新時期高校檔案利用工作探究

董麗麗

【摘要】隨著計算機技術、網絡技術的發(fā)展，人類社會已進入到信息化、網絡化時代，現代信息技術的發(fā)展給高校檔案利用工作提供了新機遇的同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。本文結合現代高校檔案工作特點，通過問卷調查的方式，針對高校檔案工作中存在的主要問題，從高校檔案服務模式、服務理念、宣傳方式、服務方式等方面提出相應的對策，以期為高校檔案利用工作的改進和創(chuàng)新、適應時代發(fā)展需要提供理論支撐。

【關鍵詞】新時期；高校；檔案利用；探究

高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它是學校教學、科研、管理等各項工作的集中反映，是高校各項工作的縮影，真實地記載和反映了高校發(fā)展的歷史進程。教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》明確指出：“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃”[1]。高校檔案工作價值的實現主要體現在對其利用上，這是檔案工作的根本目的和出發(fā)點。

1高校檔案利用工作的特點

1.1高校檔案館的性質。高校檔案館（室）的性質直接決定著高校檔案利用的服務對象和發(fā)展模式。高校檔案館同時具有機關檔案室和國家檔案室的雙重性質：一方面，高校檔案館是高校內部的組織機構之一，主要服務對象是高校的師生，具有機關檔案室的性質；另一方面，高校檔案館也是永久保管本校檔案的檔案機構，具有國家檔案館永久保存檔案的性質[2]。

1.2 高校檔案的類別。高校檔案主要是高等學校在招生、教學、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案資源一般分為“黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類”等十一大類[1]。高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍。

1.3高校檔案的載體性質。高等學校歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式[1]。隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發(fā)展產生出一種新型檔案信息形態(tài)—數字化檔案信息庫?！皺n案數字化”就是將紙質檔案用掃描儀或數碼相機等數碼設備數字化，再把形成的數字檔案目錄和內容錄入到檔案管理軟件中，在這個過程中，檔案信息存儲載體發(fā)生了變化，由“紙質”變?yōu)榇艓?、磁盤、光盤等載體，形成可供人們有效保管、方便利用的數字化的檔案信息庫。

1.4高校檔案的用戶群體。高校檔案利用的主體從范圍和性質上具有異于其他類型檔案館（室）的特點，即以內部利用者為主，包括潛在的社會利用者，大致可分為如下四大類：第一類是代表所在單位前來檔案館（室）查閱檔案的教職工和學生，如因工作需要查找以前出臺的相關文件，其中查閱黨政管理類文件（各單位形成的管理性文件、收文、發(fā)文等）最多；第二類是為解決個人問題的教職工（包括離退休人員），如查財會檔案、科研（包括：科研項目、科研成果、科研獲獎、專利）等檔案較多；第三類是學生，包括在校學生和畢業(yè)生，為了應聘、考試、出國、應征入伍等辦理教學、學籍方面的材料；第四類是其他社會人員，這類用戶近幾年呈逐漸上升趨勢，一般是招聘單位和學歷認證機構查證學生的學籍情況。

1.5 高校檔案利用的周期性。由于高校獨特的作休時間模式，教學、管理等活動具有出一定的周期性，這就決定了高校檔案的利用也呈現出明顯的周期性規(guī)律。第一，“學生查詢檔案”主要表現為兩個時間高峰：一個是學生為了參加應聘，會在即將畢業(yè)的5、6月份來檔案館辦理學籍證明、錄取審批表、成績單等材料，尤其是成績單的利用比重最大；另一個是研究生報考的12月份和研究生面試的3月份也會出現查詢利用學籍檔案的小高峰。第二，教職工查詢檔案一般會在評審職稱之前的8、9月份出現高峰。

2 新時期高校檔案利用工作存在的問題

“信息需求是社會信息服務發(fā)展的原動力”、“信息用戶的基本狀況和信息需求決定了信息服務的內容和方式”[4]。為此，筆者以“高校檔案利用需求及存在問題”為題對河南8所高校、3136名師生進行了問卷調查，調查結果顯示新時期高校檔案利用工作中存在的問題主要表現為如下三個方面：

2.1 檔案利用工作宣傳力度不夠。在宣傳高校檔案利用價值和館藏內容方面做得不夠，宣傳的效果不廣泛。很多高教職工和學生不清楚高校檔案館究竟有哪些檔案資料，也不清楚這些檔案的潛在社會價值和經濟價值，工作中缺乏檔案利用的意識；部分教職工和學生對檔案館只是“有些了解”，有的甚至是“不了解”，大部分學生甚至不知道有檔案館的存在；對檔案館利用工作“比較了解”的多是各個部門的兼職檔案員、工作需要經常查閱檔案的老師和在檔案館做過勤工助學的學生。

2.2 校史資料等編研材料傳播范圍有限。首先，高校檔案編研工作基本都是“重歷史事件、輕經濟現狀”，而且數量較少，老師都很難看到，更別說學生；其次，史料編研遠離了社會熱點問題，能夠適應社會形勢的編研成果很少。從調查結果看，教師對檔案館編研資料還有些關注，知道檔案館編印的“學校大事記、學校組織機構沿革、學校籌備及建校初期大事要覽、制度匯編、學校年鑒”等材料，大部分學生則是連聽都沒有聽說過。

2.3 查閱檔案途徑單一。在調查的8所高校中，檔案查詢的途徑基本上還是以現場查閱為主，而師生普遍要求高校檔案利用工作能夠與時代同步，開發(fā)、建設、提供檔案資料的信息化、網絡化服務，以方便需求群體隨時、隨地的獲取相關檔案資料。

這些問題可能是大多數高校在檔案利用工作中都會出現的情況，不是人們不想去利用檔案，而是“不了解”，相比圖書館，檔案館還是個很“神秘的”地方，以這些“評價”和“反饋”信息為依據，轉變服務模式，提高自身的服務質量，創(chuàng)新和拓展高校檔案利用工作是當務之急。

3 建議

3.1加強檔案利用宣傳力度。雖然多數高校的檔案館（室）已應用了計算機等現代化管理技術，也都在互聯網上建立自己的主頁，但是點擊量普遍較低，我們應該充分利用網絡技術加強檔案館網站建設，進一步加大檔案工作的宣傳力度。首先，進一步加強館藏檔案數字化、信息化工作，通過在網頁上發(fā)布檔案館館藏宣傳信息等途徑，豐富網頁內容，并及時更新維護；其次，努力實現各院校之間館（室）之間的協作交流、資源共享，如通過制作電子“榮譽展廳、校史館、檔案展覽”等方式，最大限度的使能夠公開的檔案信息資源得到共享，讓從未來過檔案館的老師和學生以最便捷的方式全方位的了解檔案工作。

3.2 豐富優(yōu)化館藏。第一，提高教職工收集、整理檔案意識，避免出現各部門歸檔材料時效滯后、材料遺漏、散失的現象，為檔案利用工作打好基礎；第二，檔案館要根據高校各項職能活動的不斷拓展，及時調整檔案材料的收集范圍與內容；第三，檔案館要確保檔案材料收集的完整、齊全，同時要避免出現館（室）藏檔案數量多而信息容量小的現象，注意檔案資料的優(yōu)化，避免高校部門因職責交叉而出現檔案資料重復歸檔的現象；第四，檔案管理部門還要加強對學校而各種重大活動、重大項目的監(jiān)督，及時將重要部門形成的檔案材料收集、鑒定和歸檔。第五，學校要定期組織召開年度“檔案工作會議”，科學指導歸檔單位開展各類文件材料的收集歸檔與管理工作，將好的做法和建議及時推廣實施。

3.3 拓寬查檔途徑。充分利用網路技術、各種通信技術、計算機技術開展新業(yè)務，如開展電話查詢、郵件查詢、網絡查詢、傳真查詢等，通過開設“網絡信息檢索、檔案在線閱覽室、提供數字檔案、學術成果檔案整理指導、個人重要材料保管”等服務類目，滿足師生乃至社會各界人士對檔案利用的需求，適應信息時代快節(jié)奏、高質量、高效率、個性化的工作和生活方式；

參考文獻：

[1]教育部.《高等學校檔案管理辦法》[EB/OL].2008-09-12.http：//www.edu.cn/news_127/20080912/t20080912_325115.shtml

[2]邸家琴.試論高校檔案館的性質、功能與發(fā)展定位[J].黑龍江教育，2010（5）：45～46.

[3]孫大東.高校檔案利用體系理論模式構建研究[J]檔案管理 2013（6）：14～15.

[4]柯平、高潔.信息管理概論[M].北京：科學出版社，2007（6）：217～221.