淺談會計檔案管理中存在的問題及對策

李志武

摘 要：會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。本文淺談財務(wù)會計檔案管理中存在的問題，并探求解決對策，意在促進(jìn)財務(wù)會計檔案管理的完整化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：會計檔案；管理；對策

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作中的一個薄弱環(huán)節(jié)，從而直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理工作是一門學(xué)問，需要會計人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、積極探索，通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的檔案管理業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會計檔案管理工作，可以促進(jìn)財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。

1 會計檔案管理工作中存在的問題

1、很多單位對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠， 缺乏充分的認(rèn)識， 意識淡薄、導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計業(yè)務(wù)輕視會計檔案管理工作，沒有配備專職的財務(wù)檔案管理人員。會計人員上崗前很少進(jìn)行會計檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計管理人員或者記賬員兼管，缺乏相應(yīng)的檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案管理的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計檔案達(dá)不到檔案管理的規(guī)范化要求，更談不上會計檔案的科學(xué)管理。

2、會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的整理歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔管理工作，嚴(yán)重影響了會計檔案資料的齊全性、準(zhǔn)確性和完整性。

3、會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財會人員兼職檔案管理人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德和操守，不堅持原則，不認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)檔案管理制度、會計制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、私自偽造、篡改、變換記錄憑證開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真，從而影響了國家以及單位領(lǐng)導(dǎo)的宏觀決策、危害極大。

4、財務(wù)檔案管理工作不完善、不規(guī)范。設(shè)置財會檔案管理機(jī)構(gòu)是當(dāng)前財務(wù)工作的需要，也是遵循會計、檔案等相關(guān)法律法規(guī)章的需求，但實際工作中財務(wù)檔案工作均不完善和不規(guī)范，都未設(shè)置專職機(jī)構(gòu)來進(jìn)行規(guī)范化管理，會計檔案工作基本都是由會計人員兼職。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等多年來只歸檔不鑒定、更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定、銷毀工作難以開展，從而直接影響了會計檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

5、紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質(zhì)后對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，從而造成會計信息的丟失，由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。

2 完善會計檔案管理工作的對策

1、統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對會計檔案管理的重要性的認(rèn)識，進(jìn)行規(guī)范管理?！稒n案法實施辦法》第五條指出“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展?！薄?會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化管理的軌道。

2、加強(qiáng)會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷管理質(zhì)量的高低?！稒n案法實施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一。《檔案法》第九條規(guī)定“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。”因此各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會計檔案管理知識和操作技能作為會計人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教，在財務(wù)檔案管理的過程中如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企單位事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。

3、建立健全財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使財務(wù)檔案規(guī)范化，必須將會計檔案管理工作納入日常工作的總體，制定科學(xué)的檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全檔案管理制度，如《財務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財務(wù)檔案保密制度》、《財務(wù)檔案移交、銷毀制度》等。進(jìn)一步規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務(wù)檔案管理工作有章可循。

4、要定期進(jìn)行會計檔案資料鑒定銷毀?！稌嫏n案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會計檔案管理人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明。

5、同步實施計算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。在近幾年財務(wù)會計檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計算機(jī)現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響到日常工作效率，所以在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)。

總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊圍繞新時代發(fā)展的要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)固開展和有效實施，更好的為相關(guān)決策提供真實完整的檔案信息資料。endprint