淺述檔案工作過(guò)程中成果地質(zhì)資料制作及驗(yàn)收的注意事項(xiàng)

朱桂平　費(fèi)才林

摘 要：成果地質(zhì)資料是國(guó)家和單位投入大量的人力、物力、財(cái)力所獲取的成果性資料，對(duì)今后國(guó)家能源發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，如何妥善保管好這些資料責(zé)任重大。筆者從成果地質(zhì)資料的制作和驗(yàn)收兩個(gè)重要環(huán)節(jié)分述注意事項(xiàng)，以提高檔案工作效率和更好的保管利用。

關(guān)鍵詞：成果地質(zhì)資料；制作；驗(yàn)收；注意事項(xiàng)

Abstract：The results of geological data collection acceptance come from the country and the unit into a lot of human， material and financial resources，which are the obtained results data. They Play a vital role in energy development of our country In the future， so how to take good care of these materials is responsible. The two important links in production and acceptance of the results of geological data of the matters need attention， in order to improve the work efficiency and better storage utilization.

Key words：Results of Geological Data Collection Acceptance； make； check； matters needing attention

0 引言

新一輪地質(zhì)找礦工作開(kāi)展以來(lái)，各地勘單位逐漸重視成果地質(zhì)資料的管理及應(yīng)用。國(guó)土資源部也根據(jù)日益普及的數(shù)字化格式要求，相繼出臺(tái)了一系列原始、成果地質(zhì)資料著錄、匯交的格式要求。筆者根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和單位檔案工作開(kāi)展的實(shí)際情況，為提高工作效率，保障歸檔資料質(zhì)量，粗淺地總結(jié)了檔案工作過(guò)程中成果地質(zhì)資料制作及驗(yàn)收過(guò)程中的注意事項(xiàng)。

1 成果地質(zhì)資料的分類

成果地質(zhì)資料是各類地質(zhì)工作與科學(xué)研究項(xiàng)目完成時(shí)，按相應(yīng)技術(shù)規(guī)范和項(xiàng)目設(shè)計(jì)要求，以文字、圖、表、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)和軟件等形式提供的反映工作成果的一整套科技文件材料。包括項(xiàng)目完成野外施工后形成的年度總結(jié)報(bào)告、各階段的勘查報(bào)告、儲(chǔ)量計(jì)算報(bào)告及科研報(bào)告等。根據(jù)內(nèi)容和形式的不同，成果地質(zhì)資料分為以下八類：正文類、審批類、附圖類、附表類、附件類、數(shù)據(jù)庫(kù)和軟件類、多媒體類和其他類。

在制作成果地質(zhì)資料前應(yīng)嚴(yán)格按照匯交格式要求對(duì)正文、審批、附圖、附表、附件及其他資料進(jìn)行分類，保證地質(zhì)資料的完整、齊全性。

2 制作過(guò)程中的注意事項(xiàng)

2.1 各地勘單位在開(kāi)展成果地質(zhì)資料制作前，應(yīng)由專門從事資料匯交工作的檔案人員對(duì)單位從事地勘工作的兼職檔案人員進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，統(tǒng)一格式。單位內(nèi)部的文檔處理、制圖軟件版本、字體庫(kù)及系統(tǒng)庫(kù)應(yīng)統(tǒng)一，避免在檢查驗(yàn)收及交接工作過(guò)程中因版本不一等出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2.2 為避免重復(fù)工作，在成果地質(zhì)資料生成后，如有小的改動(dòng)，可將改動(dòng)后的文檔直接拷貝到相應(yīng)的“源電子文件”和“存檔電子文件”文件夾下替換即可。

2.3 成果地質(zhì)報(bào)告應(yīng)在扉頁(yè)和目錄間有摘要，字?jǐn)?shù)在400字內(nèi)。

2.4 地質(zhì)人員在成果圖件制作過(guò)程中應(yīng)注意，圖例與圖幅中的要素需一一對(duì)應(yīng)，圖幅中的地質(zhì)要素在圖例中應(yīng)有標(biāo)示，圖例要與圖幅要素吻合，不允許錯(cuò)、漏、多等現(xiàn)象。

2.5 在附圖文件中，源電子文件和存檔電子文件的文件名要一致，否則在成果資料制作過(guò)程中會(huì)出錯(cuò)，影響制作進(jìn)度。

2.6 以掃描方式形成的文件，掃描時(shí)要去除暗邊，其柵格圖形文件應(yīng)插入到文本文件中，不得以柵格圖形文件的形式形成電子文件。

2.7 審批類電子文件以各審批文件的審批文號(hào)、審批形式作為文件題名；無(wú)審批文號(hào)的，以審批機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱和審批形式作為文件題名；排序以審批的時(shí)間按由新到老的順序排列。

2.8數(shù)字填圖數(shù)據(jù)庫(kù)資料在制作過(guò)程中嚴(yán)格按照數(shù)字填圖系統(tǒng)自動(dòng)生成的電子文件格式要求，文件的命名、屬性結(jié)構(gòu)不能更改。

2.9數(shù)據(jù)庫(kù)匯交時(shí)必須匯交所有的數(shù)據(jù)文件及數(shù)據(jù)，包括瀏覽或運(yùn)行這些文件所必須的系統(tǒng)庫(kù)、字庫(kù)等相關(guān)文件，文件要以獨(dú)立文件夾的形式存放在“源電子文件”夾下，并在電子文件登記表中給予說(shuō)明。

能輸出圖形的數(shù)據(jù)庫(kù)，匯交內(nèi)容包括生成的柵格圖像及生成該圖像的矢量數(shù)據(jù)。其柵格圖像文件名的編制與生成該圖像的矢量數(shù)據(jù)存放的目錄名應(yīng)一致。

2.10 軟件類匯交內(nèi)容包括最終形成的軟件系統(tǒng)的安裝程序和源代碼，如有測(cè)試數(shù)據(jù)，則測(cè)試數(shù)據(jù)必須一并匯交。

2.11 所有的成果地質(zhì)資料電子文檔在檢查核對(duì)之后再進(jìn)行打印裝訂，避免出現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)資料內(nèi)容不一致。

2.12 項(xiàng)目實(shí)施單位應(yīng)在野外地質(zhì)工作結(jié)束之后，匯交成果地質(zhì)資料之前，將實(shí)物地質(zhì)資料目錄清單（包括紙質(zhì)和電子版）由單位檔案部門報(bào)送國(guó)家和省級(jí)館藏機(jī)構(gòu)，審核后方可匯交成果地質(zhì)資料。

3 檢查驗(yàn)收過(guò)程中的注意事項(xiàng)

3.1 因成果地質(zhì)資料匯交格式要求為試行，制作人及匯交人應(yīng)隨時(shí)關(guān)注匯交格式要求的最新動(dòng)態(tài)，以免做無(wú)用功。

3.2 檢查存檔電子文件時(shí)，需要注意PDF格式的存檔電子文件是否缺少書簽或書簽級(jí)別與源文件目錄級(jí)別不一致，書簽是否能正確索引。

3.3 檢查成果地質(zhì)報(bào)告的插圖、附圖是否清晰，分辨率是否達(dá)標(biāo)。

3.4 檢查插圖、插照、插表、圖版是否覆蓋其他信息，不得采用超鏈接的方式鏈接其它軟件制作的文件。所有圖片、照片、表格、圖版等在電子文件中的顯示方向是否都向上。

3.5 在檢查驗(yàn)收時(shí)應(yīng)特別注意制作人是否將制圖軟件的系統(tǒng)庫(kù)和字庫(kù)存放在“源電子文件”夾下。

3.6 核查提交的資料蓋章是否齊全，簽字是否遺漏。

3.7 電子文檔要檢查是否能正常瀏覽和使用；是否帶有計(jì)算機(jī)病毒。

3.8 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照匯交格式要求對(duì)紙張、印刷、裝訂、電子文檔等內(nèi)容進(jìn)行檢查驗(yàn)收。如為了更持久保存，不允許用裝訂機(jī)裝訂，可用白乳膠粘貼。

3.9 檔案管理人員應(yīng)根據(jù)規(guī)定要求檢查資料的齊全完整性，包括匯交的范圍、份數(shù)，勘查許可證及項(xiàng)目實(shí)施單位的勘查資質(zhì)證書等。

3.10 根據(jù)檢查驗(yàn)收情況，填寫成果地質(zhì)資料檢查意見(jiàn)，并返回制作人整改后由檔案部門驗(yàn)收并出具驗(yàn)收意見(jiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

把好成果地質(zhì)資料的制作、驗(yàn)收關(guān)，對(duì)地勘單位地質(zhì)檔案資料的管理及利用工作有較好的促進(jìn)作用，也為地勘單位節(jié)省了人力、物力、財(cái)力的支出。

參考文獻(xiàn)

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[2] 鄭芳，張小蘭. 電子文檔匯交工作存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)處理[J].資源環(huán)境與工程， 2010，24（1）.

作者簡(jiǎn)介

朱桂平（1987-），女，檔案專業(yè)助理館員，主要從事檔案管理工作。endprint