檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀與問題

姜仁淑

摘 要：本文通過對檔案管理現(xiàn)狀進行調(diào)查，從檔案的管理現(xiàn)狀、檔案管理規(guī)劃與制度建設(shè)、檔案的收集歸檔、信息化建設(shè)、檔案的高管與鑒定、檔案的利用等方面進行調(diào)查數(shù)據(jù)進行分析，還提出了對檔案進行有效管理的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；調(diào)查研究

1 檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查

我國目前的檔案管理方式較之發(fā)達國家還較為落后，在檔案管理的整體開展思路方面也有一定問題，檔案管理參與人員對工作熱情不足也缺乏創(chuàng)新意識，再加上我國檔案管理工作方面的體制也并不完善，種種原因使得檔案管理工作難以發(fā)揮其價值，具體有以下幾個方面：

1.1 檔案管理工作制度落后

首先我國檔案管理工作的基礎(chǔ)條件就落后于其他國，缺乏新的基礎(chǔ)設(shè)施，難以保證檔案管理的規(guī)范性與合理性，使得一些檔案管理工作難以落實；工作環(huán)節(jié)上也存在著基礎(chǔ)工作不合理等相關(guān)問題，再加上缺少經(jīng)費，導(dǎo)致很多重要檔案資料不能及時整理，而且還有一些檔案管理工作人員自身素質(zhì)問題，使得混亂的檔案資料更陷于混亂之中。種種問題使得檔案管理的相關(guān)信息資源得不到共享，發(fā)揮不出資料信息的重要作用與價值，甚至在經(jīng)濟不發(fā)達的地區(qū)連配置都不完善，這就大大影響了檔案管理的工作開展。

然后其存在的另一重大問題就是檔案收集缺乏力度、材料質(zhì)量問題差。某些檔案不能生搬硬套相關(guān)規(guī)定，沒有形成自己的細則，內(nèi)容不完整、不具體。這樣即使建立的相應(yīng)的制度也會存在執(zhí)行方面的問題。在收集材料方面問題更是突出，材料收集不全面，特別是某些應(yīng)時性的檔案收集不完整，這直接導(dǎo)致了檔案收集的混亂。再者檔案工作制度的落后直接導(dǎo)致的是檔案保存方法的不及時，紙張破損、發(fā)黃、褪色等重大問題使材料變相變得不真實，材料的合法性與真實性受到質(zhì)疑。

第三方面就是缺少相應(yīng)的檢查、監(jiān)察機制。多少單位的人事檔案處于無人問津狀態(tài)，多少單位的檔案沒有定期檢查，就是這些漏洞使得不法分子鉆檔案管理的漏洞。甚至有些人員在檔案遺失期間，一些單位趁機違法犯罪，推卸責(zé)任。種種原因使得檔案材料的真實性受到質(zhì)疑，檔案信息虛假不全，可信度減低，這給社會、給單位、為個人都帶來嚴重的問題。

1.2 管理人員責(zé)任感不足

信息時代的快速發(fā)展對檔案管理參與人員的工作方式和思維有很大的要求，但由于管理人員的服務(wù)觀念和服務(wù)意識不強，無法滿足檔案管理工作的發(fā)展，且在服務(wù)的觀念和意識上也有缺陷，沒有對檔案管理深入了解，脫離了檔案管理工作作為一個服務(wù)行業(yè)的宗旨。

責(zé)任感的不足事實上和個人管理理念息息相關(guān)，因此我提出一下兩點要求，其一，滿足其知情權(quán)。對于檔案的不透明、知情權(quán)不落實而造成的種種問題日益增多，有的單位還塞進缺乏事實根據(jù)的材料，因檔案管理問題而引發(fā)的訴訟案件也逐漸增多，變相的增加的訴訟成本、社會管理成本。其二，嚴格遵守檔案保管權(quán)限。嚴格按國家規(guī)定執(zhí)行，隨著我國經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，外資、民營等經(jīng)濟成分在經(jīng)濟發(fā)展中占有越來越重的比例，有的單位對檔案保管只能將其寄放出去，自己無暇管理，顯然這種做法會導(dǎo)致檔案管理的松弛與混亂，讓不法分子乘虛而入。同時企業(yè)工作的人員檔案已是薄弱，沒有把在工作中形成的材料保存下來，時間一久，對于單位和個人都是一種不可彌補的損失。

1.3 檔案管理工作缺少統(tǒng)一的指標

目前，通常是以對檔案工作的完成情況為指標，這是因為對檔案工作人員的工作能力、業(yè)績等不明確，還有就是檔案的收集、檔案的保存、檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新等。

檔案管理的方法很重要，現(xiàn)在傳統(tǒng)的檔案管理辦法受到嚴峻的挑戰(zhàn)，自改革開放以來，隨著市場經(jīng)濟的推動，人員流動現(xiàn)象日益增加，人檔分離的現(xiàn)象也越來越普遍， 在實際操作部門中，管理部門與流動人員之間的權(quán)益和管理矛盾日益顯露，如“棄檔”的事件多次發(fā)生。管理方法的落后直接影響的是管理效率，效率一低就帶來各種社會問題，浪費大量社會資源。

2 針對檔案管理現(xiàn)狀的對策

2.1 必須具備現(xiàn)代化觀念

計算機信息技術(shù)迅猛發(fā)展，這是檔案管理發(fā)展的機遇與挑戰(zhàn)，因此檔案基礎(chǔ)工作的創(chuàng)新顯得尤為重要，首先要豐富館藏，加強對時代需求的了解，與時代接軌，儲藏與群眾密切相關(guān)的東西。其二，必須形成搞笑的檢索工具體系，搞笑的檢錯工具體系有利于信息傳輸?shù)母咝裕瑢崿F(xiàn)檢索工具的創(chuàng)新必須利用計算機技術(shù)和信息科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，最后逐步實現(xiàn)檔案管理工作檢索體系的自動化。其三，運用現(xiàn)代技術(shù)手段，計算機可以將麻煩的工作變得簡單，利用計算機管理檔案業(yè)務(wù)是明智之舉，現(xiàn)階段抑或是將來檔案的管理必然越來越煩瑣，因此在管理方法中帶入現(xiàn)代化技術(shù)手段是非常必要的。

2.2 創(chuàng)新管理思路

其一，確立檔案工作新觀念，檔案信息必須做到一體化，要及時更新檔案內(nèi)容，做到與時俱進。其二，樹立創(chuàng)新理念，工作人員在價值理念、效益理念、競爭理念方面要時時更新，不斷創(chuàng)新。其三，建設(shè)嚴謹、精銳的檔案人員隊伍，大難集中統(tǒng)一管理，高效便捷，確保檔案資料更新、完整。

2.3 變革管理模式，要有適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的內(nèi)部管理

科學(xué)的管理手段是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，學(xué)習(xí)和掌握先進的管理理念和管理方法，并且將其運用到具體管理當中，使得檔案管理一步步向更高效率、更大效果和更優(yōu)目的邁進?？梢赃\用分工協(xié)作等方法，分工基礎(chǔ)上綜合不同制式，將不同制式結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平和工作能力的檔案管理人員優(yōu)化分工，充分調(diào)動每個人積極性，培養(yǎng)其責(zé)任感。

參考文獻

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