論文化單位檔案工作的問題與對(duì)策

摘 要：文章對(duì)余杭區(qū)文化系統(tǒng)各單位檔案工作存在問題作出分析后，提出了進(jìn)一步加強(qiáng)全區(qū)文化單位檔案工作的對(duì)策。本文論述的內(nèi)容主要適用于區(qū)（縣）以下文化單位。

關(guān)鍵詞：檔案工作；文化藝術(shù)；文化單位；對(duì)策

各級(jí)文化出版行政管理部門和文化藝術(shù)單位（以下統(tǒng)稱各單位或文化單位）在文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的文字、照片、音像、實(shí)物、電子、出版物等不同形式和載體的文化藝術(shù)檔案，是文化藝術(shù)活動(dòng)的原始記錄，是地方文化、先進(jìn)文化的重要載體。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集、整理、保護(hù)好文化藝術(shù)檔案，是提升文化單位整體管理水平、維護(hù)自身利益及促進(jìn)文化事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證，對(duì)傳承和發(fā)展優(yōu)秀文化遺產(chǎn)意義重大。

我區(qū)文化系統(tǒng)從2005年起實(shí)施檔案工作年度檢查制度以來，總體上看各單位對(duì)檔案工作比較重視，檔案意識(shí)逐步增強(qiáng)，業(yè)務(wù)建設(shè)逐步得到規(guī)范，做好檔案工作已成為各單位自身發(fā)展的迫切需要，檔案工作取得了一定成效。但在歷次年檢過程中發(fā)現(xiàn)，少數(shù)單位在領(lǐng)導(dǎo)重視、庫房條件、業(yè)務(wù)規(guī)范、人員素質(zhì)等方面還是不同程度地存在這樣那樣的問題。本文擬對(duì)歷年年檢中存在的問題作出總結(jié)與分析之基礎(chǔ)上，對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)我區(qū)文化單位檔案工作提出相應(yīng)的對(duì)策或建議。

1 我區(qū)文化單位檔案工作存在的問題及成因

（一）對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠。檔案工作相對(duì)于文化業(yè)務(wù)工作而言，是處于幕后的服務(wù)性工作，其檔案內(nèi)容參考作用大、憑證性作用小，因而很容易被工作人員忽視。檢查發(fā)現(xiàn)，有的單位沒有將檔案工作納入年度計(jì)劃，不能引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。其主要表現(xiàn)：一是檔案工作在個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)心目中地位不高，未能納入分管領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和崗位責(zé)任制中；二是對(duì)檔案工作人、財(cái)、物投入不足；三是檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)、政治待遇得不到應(yīng)有的保障，說的明確一點(diǎn)，他們的檔案人員角色本身比較模糊，其享受的經(jīng)濟(jì)、政治待遇多數(shù)是按文化工作人員辦理的。

（二）檔案庫房條件及設(shè)施設(shè)備不符合檔案管理要求。2011和2012年年檢發(fā)現(xiàn)，一些單位檔案庫房條件及設(shè)施離檔案規(guī)范要求差距越來越遠(yuǎn)。我區(qū)多數(shù)文化單位檔案工作用房或設(shè)計(jì)不合理或根本沒有納入整體設(shè)計(jì)之中。因此，有的單位無專門的庫房，有的單位沒有專門的閱覽室；個(gè)別單位的檔案庫房就是一間什么都放的雜貨鋪。又如，建于2002年的某博物館，建筑外觀美觀、展覽主題有特色，就是說業(yè)務(wù)用房是符合博物館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范要求的，但辦公室因朝北而陰暗、面積也沒有適度超前的考慮。于是，隨著工作人員的增加，辦公用房越來越緊張，以至于把原本就不大的檔案室擠占了，現(xiàn)將檔案安置在出租房?jī)?nèi)，利用不便，也極不安全。

（三）檔案人員不夠穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高。主要表現(xiàn)是：一些單位檔案人員的變化比較頻繁，新人員需要較長(zhǎng)的熟悉、適應(yīng)過程，不利于檔案工作的持續(xù)、平穩(wěn)發(fā)展；個(gè)別單位人員變換時(shí)，去留隨意，工作交接不規(guī)范或根本無交接，這在一定程度上影響了檔案工作的業(yè)務(wù)技術(shù)連續(xù)性；有的單位檔案人員主要忙于其它日常工作，在熟悉檔案業(yè)務(wù)、創(chuàng)新檔案管理上明顯乏力，以至于有的單位檔案工作目標(biāo)管理晉級(jí)計(jì)劃一報(bào)再報(bào)、就是沒有出現(xiàn)那么一個(gè)可當(dāng)此任務(wù)的人。

（四）檔案管理質(zhì)量和利用效率有待提高。多年的年檢工作發(fā)現(xiàn)一個(gè)老問題，即多數(shù)單位在檔案管理質(zhì)量和利用效率上還有差距。表現(xiàn)為：一是有的單位歸檔范圍比較含糊、分類不夠合理，保管期限劃分不夠準(zhǔn)確，這方面也有人員變動(dòng)帶來的做法前后不一致等情況；有的注重了版式文件的歸檔，但對(duì)材料（即帳外文件）的歸檔重視不夠。二是檔案信息化程度不高，檔案管理“轉(zhuǎn)型升級(jí)”乏力。目前，我區(qū)文化系統(tǒng)沒有統(tǒng)一采用檔案管理軟件，原先因創(chuàng)建檔案工作目標(biāo)管理省一級(jí)而配備了專用軟件的2家文化單位也因人少事多已廢棄不用多年，多數(shù)單位還缺乏檔案信息化工作必需的設(shè)施、設(shè)備，無檔案專用計(jì)算機(jī)、掃描儀等，這給新方法、新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)的推廣應(yīng)用帶來困難，也嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量特別是檔案利用效率的提高。

（五）不能較好地發(fā)揮檔案服務(wù)功能，檔案工作有逐步弱化的趨勢(shì)。在新方法、新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)推廣應(yīng)用乏力的背景下，文化單位檔案工作跟不上發(fā)展要求，在服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)手段上不能滿足工作需要，影響了檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。有的單位內(nèi)部科室將有用的檔案資料自己保存，不向單位檔案室移交，檔案在各項(xiàng)工作中的作用弱化，也逐步使檔案工作在各單位中的地位趨于邊緣化。

2 加強(qiáng)文化單位檔案工作的對(duì)策措施

為做好全區(qū)文化單位檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用工作，使檔案工作更加切實(shí)地為打造余杭文化品牌、促進(jìn)余杭文化事業(yè)大發(fā)展大繁榮服務(wù)，筆者根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實(shí)施檔案法辦法》、《杭州市檔案管理?xiàng)l例》和文化部、國家檔案局《藝術(shù)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，就加強(qiáng)檔案工作提出如下對(duì)策（建議），以求全面改善和促進(jìn)我區(qū)文化單位檔案工作科學(xué)發(fā)展。

（一）、提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是做好檔案工作的思想先導(dǎo)。

“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來”。⑵胡錦濤1999年12月7日在全國檔案工作既表彰先進(jìn)會(huì)議上的這一段講話可以幫助我們提高對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)。對(duì)我區(qū)文化工作者而言，理解“講話”還要樹立“檔案工作沒做好、等于一年什么事情都沒做”以及“辦事要有依據(jù)、工作要留痕跡”的全員檔案意識(shí)。認(rèn)識(shí)提高了，接下來的事就是要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，絕不可出現(xiàn)忙忙碌碌一年、對(duì)檔案工作沒有時(shí)間過問的情況，要把檔案工作與文化業(yè)務(wù)工作一同布置、一同檢查、一同總結(jié)。加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，一是要加強(qiáng)檔案宣傳力度，利用各種有效載體抓好《檔案法》和《藝術(shù)檔案管理辦法》等法律法規(guī)的宣傳教育。通過宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響力，提高全系統(tǒng)檔案法制意識(shí)，形成依法治檔的良好氛圍；二是要指定單位檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃和分管領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)范圍，擺上議事日程；主要領(lǐng)導(dǎo)要定期聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)分析、研究、解決檔案工作遇到的問題，并把檔案工作列入本系統(tǒng)或本單位年度考核范圍，為檔案工作開展創(chuàng)造一個(gè)良好的內(nèi)部環(huán)境；三是要做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作，解決他們的實(shí)際問題，為他們提供良好的發(fā)展平臺(tái)，使他們能安心本職工作，從而促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（二）、加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善保管條件，是抓好檔案安全保管工作的根本要?jiǎng)?wù)。

檔案保管條件的好與壞，直接影響到檔案的壽命。我區(qū)各文化單位的檔案保管條件普遍比較薄弱，給檔案長(zhǎng)期保管造成了安全隱患。為此，各單位檔案室必須嚴(yán)格按照國家檔案局制訂的《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》、《文化藝術(shù)檔案管理辦法》等要求，對(duì)照自查，發(fā)現(xiàn)問題，切實(shí)改善。要進(jìn)一步加大對(duì)本單位檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投入，嚴(yán)格按檔案管理“十防”標(biāo)準(zhǔn)（要求），不斷完善檔案保管條件，盡可能地改變檔案室雜、亂、差的問題，做到檔案室專用、整潔、規(guī)范。要配備必要的檔案管理設(shè)備、穩(wěn)定檔案室溫度和濕度，以盡可能延長(zhǎng)檔案壽命。在電子文件時(shí)代，還要保證檔案信息的保密、安全、真實(shí)、可用。

（三）、突出特色、豐富室藏，為子孫后代積累寶貴文化藝術(shù)遺產(chǎn)。

要堅(jiān)持不懈地抓好日常文化藝術(shù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文化藝術(shù)檔案收集與整理。要以豐富館（室）藏為目標(biāo)，以擴(kuò)大門類、改善結(jié)構(gòu)為中心，以檔案規(guī)范整理和日常管理為重點(diǎn)，加大各項(xiàng)文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的文化藝術(shù)檔案的收集整理工作力度，確保文化藝術(shù)檔案資源的有效積累。應(yīng)集中管理的文化藝術(shù)檔案材料，任何部門、任何人不得單獨(dú)保存，更不能據(jù)為己有。各級(jí)文化行政部門要加強(qiáng)對(duì)收集整理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，通過組織開展文化藝術(shù)檔案收集整理專項(xiàng)檢查、文化藝術(shù)檔案資源建設(shè)展評(píng)、經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)等形式，推動(dòng)文化藝術(shù)檔案收集整理工作健康有序地進(jìn)行。⑶

各單位要牢固樹立“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的思想，⑷進(jìn)一步完善工作機(jī)制，切實(shí)加大對(duì)本地文化藝術(shù)界名人名家、民間老藝人檔案、資料的收集力度，全面收集和妥善保護(hù)他們?cè)陂L(zhǎng)期的文化藝術(shù)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、照片、音像、實(shí)物、電子、出版物等不同形式和載體的檔案、資料，不斷豐富和優(yōu)化文化藝術(shù)檔案的種類和內(nèi)容。切實(shí)加強(qiáng)珍貴、重要及瀕危文化藝術(shù)檔案特別是列入國家、省、市、區(qū)級(jí)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)名錄檔案的征集和搶救工作；要通過各種渠道、采取不同方式，征集和搶救散存在社會(huì)上的具有歷史文化價(jià)值的地方戲曲、民間手工藝品、口述文化、民俗活動(dòng)等珍貴、重要及瀕危的文化藝術(shù)檔案、資料，使之成為傳承民間文化和非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的重要載體，為子孫后代積累寶貴的文化藝術(shù)遺產(chǎn)。

以上內(nèi)容多半是針對(duì)本區(qū)檔案與文化主管部門說的。

筆者認(rèn)為，一個(gè)區(qū)（縣）文化館的全部檔案為一個(gè)全宗。構(gòu)成這個(gè)檔案全宗的主要內(nèi)容可概括三個(gè)單元：一是以業(yè)務(wù)組織為基本單元，其主要內(nèi)容為黨群工作、行政管理類檔案。二是以群眾文化活動(dòng)為基本單元，區(qū)（縣）文化館開展群眾文化活動(dòng)，多數(shù)為承辦、主辦的活動(dòng)不多，把這些檔案稱為文化藝術(shù)檔案可以，但它（特別是承辦的活動(dòng)）顯然沒有《藝術(shù)檔案管理辦法》所指的“文化藝術(shù)檔案”那么成套和完整。比如，元宵節(jié)活動(dòng)的策劃書、會(huì)議通知往往是文化主管部門形成的、本館就演出了一場(chǎng)現(xiàn)成的戲，這類活動(dòng)本館可能就形成了一些照片（檔案）；因此，本文多數(shù)地方提文化單位檔案工作，就是出于這個(gè)考慮。三是以個(gè)人為基本單元，區(qū)（縣）文化館藝術(shù)大家不多，因此，這個(gè)方面的檔案大多為通過征集所得，而征集檔案的職責(zé)和長(zhǎng)處還是本地檔案部門。因此，區(qū)（縣）文化館形成的檔案實(shí)際上都納入了文書檔案范疇，是按照文書檔案的管理要求進(jìn)行收集與整理的。以開展群眾文化活動(dòng)為主的文化館如此，其它單位更不必說了。

（四）各單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

要注重文化藝術(shù)檔案的開發(fā)利用，通過提取檔案精華編寫有存史價(jià)值的作品。如區(qū)文化館編寫的《群英薈萃》，每年一冊(cè)，長(zhǎng)期堅(jiān)持，可以成為文化史料，再通過整理可以為編寫《余杭區(qū)文化館志》服務(wù)。

發(fā)揮文化藝術(shù)檔案的親民傳統(tǒng)，編研出為老百姓喜聞樂見的文化產(chǎn)品。如，精選著名演員的劇照出版臺(tái)歷或年歷等文化產(chǎn)品。

區(qū)檔案館可以通過與文化部門進(jìn)行合作，記錄歷史文化和正在消失的歷史場(chǎng)景并開展檔案展覽。近年來，余杭文化建設(shè)力度加大。2012年12月截止，余杭已有5項(xiàng)列入國家級(jí)非遺項(xiàng)目名錄，20個(gè)項(xiàng)目列入浙江省非遺代表作名錄，47個(gè)項(xiàng)目列入杭州市非遺代表作名錄，94個(gè)項(xiàng)目列入?yún)^(qū)非遺代表作名錄。⑸“非遺”申報(bào)檔案需要保管好；同時(shí)，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮區(qū)檔案館有場(chǎng)地、文化館有“非遺”資源等優(yōu)勢(shì)，兩者結(jié)合，舉辦“非遺”展覽，一定能夠?yàn)橛嗪既颂峁┮粋€(gè)新的文化休閑好去處。

在挖掘非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案的基礎(chǔ)上，先后編纂出版了《余杭民間藝術(shù)大觀》、《余杭非遺連環(huán)畫叢書》、《余杭?xì)v史文化研究叢書·余杭民間文化》等一批非遺專著，擴(kuò)大了檔案的作用、傳播了余杭文化。⑹

要努力推進(jìn)文化單位檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)文化單位檔案管理現(xiàn)代化。要積極采用適用的檔案管理軟件對(duì)檔案目錄進(jìn)行著錄，對(duì)珍貴文化藝術(shù)檔案原文進(jìn)行數(shù)字化加工，建設(shè)文化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫，為高效、便捷利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定良好基礎(chǔ)。

（五）提高檔案人員的素質(zhì)，著力培養(yǎng)創(chuàng)新精神，加快檔案工作科技進(jìn)步是推動(dòng)文化單位檔案事業(yè)發(fā)展的人才保障。

當(dāng)前，有一支相對(duì)穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍還不能夠適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展需要。隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案工作所面臨的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理模式都在發(fā)生變化，高科技也應(yīng)用到檔案工作中，因此，提高檔案人員的素質(zhì)，加快檔案工作科技進(jìn)步，積極培養(yǎng)文化業(yè)務(wù)與檔案管理知識(shí)、技能兼修的復(fù)合型人才顯得尤為重要。

一是要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的教育培訓(xùn)，確保檔案人員持證上崗。在檔案培訓(xùn)過程中，要結(jié)合新時(shí)期檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，按需施教，注重實(shí)效，運(yùn)用“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”等培訓(xùn)方式，使檔案人員盡快掌握檔案整理歸檔工作流程，全面熟悉檔案業(yè)務(wù)。

二是加強(qiáng)專題培訓(xùn)，在注重實(shí)用性上下功夫。比如，圍繞檔案“收、管、用”的要求，通過專題培訓(xùn)，提高各單位檔案人員檔案收集及管理工作基本功。

三是要加強(qiáng)對(duì)檔案人員繼續(xù)教育。隨著新技術(shù)的逐步應(yīng)用，檔案種類和載體的多樣化及管理方法的不斷更新，對(duì)檔案人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及操作能力等方面都提出了新的更高要求。因此，在現(xiàn)階段搞好檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，就是要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的繼續(xù)教育，不斷提高檔案工作人員的整體素質(zhì)，從而提高檔案管理水平。

四是抓培養(yǎng)，提高檔案人員的創(chuàng)新精神。檔案人員創(chuàng)新精神的培養(yǎng)，要在以下幾個(gè)方面努力：

1、要有敬業(yè)精神。愛崗敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。一個(gè)檔案工作者對(duì)事業(yè)的熱愛、對(duì)工作的迷戀，必然促使他積極思考問題，勇于提出改進(jìn)工作的意見和設(shè)想，而且不滿足于一得之功，一孔之見，從而不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。

2、要有豐富的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。因?yàn)橹R(shí)和經(jīng)驗(yàn)可以使人產(chǎn)生廣泛的聯(lián)想，使思想靈活敏銳，進(jìn)而迸發(fā)出創(chuàng)新靈感的火花。

3、要培養(yǎng)獨(dú)立思考問題的習(xí)慣。獨(dú)立思考就是調(diào)動(dòng)主觀思維能力，大膽設(shè)想，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法，解決新問題。獨(dú)立思考問題就要克服種種思想障礙，消除自卑心理和盲目迷信權(quán)威的思想，擺脫傳統(tǒng)觀念和習(xí)慣勢(shì)力的束縛。

4、要有求實(shí)的科學(xué)精神。要以”三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，準(zhǔn)確把握文化藝術(shù)檔案工作發(fā)展所面臨的新形勢(shì)、自身發(fā)展的新情況和所處的新環(huán)境，學(xué)習(xí)、總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神，把握規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，創(chuàng)造性地開展工作。

5、要真抓實(shí)干。創(chuàng)新不是空泛的口號(hào)，而是發(fā)展文化藝術(shù)檔案事業(yè)的嚴(yán)肅命題，看準(zhǔn)了的問題，就要大膽地試，拿準(zhǔn)了的事情就要大膽地辦、大膽地干。腳踏實(shí)地，一步一個(gè)腳印，實(shí)實(shí)在在取得實(shí)際成效，才是真正的創(chuàng)新。

注釋

⑴參見本文第二部份之（三）有關(guān)內(nèi)容。

⑵胡錦濤：《在全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上講話》，《人民日?qǐng)?bào)》（1999年12月08日第1版）

⑶《文化部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案的意見》（文辦發(fā)【2008】37號(hào)）。

⑷原全國政協(xié)主席李瑞環(huán)為慶祝中央檔案館成立40周年時(shí)的題詞。

⑸⑹余杭區(qū)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)管理辦公室，高潔《余杭區(qū)非遺信息三則》，2013年1月6日，浙江省非物質(zhì)文化遺產(chǎn)網(wǎng)站。

作者簡(jiǎn)介

高建華，男，余杭區(qū)檔案館，副研究館員。