淺談項目的范圍管理

【摘要】本文以我參與的某校的教務(wù)管理系統(tǒng)為實例，探討了信息系統(tǒng)項目范圍管理在項目實施過程中的重要性，并分別論述了范圍計劃編制、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)、范圍控制等項目范圍管理過程，以及范圍管理在項目中所起的積極作用和實施經(jīng)驗。

【關(guān)鍵詞】教務(wù)管理系統(tǒng) 范圍管理 項目管理

【中圖分類號】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）09-0023-01

一、引言

隨著教學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、教學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，使得學(xué)校教務(wù)管理任務(wù)越來越重，這不僅增大了工作量，還增大了工作難度。這些根本性變化的同時也對學(xué)校的教務(wù)管理提出了更高的要求，為了適應(yīng)這些新變化，提高教務(wù)管理的工作效率，建立一套完整統(tǒng)一、技術(shù)先進(jìn)、高效穩(wěn)定、安全可靠的教學(xué)管理系統(tǒng)成為當(dāng)務(wù)之急。

在該項目中，本人以技術(shù)人員的身份參與了項目的管理工作，在開始接手教務(wù)管理系統(tǒng)開發(fā)前，我們首先想到了范圍管理對該項目的作用和意義。通過我們團(tuán)隊上上下下的努力，該項目終于在2010年11月中旬通過驗收，目前系統(tǒng)運(yùn)行一切良好，得到了所有干系人的認(rèn)可。

二、教務(wù)管理系統(tǒng)的范圍管理

教務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)采用了面向?qū)ο蟮姆治雠c建模技術(shù)，以B/S三層架構(gòu)模式的J2EE環(huán)境作為運(yùn)行環(huán)境。系統(tǒng)主要包括系統(tǒng)管理、教師管理、學(xué)生管理、選課管理、排課管理、考務(wù)管理、成績管理、報表統(tǒng)計等模塊。主機(jī)主要有一臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器（Sun Fire 6800）和一臺應(yīng)用服務(wù)器（Sun v880），主機(jī)操作系統(tǒng)主要采用強(qiáng)大的UNIX操作系統(tǒng)，應(yīng)用服務(wù)器則從方便考慮采用Windows 2003操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫則選擇業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的企業(yè)版Oracle 10g，應(yīng)用中間件平臺使用BEA的WebLog？鄄ic10，應(yīng)用服務(wù)運(yùn)行在J2EE平臺。

項目范圍是指產(chǎn)生項目產(chǎn)品所包括的所有工作及產(chǎn)生這些產(chǎn)品所用的過程。項目干系人必須在項目要產(chǎn)生什么樣的產(chǎn)品方面達(dá)成共識，也要在如何生產(chǎn)這些產(chǎn)品方面達(dá)成一定的共識。項目的范圍管理是項目取得全面成功的一個至關(guān)重要的前提和基礎(chǔ)，這在本人參與的教務(wù)管理系統(tǒng)項目實施過程中得到了充分驗證。具體來說，我們是按照以下的管理過程來進(jìn)行范圍管理的。

1.范圍計劃編制

項目范圍對項目的成功有重要的影響，范圍管理包括如何定義項目的范圍，如何管理和控制項目范圍的變化，如何考慮和權(quán)衡工具、方法、過程和程序，以確保為項目范圍所付出的勞動和資源能夠和項目的大小、復(fù)雜性、重要性相稱，使用不同的決策行為要依據(jù)范圍管理計劃。該項目中邀請了技術(shù)業(yè)務(wù)專家對項目范圍進(jìn)行了專業(yè)判斷，在計劃中明確定義項目范圍、制定詳細(xì)范圍說明書、定義和編制工作分解結(jié)構(gòu)以及驗證和控制范圍的步驟和方法。

2.范圍定義

范圍定義是制定項目范圍說明書的過程，項目范圍說明書是確定整個項目工作中的可交付物及提交可交付物所做的工作。本項目采用快速原型結(jié)合面向?qū)ο箝_發(fā)的方法，首先通過與甲方溝通，確定甲方的重要項目干系人。接著將確定的干系人進(jìn)行分類，一類是學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)層，他們確定系統(tǒng)要達(dá)到的整體目標(biāo)；另一類是學(xué)院教職員工，他們的要求構(gòu)成系統(tǒng)的具體功能。我方人員經(jīng)過多次與各類項目干系人溝通，通過制作界面原型與甲方不斷確認(rèn)，從而把項目的需求和范圍確定下來。

3.創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)是項目范圍管理的重要環(huán)節(jié)。通過工作分解結(jié)構(gòu)把項目的整體工作分解成工作包。通過滾動式規(guī)劃，把近期的工作分解較為詳細(xì)，遠(yuǎn)期的工作分解較為初略。在分解過程中，我主持了項目工作分解的會議，會議的參與人員有項目團(tuán)隊成員及其他項目干系人。通過會議將項目可交付物和項目工作分解為更小的、更易于管理的項目單元。我還采用了MS Project2007作為項目管理工具建立了項目的WBS，對WBS的每個任務(wù)明確了可交付物。

4.范圍確認(rèn)

范圍確認(rèn)是指對項目范圍的正式認(rèn)定，項目主要干系人，如項目客戶和項目發(fā)起人等要在這個過程中正式接受項目可交付成果的定義。

為保證做好各個階段的范圍確認(rèn)工作，本人在項目實施中，確認(rèn)了幾個重點的里程碑。在完成了計劃中的各重點里程碑點之后，與項目干系人共同完成里程碑的評審與總結(jié)，目的是為了防止范圍需求的偏差、遺漏，并獲得干系人對階段工作完成情況，包括范圍在內(nèi)的正式確認(rèn)。

在項目實施過程中，我們要求對WBS上的可交付物進(jìn)行監(jiān)控，對已經(jīng)完成或即將完成的可交付物及時進(jìn)行會議評審，由客戶一起進(jìn)行確認(rèn)。整個范圍確認(rèn)貫穿于項目實施過程的始終。我方和用戶方商定，所有提交的可交付物，用戶必須確定項目聯(lián)系人進(jìn)行簽字蓋章，如果拒絕提交，要提出書面說明。

5.范圍控制

范圍控制是保證整個項目有效實施的重要內(nèi)容。我方與用戶方成立變更控制委員會，并制定了變更控制流程。變更控制流程如下：①范圍變更說明文檔；②填寫變更申請單；③召開會議對變更所帶來的影響進(jìn)行分析、變更方案進(jìn)行論證及評審；④發(fā)出變更通知并實施變更；⑤對變更實施進(jìn)行監(jiān)控；⑥對變更結(jié)果進(jìn)行評估；⑦客戶對相關(guān)文檔進(jìn)行確認(rèn)簽字。

在項目實施過程中，由于項目小組成員和業(yè)主各部門很多人都有聯(lián)系，他們經(jīng)常會遇到項目干系人提出范圍變更請求，對此我們統(tǒng)一口徑，要求所有的變更必須經(jīng)過項目發(fā)起人同意才可以響應(yīng)，同時強(qiáng)調(diào)項目小組成員不得隨意對項目進(jìn)行“鍍金”。

另外我們還加強(qiáng)項目小組內(nèi)部的溝通和交流，提高項目開發(fā)團(tuán)隊的開發(fā)效率，加強(qiáng)質(zhì)量措施的落實，對成員的職責(zé)和績效進(jìn)行考核，杜絕由于項目質(zhì)量問題或技術(shù)問題引起不必要的范圍變更。

三、結(jié)束語

從該項目啟動到竣工驗收，經(jīng)歷了一年多的時間，總結(jié)整個項目的實施，我們認(rèn)為得益于在項目初期階段建立了項目范圍管理的理念和方法，對項目進(jìn)行了科學(xué)、規(guī)范的范圍管理，使項目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r間充分地、有機(jī)地結(jié)合在一起，極大地提高了項目的實施效率。通過本項目的經(jīng)驗總結(jié)，為本人今后執(zhí)行類似的項目范圍管理帶來了一些可供借鑒的經(jīng)驗。

參考文獻(xiàn)：

[1]戚安邦.項目管理學(xué)[M].南開大學(xué)出版社，2003.

[2]左美云.信息系統(tǒng)項目管理[M].清華大學(xué)出版社，2008.

作者簡介：

范佳（1980-），女，湖南長沙人，長沙環(huán)境保護(hù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，信息系統(tǒng)項目管理師、講師，研究生，主要研究方向為項目管理、軟件設(shè)計、網(wǎng)頁設(shè)計。