加強(qiáng)高職院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的思考

摘 要：檔案進(jìn)行健康、有序的管理需要一直綜合素質(zhì)高的隊(duì)伍，因此，高職院校應(yīng)該著力培養(yǎng)一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，這是當(dāng)前檔案管理工作重要任務(wù)。加強(qiáng)檔案管理，這是進(jìn)行高校教學(xué)不可缺少重要組成部分。文章從高校培養(yǎng)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行分析。

關(guān)鍵字：高職院校；檔案管理；隊(duì)伍建設(shè)

1 檔案管理隊(duì)伍存在的問題

1.1 人員結(jié)構(gòu)問題

我國高職院校建設(shè)時(shí)間不長，檔案管理起步時(shí)間比較短，檔案管理發(fā)展不均衡，職稱年齡偏小，隊(duì)伍專業(yè)知識不強(qiáng)，而且學(xué)歷水平不高等現(xiàn)象。這些都是檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)沒有提高，管理層析不清晰以及缺乏領(lǐng)導(dǎo)管理等等因素導(dǎo)致。檔案管理專業(yè)人員在分配上，出現(xiàn)分配比例不足等問題，而且人員流動性比較大，隊(duì)伍發(fā)展穩(wěn)定性無法得到保障。

1.2 高職院校管理與檔案管理缺乏相融性

檔案管理是服務(wù)于組織機(jī)構(gòu)的，記錄著高職院校的工作進(jìn)展。檔案管理質(zhì)量高低，對院校發(fā)展有著重要影響。這兩者密不可分，這是院校今后開展檔案管理重要依據(jù)。當(dāng)前高職院校信息管理工作，更多的是信息收集，但是在收集過程中沒有將檔案管理和院校管理緊密結(jié)合在一起。有的院校只是簡單的應(yīng)付檔案管理而組建的隊(duì)伍，這些隊(duì)伍在開展工作時(shí)，無法進(jìn)行系統(tǒng)化的工作。使得檔案管理具備適用性，因此無法服務(wù)院校管理。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)不高，缺乏培訓(xùn)機(jī)制與激

檔案管理工作在高校教學(xué)中，這是一項(xiàng)非技術(shù)之工種，專職檔案管理員工在高職院校中沒有引起足夠的重視。他們充當(dāng)?shù)慕巧且粋€(gè)簡單的文件管理員，有的院校還劃分為后勤管理類工作范疇。因此，檔案管理無法得到重視，員工開展工作缺乏激情。思想長期被壓抑，工作內(nèi)容單調(diào)而且乏味。尤其是學(xué)院進(jìn)行享受評定時(shí)，沒有資格參與。學(xué)院的優(yōu)秀評選，培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)交流等等機(jī)會都少，這樣的管理方式使得檔案管理人員流動性大，使得隊(duì)伍管理穩(wěn)定性差。

2 建設(shè)高職院校檔案管理隊(duì)伍

2.1 建立健全激勵機(jī)制

建立起獎勵機(jī)制，可以充分調(diào)動管理人員的工作積極性以及創(chuàng)造性，因此，學(xué)院應(yīng)該建立起激勵政策以及體制。首先，激勵的機(jī)制，需要員工基于當(dāng)前實(shí)際院校發(fā)展?fàn)顩r，根據(jù)員工需求。分析員工心理狀態(tài)和心理需求，從而建立起激勵機(jī)制，讓員工參與學(xué)院的考核評價(jià)，參與稱職評定。將該稱職評定融入各個(gè)環(huán)節(jié)中，基于物質(zhì)鼓勵和精神激勵相互結(jié)合方式，充分激發(fā)員工在工作中的創(chuàng)造性。員工開展工作時(shí)，他們更能積極和主動，在工作中獲得一份使命感。員工明確在工作中的核心地位，能夠獲得成就感。另外，改革檔案人事管理制度，使用聘用制，使得團(tuán)隊(duì)管理變得職業(yè)化和專業(yè)化。學(xué)院中一些檔案管理的硬件設(shè)備，應(yīng)該得到優(yōu)化更新，逐漸改善檔案管理工作環(huán)境，加入一定的資金，使得檔案管理工作得以有序進(jìn)行。學(xué)院應(yīng)該營造出文化管理氛圍，選擇不同的方式轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作方式，轉(zhuǎn)變檔案管理人員思想，激發(fā)員工工作積極性。

2.2 改革創(chuàng)新是建設(shè)高職院校檔案管理隊(duì)伍的新思路

學(xué)院要重視檔案管理工作重要性，將檔案管理和學(xué)院日常教學(xué)工作同步進(jìn)行。在對隊(duì)伍管理時(shí)，應(yīng)該堅(jiān)持專兼職結(jié)合方式，在檔案管理中配備一些兼職類型的人才，專職人員是檔案管理的重心。這樣的管理方式才逐漸實(shí)現(xiàn)學(xué)院管理統(tǒng)一。檔案管理具備兩面性性質(zhì)，需要符合學(xué)院的規(guī)章制度，又要符合檔案管理規(guī)范。因此，在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該配備專業(yè)的檔案管理人才，應(yīng)該配備高素質(zhì)管理人才和技術(shù)管理人才。技術(shù)管理人才主要負(fù)責(zé)檔案管理技術(shù)指導(dǎo)環(huán)節(jié)。另外，還需要有一支綜合素質(zhì)高的檔案管理人才，他們是導(dǎo)師?？梢越M織人員，可以進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，從而開啟檔案管理工作，使得檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。高職院校的職能是培養(yǎng)專業(yè)高技能人才，檔案管理的工作重心就是記錄記載人才培養(yǎng)的過程，因此檔案管理隊(duì)伍的管理必須與高職院校的管理完美結(jié)合，需要復(fù)合型的檔案管理專業(yè)人才為領(lǐng)頭軍，配備檔案管理崗位需要的各種專兼職人才，形成一支具有綜合實(shí)力的高級檔案管理團(tuán)隊(duì)。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)工作

第一，需要改變思想。改變思想需要通過培訓(xùn)進(jìn)行改變，調(diào)整好心態(tài)。在開展工作時(shí)，基于學(xué)校發(fā)展為宗旨進(jìn)行培訓(xùn)，以服務(wù)檔案管理工作理念，在開展檔案管理時(shí)，可以基于責(zé)任心，良好心態(tài)中去開展，全身心的投入檔案管理事業(yè)中。第二，加強(qiáng)隊(duì)伍綜合素質(zhì)建設(shè)。可以通過專業(yè)的培訓(xùn)，使得檔案管理人員工作能力得到保障，他們在工作中具有組織能力，具有協(xié)調(diào)能力。這些能力使得員工在工作中，可以做到得心應(yīng)手。第三，加強(qiáng)專業(yè)知識培訓(xùn)?？梢詮臋n案管理技術(shù)，檔案管理學(xué)以及檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行培訓(xùn)，使得檔案管理人員管理意識加強(qiáng)，在工作中可以創(chuàng)新的開展工作，這樣才可以打造出一支技術(shù)過硬的高素質(zhì)管理隊(duì)伍。隨著社會不斷發(fā)展，檔案管理信息化管理方式更加普及。這方式的獲得，需要革新傳統(tǒng)的管理方式，基于柔性和剛性相互結(jié)合的基礎(chǔ)上，使得傳統(tǒng)和現(xiàn)代方式可以緊密結(jié)合。對高校檔案進(jìn)行管理，管理效率和水平都得到提高。

3 結(jié)束語

總而言之，進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)該將學(xué)院檔案管理放置在首位，做哈隊(duì)伍建設(shè)工作。檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，這是當(dāng)前學(xué)院開展工作之首要任務(wù)。從當(dāng)前隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀中發(fā)現(xiàn)，在人員結(jié)構(gòu)、人員思想以及管理方式上等等，都存在問題。這些問題需要在今后的管理中得到改進(jìn)，這樣才可以更好的改善這一現(xiàn)狀，從而使得檔案管理水平得到提高，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。高校檔案管理存在的問題比較多，這些問題阻礙檔案管理工作革新。因此，高職院校領(lǐng)導(dǎo)要多加重視，應(yīng)該從現(xiàn)狀入手，為檔案管理掃清障礙。

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作者簡介

王海英（1977—），女，漢，內(nèi)蒙古，助館，本科，研究方向：高職檔案管理。