談人事檔案存在的問題及對策

杜智華　王斌

摘 要：結(jié)合自己三十多年在檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出人事檔案主要存在的問題及對策。我單位多年來出現(xiàn)個人檔案的內(nèi)容丟失、失真、材料不全、歸檔不規(guī)范、功效發(fā)揮較差等嚴(yán)重現(xiàn)象，要想管好用好人事檔案，在提供利用個人檔案時要改進(jìn)策略。一是更新工作理念，重視檔案管理工作；二是規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作機(jī)制；三是創(chuàng)新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；問題；對策；建議

本人從198O年參加工作時就從事檔案管理工作，至今已經(jīng)30多年。檔案管理工作作為一個單位工作活動的歷史記錄，具有專業(yè)性、多樣性和成套性等特點(diǎn)，對于一個單位的發(fā)展具有重要意義。人事檔案是人才信息的重要載體，我處目前人事檔案主要存在個人檔案內(nèi)容丟失、失真、材料不全、等嚴(yán)重現(xiàn)象，在很大程度上給單位和個人帶來很多不便。要從根本上解決人事檔案管理存在的問題，就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。現(xiàn)將我單位檔案管理的情況和自己對人事檔案的認(rèn)識論述如下：

1 人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團(tuán)時間也是大致一個年月，有的同一問題填寫的內(nèi)容卻不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成很大的麻煩，尤其是一些比較常用的名字。如：張麗，張利等。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，所以利用檔案時給個人帶來了許多不便。

2 人事檔案需要有連續(xù)性、完整性

個人檔案材料的不全 一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認(rèn)識不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

3 人事檔案新、舊體制轉(zhuǎn)變

人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。目前單位人事檔案是由人事部門分管、近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

4 人事檔案管理的對策

人事檔案管理中收集材料是基礎(chǔ)。人事檔案制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂。加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)做一件大事來抓，高度重視這項(xiàng)工作，并在檔案工作中嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定去做。一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，庫房面積至少需20平方米，并配置鐵質(zhì)的檔案柜。另一方面還要在庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

5 人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

（二）完善人事檔案管理工作中制度是保障

人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進(jìn)行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補(bǔ)缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

（三）采用信息化管理手段 信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，新的管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。

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