企業(yè)檔案管理工作要點(diǎn)探討

肖謀飛

摘 要：檔案可以幫助人們保存重要信息，也能記錄重要文獻(xiàn)，它是將過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)連接起來(lái)的關(guān)鍵紐帶，構(gòu)成了信息資源的重要成分。所以，在新的經(jīng)濟(jì)社會(huì)環(huán)境下，對(duì)檔案的自身特點(diǎn)，即保密性、專(zhuān)業(yè)性和特殊性提出了越來(lái)越高的要求。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，檔案可以記錄自身的發(fā)展歷史，所以，做好企業(yè)檔案管理工作異常重要。本文第一部分對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行綜和論述，第二部分分析現(xiàn)代工作中還存在的弊端，最后一部分對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；建議

在企業(yè)的日常管理中，檔案管理至關(guān)重要，其管理范圍也在不斷擴(kuò)大。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，檔案不僅是重要的信息資源，而且是企業(yè)信息的重要載體，甚至?xí)婕暗缴虡I(yè)機(jī)密，所以，科學(xué)高效的企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)意義重大。

一、企業(yè)檔案管理工作的綜述

1、企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容

在企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化發(fā)展的大環(huán)境下，企業(yè)檔案管理的內(nèi)容也越來(lái)越多，主要包括：科學(xué)有效地對(duì)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，搜集企業(yè)的各種工作信息，對(duì)其進(jìn)行分析整理和鑒定，最后進(jìn)行整編，以求有效利用各種信息。編研工作是檔案管理工作的重要組成部分。

2、企業(yè)檔案管理記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史

企業(yè)的檔案是指與企業(yè)自身發(fā)展相關(guān)的文字或者媒體等形式的資料，涵蓋了圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)檔案、文書(shū)檔案、科技檔案、設(shè)備檔案等等和企業(yè)息息相關(guān)的憑據(jù)或者原始數(shù)據(jù)。整理并歸檔企業(yè)的有關(guān)重要資料不僅能夠保存企業(yè)歷史的完整性、真實(shí)性和可追溯性，而且還能促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。

3、創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)

作為現(xiàn)代信息化工作的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)檔案管理工作的核心逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息的數(shù)字化建設(shè)，而創(chuàng)新是做好企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)，它不僅可以促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，而且還能通過(guò)檔案的管理分析，匯總所有有利于企業(yè)發(fā)展的信息，將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展聯(lián)系起來(lái)。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的弊端

1、企業(yè)檔案分類(lèi)結(jié)構(gòu)不合理

雖然檔案分類(lèi)工作已經(jīng)普遍存在于企業(yè)的現(xiàn)代化管理工作日程中，但是絕大多數(shù)企業(yè)的檔案分類(lèi)工作做不到位，存在較多問(wèn)題，包括檔案分類(lèi)不夠系統(tǒng)、門(mén)類(lèi)較少、檔案質(zhì)量較低等。這些問(wèn)題的存在已經(jīng)影響到了企業(yè)的檔案編研和整理工作，導(dǎo)致檔案部門(mén)缺少編研經(jīng)費(fèi)，進(jìn)而影響企業(yè)信息研究的推廣工作。

2、檔案利用率不高

對(duì)于開(kāi)展企業(yè)的各項(xiàng)工作來(lái)講，企業(yè)檔案意義重大，但是通常情況下，大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案的利用率不夠高，重視“藏”而忽視“用”。這樣不僅使檔案在社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的宣傳方面效率大大降低，也使企業(yè)員工對(duì)自己檔案的認(rèn)識(shí)不足，忽視了檔案在企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)管理和日常工作中的重要作用。

3、企業(yè)檔案管理的工作人員素質(zhì)不夠高

當(dāng)前企業(yè)檔案管理的工作人員素質(zhì)普遍不夠高，表現(xiàn)為檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員較少、學(xué)歷整體不高、基礎(chǔ)知識(shí)普遍缺乏、沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)和現(xiàn)代化管理水平等等。尤其是隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)信息化水平的要求逐漸提高，檔案管理的信息化辦公人才幾乎沒(méi)有。

4、企業(yè)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)較少

當(dāng)前隨著科技的進(jìn)步，管理手段也在逐漸發(fā)展，這就為檢索信息提供了有效途徑。雖然信息共享在很大程度上提高了人們的工作效率，但在企業(yè)檔案管理的保密性上問(wèn)題重重。有些企業(yè)因?yàn)橛布O(shè)施不夠或者經(jīng)費(fèi)有限，還在進(jìn)行手工收集或者檢索，這樣不僅大大降低了檔案的搜集、整理和利用效率，而且獲得的信息量較少。

5、忽視檔案管理工作制度的建立

很多企業(yè)認(rèn)為只要公司能夠正常運(yùn)行，做好日常工作就好，檔案的建立與否意義不大，所以導(dǎo)致大多數(shù)員工不熟悉檔案的用途，企業(yè)從整體上忽視檔案管理的工作制度。有些企業(yè)在檔案的收集、保存和保密方面工作不夠完善，對(duì)于檔案室的監(jiān)督管理工作不夠重視，造成任何人都可以隨便進(jìn)出檔案室。還有些企業(yè)雖然有一定的管理制度，但卻是形式大于內(nèi)容，具體執(zhí)行程序不夠完善，檔案管理人員缺少責(zé)任心，導(dǎo)致本該井然有序的檔案管理工作陷入一片混亂。

三、企業(yè)檔案管理工作的建議

1、培訓(xùn)相關(guān)工作人員

檔案管理本應(yīng)該是一項(xiàng)對(duì)專(zhuān)業(yè)性和業(yè)務(wù)性要求很高的工作，屬于大眾服務(wù)業(yè)的一種，它對(duì)從業(yè)人員的要求一方面是要有專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)和技術(shù)基礎(chǔ)，另一方面還必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、助人為樂(lè)和熱愛(ài)工作等精神，這些都是構(gòu)成現(xiàn)代化科技手段和管理方式的重要因素。所以，企業(yè)檔案管理的工作人員必須首先嚴(yán)格要求自己，提高業(yè)務(wù)能力，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，企業(yè)多從國(guó)外引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和高素質(zhì)人才培養(yǎng)機(jī)制，盡量從整體上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2、加大經(jīng)費(fèi)投入

加大對(duì)企業(yè)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入首先要從檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施等經(jīng)費(fèi)投入開(kāi)始，檔案室的環(huán)境必須符合建筑設(shè)計(jì)的規(guī)范，例如必須防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等，室溫也要適度。另外，現(xiàn)代化的檢索設(shè)備和管理系統(tǒng)也是必備的，投影儀、掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備在必要時(shí)也必須具備。

3、建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

作為企業(yè)信息的一種資源，企業(yè)的檔案既可以保障企業(yè)的發(fā)展建設(shè)，又可以為企業(yè)宣傳提供信息支持，其數(shù)據(jù)庫(kù)是網(wǎng)絡(luò)信息的存儲(chǔ)區(qū)域，數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)施要靠數(shù)據(jù)庫(kù)信息的建設(shè)，特別是文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，相關(guān)檔案部門(mén)必須利用好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的時(shí)機(jī)，全方位利用檔案信息資源，推進(jìn)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在新信息時(shí)代探索企業(yè)檔案管理工作的思路，開(kāi)創(chuàng)新格局。在具體實(shí)施過(guò)程中應(yīng)該盡量減少人為因素的干擾，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，減少工作量，提高企業(yè)檔案管理的工作效率。

4、健全相關(guān)制度

加強(qiáng)對(duì)檔案綜合管理的重視，建立相關(guān)制度。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該率先認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)重性，帶頭重視并行動(dòng)，其次是所有企業(yè)員工的共同關(guān)注。具體應(yīng)該從以下方面入手，第一：將檔案管理工作放在企業(yè)的日常管理工作中，可以成立相關(guān)管理小組，專(zhuān)門(mén)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，最終形成完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；第二：對(duì)檔案管理制度進(jìn)行修訂，爭(zhēng)取全職分開(kāi)，職責(zé)分明，并且建立合理的獎(jiǎng)罰制度，做到獎(jiǎng)懲分明。

5、檔案管理信息化

企業(yè)應(yīng)該加快檔案管理信息化進(jìn)程，加大其保密性。在目前企業(yè)檔案管理工作的大形勢(shì)下，企業(yè)必須采取一系列措施，在企業(yè)局域網(wǎng)的前提下檢索數(shù)字化文檔。具體方法如下：建立企業(yè)自己的電子借閱登記系統(tǒng)，并建立電子閱覽室，企業(yè)可以從互聯(lián)網(wǎng)公司開(kāi)發(fā)或者購(gòu)買(mǎi)檢索系統(tǒng)，并且控制網(wǎng)絡(luò)訪(fǎng)問(wèn)端口和IP地址，只對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工開(kāi)放。對(duì)于重要文件可以進(jìn)行加密處理，提高了資料的安全性和保密性。

6、提高檔案利用率

企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，企業(yè)員工的檔案意識(shí)和檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力也要同步提高。企業(yè)應(yīng)該強(qiáng)化檔案在經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益方面的宣傳，要逐步明確所有人在檔案管理工作中所扮演的角色和應(yīng)盡的義務(wù)，從思想和行動(dòng)上開(kāi)始重視企業(yè)的檔案管理工作。

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