加強(qiáng)地方高?？萍紮n案建設(shè)和管理的思考

譚萍

教育大眾化背景下升格的地方本科院校已成為我國(guó)高等教育體系中的重要組成部分并逐漸成為引領(lǐng)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的生力軍，進(jìn)入內(nèi)涵式發(fā)展階段的地方高校對(duì)科技創(chuàng)新能力提出了更高的要求?？萍紮n案反映了現(xiàn)代大學(xué)的科研領(lǐng)域和研究水平，是科技創(chuàng)新的基礎(chǔ)和依據(jù)。地方高校必須不斷提高科技檔案的建設(shè)和管理水平，努力在科技檔案的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用方面實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，才能適應(yīng)新形勢(shì)下服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)科研能力的應(yīng)用需求，以實(shí)現(xiàn)大學(xué)的跨越式發(fā)展。

一、加強(qiáng)地方高?？萍紮n案建設(shè)和管理的重要性

科技檔案主要指在科研過(guò)程中形成的，以文字、影像、圖表、數(shù)據(jù)等多種形式載體出現(xiàn)的具有保存價(jià)值的材料。它是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是大學(xué)學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、科學(xué)研究及管理經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，直接反映了一所大學(xué)的學(xué)術(shù)水平與實(shí)力及管理水平，對(duì)高校的教學(xué)、人才培養(yǎng)及科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重要作用。

1.科技檔案是大學(xué)科研管理活動(dòng)的重要保證?？萍紮n案是進(jìn)行科研的重要依據(jù)，是科研活動(dòng)的必要條件，建立完整的科研檔案是科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的重要標(biāo)志。做好科研檔案管理工作，加強(qiáng)科研檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，是不斷提高科研管理水平的有效途徑。

2.科技檔案是高?？萍紕?chuàng)新的重要依據(jù)。科技檔案是高校各種科研活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，它可以為科技創(chuàng)新提供依據(jù)。如科研檔案中專家反饋的意見(jiàn)和建議有助于我們不斷改進(jìn)科技改革，從而不斷提高科研實(shí)力；科技檔案管理部門系統(tǒng)地整理本校已獲得的研究成果， 科學(xué)準(zhǔn)確地描述研究課題的分布情況和發(fā)展趨勢(shì)，可使課題的后繼研究人員在相關(guān)研究上避免重復(fù)勞動(dòng)，為其深入研究提供切實(shí)的信息服務(wù)。

3.科技檔案是高校教師科研能力提升的基礎(chǔ)和支撐。加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理，是高校教師科研能力提升強(qiáng)有力的支撐。有助于學(xué)校在學(xué)科、專業(yè)建設(shè)上形成特色。如在了解教師科研方向及重點(diǎn)后，可以組織、協(xié)調(diào)相關(guān)學(xué)科、相近學(xué)科的教師在某一個(gè)或幾個(gè)領(lǐng)域內(nèi)分工合作，在知識(shí)創(chuàng)新上、在新興學(xué)科或邊緣學(xué)科的發(fā)展上出成果，形成自己的特色。可以密切高校教師與社會(huì)各方面的聯(lián)系，促進(jìn)全社會(huì)更好地認(rèn)識(shí)科技成果對(duì)推動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)力快速發(fā)展的巨大貢獻(xiàn)，從而更加尊重科技人員創(chuàng)造性的勞動(dòng)，并為科技進(jìn)步、科研環(huán)境的改善、科技成果轉(zhuǎn)化提供有力的支持。

二、地方高校科技檔案建設(shè)和管理中存在的問(wèn)題

目前有影響力高校的科技檔案在學(xué)?？蒲泄ぷ髦邪l(fā)揮了積極的作用，提升了科研的整體管理水平，推動(dòng)了科技管理的改革，促進(jìn)了科研水平的提高。但絕大部分地方高校對(duì)科技檔案建設(shè)沒(méi)有引起足夠的重視，主要存在的問(wèn)題有：

1.科技檔案管理意識(shí)薄弱，科技檔案的數(shù)量和質(zhì)量不高。部分高校科技實(shí)力已積累了一定的水平，但科研檔案管理工作并非是學(xué)校檔案管理工作中重點(diǎn)，造成科技檔案管理工作投入不夠，大多停留在項(xiàng)目申報(bào)材料和結(jié)題材料的簡(jiǎn)單收集?？蒲兴降奶岣呤且粋€(gè)長(zhǎng)期漸進(jìn)的積累過(guò)程，眾多地方高校雖經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，但其科技活動(dòng)并不多，尤其與地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展相結(jié)合的科技成果較為缺乏，而且科研活動(dòng)的質(zhì)量偏低，使得形成科技檔案數(shù)量較少且質(zhì)量不高。

2.科技檔案管理制度不健全，管理缺乏規(guī)范性?？萍紮n案管理具有科研管理和檔案管理的雙重特點(diǎn)，但科技檔案管理對(duì)科研管理部門來(lái)說(shuō)并不是日常工作的重點(diǎn)，管理人員配備不足，而對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)科技檔案只是檔案管理的一個(gè)組成部分，用于科技檔案開(kāi)發(fā)和管理上的精力不多，導(dǎo)致科技檔案管理被邊緣化?？萍紮n案建設(shè)和管理的制度不夠健全，歸檔的要求、時(shí)間、范圍、內(nèi)容及職責(zé)等不明確，科技檔案建設(shè)和管理工作不夠規(guī)范，隨意性較大。

3.缺乏專業(yè)檔案管理人員。由于人事編制不足的因素，地方高校的科研管理部門及學(xué)院、系等二層單位均沒(méi)有設(shè)立專門的科研檔案管理機(jī)構(gòu)。絕大部分地方高?？萍紮n案管理人員是兼職的非專業(yè)人員，一方面，管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)，缺少檔案管理學(xué)的專業(yè)知識(shí)，不能對(duì)資料進(jìn)行規(guī)范地收集、歸檔；另一方面，兼職人員還承擔(dān)著許多其他業(yè)務(wù)工作，難以抽出很多時(shí)間和精力潛心鉆研檔案建設(shè)和管理工作，導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范。

4.檔案管理信息化建設(shè)不足，科技檔案的社會(huì)開(kāi)放功能低效。大多地方高校雖推廣應(yīng)用檔案管理軟件，但只是限于檔案目錄信息化管理為主，科技檔案還是以紙質(zhì)為主，處于人工管理狀態(tài)。科技檔案的利用，目前還只停留在記錄、保存階段或僅局限于評(píng)職稱或者項(xiàng)目結(jié)題時(shí)提供佐證材料等方面，重保管、輕利用，不能充分發(fā)揮地方高校科研檔案服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的價(jià)值。

三、加強(qiáng)地方高校科技檔案建設(shè)和管理的措施

1.加強(qiáng)科技檔案的認(rèn)識(shí)和領(lǐng)導(dǎo)，轉(zhuǎn)變思想觀念。正確認(rèn)識(shí)科技檔案的特征與作用是提高科技檔案管理水平的前提。傳統(tǒng)的管理理念往往把科技檔案只作為一種歷史材料保存，基本上只能發(fā)揮科技檔案的借閱、查詢、佐證等簡(jiǎn)單功能，沒(méi)有對(duì)科技成果進(jìn)行有效的歸納和后續(xù)整合，嚴(yán)重制約了科技成果轉(zhuǎn)化與產(chǎn)學(xué)研的結(jié)合。要通過(guò)各種媒體做好宣傳工作，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)科技管理人員牢固樹(shù)立檔案觀念，充分認(rèn)識(shí)科技檔案工作的重要意義，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把科技檔案建設(shè)和管理工作真正落到實(shí)處。

2.健全檔案管理制度，明確管理職責(zé)。科技檔案管理工作的順利開(kāi)展需要相應(yīng)規(guī)章制度的規(guī)范和約束。學(xué)校要按照《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》和檔案管理法規(guī)，并根據(jù)高校自身的實(shí)際工作情況，建立健全科技檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確檔案管理人員職責(zé)和分工， 使得在實(shí)際工作中有章可循，確保收集的材料客觀準(zhǔn)確、完整連續(xù)。此外，學(xué)校還應(yīng)將科技檔案工作納入工作計(jì)劃，引入科技檔案管理制度及相關(guān)人員的職責(zé)范圍的年度業(yè)績(jī)考核機(jī)制。

3.加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)開(kāi)發(fā)，提升科技檔案的社會(huì)服務(wù)功能。要充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，開(kāi)發(fā)軟件，建立科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使得檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化，提升科技檔案管理的質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的科學(xué)有效管理，有助于充分挖掘科技檔案潛能，逐步開(kāi)發(fā)科技檔案的情報(bào)服務(wù)、專題服務(wù)、咨詢證明服務(wù)等功能，更好地為地方高校教學(xué)改革和科學(xué)研究服務(wù)。強(qiáng)化社會(huì)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)科研檔案成果轉(zhuǎn)化，有利促進(jìn)科研轉(zhuǎn)化和產(chǎn)學(xué)研的結(jié)合，提高高校核心競(jìng)爭(zhēng)力。

4.加強(qiáng)科技檔案人才隊(duì)伍建設(shè)?？萍紮n案管理隊(duì)伍素質(zhì)的高低成為檔案事業(yè)高效發(fā)展的關(guān)鍵因素，高校科技檔案信息化管理要求管理人員具備較強(qiáng)的檔案專業(yè)素質(zhì)和具備一定的信息技術(shù)知識(shí)。因此，要注重引進(jìn)專業(yè)化的管理人才，加強(qiáng)科技檔案工作者的繼續(xù)教育，提高工作人員運(yùn)用先進(jìn)的管理手段的能力。

加強(qiáng)科技檔案管理是高校促進(jìn)科技人才隊(duì)伍和創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)建設(shè)、提升科研對(duì)策、推動(dòng)教學(xué)改革等各項(xiàng)事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的需要，也是檔案工作適應(yīng)科技革命和經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)新形勢(shì)的需要。科技檔案記載了科技人員的科研思想、方法和經(jīng)驗(yàn)，為保障高校的教學(xué)和科研改革，發(fā)揮著不可替代的作用。隨著地方高校科技檔案建設(shè)和管理的規(guī)范化，它將發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。

（作者單位：玉林師范學(xué)院）endprint