試談機(jī)關(guān)文件檔案的計(jì)算機(jī)管理

黃慶容

摘 要：機(jī)關(guān)文件和檔案管理技術(shù)的歷程，不僅記錄著機(jī)關(guān)文件和檔案信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化管理，而且反映出機(jī)關(guān)檔案管理和檔案信息化開(kāi)發(fā)的進(jìn)步。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在機(jī)關(guān)文件和檔案歸檔管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)文件；計(jì)算機(jī)；檔案管理

試論文檔一體化計(jì)算機(jī)管理在檔案現(xiàn)代化管理中的作用，探索適合本單位自身實(shí)際的文件檔案管理模式，實(shí)行文書(shū)文件和檔案歸檔一體化計(jì)算機(jī)管理，能有效地加快檔案管理現(xiàn)代化模式的步伐，符合文書(shū)和檔案管理的實(shí)際需要。本文想就此問(wèn)題談點(diǎn)初步意見(jiàn)和看法。

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化已進(jìn)入機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)。信息載體和數(shù)據(jù)處理是傳統(tǒng)機(jī)關(guān)文件管理工作中的兩大要素，而計(jì)算機(jī)是信息載體和數(shù)據(jù)處理實(shí)現(xiàn)飛越不可缺少的工具。特別是通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，使機(jī)關(guān)工作走向信息化、數(shù)字化。傳統(tǒng)的手寫(xiě)紙質(zhì)文件被高效、快捷的辦公自動(dòng)化方式取代。各種文件、檔案、數(shù)據(jù)都以數(shù)字形式存儲(chǔ)于服務(wù)器中，可供計(jì)算機(jī)檢索檔案索引目錄快速查詢、即用即調(diào)。在信息速度飛快提高的環(huán)境中，通過(guò)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的逐步發(fā)展和完善，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案管理水平和管理效能。下面筆者就部分機(jī)關(guān)文件的計(jì)算機(jī)管理談幾點(diǎn)看法。

1 人工管理文件存在的弊端

多年來(lái)，局機(jī)關(guān)系統(tǒng)文件管理工作經(jīng)過(guò)不斷的探索和研究，已逐漸形成了一整套的管理模式，但大部分直屬單位文件管理工作還停留在人工管理階段。而人工管理文件存在著以下弊端：

一是，文件的使用時(shí)效性差。有些文件，特別是上級(jí)部門(mén)的文件，份數(shù)很少，基本上都是1份，因此，當(dāng)多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)或多個(gè)部門(mén)同時(shí)查閱時(shí)，只能等候依次查閱，而由于查閱過(guò)程中，如有急用此文件的，那也只能排序等候，造成文件的使用率低和工作效率低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)文件共享和高效率運(yùn)作；二是，管理使用手續(xù)繁瑣。每份文件在重復(fù)利用時(shí)，都要進(jìn)行手工借閱登記，管理工序多，增加不必要的重復(fù)工作。三是，存儲(chǔ)文件時(shí)，要把文件分門(mén)別類(lèi)的分別存放，如果在查閱條件具備不完全的情況下，要一一查找，使每一次查找文件都要花費(fèi)許多的時(shí)間。最后，歸檔工序繁瑣、復(fù)雜。機(jī)關(guān)直機(jī)單位形成的文件資料每年要進(jìn)行收集、整理、歸檔，由于使用原始方法對(duì)文件材料進(jìn)行整理分類(lèi)，添加了許多重復(fù)的工作環(huán)節(jié)。

2 實(shí)現(xiàn)文件管理計(jì)算機(jī)化的必要性

實(shí)現(xiàn)文件管理計(jì)算機(jī)化現(xiàn)在無(wú)論在理論上還是在實(shí)踐上都是可行的。

（一）在機(jī)關(guān)各處室與處室之間，處室與直屬之間幾乎都有自己的不同域網(wǎng)，它們的建成為實(shí)現(xiàn)文件管理計(jì)算機(jī)化提供了大前提。只有微機(jī)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化，才能更好地實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。機(jī)關(guān)局域網(wǎng)的存在，相當(dāng)于在各處室之間鋪設(shè)了一條信息高速公路，通過(guò)它可以便捷的瀏覽到各處室的信息資源，大家共享使用，這就為文件管理計(jì)算機(jī)化提供了硬件上的保證。

（二）硬件與軟件的具備，是實(shí)現(xiàn)文件管理計(jì)算機(jī)化的基礎(chǔ)?，F(xiàn)在機(jī)關(guān)或直屬單位領(lǐng)導(dǎo)、工作人員人手1臺(tái)計(jì)算機(jī)，都已具備了一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作能力的情況下，文件管理計(jì)算機(jī)化更是一件方便、快捷可行的方法。

3 機(jī)關(guān)文件管理系統(tǒng)的功能。

為了解決上述弊端和加速機(jī)關(guān)文件管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程，筆者認(rèn)為，機(jī)關(guān)公文信息管理系統(tǒng)還應(yīng)具備以下幾項(xiàng)功能：

（一）公文瀏覽：此功能用于文件的收發(fā)登載，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱后，可公開(kāi)傳閱的文件，辦文人員把收發(fā)文標(biāo)題、文號(hào)、簽發(fā)人或內(nèi)容等輸入計(jì)算機(jī)。按權(quán)限等級(jí)進(jìn)行技術(shù)處理后，獲得傳閱權(quán)限的處室或直屬單位就可在自己處室的計(jì)算機(jī)上點(diǎn)擊此功能查閱上級(jí)、平級(jí)和下級(jí)文件。

（二）電子郵件：此功能用于用戶傳輸文件、傳閱文件與發(fā)送文件。用戶進(jìn)入電子郵件功能后，子目錄呈現(xiàn)4個(gè)功能鍵。

1、收件箱：此功能可接收各處室或上下級(jí)部門(mén)來(lái)文，（獲得傳閱權(quán)限的部門(mén)只能有一臺(tái)終端機(jī)接收上級(jí)或外部門(mén)來(lái)件）。這項(xiàng)功能下又包括來(lái)收發(fā)文、簽收、登記、審核、催辦、擬辦、批辦、承辦等不同形式的子目錄。

2、發(fā)件箱：此功能具有對(duì)各處室或?qū)ι舷录?jí)部門(mén)及其它部門(mén)擬草文件、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記等其它不同形式的資料的單獨(dú)發(fā)送或群組發(fā)送的用途?？稍O(shè)置成為高級(jí)選項(xiàng)。如設(shè)留言板、回執(zhí)查看與否、保密級(jí)別、隱藏用戶、日程安排等選項(xiàng)。

3、會(huì)議日程表：此功能設(shè)有網(wǎng)上會(huì)簽文件、網(wǎng)上會(huì)議、固定時(shí)間單發(fā)或群發(fā)郵件、預(yù)約等待、日程安排瀏覽等功能。

4、待辦：此功能有如一個(gè)小公文包，如起草的公文、網(wǎng)上會(huì)議內(nèi)容、待辦事宜等都可打包放進(jìn)（此項(xiàng)功能本單位可設(shè)為密碼查閱，也可設(shè)為單獨(dú)與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系的小組討論模式）。

（三）檔案庫(kù)：此功能可將內(nèi)部與上下級(jí)或同級(jí)部門(mén)的來(lái)文分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行處理，同時(shí)可以設(shè)置閱覽權(quán)限，即檔案申請(qǐng)借閱功能和歸檔提示等功能。打開(kāi)此目錄下設(shè)6個(gè)子目錄。

1、文件歸檔：此功能用于把年終所有的文件在文件歸檔目錄里進(jìn)行歸檔處理。具備自動(dòng)生成歸檔目錄等的功能。

2、公共信息：此功能設(shè)置有案卷目錄和卷內(nèi)目錄查閱卷，只設(shè)瀏覽功能，不是本部門(mén)的終端機(jī)無(wú)修改或刪除功能。并設(shè)有功能使用介紹等內(nèi)容。

3、查檔申請(qǐng)借閱單：此目錄必須及時(shí)將上下級(jí)或同級(jí)部門(mén)的來(lái)文分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行處理入庫(kù)，以備查閱。對(duì)檔案查閱用密碼設(shè)置為安全包。密碼輸入出現(xiàn)3次錯(cuò)誤，即返回主菜單，可以拒絕查閱，同時(shí)服務(wù)器發(fā)出預(yù)警。

4、所有查檔借閱單：包括每天、每個(gè)級(jí)別文件的查閱次數(shù)、某些文件已歸檔或尚無(wú)歸檔記錄、錯(cuò)誤密碼輸入的次數(shù)等。

5、管理級(jí)別：用于部門(mén)和個(gè)人權(quán)限管理。其中部門(mén)權(quán)限管理功能只有本部門(mén)的最高權(quán)限即終端機(jī)的使用者依次輸入密碼才能使用。個(gè)人權(quán)限使用者只能修改自己的管理口令。

6、系統(tǒng)管理：用于本系統(tǒng)的正常維護(hù)。它包括數(shù)據(jù)備份、文件下載、打印、匯總、系統(tǒng)初始化等功能。

4 實(shí)行機(jī)關(guān)文件管理計(jì)算機(jī)化的優(yōu)越性endprint

（一）促使文件管理工作更加規(guī)范化

實(shí)行科學(xué)化管理的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題是數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。而這一環(huán)節(jié)的完成。是以管理工作規(guī)范化為前提的。如果沒(méi)有一個(gè)規(guī)范化的管理，管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化就成了一紙空談。相反，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理會(huì)對(duì)管理工作起到約束作用，避免在管理工作中出現(xiàn)的隨意性，促使文件管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化管理。

（二）實(shí)現(xiàn)了信息共享，提高了文件的查借閱效率

文件的內(nèi)容存放于機(jī)關(guān)之間的服務(wù)器內(nèi)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，每個(gè)授權(quán)閱讀部門(mén)都有一份文件，閱讀時(shí)不再受傳閱速度的限制，更不會(huì)產(chǎn)生閱讀排隊(duì)的問(wèn)題。達(dá)到了一次輸入，多次使用；一家輸入，多家使用；分散輸入，綜合利用的使用要求，從而大大提高了文件的查借閱效率。

（三）存貯手段高級(jí)，查詢速度快，手段簡(jiǎn)捷

所有文件內(nèi)容都是以文件方式存放于光盤(pán)上，一方面減少了存貯空間。另一方面也為文件檢索提供了方便安全條件。查借閱文件不需到本單位檔案部門(mén)索取，只需在計(jì)算機(jī)上輸入要查閱文件的關(guān)鍵字就可以看到原始文件了。原來(lái)需要半個(gè)多小時(shí)才能找到的文件，現(xiàn)在只要幾秒鐘就能調(diào)出需要查閱的文件。

（四）減少管理步驟，提高管理工作效率

5 檔案信息的安全性

明確和規(guī)定文件、檔案部門(mén)及電子文件生成流轉(zhuǎn)部門(mén)的職責(zé)及權(quán)限，可以有效地保證電子文件的安全性。

權(quán)限設(shè)置的必要性。檔案部門(mén)只有充分了解系統(tǒng)中生成的電子文件數(shù)據(jù)、流轉(zhuǎn)部門(mén)、從生成到流轉(zhuǎn)再到歸檔的時(shí)間及操作者，才能確保電子文件的安全。

權(quán)限設(shè)置的具體規(guī)定。系統(tǒng)應(yīng)賦予檔案部門(mén)瀏覽電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)及歸檔各環(huán)節(jié)的權(quán)限，并對(duì)收文、發(fā)文、文件歸檔各個(gè)程序、各個(gè)工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人及權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。

這些規(guī)定可以明確各方責(zé)任、權(quán)限，便于操作和執(zhí)行的安全性。

實(shí)現(xiàn)文件計(jì)算機(jī)化管理以后，原來(lái)的文件傳借閱手續(xù)、借還文件的登記手續(xù)、文件歸檔的分類(lèi)及封皮的制作手續(xù)全部省去，全部工序由計(jì)算機(jī)來(lái)完成。實(shí)現(xiàn)了形成文件登記、查詢、立卷、調(diào)閱、全文信息一體化管理。這不僅使管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，同時(shí)還大大提高了文件歸檔、檔案管理的工作效率。 機(jī)關(guān)公文管理的計(jì)算機(jī)化還只是處于初級(jí)階段，隨著政府的政務(wù)公開(kāi)、網(wǎng)上辦事大廳的逐步發(fā)展，機(jī)關(guān)文件檔案管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還需要進(jìn)一步提高和完善。它的使用無(wú)疑使機(jī)關(guān)的文件檔案管理工作向著科學(xué)化的方向邁進(jìn)了一步。

6 結(jié)束語(yǔ)

建立了一套較為完善的計(jì)算機(jī)管理體系，其檔案管理的創(chuàng)新性、科學(xué)性、規(guī)范性，對(duì)于構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理模式具有重要的參考價(jià)值和借鑒意義。

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