高校圖書館檔案優(yōu)化管理新思路

摘 要：在近代高校圖書館的建設過程中，圖書館檔案是一項重要的組成部分。本文通過對高校圖書館檔案的必要性和現(xiàn)狀分析，提出優(yōu)化改進圖書館檔案管理工作的新思路，形成具有現(xiàn)代化特色的高校圖書館管理模式，從而更好地為高校師生提供最便捷的服務。

關鍵詞：高校；圖書館檔案；新思路

作者簡介：王秋音（1961-），女，湖北襄陽職業(yè)技術學院圖書館。

[中圖分類號]： G250 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2014）-08--01

高校圖書館檔案能夠客觀地記載圖書館歷史階段的各個發(fā)展軌跡。隨著世界經濟和文化發(fā)展的多元化，我國高校的辦學規(guī)模也在不斷地擴大，為了更好地為高校的教學和科研活動提供便捷和可靠的數(shù)據(jù)和信息服務，做好高校圖書館檔案管理工作，建立數(shù)據(jù)完善、能夠及時滿足高校教育教學以及科研等方面的需求的圖書館檔案，成為當前圖書館檔案管理人員工作的重中之重。

一、高校圖書館檔案管理工作的必要性和發(fā)展現(xiàn)狀

1、高校圖書館檔案的必要性

圖書館的檔案資料，是圖書館各個階段、不同時期的歷史記錄，包括了文書、文件和設備在內的三個部分，保存了高校發(fā)展的歷史演變過程，具有彌足珍貴的歷史意義。高校領導階層可以通過對圖書館內工作檔案資料的了解，熟悉圖書館內軟件硬件的配備情況，了解圖書館的各項規(guī)章制度的制定情況和工作程序安排，熟悉圖書館管理情況，能夠開展高效有序的領導工作。當然，高校圖書館是一所高校的信息載體，在圖書館檔案中詳細地記錄了高校圖書館不同的階段和時期的人員編制、組織機構以及科技成果等，為圖書館工作人員開展學術研究、業(yè)務操作等工作提供了寶貴的原始材料，通過對已有檔案資源的分析和探討，他們能夠及時修正，順應時代的發(fā)展要求，不斷改善、加強對圖書館的管理制度，引進先進的現(xiàn)代化設備技術和設備器材，形成借、閱、藏三者合一的圖書館管理模式，為高校全體師生提供最為有利的資料。

2、高校圖書館檔案的現(xiàn)狀

由于受到技術和資金的雙重限制，目前我國大部分高校的圖書館中并沒有真正成立一套適合自身特點的檔案管理制度，對日常工作中形成的文件資料缺乏統(tǒng)一管理意識，沒有進行合理的整檔歸檔工作，對已經制作的案卷缺乏系統(tǒng)的分類，給之后的查找和使用制造了一定的困難。而造成這一現(xiàn)狀的主要問題在于我國高校圖書館檔案的管理工作并沒有收到高校的重視，造成圖書館檔案的收集、標引、整理和歸檔工作缺乏一個專職檔案員，只是簡單由圖書館普通工作人員負責，而另一方面，對于已經收整好的檔案，無法統(tǒng)一進行歸檔，在目前的高校圖書館中，絕大多數(shù)的檔案文件資料只是簡單的歸攏在文件盒內，分別收放在其負責管理的人員的辦公室柜中，在長期堆放的情況下造成資料沒有實現(xiàn)合理的利用，不能及時為高校的學者提供有價值的學術和工作資料，造成一定程度上的資源浪費。

二、優(yōu)化檔案管理的新思路

高校圖書館檔案管理工作，應該著眼于高校圖書館的整體發(fā)展趨勢，運用現(xiàn)代化的科技技術和管理新思路，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1、增強人的管理要求。

一項工作能否實現(xiàn)優(yōu)質的效率，關鍵在于做這項工作的人。同樣，要優(yōu)化圖書館檔案的工作，前提條件是圖書館領導階層是否真正意識到檔案管理工作的重要性和迫切性。只有高校領導以及圖書館的相關負責人從思想上對檔案存檔管理給予重視，制定相關的制度要求，才能使檔案管理工作正常進入軌道開展。而檔案的直接管理人員，通過切實可行的人才培養(yǎng)計劃，參加專業(yè)技能考核，通過加強信息技術，形成專業(yè)化的圖書館檔案管理隊伍，跟隨時代的發(fā)展潮流，加快圖書館檔案管理的現(xiàn)代化建設腳步，及時更新檔案資料，培養(yǎng)敏銳的觀察力和工作熱情，將檔案管理工作從枯燥無味的傳統(tǒng)業(yè)務模式轉變成全面而創(chuàng)新的信息化工作。

2、完善檔案管理設施。

俗話說工欲善其事必先利其器。優(yōu)化圖書館檔案管理工作的另一個關鍵點在于改善圖書館現(xiàn)有的硬件。通過對當前我國高校圖書館檔案整理工作的不足進行分析，增設專門的檔案歸檔室，配置檔案專用的歸檔盒和擱置柜，對檔案進行分類歸檔。與此同時，利用現(xiàn)代化的計算機技術，安裝相應的檔案管理軟件，通過對編輯入室的檔案資料進行錄入操作，建立專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)資料庫，能夠有效地加強對檔案的處理、儲存、控制等功能。此外，通過外向型的信息化管理，將圖書館的檔案資料數(shù)據(jù)庫和高校的多媒體課堂中心系統(tǒng)構成聯(lián)合體，通過網絡化的建設使學者能夠第一時間搜索到實用的檔案資料，充分提高檔案的合理使用。

3、實現(xiàn)科學分類，分級管理。

高校圖書館的檔案資料因其獨特的學術性和專業(yè)性等特點，為廣大師生提供最有效的資料服務工作，因此，準確地對圖書館檔案資料進行收集、標引、整理和歸檔工作，實現(xiàn)科學分類和分級管理，是優(yōu)化圖書館檔案管理工作的重點。根據(jù)圖書館的具體情況，按照不同的內容和部門要求，將檔案進行分類。一是文件類，分為校內文件、館內文件、規(guī)章制度、規(guī)劃方案以及工作總結等；二是人事類，包括圖書館的組織架構和人員配備情況，以及在職人員的基本資料等；三是業(yè)務類，通常對各部門的工作日志、統(tǒng)計報表、圖書采購、借閱、檢索等情況進行收集歸檔；四是后勤其他類，涉及圖書館的相關日常后勤管理和設備采購等資料。將圖書館檔案科學分類后，按照不同的職責范圍，將其由圖書館各職能部門進行分級管理，通過這樣的方式對圖書館檔案進行管理，能夠合理反映各資料之間的相互規(guī)律和必要聯(lián)系，加強檔案的系統(tǒng)性和利用率，并充分激發(fā)圖書館各部門執(zhí)行檔案管理工作的責任心和積極性，是檔案管理工作的開展更加科學化。

圖書館是一所高校的學術中心，通過科學的管理新思路，現(xiàn)代化的管理技術，優(yōu)化圖書館檔案管理水平，做好高校圖書館檔案管理工作，對提高高校的基本建設和教學科研起到了至關重要的作用，相信通過對新思路的貫徹實施，高校圖書館的檔案建設將實現(xiàn)飛躍。

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