事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

蘇紅

[摘 要]隨著我國社會主義經(jīng)濟與科學技術水平的迅速發(fā)展進步，事業(yè)單位檔案的數(shù)量與需求也迅速增加，這些都促使了事業(yè)單位檔案管理工作的形式發(fā)生了深刻變化。目前，事業(yè)單位檔案管理的信息化是一種新的檔案管理方式與潮流，但事業(yè)單位在檔案管理信息化的建設工作中出現(xiàn)了一些新的問題，因此事業(yè)單位要對這些新問題有充分清晰的認識，要深刻明白這些問題并不能阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化的進程。對于這些問題，要提出具有針對性的解決方案與措施，這有這樣才能促進事業(yè)單位檔案管理信息化的建設順利進行與發(fā)展。

[關鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設；進程

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）05 — 0127 — 02

引言

事業(yè)單位檔案管理信息化建設是對檔案原文件保存的重要方式，事業(yè)單位應該充分利用先進的信息手段與技術把各種物質(zhì)化信息資源進行信息化的轉(zhuǎn)換，然后進行保存工作，并且建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位的每個工作人員提供服務。同時檔案管理工作的信息化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法，使兩者相互補充，相互共存，共同發(fā)展。

一、 事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)信息化的重要性

我國事業(yè)單位是經(jīng)濟社會發(fā)展、社會和諧發(fā)展的重要支撐體系，事業(yè)單位的檔案是公共服務服務的主要提供載體，做好事業(yè)單位檔案管理工作的信息化，有利于社會事業(yè)迅速平穩(wěn)發(fā)展，滿足人民日益增長的物質(zhì)文化需求。事業(yè)單位檔案管理是社會進步的記錄者，記載了歷史上的史實，是維護社會健康發(fā)展的有力工具，做好新時期事業(yè)單位檔案管理工作的信息化能夠在很大程度上促進社會事業(yè)的大發(fā)展、大繁榮。事業(yè)單位的檔案管理工作采用數(shù)字化、信息化的方式可以促進事業(yè)單位檔案管理工作的信息化的進程。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展， 事業(yè)單位檔案管理工作越來越顯得重要， 而且對檔案管理提高新的要求與挑戰(zhàn)，這些都促使了事業(yè)單位檔案管理工作的信息化。事業(yè)單位檔案管理的信息化能夠確保檔案原文件的完整性與真實性， 也有利于開發(fā)利用檔案資料。檔案的信息化管理使檔案整理、分類等工作變得簡單、輕松， 也使檔案管理工作更加的規(guī)范。在這個信息化的現(xiàn)代社會， 事業(yè)單位也應該抓住有利時機，促進辦公信息化，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化，從而促進整個事業(yè)單位的信息化。檔案管理信息化使檔案管理工作人員處理檔案更加的高效，進一步提高檔案處理的速度，同時節(jié)約辦公經(jīng)費與空間，也有利于事業(yè)單位的工作人員的查看?？傊?，在這個新的歷史發(fā)展時期，事業(yè)單位要充分利用計算機網(wǎng)絡資源，及時實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

二、 事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設的問題

1.沒有合理開發(fā)檔案信息資源

目前我國的事業(yè)單位沒有有效地開發(fā)利用檔案信息資源，采集檔案信息資源的內(nèi)容較少，信息資源的重復加工比較嚴重，檔案信息化資源的質(zhì)量也有待提高。到目前為止，我國檔案資料開放的比重還是處于低水平的。據(jù)不完全統(tǒng)計，2009年全國各級綜合性檔案資料館開放檔案資料共為4521萬卷，只占館藏檔案資料總數(shù)的22.7%左右。而我國現(xiàn)在已經(jīng)建設了3000多個信息化的數(shù)據(jù)庫，而且這些信息化的數(shù)據(jù)庫取得了良好的成績，但目前這些數(shù)據(jù)庫中大部分數(shù)據(jù)資源還沒有得到充分的開發(fā)利用。

2.缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施

事業(yè)單位中的有些檔案資料是與普通的檔案資料是不一樣的，可能會涉及到很多的國家機密信息，因此在進行信息化處理時要注意文件資料的安全。各個事業(yè)單位在進行信息化建設時，要首先切實保證涉密資料的安全。但是在日常工作時，有些事業(yè)單位很容易的忽視這個問題，從而威脅了涉密資料的信息安全。主要表現(xiàn)在事業(yè)單位可能對公開的信息資料審查程序不嚴，甚至在涉密計算機上使用外網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁等，這些很容易導致黑客等竊密到機密文件資料。因此事業(yè)單位要嚴格按照有關規(guī)定對事業(yè)單位的檔案進行管理與公開，做到確保機密資料的安全。

3.檔案管理工作人員素質(zhì)低下

在社會主義市場經(jīng)濟條件下，人們可以自由選擇職業(yè)，因此都向往工作有活力的企業(yè)單位，而那些平淡無奇的工作，很難招到留得住大學畢業(yè)生，事業(yè)單位的檔案管理工作就屬于這樣的工作，所以造成現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理工作缺少實踐經(jīng)驗豐富的人員與想長時間從事這個方面工作的新人。由于很多剛進入事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員的經(jīng)常更換，直接對事業(yè)單位的檔案整理與記錄產(chǎn)生了不利的影響，使檔案管理工作變得很混亂，有時甚至丟失事業(yè)單位重要的檔案文件等。因此事業(yè)單位要對檔案管理工作有足夠的重視，配置優(yōu)秀的工作人員，充實檔案管理工作的隊伍。

4.檔案檢索效率比較低

檔案檢索方式按照檢索方式可分為計算機檢索與手工檢索，其效率和檔案硬件設施有很大的聯(lián)系，而檢索效率依賴于檢索工具，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計算機是目前檢索速度最快的檢索工具，但還是有很多基層事業(yè)單位堅持手工檢索。也有很多部門為了提高檔案檢索效率，對多種檢索工具研發(fā)投入了很大人力物力，錯誤的認為檢索工具越多檢索速率就越快，但實際上并不是這樣的，檔案檢索效率在于檢索設備是否精益求精而不是數(shù)量的多少，而且檢索工具設置過于細密或者過于繁瑣，不但不能提高檔案檢索速度，還可能造成檔案重疊出現(xiàn)的情況發(fā)生。

三、 事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設的途徑

1. 制定規(guī)范的檔案管理工作的制度

在我國的基本國情下，事業(yè)單位是比較特殊的單位，而事業(yè)單位的檔案管理部門是一個處于邊緣化的機構(gòu)。法律法規(guī)對事業(yè)單位的檔案管理工作有著明確的規(guī)定，因此檔案管理工作的信息化要在法律法規(guī)的允許下進行，也就是檔案管理的信息化在一定程度上受到了法律法規(guī)的約束，從而事業(yè)單位檔案管理信息化可以有章可循，有法可依。而不同的事業(yè)單位要根據(jù)自身的實際情況，制定本事業(yè)單位自己的檔案資料管理制度，對工作人員進行不間斷的培訓與內(nèi)部約束。

2.合理規(guī)劃事業(yè)單位檔案管理的信息化

事業(yè)單位要結(jié)合自身的經(jīng)濟發(fā)展目標制定合理的檔案管理信息化的進程。在新的歷史時期，雖然檔案管理工作信息化是必然的發(fā)展趨勢，但是不能盲目跟風。在進行事業(yè)單位的檔案管理信息化的建設之前，必須要深入地進行科學規(guī)劃，有條理的推進。規(guī)劃要充分結(jié)合實際情況，制定檔案管理信息化的近期目標與遠期目標，這樣才能使檔案管理信息化得到順利推進，使檔案檔案管理工作得到可持續(xù)的發(fā)展。

3.完善對事業(yè)單位的檔案信息化的監(jiān)督制度

強有力的監(jiān)督制度可以確保事業(yè)單位檔案管理信息化的過程得到制約與監(jiān)督，保證其過程是在法律法規(guī)規(guī)定的范圍之內(nèi)。完善的監(jiān)督制度可以促進檔案管理工作人員的工作積極性、主動性以及創(chuàng)新意識，也可以進一步保障檔案資料的信息安全。事業(yè)單位要充分利用單位內(nèi)部的監(jiān)督與單位外部的監(jiān)督，使兩者相互結(jié)合，相互補充，相互合作，及時準確地發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化過程中存在隱患的做法，然后糾正錯誤的做法，這樣可以確保建設一個高效、安全的檔案管理信息化的系統(tǒng)。

4.要全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

隨著信息時代的到來，事業(yè)單位的檔案管理工作要實現(xiàn)信息化，首先是使檔案管理工作人員掌握信息化的檔案管理方法與技能，因此要注意培養(yǎng)檔案管理方面的人才，提高他們的綜合素質(zhì)與能力，檔案管理工作要以服務事業(yè)單位的工作人員為主要內(nèi)容，提高事業(yè)單位檔案管理人員隊伍的綜合能力。事業(yè)單位要加強對檔案管理工作人員的培訓，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式與知識結(jié)構(gòu)，全面提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。

5.建設實用的檔案管理信息化網(wǎng)站

檔案管理信息化網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門以網(wǎng)頁的形式建立的站點，給相關人員提供相應的檔案信息服務，實現(xiàn)檔案管理資料的網(wǎng)上查找等信息化的使用。網(wǎng)頁式的服務是檔案管理工作信息化的重要的方式與模式，這種模式有利于信息資源的傳遞，因此這種模式將成為以后檔案管理信息化的主流模式。實用的檔案管理信息化網(wǎng)站應該具有升級更新的能力、再次開發(fā)的能力等，能適應這個快速發(fā)展的社會，可以充分的利用計算機的強大的資源。

6.加強建設檔案管理工作的信息化

事業(yè)單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的發(fā)展潮流，在檔案管理工作中運用先進的科技手段與技術，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理工作人員在計算機的輔助下，要及時更新檔案內(nèi)容，準確保存各類檔案信息，充分利用計算機與掃描儀等現(xiàn)代化設備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實現(xiàn)檔案資料保存的無紙化，節(jié)省檔案資料管理的資金與保存的空間。

7.逐漸實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是對檔案原文件保存的重要方式，事業(yè)單位應該充分利用先進的信息手段與科學技術把各種物質(zhì)化信息資源進行數(shù)字化的保存工作，并且建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位的每個工作人員提供必要的服務。同時檔案管理工作的數(shù)字化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法，使兩者相互補充，相互共存，共同發(fā)展。

四、 總結(jié)

隨著我國的社會經(jīng)濟水平的快速發(fā)展與進步，通過上文對事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的問題以及解決方案的進行系統(tǒng)的論述，可以了解到我國事業(yè)單位檔案管理工作進行信息化的模式，這也符合我國社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)律，可以促進事業(yè)單位的順利發(fā)展與進步。各個事業(yè)單位檔案管理進行信息化總體規(guī)劃時，要提前做好規(guī)劃的進程步驟，也要做好信息安全的工作，采用新的檔案管理工作方法。另外，在目前的事業(yè)單位改革歷程中，要充分抓住這個機遇，沉著應對挑戰(zhàn)，積極創(chuàng)新，充分結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方式，做到單位事業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展與進步。

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〔責任編輯：譚 蕊〕