檔案管理中存在的問題與對策

朱明杰

摘 要：檔案管理在醫(yī)院管理中有重要作用，但目前醫(yī)院在檔案管理中存在著諸多問題，這些問題制約了檔案管理作用的發(fā)揮。本文就檔案管理上存在的問題進行分析，并對相應(yīng)的改善措施進行探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；問題；對策

1.檔案管理在醫(yī)院管理中的作用

1.1為醫(yī)院管理提供資料依據(jù)。醫(yī)院管理者的決定會影響醫(yī)院運營狀況和發(fā)展方向，檔案資料能為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)重大決策提供很多檔案資料和建議。醫(yī)院的過去以及現(xiàn)在的基本狀況，在檔案中應(yīng)該有所體現(xiàn)，管理者在了解這些資料的基礎(chǔ)上做出的決定能更符合醫(yī)院的發(fā)展。

1.2更好的服務(wù)患者。醫(yī)院的運營是以患者為中心的。利用醫(yī)院檔案中保存的有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度、醫(yī)療標準、技術(shù)常規(guī)等資料培養(yǎng)依法行醫(yī)、遵紀守法的技術(shù)隊伍。同時做好相應(yīng)的病患的備案工作，整理完整病案病例。這樣可以很好保護醫(yī)患雙方的利益，避免醫(yī)療事故所帶來一系列的醫(yī)療糾紛，從而提高病患的看病體驗和整個醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員水平。

1.3提高醫(yī)院的精神文明建設(shè)。醫(yī)院良好的文化氛圍能夠促進患者疾病治療和康復(fù)。根據(jù)醫(yī)院的檔案，提高醫(yī)院的文化層次，從而提高醫(yī)院的精神。醫(yī)院的文化建設(shè)是醫(yī)院的精神所在。開展醫(yī)院文化目的是通過樹立醫(yī)院的精神來培養(yǎng)員工的意識，從而更好服務(wù)患者，促進醫(yī)院發(fā)展。

1.4促進醫(yī)院其它部門工作開展。人事檔案是人力資源的配置的重要保證，可以幫助醫(yī)院更好的引進一些人才，并培養(yǎng)一些先進的人才，對人力資源提供很大的幫助。業(yè)務(wù)檔案也是醫(yī)院的整體的業(yè)務(wù)水平的體現(xiàn)，關(guān)系到整個醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展水平。這些檔案還可以為醫(yī)院宣傳部門提供素材，宣傳部門通過人事檔案記錄了先進人物的成長軌跡，在本院職工起到宣教作用，達到良好的榜樣作用，提高個人素質(zhì)和工作效率，從而提高醫(yī)院的綜合實力。

2.檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理制度標準不規(guī)范

目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理方面的制度、職責(zé)、考核標準卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集和管理，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié)，失去了檔案管理工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)化管理。

2.2檔案管理職責(zé)不明確

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等 。由于歷史原因和醫(yī)療行業(yè)特殊性的制約，各醫(yī)院檔案管理由不同部門分散管理[1]。單位內(nèi)多部門管理檔案的局面，造成檔案管理格局混亂職能不明確。

2.3檔案利用率低

如上文所述，檔案管理在醫(yī)院各方面管理中都有很大作用，但由于檔案管理系統(tǒng)長期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響，許多檔案管理工作者仍然停留在 “重管輕用”的觀念上，檔案資料收集了、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。因此檔案的利用率比較低，通過檔案綜合分析獲得促進病患治療、醫(yī)院發(fā)展的例子也很少，檔案管理的作用發(fā)揮存在局限性。

2.4檔案管理電子化水平較弱

電子信息技術(shù)已經(jīng)在很多行業(yè)發(fā)揮了巨大作用，尤其在設(shè)計資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的行業(yè)。檔案管理是有這些特征的工作，因此可以預(yù)測電子信息技術(shù)也能在醫(yī)院檔案管理上發(fā)揮重要作用。由于電子檔案需要依賴計算機貯存和較為專業(yè)的知識，目前醫(yī)院在這方面的資源匱乏，因此電子信息檔案管理效果不理想[2]。

3.優(yōu)化檔案管理的方法

3.1健全檔案管理制度和行為規(guī)范

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作，在醫(yī)院這種特征更加明顯。建立完善的規(guī)章制度，才能保證檔案管理工作順利進行。醫(yī)院建立健全檔案管理制度內(nèi)容十分廣泛，如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法之中[3]。應(yīng)該建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度，并在工作中嚴格避免工作人員的隨意性，應(yīng)該不斷的加以完善各個科室的工作制度。

完善檔案管理的制度，建立和健全檔案收集制度尤為重要。醫(yī)院要根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案管理工作工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束[4]。并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案實行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理工作與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

3.2提高檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員是整個醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的具體實施者，應(yīng)加強對醫(yī)院檔案從業(yè)人員進行檔案管理現(xiàn)代化的知識培養(yǎng)，使檔案管理的人員成為一個具有專業(yè)性強的高素質(zhì)的團隊。 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識。檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去[5]。作為檔案管理的工作人員，要認真參與檔案的管理與利用，把檔案管理的工作做好。

3.3建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

醫(yī)院檔案信息量大、類別多，建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作和電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范。 這樣既節(jié)省工作的人力投入，，更能使檔案管理工作獲得質(zhì)的飛躍。而且加大電子檔案管理相關(guān)規(guī)范的宣傳教育，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機器設(shè)備中迅捷、準確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

參考文獻：

[1]錢春彥；醫(yī)院計算機檔案管理工作中的常見問題與對策分析[J]；消費電子，2014，6：154.

[2]左友玲，探討加強醫(yī)院檔案管理以促進醫(yī)院健康發(fā)展[J]；中國科技博覽，2014，19： 339.

[3]劉亞靜；淺談如何加強醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)[J]；電子測試，2014，5：39-40.

[4]范旭暉，姜磊；淺談如何用創(chuàng)新思路加強檔案管理工作[J]；中國科技博覽，2014，15：327.

[5]畢莉；談檔案管理改革的創(chuàng)新[J]；中國科技博覽，2014， 15：324.