí)，建立健全檔案管理體系。要牢固確立“檔案整理與工程進(jìn)度同步”的思想，對(duì)形成的資料應(yīng)及時(shí)收集，分門別類進(jìn)行存放。注重工程檔案的真實(shí)、完整、系統(tǒng)、規(guī)范。與此同時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)設(shè)立專門檔案管理部門和配備有一定工作經(jīng)驗(yàn)專職檔案員，一方面要做好內(nèi)部形成文件、圖紙收集保管工作，另一方面還應(yīng)做好參建單位業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，各參建單位應(yīng)配備專（兼）職檔安案員，對(duì)本單位在施工過程中形成的工程檔案做好收集、整理、歸檔和管理工作。同時(shí)，各參建單位檔案員要與建設(shè)單位檔案員保持密切聯(lián)系，形成以建設(shè)單位為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)上的溝通和交流。

（二）、做好工程檔案有序管理工作。重點(diǎn)建設(shè)工程在建設(shè)過程中，會(huì)使用大量的施工圖紙和文件材料。做好施工圖紙、資料的收發(fā)管理工作十分重要，如果圖紙資料管理不善，臺(tái)賬登記不詳細(xì)準(zhǔn)確，會(huì)影響施工進(jìn)度，因此，做好日常臺(tái)賬登記管理工作，是保證工程資料齊全完整，工程順利進(jìn)行的前提條件。檔案員一方面做好臺(tái)賬登記同時(shí)，另一方面對(duì)不符合歸檔要求的如復(fù)印件現(xiàn)象、“三筆”現(xiàn)象、簽字蓋章手續(xù)不齊全的文件材料都要及時(shí)督促相關(guān)部門加以整改完善。并及時(shí)做好工程項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段形成的文件材料歸檔收集工作，以確保工程檔案齊全完整。

（三）做好工程檔案同步管理工作.。在收集工程資料過程中，應(yīng)注重完善各項(xiàng)簽字手續(xù)，杜絕代簽、漏簽現(xiàn)象。作為一個(gè)重點(diǎn)工程并非一個(gè)部門，一個(gè)專業(yè)力所能力的事，它往往是多部門、多專業(yè)，多參建單位的綜合結(jié)果。因此，為了做好重點(diǎn)工程資料齊全、完整、準(zhǔn)確歸檔，提高檔案質(zhì)量，就必須對(duì)工程檔案與工程管理同步進(jìn)行，從源頭抓起，并將把檔案工作的管理貫穿于工程建設(shè)始終。

（四）、做好工程檔案竣工驗(yàn)收工作。明確驗(yàn)收的要求，工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要求是“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全”。即文件、材料、圖紙內(nèi)容齊全，能準(zhǔn)確反映建設(shè)活動(dòng)的全過程和結(jié)果，使建設(shè)能重復(fù)再現(xiàn)。特別是竣工圖應(yīng)與建設(shè)工程的實(shí)際和實(shí)貌相一致，對(duì)文件、材料、圖紙分類、排列、組合要具有邏輯性和整體性，并保持相互通間有機(jī)聯(lián)系。驗(yàn)收內(nèi)容1、查依據(jù)性文件，主要查建設(shè)工程審報(bào)前論證及主管部門的審批文件，通過對(duì)建設(shè)項(xiàng)目依據(jù)性文件的檢查，確定被驗(yàn)收項(xiàng)目名稱是否確切，歸檔范圍是否齊全。2、查施工技術(shù)文件，一是對(duì)施工中形成的各類簽證、材料質(zhì)保單、試驗(yàn)材料產(chǎn)生的時(shí)間真實(shí)性予以檢查，確定是及時(shí)形成的還是事后補(bǔ)上的。二是對(duì)材料上所列數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，如果記載數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，文件資料的歸檔就失去了意義，一旦日后利用會(huì)造成不良后果。3、查項(xiàng)目各分項(xiàng)驗(yàn)收記錄。對(duì)隱蔽工程驗(yàn)收、中間結(jié)構(gòu)驗(yàn)收以及水、電、氣、暖驗(yàn)收等都應(yīng)有完整的文件材料和簽字手續(xù)，對(duì)未了事項(xiàng)，應(yīng)有因果說明。4、查施工圖會(huì)審記錄。施工圖會(huì)審記錄是設(shè)計(jì)單位向施工單位作設(shè)計(jì)意圖交底，其記錄是變更設(shè)計(jì)的重要依據(jù)，除圖紙會(huì)審記錄齊全外，還應(yīng)于設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單及變更圖紙相對(duì)應(yīng)。5、查設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單和技術(shù)核定單。設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單和技術(shù)核定單是在施工過程中由于各種原因決定對(duì)設(shè)計(jì)圖紙部分進(jìn)行修改而辦理的設(shè)計(jì)變更記錄，它是編制竣工圖的重要依據(jù)。因此，必須逐行、逐頁逐項(xiàng)進(jìn)行檢查核對(duì)，弄清各修改部分是否在竣工圖上全部標(biāo)齊，標(biāo)準(zhǔn)確。6、查工程測量定位記錄。測量定位的準(zhǔn)確是保證項(xiàng)目建造位置是否符合規(guī)劃紅線、符合建筑規(guī)定方位。所以在記錄中必須注明水準(zhǔn)點(diǎn)位置，注明選定參照物與工程間的距離及方位關(guān)系。7、查隱蔽工程驗(yàn)收記錄。隱蔽工程是項(xiàng)目竣工后無法檢查部分，因按照施工程序要求必須有施工、設(shè)計(jì)、建設(shè)、監(jiān)理等單位參加驗(yàn)收并簽置驗(yàn)收意見。8、查“雙塊”試塊報(bào)告。“雙塊”報(bào)告是評(píng)定主體結(jié)構(gòu)工程質(zhì)量的主要依據(jù)之一，報(bào)告的數(shù)據(jù)、時(shí)間、部位必須達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)組數(shù)的要求并抽查部分?jǐn)?shù)據(jù)。9、查原材料構(gòu)配件質(zhì)保單。一是按單位工程查質(zhì)保單是否完整。二是對(duì)照施工日記查所用材料簽署日期。三是查施工過程中是否有材料混用現(xiàn)象，四是查使用材料的化驗(yàn)單，確保準(zhǔn)確無誤。只有這樣，才能保證工程檔案成套性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性，才能提高檔案質(zhì)量，才能更好地為城市規(guī)劃建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

作者簡介

周美云（1964-），女，漢族，浙江省紹興市人，本科，館員，主要從事工程檔案管理。