普通高校成人教育類檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

黃猛　陳超　王娟

摘 要：普通高校成人教育檔案是高等學(xué)校檔案的一個(gè)重要組成部分，如今，成人教育檔案管理具有復(fù)雜化、特殊化、多樣化和動(dòng)態(tài)化等特點(diǎn)。為了適應(yīng)這些新的變化，必須加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理、科學(xué)歸類、合理開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：普通高校；成人教育；檔案管理

國家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）明確提出“成人教育活動(dòng)，是終身學(xué)習(xí)體系的重要組成部分?！币罅Πl(fā)展成人教育事業(yè)，要辦好成人教育必須重視管理工作，成人教育檔案的管理工作是其重要組成部分。成人高等教育檔案是衡量學(xué)校成人教育管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，也是發(fā)展成人高等教育和開展教學(xué)研究的重要信息來源和決策依據(jù)。

1 普通高校成人教育檔案管理的新特點(diǎn)

隨著我國改革開放的不斷深入，當(dāng)今社會(huì)對(duì)各種應(yīng)用型、復(fù)合型人才的需求與日劇增，很多成人高校為主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)的需要，在辦學(xué)層次和形式上發(fā)生了很大的變化，使成人高校的學(xué)籍檔案形成了一些新的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）成教檔案的復(fù)雜化。突出表現(xiàn)在：一是成人高等教育學(xué)生學(xué)籍檔案記錄方面，反映了學(xué)生學(xué)習(xí)的全過程，記載著學(xué)生思想、成績(jī)、紀(jì)律等方面的變化狀況，但由于成教學(xué)生來源復(fù)雜、分布廣泛，來自不同階層、不同行業(yè)、不同單位、不同地方，故各種學(xué)籍管理的周期長(zhǎng)、難度大，必須進(jìn)行長(zhǎng)期采集和積累；二是辦學(xué)形式和聯(lián)合辦學(xué)單位情況復(fù)雜，成人教育與市場(chǎng)聯(lián)系緊密，專業(yè)設(shè)置每年均有變化，其管理難度增加。

（二）成教檔案的特殊化。成教學(xué)生大多是成年人，有工作、有家庭，很多學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中由于種種原因，經(jīng)常出現(xiàn)申請(qǐng)休學(xué)的情況，其畢業(yè)時(shí)間就要推遲，從而出現(xiàn)遺留生的情況，所以必須將他們的檔案單獨(dú)長(zhǎng)期保管。同時(shí)，還要時(shí)刻關(guān)心他們的課程通過情況，特別是英語、計(jì)算機(jī)等統(tǒng)考課程，需到相關(guān)部門核實(shí)，以便督促他們盡快畢業(yè)。

（三）檔案內(nèi)容的多樣化。一方面，高校的成人教育與普通本?？平逃顒?dòng)比較，它擔(dān)負(fù)的任務(wù)和涉及的教學(xué)環(huán)節(jié)是一個(gè)統(tǒng)一的整體，具有明顯的綜合性、多樣化特征。通常，招生、教學(xué)、考試到畢業(yè)等一系列完整的教學(xué)活動(dòng)和管理任務(wù)是一所高校各部門相互協(xié)調(diào)共同承擔(dān)完成的，但成人教育的所有教務(wù)和管理工作卻是其主管部門即成人教育學(xué)院協(xié)同相關(guān)專業(yè)院系獨(dú)立運(yùn)作的，。由此，必然會(huì)形成與高校近似的多種門類的檔案；另一方面，隨著辦學(xué)模式的多樣化改革，高校成教部門已形成多種教學(xué)類型如成人脫產(chǎn)、夜大學(xué)、自學(xué)考試以及各種非學(xué)歷教育，開辦了本科、?？埔约俺扇酥袑５葘哟蔚膶W(xué)歷教育。如此復(fù)雜多樣的教學(xué)、學(xué)歷教育類型，使成人教育檔案的內(nèi)容非常廣泛，它覆蓋所辦各種教育的學(xué)員學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程設(shè)置等內(nèi)容。顯然，其內(nèi)容十分廣泛。

（四）檔案內(nèi)容的動(dòng)態(tài)化。突出表現(xiàn)在學(xué)籍檔案上，它具有階段性，例如，錄取名冊(cè)是一次性收集，學(xué)習(xí)成績(jī)是每學(xué)期收集一次，獎(jiǎng)懲記錄是隨時(shí)收集的，畢業(yè)鑒定是期末收集的?？傊?，學(xué)籍檔案隨著學(xué)生基本素質(zhì)的發(fā)展變化而變化，隨著學(xué)生情況的動(dòng)態(tài)變化，學(xué)籍檔案的內(nèi)容也在不斷補(bǔ)充和完善。

針對(duì)這些新的特點(diǎn)，需要研究新的檔案管理對(duì)策，全面促進(jìn)成人高等教育的發(fā)展是當(dāng)務(wù)之急。

2 普通高校成人教育檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

提高對(duì)成人教育檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的宣傳，增強(qiáng)成人教育工作者的群體檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，應(yīng)明確一位或者多位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作；在聘用人員上，應(yīng)選聘責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)熟練的專業(yè)人員；在制度建設(shè)上，應(yīng)制定科學(xué)的檔案工作制度；在設(shè)備、資金上給予充分的保證，應(yīng)設(shè)置檔案室，訂做規(guī)范的檔案柜，并購置計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等設(shè)備，為檔案的管理創(chuàng)造了良好的物質(zhì)條件；注重資料的收集，單位所有工作人員應(yīng)將自己工作文件定期分類、立卷并交檔案工作人員，確保檔案的完整性。有了這些方面的保障條件，能夠充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

（二）認(rèn)真分析、科學(xué)分類

普通高校成人高等校教育是普通高校的一部分。因而，成教檔案的分類按照嚴(yán)格國家教育部發(fā)布《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)整理檔案資料，并在案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄等方面實(shí)行計(jì)算機(jī)編制。案卷封面、備考表及脊背均應(yīng)按國家標(biāo)準(zhǔn)填寫。按照檔案材料的內(nèi)容性質(zhì)，將其分門別類進(jìn)行管理，以便于查找利用。成人高等教育應(yīng)包括以下五個(gè)方面的檔案內(nèi)容：一是教育行政方面包括上級(jí)下發(fā)的有關(guān)成人教育的各種文件、教學(xué)改革、評(píng)估檢查、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；二是招生方面包括招生工作文件、招生計(jì)劃、錄取新生名單、合作辦班合同、學(xué)員名單等；三是學(xué)籍方面應(yīng)包括學(xué)生登記表、成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍變更材料等；四是教學(xué)方面應(yīng)包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程設(shè)置、實(shí)習(xí)計(jì)劃、總結(jié)及優(yōu)秀實(shí)習(xí)報(bào)告等；五是畢業(yè)生工作方面應(yīng)包括畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)、畢業(yè)生名單、畢業(yè)證書發(fā)放存根、本科畢業(yè)生學(xué)位評(píng)定文件、授予學(xué)位學(xué)員名單等。

（三）嚴(yán)格規(guī)范、職責(zé)明確

健全檔案管理制度和規(guī)范檔案管理，普通高校成人教育檔案管理在立卷過程中可以采取“三集中、一統(tǒng)一”的方式，即集中人員、集中時(shí)間、集中文件，由學(xué)校檔案館統(tǒng)一指導(dǎo)完成。每年立卷前召開一次各相關(guān)人員會(huì)議，具體部署本年度文件材料立卷歸檔的范圍、要點(diǎn)和時(shí)間安排。在立卷過程中，協(xié)助、指導(dǎo)各站點(diǎn)、各院（系）立卷，及時(shí)解決他們?cè)诹⒕砉ぷ髦杏龅降膯栴}，發(fā)現(xiàn)材料不齊全的采取了深入收集、催交補(bǔ)全等措施，以確保各類檔案的歸檔率與完整率，實(shí)行備份歸檔（向?qū)W校檔案館提交原始檔案，成教院存放復(fù)印檔案，保證了成教院檔案體系的完整），在歸檔過程中，注重原始資料的收集，保證了檔案資料的真實(shí)性，對(duì)所有檔案的分類、整理、組卷、裝訂均按國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，按期完成年度立卷歸檔任務(wù)，確保檔案三率達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)。

（四）科學(xué)保管、合理開發(fā)利用

檔案材料保存要科學(xué)規(guī)范，在檔案的保管中檔案庫房應(yīng)做到“八防”與“四不”，即：防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光；不損壞、不丟失、不失密、不泄密。維護(hù)檔案的完整性，是檔案開發(fā)的前提條件。檔案的開發(fā)和利用是檔案保管的最終目的，也是成人高等教育檔案工作人員的職責(zé)。檔案人員必須始終堅(jiān)持以用戶為中心的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度，要有高度的責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，不斷研究學(xué)籍檔案利用工作的新情況、新特點(diǎn)，解決檔案工作的新問題，應(yīng)該從多維度對(duì)所保管的檔案進(jìn)行開發(fā)利用，使得所保管的檔案能為決策層提供決策支持和滿足用戶的各種需求。這樣才能體現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

總之，高等學(xué)校成人教育檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，新世紀(jì)，新挑戰(zhàn)，為適應(yīng)高等學(xué)校成人教育事業(yè)的發(fā)展要求，高校檔案工作要確定更全、更新、更高的目標(biāo)。檔案管理者要不但提高自己的業(yè)務(wù)技能和工作水平，積極探索行之有效的檔案管理途徑，使成人教育檔案管理工作在教育教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)等方面發(fā)揮重要作用，為社會(huì)進(jìn)步和學(xué)校發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

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