成人教育學(xué)籍檔案管理探討

張夢(mèng)源

摘 要：成人教育管理是一種不同于一般高校的常規(guī)管理體制，其學(xué)籍檔案管理工作與常規(guī)高校相比更加復(fù)雜，難度也更大。因此，本文就從成人教育的一些基本情況和概述著手，著重探討成人教育中學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)措施，從而實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案管理的科學(xué)化，促進(jìn)成人教育事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：成人教育；學(xué)籍檔案；管理措施

學(xué)籍檔案管理是成人教育管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它關(guān)系到成人教育學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)在校教育和管理的全過(guò)程，對(duì)于提高教學(xué)質(zhì)量以及維護(hù)學(xué)校的正常秩序都具有重要的意義。隨著國(guó)家對(duì)高等教育管理的重視以及實(shí)現(xiàn)教育公平的客觀要求逐漸強(qiáng)烈，教育部門(mén)以及學(xué)校的檔案管理部門(mén)都借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，通過(guò)建立學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)，從而對(duì)學(xué)籍管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)信息的全面化。所以成人高等教育也要從觀念上開(kāi)始轉(zhuǎn)化，逐漸認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，克服在學(xué)籍檔案管理中的問(wèn)題，采取有效措施，使學(xué)校教育水平得以提高。

一、成人教育相關(guān)概述

成人高等教育是對(duì)符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的在業(yè)或非在業(yè)成年人實(shí)施的屬于高等教育水平的教育，旨在滿足成年人提高自身素質(zhì)或是適應(yīng)職業(yè)要求的需要。它的主要形式有地方的廣播電視大學(xué)、職工高等學(xué)校以及教育學(xué)院等，也實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一招生，是一種有目的、有計(jì)劃、有組織的高級(jí)專(zhuān)業(yè)教育活動(dòng)。而成人教育的學(xué)籍檔案管理則是教務(wù)管理工作的組成部分，并且依據(jù)相關(guān)方法和程序，對(duì)學(xué)生的在校情況，包括學(xué)習(xí)以及活動(dòng)等各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行審核與記載。但由于成人教育的對(duì)象主要是社會(huì)上的成人學(xué)生，他們年齡不同，素質(zhì)有別，來(lái)源廣泛，加大了學(xué)籍檔案管理的難度。

二、成人教育學(xué)籍檔案管理中遇到的問(wèn)題

1.學(xué)生檔案資料不完整。學(xué)生檔案資料殘缺不齊是成人教育學(xué)籍管理中存在的基本問(wèn)題。在新生學(xué)籍注冊(cè)工作中，成人高等教育的具體操作就是為新生錄取信息進(jìn)行核對(duì)以及入學(xué)資格審核，但對(duì)學(xué)生的姓名、性別以及身份證等關(guān)鍵信息是否正確而沒(méi)有進(jìn)行審核，這是直接導(dǎo)致日后檔案管理遇到重重困難的開(kāi)始。當(dāng)然造成學(xué)生檔案殘缺的原因是有多方面的。一方面是學(xué)生的認(rèn)識(shí)不到位，提供給學(xué)校的個(gè)人信息不完整，或是不準(zhǔn)確，有時(shí)又因?yàn)闆](méi)有及時(shí)向?qū)W校提供更改了的信息，從而嚴(yán)重影響學(xué)籍資料的完整。另一方面則是學(xué)校沒(méi)有及時(shí)按照制度準(zhǔn)確、全面地收集與建立學(xué)生的檔案材料，從而導(dǎo)致遺漏的現(xiàn)象。

2.學(xué)籍檔案管理的制度不健全。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)緊密結(jié)合的背景下，成人教育的學(xué)科發(fā)展出現(xiàn)了新局面。但是在學(xué)籍檔案管理方面，其模式卻沒(méi)有得到有效改善，從而無(wú)法滿足教育改革發(fā)展的需要。就目前來(lái)看，由于學(xué)籍檔案管理制度的不完善，學(xué)籍管理工作充滿了隨意性，重復(fù)勞動(dòng)多，效率低下，致使檔案管理部門(mén)送往人事部門(mén)的材料雜而亂。

3.學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)不夠高。成人教育中的學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜繁瑣的任務(wù)，它工作量大，影響因素多，因此要求管理人員要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及熟練應(yīng)用信息技術(shù)的能力。但是，就目前而言，大多數(shù)的學(xué)籍檔案管理人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，現(xiàn)代化知識(shí)以及管理知識(shí)都比較欠缺。另外，學(xué)籍教學(xué)管理的人員在工作中經(jīng)常會(huì)有應(yīng)付了事的現(xiàn)象，這對(duì)提高檔案管理的效率和水平是有阻礙作用的。

三、提高成人教育學(xué)籍檔案管理的有效措施

1.建立全面的學(xué)生學(xué)籍檔案。就如上文所說(shuō)，學(xué)生檔案資料不全面、不完整是學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的基本問(wèn)題，所以建立多方面和完整的學(xué)籍檔案是實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍管理科學(xué)化的前提條件。對(duì)此，成人學(xué)校可以建立新生個(gè)人信息檔案以及班級(jí)檔案等，同時(shí)以教學(xué)班級(jí)為單位，建立學(xué)生的通訊錄，詳細(xì)登記學(xué)生的聯(lián)系方式，從而方便檔案的尋找與管理。另外，還要注重檔案材料的收集與整理，使學(xué)生的學(xué)籍材料始終保持完整與真實(shí)。

2.建立健全學(xué)籍管理制度。成人教育學(xué)籍檔案的管理必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，使學(xué)籍管理有法可依，有章可循，從而體現(xiàn)管理的政策性，又符合實(shí)際。在建立學(xué)籍管理規(guī)定中，相關(guān)部門(mén)要充分考慮學(xué)生在工作與學(xué)習(xí)之間的矛盾，讓學(xué)習(xí)時(shí)間充足、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的學(xué)生提前修完學(xué)分，提早畢業(yè)，顯得有靈活性。另外，在實(shí)施的過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)在制作各類(lèi)表格方面要有統(tǒng)一性，從而為歸檔后的管理和裝訂工作打下基礎(chǔ)。

3.提高學(xué)籍檔案管理人員的整體素質(zhì)。由于檔案管理工作是一種比較枯燥的，而且責(zé)任重大的工作，所以很多管理人員都不愿一直堅(jiān)持從事該項(xiàng)工作。因此，學(xué)校要充分認(rèn)識(shí)到成人教育學(xué)籍管理工作的重要性，在各部門(mén)都配備一支思想素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精通的專(zhuān)業(yè)管理人員，注重對(duì)他們業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，特別是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍管理與檔案歸類(lèi)的能力。

綜上所述，學(xué)籍檔案管理在成人教育當(dāng)中是不可分割、非常重要的組成部分，它直接影響學(xué)生與用人單位之間的關(guān)系。因此，成人教育學(xué)校一定要重視該項(xiàng)工作，加強(qiáng)對(duì)該工作相關(guān)制度的完善和人員的培養(yǎng)，以促進(jìn)成人教育的完備和發(fā)展。

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