新時期檔案信息化管理工作探究

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案部門“十二五”期間的一項戰(zhàn)略任務(wù)，作為國民經(jīng)濟和社會信息化的一個顯著標志，人們獲取信息已越來越系統(tǒng)、全面和深入，傳統(tǒng)的檔案管理利用方式已難以滿足社會的要求，以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的信息技術(shù)，使整個檔案部門面臨前所未有的巨大挑戰(zhàn)。按照檔案信息化的要求，檔案管理模式要從檔案實體保管向檔案數(shù)字化信息管理轉(zhuǎn)變，大力開發(fā)檔案信息資源，為社會提供及時、準確、系統(tǒng)、多層次、全方位服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；探究

1 檔案資源信息化管理工作及分析

1.1 檔案資源信息化的主要工作

檔案館檔案數(shù)字化管理就是運用計算機技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的管理模式。通過計算機錄入存儲、數(shù)碼信息系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)辦公自動化、文檔一體化、保管智能化和服務(wù)現(xiàn)代化，實現(xiàn)館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開發(fā)利用，

滿足社會各方而的需求。從目前來講，檔案資源數(shù)字化的主要工作，一方面是對館藏檔案進行標準化整理和數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，縮微膠片影像的數(shù)字化，以及錄音、錄像、照片、圖紙檔案的數(shù)字化，使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機上網(wǎng)的數(shù)字信息。另一方面是調(diào)整檔案館的收藏方案，大量接收新型的電子檔案。另外要加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，在開發(fā)檔案專題目錄、文獻數(shù)據(jù)庫的同時，大力開發(fā)檔案全文數(shù)據(jù)庫、光盤數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。

1.2 檔案信息化工作現(xiàn)狀分析

⑴檔案數(shù)字化錄入形式?，F(xiàn)階段數(shù)字化的主要方式有計算機錄入、 掃描錄入、數(shù)碼相機拍照錄入三種。計算機錄入速度慢、效率低、成本高。掃描技術(shù)存在圖像質(zhì)量不高、字符分類、源文獻的背景干擾和單位成本高等缺陷。掃描錄入可作為文件、照片檔案的數(shù)字化。數(shù)碼相機拍照錄入較快，但需要后期圖像處理軟件的再加工。

⑵數(shù)字化檔案的選擇問題。檔案館藏數(shù)量相當可觀，保存的檔案信息種類繁多，浩如煙海。要完全數(shù)字化是不現(xiàn)實也是不必要的。必須依據(jù)檔案信息的價值不同、開放利用時限不同、保密程度不同來決定數(shù)字化的輕重緩急，把群眾利用率高的民生檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。

⑶檔案數(shù)字化制度的建立。檔案數(shù)字化建設(shè)需要制訂一系列的行業(yè)標準規(guī)范，以確保各單位的數(shù)字化資源具有共享和交換的基礎(chǔ)。如電子文件的收集、整理、鑒定、歸檔，及形成的電子檔案如何管理等，由于缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)定，嚴重制約了電子檔案的歸檔和管理工作。

2 檔案館網(wǎng)絡(luò)信息化管理面臨的問題

2.1 檔案館信息化工作網(wǎng)絡(luò)的建立

一般認為檔案信息網(wǎng)絡(luò)即檔案館內(nèi)部的局域網(wǎng)，或者互聯(lián)網(wǎng)上的檔案網(wǎng)站，這種認識在新時期顯得過于狹隘。目前計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以驚人的速度發(fā)展，相應地網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的功能類型也多種多樣，如內(nèi)部的局域網(wǎng)、外部的廣域網(wǎng)、網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件等。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應當是各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的綜合應用，不僅包括檔案館內(nèi)部的檔案信息局域網(wǎng)、高速檔案區(qū)域網(wǎng)，而且包括接入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的檔案站點，以及基于檔案局域網(wǎng)和檔案站點之上的虛擬性全國檔案信息廣域網(wǎng)。檔案館將從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體形態(tài)向以互聯(lián)網(wǎng)為載體的數(shù)字化形態(tài)轉(zhuǎn)變。因此，檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作，先要完成內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)及與之相適應的各種硬件與軟件的建設(shè)，還要通過城市信息中心，與國家、省市相關(guān)部門實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)。利用網(wǎng)絡(luò)的傳輸便利，為檔案信息的輸入、輸出及館際間工作信息的流傳提供高速、便利的信息通道，促進諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和各部門之間的溝通與合作，使檔案工作效率大大提高，使檔案社會化服務(wù)的時效性、廣泛性更加突出。

2.2 檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要解決的問題

⑴數(shù)字檔案的利用問題。檔案的憑證價值是檔案的基本價值之一，但是，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案具有易修改性，使其原始證據(jù)作用受到了挑戰(zhàn)。如何永久保證檔案信息憑證作用的法律地位，是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作的重要課題。通常上網(wǎng)的檔案信息事先都要經(jīng)過管理人員的鑒定，但是通信線路的故障和網(wǎng)絡(luò)“黑客”的篡改會使檔案信息在網(wǎng)上傳輸?shù)倪^程中發(fā)生變化。如果從網(wǎng)上獲得的檔案信息不可靠，檔案信息網(wǎng)就失去了意義。為此，檔案利用者可以采用密鑰與數(shù)字簽名技術(shù)，防止黑客篡改檔案信息。

⑵檔案信息的保密和安全性問題。它包含保密性和完整性兩個基本要素。完整性要求檔案信息在存儲或傳輸過程中，保持不被修改、破壞和丟失。保密性就是要防止檔案信息被故意的或偶然的非授權(quán)泄露、更改破壞或使信息被非法的系統(tǒng)辨識、控制，確保信息的安全。首先檔案館必須經(jīng)過嚴格鑒定、劃密等工作后，確定可在網(wǎng)上提供利用的檔案，對于尚未開放的檔案信息，則不宜上網(wǎng)，以免造成泄密。對于檔案館規(guī)定了一定的保密范圍和保密時限的部分檔案，也可設(shè)置防火墻防止用戶隨意利用，同時可以通過身份驗證和電話預約的方式加以控制利用。最后，做好檔案信息的數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生硬件故障或受到黑客攻擊，可在最短時間恢復系統(tǒng)。在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，法律措施與技術(shù)手段相結(jié)合是發(fā)展趨勢。其主要采用的技術(shù)保護手段有：信息加密技術(shù)、信息訪問控制技術(shù)、身份驗證技術(shù)、防火墻技術(shù)、防泄漏技術(shù)、信息自動恢復技術(shù)等。

3 檔案資源信息化管理新構(gòu)想

3.1 電子檔案管理模式

電子檔案管理是一種新型管理模式。紙質(zhì)檔案數(shù)量日益膨脹，檔案庫容日漸飽和，且一批紙質(zhì)歷史檔案在逐步自然老化，必須采取先進技術(shù)手段加以搶救。同時，電子檔案信息載體已日趨多元化，對紙質(zhì)檔案形成強大的沖擊，所以單一的原有管理模式再難以適應現(xiàn)時檔案管理工作的發(fā)展要求。在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，電子檔案的利用不僅快速方便，而且用戶不與檔案原件直接接觸，使檔案原件不受損害，能最大限度地延長檔案的保管壽命。電子檔案存貯載體存貯容量很大，其軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間很小，檔案庫房管理較方便。但電子檔案的技術(shù)保護對溫、濕度變化和紙質(zhì)檔案相比，要求更為嚴格，對防塵、防火、防光、防磁等條件更加苛刻，還要嚴格防范計算機病毒。紙質(zhì)檔案和電子檔案各具優(yōu)劣，現(xiàn)行的雙軌制管理就是避免兩種載體的不足。

3.2 建設(shè)數(shù)字化虛擬檔案館

這種檔案館不是檔案實體存儲機構(gòu)，而是存在于網(wǎng)絡(luò)上的有序的信息空間，檔案館完全數(shù)字化，作為控制中心對分布于網(wǎng)絡(luò)上的電子檔案進行管理，所有的管理都是在網(wǎng)絡(luò)上進行。一切信息均存于網(wǎng)上，用戶利用在線目錄檢索到檔案，提出全文利用申請，經(jīng)過檔案館批準、授權(quán)，通過連接進入所需文件的存儲網(wǎng)址，利用軟硬件資源識別讀取、打印檔案信息，具有最大的利用方便性，但要求更高的網(wǎng)絡(luò)安全控制和網(wǎng)絡(luò)資源管理技術(shù)。

總之，充分開發(fā)利用好檔案信息資源，建設(shè)最佳的館藏，最大化地發(fā)揮出信息資源整體效應，實現(xiàn)高速快捷服務(wù)的信息網(wǎng)絡(luò)，使社會各界人士能及時有效地上網(wǎng)查詢到所需的各種檔案信息，是新時期實現(xiàn)檔案信息化管理工作的最終目標。

參考文獻

[1]黃巖 機關(guān)文書檔案信息化管理工作探析[J]黑龍江檔案2012（2）

[2]睢強 檔案信息資源建設(shè)之數(shù)字化管理[J]科技信息2013 （5）

作者簡介

睢壯，男，本科，檔案館員。