芻議醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化與管理創(chuàng)新

滕曉軍

摘 要：醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代醫(yī)院管理的新課題和迫切需要，本文作者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵是要進(jìn)行管理創(chuàng)新，并圍繞檔案管理意識(shí)創(chuàng)新、管理手段創(chuàng)新、管理內(nèi)容創(chuàng)新、管理方式創(chuàng)新、管理信息創(chuàng)新五個(gè)方面內(nèi)容進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；管理創(chuàng)新

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前，醫(yī)療改革日益深化，檔案管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個(gè)重要組成部分，面對(duì)日益深化的醫(yī)療改革，如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，去適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，更好地服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)工作，是目前我們檔案管理從業(yè)人員所要面對(duì)的新任務(wù)及新課題。醫(yī)院檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)是醫(yī)院檔案管理方式發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是醫(yī)院通過信息平臺(tái)開展益民工程、樹立公眾形象、助長(zhǎng)醫(yī)院效益的重要手段，更是適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的客觀要求。

本文認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵是要結(jié)合現(xiàn)代化電子信息技術(shù)，大膽進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，且應(yīng)著重做好以下幾方面工作：

1 檔案管理意識(shí)創(chuàng)新

實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，需加大宣傳力度，調(diào)動(dòng)各級(jí)干部和各有關(guān)工作人員積極支持、配合和參與。一個(gè)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，又必須具備有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者。否則，現(xiàn)代化檔案管理無法實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院檔案工作者在現(xiàn)代化檔案管理工作中，不僅要具備自己檔案管理專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)。醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理，不是各門類檔案簡(jiǎn)單集中保管，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理現(xiàn)代化的形勢(shì)，迫使檔案工作人員發(fā)奮工作，刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)、新技術(shù)，積極創(chuàng)新，全面掌握科學(xué)化管理檔案的綜合技能。

2 檔案管理手段創(chuàng)新

計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化檔案管理手段不可缺少的工具。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案方便快捷，使用者能及時(shí)準(zhǔn)確地查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，加快和提高了工作效率。同時(shí)，利用微機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密度。計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存量豐富而廣泛，由計(jì)算機(jī)編印出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，無論是對(duì)醫(yī)院本身查找資料，還是對(duì)其他查閱檔案的人都會(huì)快捷而準(zhǔn)確。所以，醫(yī)院應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭(zhēng)全用電子計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，形成網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

3 檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新

醫(yī)院要改變檔案管理各自為政的固有觀念，要設(shè)立專職機(jī)構(gòu)和專職人員進(jìn)行專項(xiàng)管理，克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的齊全、完整。醫(yī)院檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確，直接影響醫(yī)院本身的形象和榮譽(yù)，檔案的記載內(nèi)容直接關(guān)系檔案的利用效果。醫(yī)院檔案本身具有專業(yè)性，更不容有虛假成分，否則對(duì)查閱、利用檔案的人來說會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的不良后果和負(fù)面影響，因此必須及時(shí)準(zhǔn)確地收集和整理各類檔案信息資料，以免因時(shí)間長(zhǎng)而被遺漏造成損失。同時(shí)，檔案收集要放開眼光，由封閉式管理走向開放式管理，宜盡早進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，擴(kuò)大信息來源，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。特別是注重特殊類型電子檔案的管理。由于醫(yī)院臨床、教學(xué)、科研活動(dòng)具備特殊的技術(shù)性，因此多樣化特殊類型的電子檔案在醫(yī)院檔案中也占據(jù)著十分重要的地位，例如聲像檔案可以直觀便捷地反映手術(shù)過程，具有十分重要的科研意義。

4 檔案管理方式創(chuàng)新

檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)、及案卷目錄，各個(gè)管理項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案管理要做到標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內(nèi)容，系統(tǒng)而正確無誤地記錄、存檔。

5 檔案管理信息創(chuàng)新

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，醫(yī)院檔案管理工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案資料為醫(yī)院各項(xiàng)工作，特別是為醫(yī)院管理、教學(xué)、科研服務(wù)。編制多種檢索工具是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息化管理的重要手段。開展編研工作為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)，收集利用反饋信息。了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高檔案利用率。另外，醫(yī)院檔案要適應(yīng)新形式的要求，要逐步適應(yīng)經(jīng)日益增長(zhǎng)的管理需要，努力拓開發(fā)服務(wù)領(lǐng)域，徹底擺脫單純的業(yè)務(wù)觀點(diǎn)，為醫(yī)院人員、患者及社會(huì)公眾服務(wù)，要多角度、多層次地為整個(gè)社會(huì)服務(wù)。

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