試談機關文件檔案的計算機管理

黃慶容

摘 要：機關文件和檔案管理技術的歷程，不僅記錄著機關文件和檔案信息規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化管理，而且反映出機關檔案管理和檔案信息化開發(fā)的進步。根據(jù)計算機技術在機關文件和檔案歸檔管理中應用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同。

關鍵詞：機關文件；計算機；檔案管理

試論文檔一體化計算機管理在檔案現(xiàn)代化管理中的作用，探索適合本單位自身實際的文件檔案管理模式，實行文書文件和檔案歸檔一體化計算機管理，能有效地加快檔案管理現(xiàn)代化模式的步伐，符合文書和檔案管理的實際需要。本文想就此問題談點初步意見和看法。

隨著信息技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，辦公自動化已進入機關公務活動。信息載體和數(shù)據(jù)處理是傳統(tǒng)機關文件管理工作中的兩大要素，而計算機是信息載體和數(shù)據(jù)處理實現(xiàn)飛越不可缺少的工具。特別是通過信息網(wǎng)絡實現(xiàn)政務公開，使機關工作走向信息化、數(shù)字化。傳統(tǒng)的手寫紙質(zhì)文件被高效、快捷的辦公自動化方式取代。各種文件、檔案、數(shù)據(jù)都以數(shù)字形式存儲于服務器中，可供計算機檢索檔案索引目錄快速查詢、即用即調(diào)。在信息速度飛快提高的環(huán)境中，通過辦公自動化網(wǎng)絡的逐步發(fā)展和完善，進一步提高機關檔案管理水平和管理效能。下面筆者就部分機關文件的計算機管理談幾點看法。

1 人工管理文件存在的弊端

多年來，局機關系統(tǒng)文件管理工作經(jīng)過不斷的探索和研究，已逐漸形成了一整套的管理模式，但大部分直屬單位文件管理工作還停留在人工管理階段。而人工管理文件存在著以下弊端：

一是，文件的使用時效性差。有些文件，特別是上級部門的文件，份數(shù)很少，基本上都是1份，因此，當多個領導或多個部門同時查閱時，只能等候依次查閱，而由于查閱過程中，如有急用此文件的，那也只能排序等候，造成文件的使用率低和工作效率低，無法實現(xiàn)文件共享和高效率運作；二是，管理使用手續(xù)繁瑣。每份文件在重復利用時，都要進行手工借閱登記，管理工序多，增加不必要的重復工作。三是，存儲文件時，要把文件分門別類的分別存放，如果在查閱條件具備不完全的情況下，要一一查找，使每一次查找文件都要花費許多的時間。最后，歸檔工序繁瑣、復雜。機關直機單位形成的文件資料每年要進行收集、整理、歸檔，由于使用原始方法對文件材料進行整理分類，添加了許多重復的工作環(huán)節(jié)。

2 實現(xiàn)文件管理計算機化的必要性

實現(xiàn)文件管理計算機化現(xiàn)在無論在理論上還是在實踐上都是可行的。

（一）在機關各處室與處室之間，處室與直屬之間幾乎都有自己的不同域網(wǎng)，它們的建成為實現(xiàn)文件管理計算機化提供了大前提。只有微機實行網(wǎng)絡化，才能更好地實現(xiàn)信息資源的共享。機關局域網(wǎng)的存在，相當于在各處室之間鋪設了一條信息高速公路，通過它可以便捷的瀏覽到各處室的信息資源，大家共享使用，這就為文件管理計算機化提供了硬件上的保證。

（二）硬件與軟件的具備，是實現(xiàn)文件管理計算機化的基礎?，F(xiàn)在機關或直屬單位領導、工作人員人手1臺計算機，都已具備了一定計算機應用操作能力的情況下，文件管理計算機化更是一件方便、快捷可行的方法。

3 機關文件管理系統(tǒng)的功能。

為了解決上述弊端和加速機關文件管理計算機化的進程，筆者認為，機關公文信息管理系統(tǒng)還應具備以下幾項功能：

（一）公文瀏覽：此功能用于文件的收發(fā)登載，經(jīng)領導批閱后，可公開傳閱的文件，辦文人員把收發(fā)文標題、文號、簽發(fā)人或內(nèi)容等輸入計算機。按權限等級進行技術處理后，獲得傳閱權限的處室或直屬單位就可在自己處室的計算機上點擊此功能查閱上級、平級和下級文件。

（二）電子郵件：此功能用于用戶傳輸文件、傳閱文件與發(fā)送文件。用戶進入電子郵件功能后，子目錄呈現(xiàn)4個功能鍵。

1、收件箱：此功能可接收各處室或上下級部門來文，（獲得傳閱權限的部門只能有一臺終端機接收上級或外部門來件）。這項功能下又包括來收發(fā)文、簽收、登記、審核、催辦、擬辦、批辦、承辦等不同形式的子目錄。

2、發(fā)件箱：此功能具有對各處室或對上下級部門及其它部門擬草文件、審核、簽發(fā)、復核、登記等其它不同形式的資料的單獨發(fā)送或群組發(fā)送的用途。可設置成為高級選項。如設留言板、回執(zhí)查看與否、保密級別、隱藏用戶、日程安排等選項。

3、會議日程表：此功能設有網(wǎng)上會簽文件、網(wǎng)上會議、固定時間單發(fā)或群發(fā)郵件、預約等待、日程安排瀏覽等功能。

4、待辦：此功能有如一個小公文包，如起草的公文、網(wǎng)上會議內(nèi)容、待辦事宜等都可打包放進（此項功能本單位可設為密碼查閱，也可設為單獨與有關部門聯(lián)系的小組討論模式）。

（三）檔案庫：此功能可將內(nèi)部與上下級或同級部門的來文分門別類進行處理，同時可以設置閱覽權限，即檔案申請借閱功能和歸檔提示等功能。打開此目錄下設6個子目錄。

1、文件歸檔：此功能用于把年終所有的文件在文件歸檔目錄里進行歸檔處理。具備自動生成歸檔目錄等的功能。

2、公共信息：此功能設置有案卷目錄和卷內(nèi)目錄查閱卷，只設瀏覽功能，不是本部門的終端機無修改或刪除功能。并設有功能使用介紹等內(nèi)容。

3、查檔申請借閱單：此目錄必須及時將上下級或同級部門的來文分門別類進行處理入庫，以備查閱。對檔案查閱用密碼設置為安全包。密碼輸入出現(xiàn)3次錯誤，即返回主菜單，可以拒絕查閱，同時服務器發(fā)出預警。

4、所有查檔借閱單：包括每天、每個級別文件的查閱次數(shù)、某些文件已歸檔或尚無歸檔記錄、錯誤密碼輸入的次數(shù)等。

5、管理級別：用于部門和個人權限管理。其中部門權限管理功能只有本部門的最高權限即終端機的使用者依次輸入密碼才能使用。個人權限使用者只能修改自己的管理口令。

6、系統(tǒng)管理：用于本系統(tǒng)的正常維護。它包括數(shù)據(jù)備份、文件下載、打印、匯總、系統(tǒng)初始化等功能。

4 實行機關文件管理計算機化的優(yōu)越性endprint

（一）促使文件管理工作更加規(guī)范化

實行科學化管理的一個關鍵問題是數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標準化。而這一環(huán)節(jié)的完成。是以管理工作規(guī)范化為前提的。如果沒有一個規(guī)范化的管理，管理實現(xiàn)計算機化就成了一紙空談。相反，實現(xiàn)科學化管理會對管理工作起到約束作用，避免在管理工作中出現(xiàn)的隨意性，促使文件管理工作更加規(guī)范化、標準化、制度化管理。

（二）實現(xiàn)了信息共享，提高了文件的查借閱效率

文件的內(nèi)容存放于機關之間的服務器內(nèi)，通過網(wǎng)絡，每個授權閱讀部門都有一份文件，閱讀時不再受傳閱速度的限制，更不會產(chǎn)生閱讀排隊的問題。達到了一次輸入，多次使用；一家輸入，多家使用；分散輸入，綜合利用的使用要求，從而大大提高了文件的查借閱效率。

（三）存貯手段高級，查詢速度快，手段簡捷

所有文件內(nèi)容都是以文件方式存放于光盤上，一方面減少了存貯空間。另一方面也為文件檢索提供了方便安全條件。查借閱文件不需到本單位檔案部門索取，只需在計算機上輸入要查閱文件的關鍵字就可以看到原始文件了。原來需要半個多小時才能找到的文件，現(xiàn)在只要幾秒鐘就能調(diào)出需要查閱的文件。

（四）減少管理步驟，提高管理工作效率

5 檔案信息的安全性

明確和規(guī)定文件、檔案部門及電子文件生成流轉部門的職責及權限，可以有效地保證電子文件的安全性。

權限設置的必要性。檔案部門只有充分了解系統(tǒng)中生成的電子文件數(shù)據(jù)、流轉部門、從生成到流轉再到歸檔的時間及操作者，才能確保電子文件的安全。

權限設置的具體規(guī)定。系統(tǒng)應賦予檔案部門瀏覽電子文件運轉及歸檔各環(huán)節(jié)的權限，并對收文、發(fā)文、文件歸檔各個程序、各個工作環(huán)節(jié)的責任人及權限進行設置。

這些規(guī)定可以明確各方責任、權限，便于操作和執(zhí)行的安全性。

實現(xiàn)文件計算機化管理以后，原來的文件傳借閱手續(xù)、借還文件的登記手續(xù)、文件歸檔的分類及封皮的制作手續(xù)全部省去，全部工序由計算機來完成。實現(xiàn)了形成文件登記、查詢、立卷、調(diào)閱、全文信息一體化管理。這不僅使管理工作更加標準化、規(guī)范化、制度化，同時還大大提高了文件歸檔、檔案管理的工作效率。 機關公文管理的計算機化還只是處于初級階段，隨著政府的政務公開、網(wǎng)上辦事大廳的逐步發(fā)展，機關文件檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)還需要進一步提高和完善。它的使用無疑使機關的文件檔案管理工作向著科學化的方向邁進了一步。

6 結束語

建立了一套較為完善的計算機管理體系，其檔案管理的創(chuàng)新性、科學性、規(guī)范性，對于構建現(xiàn)代化檔案管理模式具有重要的參考價值和借鑒意義。

參考文獻

1.談如何利用信息技術進一步實現(xiàn)高效檔案管理 黃穎 廣東檔案 2014

2.建設數(shù)字檔案室，推進檔案信息資源整合利用 省委辦公廳 廣東檔案 2014

3、紙質(zhì)檔案保護的現(xiàn)狀與對策 方巖雄 廣東省檔案 2013

4、電子檔案前端管理模式探索 王建國 中國檔案 2013

5.電子計算機在會計檔案管理中的運用 芻議 廣東檔案 2009

6.關于優(yōu)化計算機輔助檔案管理系統(tǒng)的若干思考 張品芳 廣東檔案2009endprint