淺談如何做好城市節(jié)水檔案管理工作

劉麗紅

隨著“節(jié)水型社會(huì)創(chuàng)建活動(dòng)”在全國(guó)的不斷深入開(kāi)展，各地市的城市節(jié)水管理工作越來(lái)越完善，隨之產(chǎn)生了新一類型檔案——城市節(jié)水檔案。城市節(jié)水檔案是在城市節(jié)水管理工作中形成的各類監(jiān)管數(shù)據(jù)、技改方案、處罰案卷、規(guī)章規(guī)定等多種形式的文件材料。對(duì)節(jié)水檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理是保證節(jié)水工作深入開(kāi)展的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)水資源可持續(xù)利用的堅(jiān)定基礎(chǔ)。鑒于“節(jié)水檔案”的重要地位，不斷有檔案工作者對(duì)它的管理提出了深入探討，筆者根據(jù)一線管理工作實(shí)踐，提出一些自己的看法。

一、目前城市節(jié)水檔案的分類

在現(xiàn)在各地市的“創(chuàng)建節(jié)水型城市”活動(dòng)和實(shí)際節(jié)水部門的管理工作中，主要產(chǎn)生以下幾個(gè)方面的檔案材料。一是節(jié)水報(bào)表。在計(jì)劃用水管理中，要對(duì)各用水單位實(shí)行定額管理，定量考核，每個(gè)用水單位要按月報(bào)送用水情況報(bào)表，管理單位根據(jù)用水報(bào)表掌握各單位用水情況，對(duì)比用水指標(biāo)進(jìn)行定額考核。二是節(jié)水技改工程材料。針對(duì)各時(shí)間段用水情況，對(duì)存在浪費(fèi)用水的單位制定技術(shù)改造方案，審批通過(guò)后開(kāi)展技改工程。期間形成的材料，包括節(jié)水技改方案報(bào)告書、網(wǎng)絡(luò)圖紙、資金預(yù)算表等。三是水平衡測(cè)試報(bào)告書。包括一個(gè)單位的基本情況、自來(lái)水管網(wǎng)圖、各總表分表數(shù)據(jù)等。四是地下水資源檔案。包括每個(gè)井位取水許可證，取水量核定表、年檢材料等。五是稽查處罰文檔。包括每個(gè)舉報(bào)查處案件的立案報(bào)告書，現(xiàn)場(chǎng)勘查筆錄，行政處罰書等。六是節(jié)水課題項(xiàng)目。包括可行性報(bào)告、立項(xiàng)書、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、獲獎(jiǎng)材料等。

二、各類節(jié)水檔案的管理方式及特點(diǎn)

1.計(jì)劃用水檔案，包括定額檔案、用水報(bào)表和超計(jì)劃價(jià)加處罰卷。首先按照用水類型分為工業(yè)類和生活類，在不同類別下，實(shí)行一戶一檔檔案制度，每戶檔案中包括本單位的年度定額，每月報(bào)表處罰記錄，這樣不但使用水單位的用水有了歷史記錄，確保了管理的連續(xù)性，同時(shí)也能清楚地查找到每一單位各個(gè)時(shí)期的用水管理水平及用水量波動(dòng)情況。

計(jì)劃用水檔案重要的在于它的完整性，如秦皇島市目前納入計(jì)劃管理的用水單位有500戶以上，要保證每一個(gè)用戶每一個(gè)月的報(bào)表齊全完整，因?yàn)橹挥斜３钟盟畣挝粰n案材料的完整性、一貫性，才能依據(jù)它的數(shù)據(jù)分析出不同時(shí)期的用水情況、管理水平，使其在利用過(guò)程中幫助用水單位管理人員詳盡了解本單位的用水管理情況，使節(jié)水管理人員科學(xué)公平監(jiān)管各單位用水浪費(fèi)數(shù)據(jù)，使分析人員科學(xué)分析出整個(gè)各行業(yè)用水情況等，所以這個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理重在收集、整理，必須保證齊全完整。

2.節(jié)水技改檔案，包括水平測(cè)試報(bào)告書和技改項(xiàng)目案卷。水平衡測(cè)試報(bào)告書比較完整，每年度產(chǎn)生的量不是很大，一般在幾十本左右，按照年度---行業(yè)類別分類保管。技改項(xiàng)目檔案比較零散，因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到制作方案到審批、完成，經(jīng)歷的時(shí)間較長(zhǎng)，所以在檔案材料歸檔時(shí)要注意它的完整性和時(shí)間段的劃定，根據(jù)不同的情況分析、立卷時(shí)間。有的課題比較簡(jiǎn)單，當(dāng)年能夠完成，立項(xiàng)和完結(jié)時(shí)間在同一年度，立卷歸檔時(shí)比較容易掌握。有的項(xiàng)目時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，不在同一年內(nèi)，期間又涉及不同的部門審批、配合，有的有分支項(xiàng)目支持，這樣的技術(shù)項(xiàng)目立卷歸檔時(shí)要認(rèn)真分析掌握，既要保證總體案卷的完整性，又要便于各項(xiàng)目案卷的查找利用。

3.水資源管理檔案

實(shí)施對(duì)地下水資源的科學(xué)有效管理，防止地下水位沉降造成的重大危害是城市節(jié)水工作的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，在此期間，主要形成了自備井檔案，遠(yuǎn)程監(jiān)控管理資料，自備井收費(fèi)臺(tái)賬，各時(shí)間段城市水資源統(tǒng)計(jì)分析表格等材料。

自備井檔案實(shí)行一井一戶口的管理方法，每一個(gè)自備井檔案中包括該井的成井時(shí)間、審批材料、井位、井深、核定取水量等。戶口檔案是井的身份證明，同時(shí)也是掌控全市后備水源分布情況的基本材料，它的科學(xué)完整決定了這口井是否有合法身份，所以戶口檔案要有嚴(yán)格的借閱手續(xù)，必須保持其安全完整。對(duì)于后期產(chǎn)生的產(chǎn)權(quán)變更，要注意收集齊全其變更材料，歸入戶口檔案。

遠(yuǎn)程監(jiān)控管理資料，隨著管理信息化、自動(dòng)化的不斷深入發(fā)展，對(duì)部分重要位置的自備井，形成了遠(yuǎn)程監(jiān)控管理。通過(guò)安裝在井位上的監(jiān)控設(shè)備，隨時(shí)傳送數(shù)據(jù)到管理計(jì)算機(jī)上，這樣就形成了實(shí)時(shí)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，主要包括井的流量、使用時(shí)間等。這些數(shù)據(jù)每天每時(shí)都有產(chǎn)生，數(shù)量大不便于打印出紙質(zhì)材料歸檔。數(shù)據(jù)是每個(gè)井的實(shí)際開(kāi)采情況的真實(shí)記錄，對(duì)于地下水整體環(huán)境監(jiān)測(cè)、控制禁采區(qū)、防采區(qū)的地下水環(huán)境狀況具有重要的指導(dǎo)意義。數(shù)據(jù)材料應(yīng)該歸檔保存，鑒于它的特殊性，采取電子文檔立卷歸檔方式。

其他還有自備井收費(fèi)臺(tái)賬，各時(shí)間段水資源分析統(tǒng)計(jì)報(bào)表等材料，按時(shí)間流水保存。

4.節(jié)水稽查檔案

在處理浪費(fèi)水舉報(bào)、節(jié)水稽查案件過(guò)程中形成的文件材料。在這部分歸檔案卷中有一個(gè)重要的形成部分就是水行政處罰案卷。在一個(gè)水行政案件接案開(kāi)始就形成了一系列的文書材料，立案審批表---詢問(wèn)筆錄---勘驗(yàn)筆錄---行政處罰通知書---陳述筆錄---處罰聽(tīng)證書---終結(jié)報(bào)告---處罰決定書---強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書等。行政處罰案件案卷是一個(gè)獨(dú)立的案卷類別，一案一卷，有全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。它的重要性在于它不僅是水行政執(zhí)法工作的記錄，同時(shí)也是提請(qǐng)法律訴訟，申請(qǐng)行政強(qiáng)制執(zhí)行的法律文件，故對(duì)其嚴(yán)謹(jǐn)性有特殊的要求。在管理中我們發(fā)現(xiàn)，有的案卷填寫不完整，存在隨意涂改現(xiàn)象；有的案卷承辦人及領(lǐng)導(dǎo)審批簽字為機(jī)打，案卷歸檔順序混亂；有的案卷不完整，沒(méi)有結(jié)案報(bào)告；有的案卷歸檔未制作目錄；有的案卷送達(dá)書中無(wú)當(dāng)事人簽字和蓋章等，這些情況要求檔案人員對(duì)移交歸檔的行政處罰案卷必須認(rèn)真審核，不能全盤照收，對(duì)細(xì)節(jié)部分不合要求退回改正，避免在以后提供利用時(shí)造成重大損失。

三、進(jìn)一步加強(qiáng)城市節(jié)水檔案管理的措施

1.加強(qiáng)節(jié)水檔案人員整體素質(zhì)，完善節(jié)水檔案人才隊(duì)伍。節(jié)水檔案人員不僅要有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，還要懂一定的節(jié)水管理業(yè)務(wù)。懂得節(jié)水技改工程流程，知道不同階段產(chǎn)生哪種文檔；懂得行政執(zhí)法處罰程序和水行政執(zhí)法案卷文書表格的填寫要求，這樣在收卷審核時(shí)才能不疏忽、遺漏各個(gè)細(xì)節(jié)。同時(shí)要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，更新知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，參加業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，適應(yīng)崗位技能要求，參加計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，適應(yīng)電子檔案管理需求等。endprint

2.建立完善相應(yīng)的規(guī)章制度，為節(jié)水檔案管理提供保障。城市節(jié)水管理的各個(gè)業(yè)務(wù)管理部門分類清楚，形成的檔案材料各不相同，檔案管理人員不能按統(tǒng)一的要求去收集，在共性要求的基礎(chǔ)上還要看到各部門的個(gè)性，這就要求更加詳細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫热ケＷC材料收集的完整性。一是業(yè)務(wù)部門檔案核實(shí)制度，各個(gè)業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠，重視程度不到位，只重視本部門的業(yè)務(wù)成效，忽略文字材料的保存積累，不能按時(shí)完整齊全的提交，有些材料又不便于日后補(bǔ)充，所以對(duì)歸檔工作造成困難。詳細(xì)嚴(yán)格的移交制度是便于檔案完整收集的基礎(chǔ)。二是節(jié)水工程檔案有其特殊性，不同階段的材料形式各異，在工程竣工驗(yàn)收形成的材料相對(duì)齊全完整，而檔案管理部門往往是不參加工程驗(yàn)收的。一是檔案人員不熟悉業(yè)務(wù)，不能較好地參與其中；二是業(yè)務(wù)部門沒(méi)有相應(yīng)的制度制約，不能主動(dòng)聯(lián)系檔案部門參加，這就造成失去了齊全完整收集此項(xiàng)檔案的最好時(shí)機(jī)。所以綜合節(jié)水檔案的特點(diǎn)，建立同時(shí)驗(yàn)收制度，可以大大促進(jìn)檔案工作的管理力度。三是完善提供利用制度。由于節(jié)水部門主要以管理為主，好多用水部門忽視了節(jié)水檔案的服務(wù)作用。城市節(jié)水檔案記載著每一用水戶的多年用水情況、管理情況，廠內(nèi)改造情況，這些對(duì)企業(yè)（部門）的節(jié)水管理、節(jié)水規(guī)劃、節(jié)水改造是珍貴的參考數(shù)據(jù)。由于節(jié)水機(jī)構(gòu)的管理性偏重，服務(wù)性偏輕，造成節(jié)水檔案提供利用偏低，沒(méi)有更大限度地發(fā)揮性能。更加全面開(kāi)放的提供利用制度，是使節(jié)水檔案發(fā)揮其重大性能的重要途徑。

3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高節(jié)水檔案管理硬件條件

一是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)在各工作崗位上是必不可少的工作方法，所以，為了便于檔案的搜集管理，積極建立內(nèi)網(wǎng)、與政府相連接的政務(wù)網(wǎng)、與互聯(lián)網(wǎng)相連接的公眾網(wǎng)等，配置相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、電腦設(shè)備等，為電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案室的建設(shè)，提供保障基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)庫(kù)房設(shè)備的更新完善，如滅火消防設(shè)施的更新、庫(kù)房消磁柜、消毒機(jī)、除濕機(jī)、空氣凈化器的配備等。

水是不可再生資源，隨著城市化水平的不斷提高，污染的不斷加劇，人類社會(huì)對(duì)水的珍貴需求不言而喻。為了人類的生存發(fā)展，節(jié)約用水已是一個(gè)迫在眉睫的事情，同時(shí)節(jié)水工作也是一件任重道遠(yuǎn)的事情，所以城市節(jié)水檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理不但是目前指導(dǎo)工作的重要依據(jù)，還是長(zhǎng)期指導(dǎo)、積累人類節(jié)水實(shí)踐的一個(gè)重要途徑。

（作者單位：秦皇島市政府節(jié)約用水辦公室）endprint