關(guān)于檔案信息資源的開發(fā)利用與整合

張簡

[摘 要]檔案館作為黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在新形勢下應(yīng)充分發(fā)揮基本功能，不斷拓展社會(huì)功能，關(guān)于檔案信息資源開發(fā)利用與整合，引發(fā)了人們的思考。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息資源；開發(fā)利用；整合

[中圖分類號]G271.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）05 — 0123 — 02

檔案館作為黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在新形勢下應(yīng)充分發(fā)揮基本功能，不斷拓展社會(huì)功能，關(guān)于檔案信息資源開發(fā)利用與整合，引發(fā)了人們的思考。

一、檔案信息資源的開發(fā)利用，包括以下六個(gè)方面

1. 開發(fā)利用工作的主體是檔案工作者，即各級各類檔案館（室）從事檔案信息開發(fā)利用工作的部門和工作人員，他們處于開發(fā)利用的主導(dǎo)地位，是決定開發(fā)利用工作成敗的關(guān)鍵。

2. 開發(fā)利用的對象是館（室）藏檔案資料，它們是開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。館（室）藏檔案資料包括檔案原件，同時(shí)也包括對原件內(nèi)容進(jìn)行篩選、加工、轉(zhuǎn)化而來的二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn)，以及各種資料。

3. 開發(fā)利用的客體是本單位或社會(huì)上的檔案信息利用者，他們是檔案信息開發(fā)利用的最終受益者，同時(shí)也是開發(fā)利用活動(dòng)的檢驗(yàn)者。檔案信息開發(fā)利用的成果，其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益必須通過利用者去實(shí)現(xiàn)。利用者并非簡單地、被動(dòng)地接受檔案信息，而是有選擇地接收利用檔案信息。

4. 開發(fā)利用工作必須借助于一定的工具和手段。檔案信息資源具有原始性、分散性等特點(diǎn)，檔案工作者要快速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供利用者所需的檔案信息，必須運(yùn)用各種檢索工具來準(zhǔn)確、及時(shí)地選擇、發(fā)現(xiàn)、定位利用者所需的適用信息，并通過各種工具來進(jìn)行科學(xué)加工和處理，及時(shí)將信息定向或多向傳遞給特定利用者。

5. 開發(fā)利用的任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，即把館（室）藏檔案，通過多種渠道和方式進(jìn)行選擇和傳播，使之流動(dòng)和共享，以此激活檔案中蘊(yùn)藏的知識和信息，實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值或社會(huì)價(jià)值。

6. 開發(fā)利用工作的目的是最大限度滿足社會(huì)的檔案信息需求。社會(huì)需要是開發(fā)利用的前提和動(dòng)力，開發(fā)利用的目的就是為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則

1.服務(wù)原則

開發(fā)利用工作是以服務(wù)和滿足社會(huì)需要為生存與發(fā)展條件，其實(shí)質(zhì)在于提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，因此，服務(wù)于社會(huì)是它的根本目的和總的指導(dǎo)思想。

貫徹服務(wù)原則，最重要的是檔案工作者必須明確服務(wù)方向，堅(jiān)定服務(wù)思想。明確服務(wù)方向，是指檔案信息資源開發(fā)利用工作要具有正確的方向，應(yīng)當(dāng)隨著黨和國家工作重心的轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移，為中心工作服務(wù)，要適應(yīng)社會(huì)多方面檔案信息利用的需求。堅(jiān)定服務(wù)思想，就是要求檔案工作者明確檔案工作為社會(huì)各方面服務(wù)的思想，樹立良好的職業(yè)道德，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，研究掌握檔案信息利用需求的特點(diǎn)和規(guī)律，千方百計(jì)地為利用者提供方便。

2.開放原則

在開發(fā)利用工作中貫徹開放原則，是《檔案法》賦予檔案部門的職責(zé)，它符合檔案信息發(fā)揮作用的根本規(guī)律，也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。

開放原則就是要求檔案工作者在開發(fā)利用檔案信息工作中，要在遵守國家有關(guān)法律法規(guī)前提下，最大限度地解放思想，根據(jù)社會(huì)實(shí)踐利用檔案的需求，最大限度地提供檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，充分保障利用者利用檔案的基本權(quán)利。

3.法制原則

法制原則是開發(fā)利用工作必須貫徹的重要原則之一。由于檔案信息具有一定的機(jī)密性，決定了在檔案信息資源開發(fā)利用中必須設(shè)定必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。檔案信息在開發(fā)利用中不能失、泄密，否則就要觸犯法律。《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，對檔案開放時(shí)限、內(nèi)容控制范圍、服務(wù)對象、內(nèi)外有別等都作了詳細(xì)規(guī)定，是每個(gè)檔案工作者在開發(fā)利用檔案中必須牢牢把握的。

遵循法制原則，要求檔案工作者在開發(fā)利用工作中以法律為準(zhǔn)繩，做到既要進(jìn)一步開放檔案，促進(jìn)檔案信息的充分合理利用，又要嚴(yán)格堅(jiān)持保密，保障黨、國家和人民的利益不受損害。

4.效益原則

遵循效益原則，就是要求檔案開發(fā)利用工作要講求實(shí)效，能為社會(huì)提供更多有價(jià)值的、社會(huì)需要的檔案信息。為此，檔案部門在實(shí)際工作中要強(qiáng)調(diào)開發(fā)利用工作與效益的統(tǒng)一，不能為開發(fā)而開發(fā)，而是以它作為實(shí)現(xiàn)效益的手段和途徑，以取得效益為目標(biāo)，創(chuàng)造性地、有針對性地開展檔案信息資源開發(fā)利用工作。

上述四個(gè)原則是一個(gè)統(tǒng)一的、不可分割的整體。同時(shí)，檔案信息資源開發(fā)利用的過程，也就是檔案資源整合的過程。

三、檔案資源整合的含義和理論基礎(chǔ)

檔案信息資源整合就是對分散在本行政區(qū)域內(nèi)各系統(tǒng)、各部門和各單位的檔案通過科學(xué)分類整理編目和數(shù)字化處理，將檔案實(shí)體和數(shù)字信息及查詢系統(tǒng)資源通過實(shí)體收集或虛擬歸檔方式收集，集中保管利用，達(dá)到檔案的物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合和查閱利用系統(tǒng)的整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的工作。

全宗理論是整合檔案信息資源的理論依據(jù)，一個(gè)全宗的檔案不能分散，它是一個(gè)有機(jī)整體。為了保證國家檔案全宗的完整性，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的基本原則，整合檔案資源，維護(hù)全宗的完整與安全，維護(hù)黨和國家的歷史真實(shí)面貌。

四、檔案資源整合的現(xiàn)實(shí)意義

1.檔案資源整合是社會(huì)發(fā)展對檔案利用的新要求

檔案部門只有通過檔案信息資源的整合，才能為社會(huì)提供利用檔案信息儲(chǔ)備物質(zhì)保證和條件，才能最大限度地滿足人們利用檔案信息的需求。專業(yè)檔案主要是以系統(tǒng)專業(yè)主管部門管理，其形成專業(yè)檔案主要是立檔單位或?qū)I(yè)檔案館收集保管；專業(yè)檔案服務(wù)的對象主要是黨政機(jī)關(guān)和各級領(lǐng)導(dǎo)，局限于本單位利用。從而形成了管理上條塊分割，檔案資源分散，國家綜合檔案館檔案資源匱乏，檔案部門服務(wù)功能衰減的局面。這與當(dāng)今所處的有計(jì)劃的市場經(jīng)濟(jì)和時(shí)期，經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展、社會(huì)各界人民群眾對檔案信息的需求相比，是極不協(xié)調(diào)、很不適應(yīng)的。檔案資源整合要通過各級國家檔案館對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案資源實(shí)行集中統(tǒng)一管理，變專業(yè)檔案的多頭管理和分散保管為國家綜合檔案館集中統(tǒng)一管理，調(diào)整國家檔案資源歸屬與流向，優(yōu)化國家檔案資源配置，建立覆蓋社會(huì)各方面的檔案資源體系，最大限度發(fā)揮其作用，滿足新時(shí)期社會(huì)各界利用檔案的需求。

2.檔案信息資源整合是檔案館固本強(qiáng)身的需要

整合檔案資源是檔案館工作的物質(zhì)條件，是檔案館固本強(qiáng)身的基礎(chǔ)性工作。在全面建設(shè)小康社會(huì)，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展新的歷史時(shí)期，各級國家檔案館首要任務(wù)是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，通過改革檔案管理模式，強(qiáng)化檔案接收和征集工作，整合資源，改善結(jié)構(gòu)，豐富館藏，尤其是把滿足人民群眾物質(zhì)文化需求的服務(wù)民生的檔案收集進(jìn)館。一方面只有將分散在各個(gè)部門和單位的檔案資源和現(xiàn)行文件進(jìn)行集中，才能完善檔案館實(shí)現(xiàn)基本功能的基礎(chǔ)條件；另一方面對檔案資源進(jìn)行優(yōu)化配備和開發(fā)利用，才能變多頭管理為集中管理，變檔案分散為集中，由無序到有序，從紙質(zhì)到電子；才能變被動(dòng)為主動(dòng)，依法向社會(huì)開放利用檔案，增強(qiáng)服務(wù)功能，提升服務(wù)質(zhì)量。

五、檔案信息資源整合的方法和途徑

1.確立整合檔案資源的目標(biāo)

檔案行政管理部門和檔案館要明確檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、服務(wù)民生的重點(diǎn)，盡快改變館藏以文書檔案為主，兼有少量的科技檔案、專門檔案和部分不系統(tǒng)的民生檔案的狀況，強(qiáng)化檔案行政管理部門的主體地位，對本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作實(shí)行有效監(jiān)管，理順檔案的歸屬與流向，加大檔案接收、征集力度，將重大改革、重大活動(dòng)和重點(diǎn)項(xiàng)目檔案和涉及民生的戶籍、婚姻、生育、就業(yè)、土地、林權(quán)、移民、房產(chǎn)、醫(yī)療、保險(xiǎn)等檔案和已公開的現(xiàn)行文件進(jìn)行整合，夯實(shí)檔案資源基礎(chǔ)；以為民、便民、服務(wù)民生為出發(fā)點(diǎn)，除在檔案館建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成檔案信息孤島外，還要將開放的檔案信息和已公開的現(xiàn)行文件經(jīng)過數(shù)字化加工，上傳到英特網(wǎng)；通過黨政辦公專網(wǎng)備份各黨政機(jī)關(guān)單位的現(xiàn)行文件，形成電子檔案，供黨政機(jī)關(guān)共享，并及時(shí)將其電子文件和機(jī)關(guān)檔案目錄數(shù)據(jù)離線充實(shí)到檔案館檔案信息數(shù)據(jù)庫孤島，從而實(shí)現(xiàn)到檔案館現(xiàn)場查閱、上英特網(wǎng)在線查詢和辦公專網(wǎng)查閱的利用系統(tǒng)。

2.采用科學(xué)的檔案信息資源整合方法

檔案資源整合是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，必須要有先進(jìn)的理念、先進(jìn)的設(shè)備和科學(xué)方法，才能實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)。在理念上要堅(jiān)持“三高”，高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率；設(shè)備配置“三機(jī)”，計(jì)算機(jī)、復(fù)印打字機(jī)和掃描儀；收集方法上三種途徑，檔案實(shí)體整合、檔案數(shù)據(jù)整合和檔案利用系統(tǒng)整合；傳輸上三個(gè)網(wǎng)絡(luò)，檔案館局域網(wǎng)、黨政辦公專網(wǎng)和英特網(wǎng)；利用上三種方式，檔案館查閱大廳現(xiàn)場查閱，黨政辦公專網(wǎng)上查閱和英特網(wǎng)上在線查閱。

通過檔案資源整合，強(qiáng)化了檔案資源集中統(tǒng)一管理的原則，保證了國家全宗的完整性，安全性，利用有效性；為建立檔案工作的資源體系、安全體系和利用體系創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件；實(shí)現(xiàn)了檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了檔案信息的服務(wù)功能。檔案資源整合是一項(xiàng)管理體制和服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，但也存在著不同程度地對檔案室工作的削弱現(xiàn)象，需要在今后工作中不斷改進(jìn)完善，實(shí)現(xiàn)檔案館工作和檔案室工作的雙羸。

六、檔案信息資源的開發(fā)利用與整合離不開檔案網(wǎng)站建設(shè)

隨著國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)在世界范圍的迅速發(fā)展，信息資源的全球交流與共享正在變成現(xiàn)實(shí)，檔案網(wǎng)站也如雨后春筍一樣迅速發(fā)展起來，成為檔案部門對外提供服務(wù)的新窗口。

檔案網(wǎng)站有廣義和狹義之分。廣義的檔案網(wǎng)站是指一個(gè)應(yīng)用框架，它將各種檔案應(yīng)用系統(tǒng)和各類檔案信息資源集成到一個(gè)信息管理平臺之上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶，從而建立起檔案部門面向各類用戶的信息通道。狹義的檔案網(wǎng)站，是指基于互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息資源進(jìn)行集成并提供有關(guān)檔案信息服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。這里主要從狹義的角度敘述。

檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案館拓展服務(wù)功能和檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，它應(yīng)是一個(gè)集多項(xiàng)功能于一體的開放性服務(wù)窗口。其基本功能包括以下幾方面：

1. 檔案信息服務(wù)功能。這是檔案網(wǎng)站的基本功能，也是區(qū)別于其他網(wǎng)站的本質(zhì)所在。建立檔案網(wǎng)站的主要目的是向社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)，使檔案用戶借助于網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢，并通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)。為此，檔案網(wǎng)站應(yīng)該提供盡可能豐富的檔案信息資源和在線查詢服務(wù)。

2. 宣傳功能。檔案網(wǎng)站的宣傳功能有兩方面：一方面，它可以成為檔案工作、檔案機(jī)構(gòu)和檔案職業(yè)形象宣傳的有效工具，可以利用館藏檔案資源進(jìn)行宣傳；另一方面，通過網(wǎng)上檔案展覽、檔案公布等形式，開展傳統(tǒng)歷史文化教育和愛國主義教育，發(fā)揮檔案網(wǎng)站的社會(huì)宣傳教育功能。

3. 網(wǎng)上辦事功能。檔案信息服務(wù)只是公眾單向的從檔案部門接收信息，卻無法向檔案部門提出要求。因此，檔案網(wǎng)站還需要在檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，增加動(dòng)態(tài)咨詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事，達(dá)到檔案部門與公眾之間的雙向互動(dòng)。如檔案行政許可的申請和辦理、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的報(bào)名與確認(rèn)、查閱檔案的請求與回復(fù)等。

4. 交流功能。通過網(wǎng)上對話、留言板與網(wǎng)上調(diào)查、網(wǎng)上投訴、電子信箱等方式，檔案網(wǎng)站可以起到檔案部門與公眾之間交流的信息橋梁作用。應(yīng)建立相應(yīng)的回應(yīng)機(jī)制，對公眾的建議和意見要及時(shí)反映并做出有效處理。

“路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索”，檔案工作者探索的腳步永遠(yuǎn)不會(huì)停止，在新的形勢下，檔案工作者一定要把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)！〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕