無紙化辦公給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

王瑩

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化的進(jìn)一步廣泛應(yīng)用，無紙化辦公的普及發(fā)展，對檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。就無紙化辦公的發(fā)展，本文進(jìn)行探討，首先分析無紙化辦公的概念及其特點；其次，分析了無紙化辦公對于檔案管理提出的新挑戰(zhàn)；再次，就檔案管理的注意事項進(jìn)行分析，從電子文件的安全、檔案數(shù)據(jù)安全進(jìn)行論述；最后，總結(jié)分析了無紙化辦公對于檔案管理的影響和前景，提出對策與相應(yīng)的措施。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；相應(yīng)措施

伴隨信息技術(shù)在當(dāng)今計算機應(yīng)用的快速發(fā)展，為檔案管理提供了更為廣闊的發(fā)展空間，對于辦公自動化管理提出了更高的要求。研究現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，推動現(xiàn)代檔案管理的向無紙化辦公方向發(fā)展。如何有效地提高檔案管理的效率？為了解決這些問題，“無紙化辦公”的提出對于檔案管理提出新的挑戰(zhàn)。

1 無紙化辦公概念及特點

1.1 無紙化辦公概念

無紙化辦公目的是利用技術(shù)手段來改善辦公和辦公自動化的效率。早在20世紀(jì)70年代中期，一些發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)的增加對企業(yè)發(fā)展的壓力，提出無紙化辦公理念，它改變了傳統(tǒng)辦公方式。無紙化辦公室通過靈活的電子文件分發(fā)，以取代人工程序，可直接通過辦公自動化系統(tǒng)文件快速，準(zhǔn)確地傳達(dá)了既定目標(biāo)。

1.2 特點

無紙化辦公可以通過辦公自動化系統(tǒng)可以節(jié)省辦公成本，減少人力資源浪費。所有辦公正式文件通過自動掃描生成電子版，辦公自動化系統(tǒng)管理員將收到的辦公文件直接通過文件管理器包括電子文檔轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)記錄并且能夠提交領(lǐng)導(dǎo)閱讀批復(fù)，整個過程沒是電子版的沒有紙張使用，省去了許多印刷、裝訂、粘貼、閱讀、回收和保存文件等繁瑣的辦公環(huán)節(jié)，非常明顯的減少了辦公用紙和印刷設(shè)備及耗材的數(shù)量并且也節(jié)省了人力資源和財政資源。

2 無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

2.1 歸檔工作的新挑戰(zhàn)

無紙化辦公采用的辦公自動化，隨著不斷變化的電子媒體檔案的增多，電子和紙質(zhì)文件的不同對于參與歸檔工作的檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，辦公文件的電子版形式存在，對于檔案管理人員必須重視自動化系統(tǒng)軟件的應(yīng)用，以及對于不同類型的辦公文件進(jìn)行分門別類的歸檔，以及要注重領(lǐng)導(dǎo)批閱以及重要辦公文件的存放，可以認(rèn)為檔案管理信息系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)連接起來，利用電子程序界面導(dǎo)入文檔管理系統(tǒng)的信息，歸檔文件存放辦公自動化、無紙化辦公形式下的檔案管理的歸檔工作顯得尤為重要。

2.2 電子版辦公文件法律效力面臨新的挑戰(zhàn)

以電子方式提交文件的法律效力新的挑戰(zhàn)，電子版辦公文件能夠被計算機系統(tǒng)識別和處理，數(shù)字檔案管理部門按照存儲在磁帶，磁盤或光盤介質(zhì)一定格式的代碼電子文檔和傳輸?shù)幕ヂ?lián)網(wǎng)上電子文件歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提取查詢更加快捷，但電子文件法律效力卻面臨更多挑戰(zhàn)，如何確保電子辦公文件歸檔后其法律效力不受影響，對于電子版的辦公文件歸檔后的的法律效力問題也是檔案管理中面臨的新的挑戰(zhàn)。

歸檔的電子文件要應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，通過數(shù)字水印技術(shù)保護(hù)電子辦公文件版權(quán)，以確定它不被非法篡改。電子文檔數(shù)據(jù)加密技術(shù)是通過對電子文件壓縮加密以后進(jìn)行的保護(hù)，這項技術(shù)具有防非法復(fù)制功能，能夠?qū)τ陔娮游募M(jìn)行有效的法律保護(hù)，電子文檔備注好電子參考章節(jié)，以確保其歸檔基于歸檔電子閱讀機讀數(shù)據(jù)庫能夠自動生成，通過軟件技術(shù)解決方案獲得的電子文檔的有關(guān)章節(jié)，以維護(hù)包含電子文件和紙質(zhì)文件穩(wěn)定的電子文件的原始數(shù)據(jù)，可以更好維護(hù)歸檔后的電子辦公文件的法律效力。

2.3 檔案查詢面臨新的挑戰(zhàn)

在檔案管理中，隨著辦公自動化和無紙化辦公的發(fā)展，對于檔案中的查詢服務(wù)提出了新的挑戰(zhàn)，電子文件檔案查詢中使用電子文件使用新的挑戰(zhàn)，只有充分利用以反映電子文件其應(yīng)有的價值的文件夾需要提高訪問使用管理能夠共享，控制和使用電子文件自動打開記錄性能統(tǒng)計，檔案工作人員申請作出努力，以實現(xiàn)采用面向過程的，提出一個請求使用的檢查和工藝和系統(tǒng)的訪問權(quán)限多級，采用文件管理器直接檢查必須提交領(lǐng)導(dǎo)要求的電子文檔審批批準(zhǔn)水平；在登記的效力授權(quán)使用所允許的時間后，電子文件審查可以自動核定后恢復(fù)，到取消使用電子文件的在線訪問權(quán)限必須具有良好的控制功能，避免閱讀訪問歸檔部門的規(guī)范管理，不能被其他程序打開，以避免檢查人員可以免費下載和保存電子文件應(yīng)有權(quán)印刷讀取，印刷應(yīng)授權(quán)使用數(shù)字技術(shù)數(shù)字水印的電子文檔的版權(quán)保護(hù)所需要的幫助文件使用現(xiàn)代化的管理環(huán)節(jié)提供了方便的文件管理，科學(xué)的管理方法，使資源得到充分利用的文件。

2.4 檔案文件的原始性面臨挑戰(zhàn)

檔案文件的法律效力是依據(jù)檔案文件的原始性，即在原始電子文檔識別中的文件，以確保其主導(dǎo)作用的憑據(jù)。對于紙質(zhì)文件，它反映的內(nèi)容和形式是統(tǒng)一的，如果任何形式的變化在附件中再次，我們有理由懷疑它的真實性。然而，電子文檔的內(nèi)容和形式是相對的，因為不僅該內(nèi)容被容易地改變，而不是一個固定的形狀，因此，隨著無紙化辦公的推行，對于檔案管理文件的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。

3 無紙化辦公檔案管理中的建議

隨著電子文件，電子文檔管理的廣泛應(yīng)用，員工必須積極采取適當(dāng)措施，以改善電子文檔的安全性和可靠性，信息安全技術(shù)是關(guān)鍵在這方面，采取技術(shù)具體有以下幾種：核心技術(shù)，簽訂技術(shù)，認(rèn)證，報文認(rèn)證，防火墻，添加水印等技術(shù)措施。

3.1 注重電子文件的安全性

電子文件歸檔的信息涵蓋了多方面的內(nèi)容，應(yīng)制定切實可行的戰(zhàn)略安全和可靠性是簡單而有效的物理隔離措施，即電子文檔和信息系統(tǒng)管理子系統(tǒng)保管文件包括兩個網(wǎng)絡(luò)完全獨立的系統(tǒng)，采取技術(shù)戰(zhàn)略和特定的存儲優(yōu)勢，歸類備存的離線歸檔系統(tǒng)，羈押確定子系統(tǒng)，結(jié)束了公開范圍的方法，電子文件歸檔各種電子信息文件使用不同的子系統(tǒng)提供使用權(quán)限提交電子文檔離線管理信息系統(tǒng)。有效防止網(wǎng)絡(luò)入侵的物理隔離。

3.2 檔案管理數(shù)據(jù)安全

隨著無紙化辦公檔案信息管理體制和運行，因負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的維護(hù)和操作，其操作權(quán)限“系統(tǒng)管理員”是偉大的，你可以很容易地在不同部位進(jìn)入系統(tǒng)維護(hù)操作，如有關(guān)當(dāng)局的演技是一個很大的安全隱患，信息安全方案以這種方式已經(jīng)在實際應(yīng)用中，“系統(tǒng)管理員”利用職務(wù)之便訪問存儲系統(tǒng)數(shù)據(jù)修改系統(tǒng)謀取私利。電子信息管理系統(tǒng)文檔中包含的功能權(quán)限應(yīng)該設(shè)置設(shè)計，數(shù)據(jù)審計權(quán)，三權(quán)分立的正確方法的數(shù)據(jù)操作，可以有效地提高電子數(shù)據(jù)文件的安全。

“無紙化辦公”為檔案資料自動化管理??注入了新的生機和活力，數(shù)字信息與電子文件確定電子文件屬性的文檔使用電子文件，檔案無法比擬的優(yōu)勢。

4 結(jié)語

面對網(wǎng)絡(luò)“無紙化辦公”帶來的檔案管理上出現(xiàn)的新挑戰(zhàn)，檔案管理方面的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要給予充分重視，積極支持無紙化檔案管理自動化的發(fā)展。在資金投入方面，檔案管理人員要盡職盡責(zé)，熟悉業(yè)務(wù)精通檔案管理軟件，工作積極為辦公自動化發(fā)展而不懈努力。我們有理由相信，隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展， “無紙化辦公”將為檔案管理工作的變革帶來新的機遇，也為檔案資料自動化管理??注入新的生機和活力。

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