公證在工商登記中的應(yīng)用

[摘 要]公證機(jī)構(gòu)是代表國家行使證明權(quán)的司法證明機(jī)構(gòu)。在工商登記活動中，通過公證員的介入和專業(yè)性審查監(jiān)督，可最大限度地保障民商事活動的真實(shí)性、合法性。文章擬從公司章程公證、股東會公證、授權(quán)委托書公證、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議公證、保全證據(jù)公證、股權(quán)繼承公證等角度，簡要闡述公證所起到的法律服務(wù)、剔除隱患、預(yù)防風(fēng)險、監(jiān)督保障、穩(wěn)定法律關(guān)系、提供法定證據(jù)效力等重要作用。

[關(guān)鍵詞]公證；工商登記；公司；證據(jù)

由于工商行政管理制度本身具有的局限性、中介服務(wù)市場冗雜以及商事主體誠信守法意識的缺失或法律意識的淡薄，虛假登記材料經(jīng)常出現(xiàn)在工商登記活動中。在工商登記活動中引入公證前置程序，是從根本上解決這一問題的有效途徑。本文擬就在工商登記中可能涉及的公證種類及相關(guān)問題談些粗淺的看法。

一、公司章程公證

公司章程公證是指公證機(jī)構(gòu)根據(jù)公司的申請，依法證明公司章程的真實(shí)性、合法性的活動。公司在進(jìn)行設(shè)立登記、章程變更登記時，如果股東不能親自前往工商登記部門辦理相關(guān)登記事項(xiàng)時，可以要求公司提供經(jīng)過公證的章程或章程修正案，從而保證上述重要法律文件的真實(shí)性。

二、股東會以及董事會、監(jiān)事會會議公證

工商登記部門在涉及公司設(shè)立登記、變更登記如變更住所、變更法定代表人、增加注冊資本、變更出資方式、變更出資時間、變更公司類型、更經(jīng)營范圍等相關(guān)登記事項(xiàng)時均需公司提供相應(yīng)的股東會（股東大會）決議。實(shí)踐中，假冒股東簽名通過股東會（股東大會）決議、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議的現(xiàn)象十分突出。此時如果有公證員的介入，由公證員負(fù)責(zé)股東會（股東大會）以及董事會、監(jiān)事會決議的審查，則可在很大程度上保障該決議在內(nèi)容及程序上的真實(shí)合法性，減輕因當(dāng)事人提供虛假材料進(jìn)行登記造成的損失。

股東會的主要內(nèi)容即表決，而我國各類重要投票表決的計(jì)票、監(jiān)督等，在習(xí)慣上都由公證員承擔(dān)。公證員在辦理股東會（股東大會）公證中，主要是審查股東身份、會議的召集和召開程序，如時間、地點(diǎn)、主持人、通知發(fā)布、出席人數(shù)等是否符合公司法及公司章程的規(guī)定，各項(xiàng)表決是否準(zhǔn)確無誤。以有限責(zé)任公司為例，公司法規(guī)定召開股東會（股東大會）會議應(yīng)當(dāng)于會議召開15日前通知全體股東。在此類公證中，公證員可以先對會議召集人將召開股東會（股東大會）的通知送達(dá)全體股東的行為辦理保全送達(dá)證據(jù)公證，然后再對股東會議辦理公證。再以股份有限公司為例，我國許多有重大影響的股東大會或公司創(chuàng)立大會常常有公證員的參與，公證員在其中發(fā)揮了舉足輕重的作用，保障了相應(yīng)重要法律行為的合法性。我國證監(jiān)會在《上市公司章程指引》第76條規(guī)定：“對股東大會到會人數(shù)、參會股東持有的股份數(shù)額、授權(quán)委托書、每一表決事項(xiàng)的表決結(jié)果、會議記錄、會議程序的合法性等事項(xiàng)，可以進(jìn)行公證。”證監(jiān)會《上市公司股東大會規(guī)范意見（2001）年修訂）》第7條規(guī)定：“公司董事會應(yīng)當(dāng)聘請有證券從業(yè)資格的律師出席股東大會……也可同時聘請公證人員出席股東大會。”

三、授權(quán)委托書公證

法人、合伙企業(yè)等在工商部門辦理相關(guān)登記事項(xiàng)時，法定代表人、負(fù)責(zé)人往往很難親自到場辦理。此時，代辦人是否得到了真實(shí)的授權(quán)很難認(rèn)定，如果由于委托書在法律上存在瑕疵而造成登記錯誤，登記機(jī)關(guān)難辭其咎。因此，在涉及企業(yè)一些重大事項(xiàng)的變更登記時，一份經(jīng)過公證員合法審查的授權(quán)委托書公證書，無論是對登記部門還是企業(yè)本身的利益都能提供更好的保障。

四、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議公證

完備的股權(quán)轉(zhuǎn)讓制度能有效地促進(jìn)公司資本的流通、優(yōu)化資源配置、完善公司的治理結(jié)構(gòu)以及實(shí)現(xiàn)股東投資目的。但是在涉及股權(quán)轉(zhuǎn)讓的工商登記實(shí)踐中，公司提供的《股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同》的真實(shí)合法性往往難以保證。如果對股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議進(jìn)行公證，由公證員對股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議的內(nèi)容和簽訂程序進(jìn)行嚴(yán)格審查，則能為相關(guān)登記提供強(qiáng)有力的保障。

目前，股權(quán)轉(zhuǎn)讓糾紛案件是公司訴訟中的主要案件，案件涉及問題集中在股權(quán)轉(zhuǎn)讓侵犯優(yōu)先購買權(quán)、違反法定程序、股權(quán)轉(zhuǎn)讓人出資不實(shí)或以自行處置公司資產(chǎn)進(jìn)而抽逃出資等情況，嚴(yán)重?fù)p害了公司的合法權(quán)益。在股權(quán)轉(zhuǎn)讓的工商登記問題上，甚至常常會出現(xiàn)假冒股東簽名通過股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議的情況。而公證的基本職能之一就是保證民事法律行為的真實(shí)性，如果公司登記機(jī)關(guān)在股權(quán)轉(zhuǎn)讓進(jìn)行變更登記之前要求申請人提供經(jīng)過公證的授權(quán)委托書、股東會決議和股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議，將公證作為公司股權(quán)變更登記的選擇性前置程序，那么公證員將會要求合格的委托人、股東、轉(zhuǎn)讓人和受讓人到場分別簽署委托書、股東會（股東大會）決議和股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議，從而保證上述重要法律文件的真實(shí)性。其次，公證的另一個基本職能就是保證民事法律行為的合法性。公證員作為專業(yè)的法律執(zhí)業(yè)者首先必須經(jīng)過司法考試，并經(jīng)崗前培訓(xùn)，才能獲準(zhǔn)執(zhí)業(yè)，從素質(zhì)上保證了公證員能夠擔(dān)負(fù)起工商登記前置實(shí)質(zhì)審查的責(zé)任。而審查則根據(jù)《公證程序規(guī)則》和其他相關(guān)法規(guī)規(guī)定，依據(jù)特定的法定程序進(jìn)行，不由公證人員隨意而為，以此保障審查的質(zhì)量。公證員在審查股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議的合法性時將著重從出讓人的主體身份、股權(quán)是否屬于夫妻共同財(cái)產(chǎn)、協(xié)議內(nèi)容、其他股東優(yōu)先購買權(quán)的行使、股權(quán)轉(zhuǎn)讓后的股東人數(shù)是否符合規(guī)定、股權(quán)轉(zhuǎn)讓款的支付方式、股權(quán)登記過戶條件及其違約責(zé)任等多方面進(jìn)行實(shí)質(zhì)性審查。嚴(yán)格的審查能夠保障協(xié)議從程序到實(shí)體上的合法性，從而保證協(xié)議雙方當(dāng)事人的合法權(quán)益得到法律的充分保護(hù)。實(shí)踐證明，公證制度在預(yù)防股權(quán)轉(zhuǎn)讓糾紛方面有著無可比擬的制度優(yōu)勢。

五、保全證據(jù)公證

工商行政管理部門執(zhí)法過程中，可能會遇到行政相對人不配合或執(zhí)法證據(jù)難以留存、可能滅失的情況。此時辦理一個保全證據(jù)公證，由公證員來收存和固定證據(jù)，就能夠最大限度地保持證據(jù)的真實(shí)性和合法性，消除各種糾紛隱患，防患于未然。

保全證據(jù)公證是指公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)事人的申請，依法對日后可能滅失或難以提取的證據(jù)加以提取、收存、驗(yàn)證和固定的活動。經(jīng)過法定程序公證證明的法律行為、法律事實(shí)和文書，人民法院應(yīng)當(dāng)作為認(rèn)定事實(shí)的根據(jù)。保全證據(jù)公證可以以其強(qiáng)有力的證據(jù)效力為工商執(zhí)法活動保駕護(hù)航。

（一）現(xiàn)場執(zhí)法保全證據(jù)

在工商局及各工商所執(zhí)法人員依法查處制售假冒偽劣和不合格商品的違法行為時，可能會遇到當(dāng)事人拒不配合，先后撤離現(xiàn)場的情況。若當(dāng)事人又對行政機(jī)關(guān)調(diào)取證據(jù)的過程和內(nèi)容予以否認(rèn)，則對行政機(jī)關(guān)依法查處違法行為極為不利。為了使執(zhí)法工作能夠順利進(jìn)行，可以辦理保全證據(jù)公證。公證員能夠?qū)ΜF(xiàn)場情況進(jìn)行詳細(xì)的工作記錄，對證據(jù)保全過程進(jìn)行拍照及全程錄像。通過公證調(diào)取證據(jù)，不僅可以有力地說服當(dāng)事人，避免當(dāng)事人提出不合理的申辯，進(jìn)入訴訟程序也可以免去諸多舉證或質(zhì)證環(huán)節(jié)，節(jié)省行政和訴訟成本，提高行政效率。

（二）保全網(wǎng)絡(luò)證據(jù)

由于現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)成為收集信息的快速通道，虛假信息也順勢擠上了這條“高速公路”。很多企業(yè)的商標(biāo)、名稱等信息被大量冒用，合法利益受到嚴(yán)重侵害。但由于網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容不停變化，被發(fā)現(xiàn)后刪除也方便，因此工商部門在查證、舉證時都比較困難。這種情況下，公證處通過“網(wǎng)頁證據(jù)保全”等公證固定證據(jù)，工商部門即可據(jù)此進(jìn)行嚴(yán)厲查處并追究有關(guān)人員的法律責(zé)任，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。通過公證加強(qiáng)工商部門調(diào)取證據(jù)的證明力，對促進(jìn)依法行政、保護(hù)當(dāng)事人權(quán)益具有積極意義。

（三）保全送達(dá)文書證據(jù)

在送達(dá)行政處罰告知書和行政處罰決定書時，遇到因當(dāng)事人不配合而使法律文書無法正常送達(dá)的情況怎么辦？公證送達(dá)可以順利破解法律文書送達(dá)難題，保證辦案時效和辦案質(zhì)量。這里的公證送達(dá)是指工商行政管理機(jī)關(guān)及其派出機(jī)構(gòu)向行政相對人送達(dá)行政執(zhí)法文書時，同時邀請公證人員一同前往，一旦發(fā)生當(dāng)事人拒簽情形，執(zhí)法人員當(dāng)即在送達(dá)回證上記明拒絕簽收事實(shí)，并由公證人員在送達(dá)回證上簽字作證，而后將執(zhí)法文書留置于現(xiàn)場，同時由公證機(jī)關(guān)出具《公證書》，保全依法送達(dá)事實(shí)證據(jù)，從而完成送達(dá)程序的一種送達(dá)方式。公證機(jī)關(guān)出具的公證書將作為處罰文書送達(dá)的法律依據(jù)。

六、股權(quán)繼承公證

股權(quán)繼承不同一般財(cái)產(chǎn)的繼承，包括兩類：股份有限公司和有限責(zé)任公司的的股權(quán)繼承。其中因有限責(zé)任公司兼具資合性和人合性的特點(diǎn)，其繼承要比股份公司復(fù)雜得多。持有公司股權(quán)的股東去世后，其所享有的股權(quán)中的財(cái)產(chǎn)權(quán)當(dāng)然由其繼承人繼受取得，包括遺囑繼承和法定繼承兩種方式，而股東資格的繼承則要看章程對其有無特殊限定，無限定時方可發(fā)生繼承。隨著《公司法》的進(jìn)一步實(shí)施，私營企業(yè)的發(fā)展壯大和個人股東的不斷增多，股權(quán)繼承將會逐漸增多。

筆者認(rèn)為，如果將公證與工商部門的各項(xiàng)登記活動有效銜接，不僅能對公證行業(yè)本身及工商登記工作均能產(chǎn)生深刻而長遠(yuǎn)的積極影響，更重要的是能進(jìn)一步健全現(xiàn)代公司制度，為我國商業(yè)活動正常進(jìn)行提供更強(qiáng)有力的安全保障，對維護(hù)整個社會秩序安全運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮巨大的作用。

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[4]曲成鋼.有限責(zé)任公司股權(quán)繼承公證思考.

[作者簡介]靳思穎（1981-），四級公證員，本科法學(xué)學(xué)位，山西省太原市城西公證處公證二科副科長。