談醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建設

高穎

醫(yī)療機構的檔案管理對于醫(yī)院整體管理水平和服務質量的提高，具有重要的特殊的意義。檔案管理水平的高低，對醫(yī)療機構的服務質量和社會形象產生直接的影響。由于醫(yī)療機構的檔案信息量大、檔案種類繁雜。因此，電子信息化管理系統(tǒng)的建設對于提高醫(yī)院檔案管理水平具有關鍵的實際意義。

一、建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的意義

1、提供決策依據

醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)不僅具備儲存信息的功能，更關鍵的是對于信息的有效分類、管理、以及檔案信息中相關數據進行科學的統(tǒng)計和分析。這些真實的檔案資料和數據的信息，對于醫(yī)療機構管理層和決策層在做出決策時，可以提供具有參考價值的數據和依據。對于醫(yī)療機構做出合理的、準確的決策起到重要的作用。

2、提高控制能力

醫(yī)療機構的管理其實質即為對各種信息的管理，醫(yī)院依據信息對其內外部進行協(xié)調、規(guī)劃、組控和指揮，以實現(xiàn)一定的目標。在醫(yī)療機構的管理系統(tǒng)中，檔案管理信息系統(tǒng)肩負著信息流子系統(tǒng)的功能，檔案管理信息系統(tǒng)將醫(yī)院在運營中所產生的信息加以匯集、處理，憑借數據傳輸平臺將處理后的信息反饋至醫(yī)院的管理中心，管理人員掌握了這些信息就相當于掌握了醫(yī)院運行決策和調控支持的信息，在這樣的情況下做出的決策，有益于醫(yī)院各部門的協(xié)調統(tǒng)一，有助于發(fā)揮醫(yī)院的組織功能、提高醫(yī)院決策和控制能力。

3、能夠實現(xiàn)資源信息的共享與利用

建設醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，其目的就是為了更好地為醫(yī)院工作服務，而這種服務主要是通過提供更完善的資料和信息來實現(xiàn)，因此在醫(yī)院實施檔案管理信息系統(tǒng)的搭建，能夠更好的實現(xiàn)醫(yī)院檔案等信息管理的科學化與標準化，實現(xiàn)各部門之間信息的實時共享與相互利用。

二、醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設的對策和方法

1、醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設的基本對策

（1）要把檔案管理信息系統(tǒng)的搭建規(guī)劃到醫(yī)院總體管理信息系統(tǒng)的建設中去。因為醫(yī)療機構的檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，同樣檔案管理信息系統(tǒng)也是醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的一個組成部分，另外，檔案信息管理系統(tǒng)本身也含有大量有價值的內容，包括科研、教學、醫(yī)院的業(yè)務和基本建設等多個方面，換言之，醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)本身就會對醫(yī)院管理系統(tǒng)的建設形成影響，并在其中起著連接上下的重要作用，也就是說，醫(yī)療機構檔案信息管理的過程也就是其實際管理的過程，在檔案管理信息系統(tǒng)的建設中我們需要做的就是要確保這種協(xié)調發(fā)展的關系，以實現(xiàn)信息最大化的共享。

（2）建設適用于醫(yī)院檔案管理的信息系統(tǒng)。近幾年伴隨信息化建設的不斷進步與完善，衛(wèi)生系統(tǒng)的信息化在我國也日漸廣泛起來，全國已經有多家醫(yī)院都建立了相應的信息管理系統(tǒng)，搭載時下先進的網絡平臺，針對相應的需求進行二次開發(fā)，例如：專家咨詢系統(tǒng)、急診管理系統(tǒng)、藥品管理及病歷管理系統(tǒng)等。醫(yī)院在進行這些二次開發(fā)及系統(tǒng)建立時，應當充分發(fā)揮自身的長處及環(huán)境條件，并結合自身的規(guī)模及業(yè)務量來確定對管理系統(tǒng)的要求和需求狀況，使其不僅能很好的發(fā)揮應有的管理作用，又能符合醫(yī)院的實際需求。

（3）研究并開發(fā)輔助管理決策的工具。醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)基本是通過對醫(yī)療機構內外部信息進行匯集、處理、存儲和檢索等科學現(xiàn)代的手段來實現(xiàn)對檔案資源的有效整理、加工和利用，這些方法與技術對提高醫(yī)院的管理水平有很大的裨益，對于醫(yī)院內部管理水平的提高很有幫助，對醫(yī)療機構管理人員的決策還能夠起到支持的作用，因此，在建設醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)時，要重視對處理信息和輔助管理決策等功能的開發(fā)。

2、醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設的基本方法

（1）信息采集功能：對信息資源能夠進行有效的采集和區(qū)分是醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)最基礎的功能，檔案管理信息系統(tǒng)的采集功能要實現(xiàn)依據一定的要求對檔案信息資源進行鑒別、篩選和匯集的過程，并把其中有價值的檔案信息資源不斷的輸入至檔案管理信息系統(tǒng)中，經過長期的采集和累積，最終形成信息資源豐富且有效的信息系統(tǒng)。

（2）存儲和管理的功能：這是醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)最核心也最關鍵的功能，是信息系統(tǒng)的價值所在，這是因為檔案管理信息系統(tǒng)的存儲和管理功能其宗旨就是要依據一定的方式方法對系統(tǒng)所采集的信息資源進行處理、展示和組織，并且以檔案目錄和機讀數據的形式展現(xiàn)出來。上述過程的實現(xiàn)需要對所收集的數據信息進行特征描述和儲存，即為我們所提到的存儲管理功能，它的最終目的是要讓整體的檔案資源擁有系統(tǒng)化和有序化等特點，并且以照片、文字、音像、多媒體數據庫等多樣式的形式方便醫(yī)院管理人員的檢索和利用。

（3）傳輸和利用的功能：醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的重要價值體現(xiàn)在對信息的高效傳輸和利用上，海量數據經過信息系統(tǒng)的處理形成被標注有特定屬性的信息，適用于多種檢索手段和方式，可以滿足不同用戶根據各自的檢索習慣獲取信息，用戶通過信息系統(tǒng)提供的全文數據傳輸功能，來快速定位獲取其所需的信息，實現(xiàn)信息的快捷傳輸和利用。

醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設的主要意義，就是為了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和科學化，檔案系統(tǒng)的建設和使用是醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化管理、提高管理水平的必然途徑，所以，醫(yī)療機構在建設和發(fā)展檔案信息系統(tǒng)時要腳踏實地、切實按照適用的原則來進行，切忌好高騖遠，在建設和發(fā)展的過程中針對弊端要積極給予改進和完善，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化、網絡化，為推動醫(yī)院信息化管理水平做出貢獻。

（作者單位：秦皇島市婦幼保健院）endprint