新時期如何做好中學(xué)檔案管理工作

王巧霞

摘 要：21世紀(jì)的新形勢對中學(xué)檔案管理有更為嚴(yán)格的要求，中學(xué)檔案管理者要切實采取多種措施達(dá)到此種要求。檔案管理屬于知識管理，它能夠?qū)逃l(fā)展起到日益重要的作用。因此，要切實做好新形勢下的中學(xué)檔案管理，能夠在一定程度上助推中學(xué)教育的快速發(fā)展。我們要解放思想、更新觀念、掌握新思維、學(xué)習(xí)新理論、運用新方法，切實具備檔案意識、做好檔案工作，關(guān)注以及支持中學(xué)檔案管理，管理好新形勢下的中學(xué)檔案。在進(jìn)入新的世紀(jì)后，教育改革也在持續(xù)發(fā)展，檔案工作出現(xiàn)了較大的變化。為了適應(yīng)新時代的檔案管理要求，本文在分析中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，提出了若干條強(qiáng)化中學(xué)檔案管理的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案管理 ；現(xiàn)狀；改進(jìn)措施

一、引言

中學(xué)檔案管理是學(xué)校管理中必不可少的組成部分之一，已變成當(dāng)前教育界以及檔案界較為關(guān)心的時尚課題之一。做好檔案管理，也能夠在一定程度上提升中學(xué)工作效率，服務(wù)于教育教學(xué)的相關(guān)改革，變成了判斷某所學(xué)校進(jìn)行管理、教育以及教學(xué)水平的一個關(guān)鍵尺度。隨著社會進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)發(fā)展，中學(xué)檔案管理也要隨形勢變化而改進(jìn)，朝著更高的管理水平和目標(biāo)努力。在此，筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，粗淺地討論了如何認(rèn)識、做好中學(xué)檔案管理工作。

二、中學(xué)檔案的概念、工作內(nèi)容及意義

中學(xué)檔案能夠?qū)⒅袑W(xué)日?；顒又苯佑浭龊头从诚聛?，而且還要將學(xué)校全部的文件材料進(jìn)行保存和備查，它的總稱是中學(xué)檔案，這也是直接地反映了中學(xué)發(fā)展過程中的相關(guān)歷史記錄。詳細(xì)地來講，按照中學(xué)檔案信息的業(yè)務(wù)特點，生成規(guī)律和相關(guān)的載體特征，能夠?qū)⑵鋭澐殖善叽箢悪n案，分別是：黨政管理、教學(xué)、科研、設(shè)備、人力資源、財會及報表統(tǒng)計檔案。它們擔(dān)負(fù)著這所中學(xué)獨特的歷史根基，而且承擔(dān)著為學(xué)校后續(xù)發(fā)展指明不斷前進(jìn)方向和道路的重要任務(wù)，因此對中學(xué)有著舉足輕重的重要性。

中學(xué)檔案管理部門收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、保管檔案，以及為相關(guān)部門利用這些檔案提供便利的相關(guān)活動，就是中學(xué)檔案管理活動，也被稱作是中學(xué)檔案工作。它也被看成是我國檔案事業(yè)中最為基礎(chǔ)的部分。從全部的管理活動，按照性質(zhì)劃分為以下八項：檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、編輯與研究和提供利用等。但是，上述八項內(nèi)容只是相對的，不是絕對不變的。

在學(xué)校日常管理中，中學(xué)檔案管理是舉足輕重的環(huán)節(jié)之一。首先，中學(xué)檔案能夠很好地記錄和展示學(xué)校在確立自我形象以及建設(shè)價值觀方面的具體措施，從而為學(xué)校在新時期的建設(shè)提供有意義的參考和借鑒；其次，強(qiáng)化中學(xué)檔案管理工作，能夠優(yōu)化學(xué)校的自我形象，完善學(xué)校的價值觀建設(shè)。二者有著緊密關(guān)系，還能夠彼此促進(jìn)。

三、中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視

部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)不具備強(qiáng)烈的檔案意識，不能清楚地認(rèn)識和發(fā)揮檔案工作在學(xué)校日常管理和后續(xù)發(fā)展中的巨大作用，不能高度重視檔案管理，使得本校不具備相應(yīng)的規(guī)章制度，管理水平并不高，而且部分檔案也沒有按時歸檔，大多數(shù)時候都是隨意地進(jìn)行管理。盡管各個地都頒布實施了《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》，然而，絕大部分學(xué)校都沒有按照《暫行辦法》和本校實際情況，切實進(jìn)行檔案管理。不少學(xué)校的檔案室也是徒具形式，只被用來當(dāng)做學(xué)校評級、迎接主管部門的檢查驗收的臨時設(shè)置。

2.中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備配置缺失

從絕大部分的中學(xué)檔案管理來看，所需要的軟硬件設(shè)備都是比較破解，沒有投入較多資金，沒有多少先進(jìn)的管理設(shè)施和設(shè)備，造成了不能正常開展檔案信息化建設(shè)。對中學(xué)檔案來講，所用的保存空間通常都比較狹小，而且較為簡陋。有的依附在其他科室，也有的偏遠(yuǎn)地區(qū)學(xué)校甚至不能用計算機(jī)來開展檔案管理，甚至就沒有計算機(jī)等。工作人員不得不運用非常老套的手工手段來開展整理、登載、檢索以及編目業(yè)務(wù)操作，檔案信息化也在九霄云外。

3.中學(xué)檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不高

從檔案工作來看，專職人員數(shù)量較少，通常都是從其他工作轉(zhuǎn)崗或是其他專業(yè)調(diào)轉(zhuǎn)而來，一些也是兼職從事檔案工作，沒有接受過專業(yè)化培訓(xùn)。但是，從檔案管理來講，它的專業(yè)性比較強(qiáng)，管理人員要有著較高的道德素養(yǎng)、精湛的知識技能、良好的管理協(xié)調(diào)能力和分析問題、解決問題的技能。綜合上述因素，部分學(xué)校所配置的檔案工作者就人手不夠，對中學(xué)檔案業(yè)務(wù)的效質(zhì)量、效率以及水平產(chǎn)生了極大影響，極大地降低了檔案工作效能。

四、強(qiáng)化中學(xué)檔案管理工作的措施

1.提高對檔案工作重要性的認(rèn)識。

要在全校范圍內(nèi)擰成一股繩，在檔案管理方面形成共識，如此方能更好地為學(xué)校開展檔案管理營造出優(yōu)良的管理環(huán)境。還要提升學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及教師對檔案管理的重要性、性質(zhì)、意義等方面的認(rèn)識，要強(qiáng)化對他們的檔案意識理解和把握，更新老舊的檔案管理理念。對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)而言，要按照《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》，切實集中、統(tǒng)一管理學(xué)校的相關(guān)檔案，根據(jù)相關(guān)制度，督促相關(guān)部門和人員，收集整理好散布在相關(guān)處室的相關(guān)檔案與材料，要保證檔案與材料的準(zhǔn)確性、完整性以及系統(tǒng)性。

2.加大對中學(xué)檔案管理軟硬件設(shè)備的投入

在學(xué)校檔案管理中，檔案信息化是今后的發(fā)展目標(biāo)和方向。針對檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)是必然趨勢，資源共享勢不可擋。所以，要進(jìn)一步下大功夫，增加學(xué)校在檔案信息化的資金和技術(shù)，切實投入更多經(jīng)費，添置更為先進(jìn)的檔案管理軟、硬件設(shè)備等。要創(chuàng)造更多的客觀條件，逐步完成學(xué)校在檔案信息化領(lǐng)域的相關(guān)建設(shè)。它的標(biāo)志之一是，將手工檔案管理改換為計算機(jī)檔案管理。從中學(xué)檔案來看，有著繁雜的內(nèi)容，龐大的數(shù)量，多種多樣的類目，手工的管理效率低，不便于使用。因此，要進(jìn)一步加大資金和技術(shù)投入，切實完成檔案信息化建設(shè)。詳細(xì)而言，要切實提升學(xué)校在檔案領(lǐng)域的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平。大力開展檔案的信息化建設(shè)，要真正抓好檔案的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。規(guī)范化的檔案業(yè)務(wù)能夠為建立健全以及徹底實施檔案標(biāo)準(zhǔn)奠定良好的基礎(chǔ)。從當(dāng)前來看，整體而言，檔案信息化系統(tǒng)依舊處在從文件處理過渡轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾硐到y(tǒng)的階段，實現(xiàn)此步驟的重中之重是數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫指的是通過發(fā)達(dá)的信息技術(shù)，合理地管理和利用檔案材料。

3.強(qiáng)化中學(xué)檔案工作人員的工作素質(zhì)。

要注意以下方面：要選擇專業(yè)對口的專職檔案管理人員，如此方能盡可能地激發(fā)他們的積極性和主動性。要有針對性地培訓(xùn)現(xiàn)有員工，熟練運用檔案工作所需要的多種常用技能。再就是要“走出去”、“請進(jìn)來”等，要開展多種形式的學(xué)術(shù)交流，吸收和學(xué)習(xí)其他單位在檔案管理方面的成功之處，不斷充實本單位的檔案管理工作，切實注重培養(yǎng)所需要的技術(shù)性人才。對中學(xué)檔案工作人員而言，要具備下列素質(zhì)結(jié)構(gòu)：業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)以及智力、非智力因素以及能力素質(zhì)的綜合，要體現(xiàn)出“廣”和“博”的知識面，而且還必須是“?！迸c“精”的多面手。所以，對檔案工作者而言，要很好地了解和把握先進(jìn)檔案單位在檔案管理方面的工作狀況和發(fā)展態(tài)勢，這樣才能更好地拓展視野、豐富知識，實現(xiàn)厚積薄發(fā)，扎實地提升自己的檔案業(yè)務(wù)技能和水平。在此過程中，也要不斷地提升運用分析、利用、開發(fā)檔案信息的相關(guān)機(jī)制，促使檔案信息能夠切實流動，更好地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和社會進(jìn)步。

五、結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作能夠在很大程度上影響中學(xué)教育教學(xué)的發(fā)展和提高，為了更好地適應(yīng)形勢的發(fā)展，要進(jìn)一步對檔案管理進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，做到與時俱進(jìn)，才能更好地提升檔案管理事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。只有真正地扎根在中學(xué)教育管理中，才能更好地借鑒以及吸收出色的檔案管理研究理論成果和實踐結(jié)果。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，提升對它的認(rèn)識程度，加快檔案管理的發(fā)展步伐，從而更好地服務(wù)于教育事業(yè)以及社會進(jìn)步。

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