人事檔案管理存在的問題及改革措施

【摘要】人事檔案管理工作是人事管理工作的基本條件之一，是人事工作中不可或缺的重要構(gòu)成要素，人事檔案管理水平的高低對(duì)于整個(gè)單位及個(gè)人的工作效率以及工作質(zhì)量都有直接影響。然而隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革以及人事管理制度改革的不斷完善與發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式以及手段都已經(jīng)無法滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)我國人事檔案管理的創(chuàng)新與改革已經(jīng)迫在眉睫。本文主要結(jié)合當(dāng)前我國人事檔案管理工作中存在的主要問題，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的改革措施。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；問題；改革措施

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)改革的不斷發(fā)展與完善，我國社會(huì)生產(chǎn)各領(lǐng)域都發(fā)生了很大變化，人事管理制度也發(fā)生了一些變革，人事流動(dòng)性大大提高，新時(shí)期下，對(duì)人事檔案管理工作也提出了更高的要求，人事檔案管理工作內(nèi)容更加豐富、分工更加專業(yè)、技術(shù)更加先進(jìn)，這些變化都在很大程度上給傳統(tǒng)人事檔案管理帶來諸多挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)人事檔案管理逐漸暴露出越來越多的弊端以及問題，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，因此為了能夠更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展以及推進(jìn)人事管理制度改革，非常有必要進(jìn)一步改革并完善現(xiàn)行的人事檔案管理手段以及模式。

一、當(dāng)前我國人事檔案管理工作中存在的主要問題

1.人事檔案管理力度不足。目前，我國人事檔案管理工作由于受到過去歷史的種種原因影響，管理范圍較狹窄，對(duì)于一個(gè)人的基本材料方面的收集比較重視，比如教育程度、家庭出身、社會(huì)關(guān)系以及政治面貌等等，導(dǎo)致資料收集不夠完整、全面，并不能滿足現(xiàn)代人力資源發(fā)展的基本需求，也無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。同時(shí)還表現(xiàn)在目前部分單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不全面，認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅只是簡單做好資料的收集、鑒定、整理、分析、研究和歸檔等流程，并沒有真正意識(shí)到人事檔案工作的重要性，普遍存在用人不建檔案的現(xiàn)象。

2.缺乏完善的人事檔案管理制度。目前，很多單位的人事檔案管理部門在制定人事檔案管理制度時(shí)，并沒有多方面綜合考慮具體的工作情況以及工作需求，而直接生搬套用統(tǒng)一的《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，導(dǎo)致大部分單位的人事檔案管理制度過于形式化，缺乏科學(xué)、合理的管理實(shí)施細(xì)則。即使有的單位制定了相應(yīng)的管理制度，但是實(shí)際制定力度較差，主要表現(xiàn)為收集檔案不及時(shí)，很少有人問檔案問題，檔案歸檔材料較為片面等。統(tǒng)一的《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中對(duì)人事檔案的收集歸檔范圍作出了明確規(guī)定，但很多單位很少記載職工的信用等級(jí)評(píng)價(jià)、職工繼續(xù)培訓(xùn)等情況信息，人事檔案中記載的內(nèi)容應(yīng)盡量完整、詳細(xì)、真實(shí)、準(zhǔn)確，且能體現(xiàn)出每個(gè)不同個(gè)體的特征以及特點(diǎn)，很多現(xiàn)在普遍存在人事檔案“千人一面”的現(xiàn)象。

二、優(yōu)化人事檔案管理工作改革措施

1.加強(qiáng)人事檔案管理者與形成者的人事檔案管理意識(shí)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、繁雜的項(xiàng)目，從檔案開始建檔到檔案能夠永久保存都凝聚著人事檔案管理工作者們辛勤的汗水和心血。人事檔案是我國各級(jí)各類國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織在人事活動(dòng)過程中形成的一種歷史憑證，主要是以個(gè)人為單位，用于對(duì)某一人德才表現(xiàn)的記述和反映，便于日后查看。人事檔案實(shí)際上是每一個(gè)社會(huì)經(jīng)歷、教育程度以及自然情況等信息的原始記錄，可以客觀、真實(shí)的反映每一個(gè)的工作狀況、政治信仰、思想品德、獎(jiǎng)懲以及業(yè)務(wù)能力等情況，可以為各單位組織部門參加社保、人才流動(dòng)、選人用人、調(diào)資、職稱評(píng)聘等方面提供重要的參考依據(jù)。人事檔案管理者以及形成者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案資料以及人事檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值以及重要意義，才可以促進(jìn)人事檔案管理工作的順利開展。

2.建立統(tǒng)一集中管理制度。應(yīng)打破傳統(tǒng)多頭分散式的人事檔案管理方式，建立統(tǒng)一集中管理的人事檔案管理體制。不僅可以節(jié)約人力、物力資源，提高人事檔案管理的整體水平，同時(shí)也有利于監(jiān)督各單位、各部門之間的制度執(zhí)行情況，一旦出現(xiàn)問題有可追溯人負(fù)責(zé)，避免各部門以及各單位人之間相互推諉；也可以提高人事檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化與現(xiàn)代化的管理。同時(shí)應(yīng)該順應(yīng)我國社會(huì)的發(fā)展形勢，建立我國現(xiàn)行人事管理政策改革相適應(yīng)的人事檔案管理制度。

3.加強(qiáng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升人事檔案管理人員自身綜合素質(zhì)最直接，也是最有效的渠道。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該根據(jù)人事檔案管理人員的實(shí)際需求進(jìn)行針對(duì)性設(shè)計(jì)，人事檔案工作中涉及到公共關(guān)系學(xué)、行為學(xué)、哲學(xué)、心理學(xué)、歷史學(xué)以及行為學(xué)等諸多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)適當(dāng)增加這些內(nèi)容的知識(shí)教育。同時(shí)應(yīng)增強(qiáng)管理人員的計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)以及科技軟件等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，并能夠靈活運(yùn)用于實(shí)際工作中，有利于提高工作效率。同時(shí)應(yīng)建立健全的約束機(jī)制以及激勵(lì)機(jī)制，以考核個(gè)人的職業(yè)道德水平以及業(yè)務(wù)能力為定性、定量指標(biāo)作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，將評(píng)價(jià)結(jié)果直接與個(gè)人實(shí)際薪酬掛鉤。促進(jìn)工作人員之間形成良性競爭，激發(fā)工作人員的工作積極性。

綜上所述，新時(shí)期下，社會(huì)發(fā)展以及人事制度改革對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求，人事檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，首先應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案形成者與管理者對(duì)人事檔案管理的重視度，形成管理意識(shí)，同時(shí)應(yīng)建立集中統(tǒng)一制度以及完善的人事檔案管理制度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，從而全面提高人事檔案管理水平，促進(jìn)人事檔案管理工作的順利開展。

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[2]譚麗珍.人事檔案管理信息化建設(shè)初探[J].秘書之友，2012（4）

作者簡介：

王愛珍（1977- ），女，籍貫，河北館陶，學(xué)歷，本科，職稱：中級(jí)，館員，研究方向，人事檔案管理