淺談新時期檔案現(xiàn)代化管理提升途徑

藺森

地名工作是個系統(tǒng)工程，地名檔案是國家檔案的重要組成部分，也是最大的資料庫和信息中心。地名檔案是在實際工作中形成的、具有保存價值的，按照一定的制度和方式歸納、集中、保管起來的各種和地名有關(guān)的信息資料，它真實地記錄了地名工作的整個過程。改革開放以來，地名檔案管理無論在設(shè)施上、設(shè)備上、人員上都發(fā)生巨大的變化，現(xiàn)代化高科技的管理和多媒體網(wǎng)絡(luò)化的使用是大勢所趨，也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)高速發(fā)展的必然結(jié)果。地名檔案管理是高素質(zhì)人才和先進(jìn)的設(shè)備、手段完美結(jié)合的具體體現(xiàn)，它在相當(dāng)程度上提高了地名檔案的管理效率、使用價值、運(yùn)行速率，滿足了社會政治生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化發(fā)展對于地名檔案信息的需求。

一、地名檔案工作的一般特性

1.固有的專門性

地名檔案因?qū)傩缘奶厥?，它不是由常見式公文、信函、文本等格式材料?gòu)成，資料來源大部分出自地名普查、歷史積累、實際更新的結(jié)果。其存在形式多是文字、圖片和照片，形成地名的記錄鏈條，最大特點是內(nèi)容單一，只此一家，絕無旁類。所以，在專門性之中，地名檔案的專業(yè)性非常明顯，特點非常鮮明。同時，專門性的另一特點就是專指性，根據(jù)地名的歷史變遷和環(huán)境演變?yōu)閭€體地名建檔，是獨(dú)立的、延續(xù)的，不可割裂和混淆，只能是這一個，而不是其他。

2.獨(dú)特的區(qū)域歷史性

地名材料的獲取離不開歷史形成的區(qū)域，材料的搜集、整理、追溯也只能在地名所指的、特定的空間里進(jìn)行，這就是地名的區(qū)域性。隨著時間的推移，地名也會因社會的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步、客觀環(huán)境的變化不斷地發(fā)生變動，有時新地名代替老地名的現(xiàn)象會頻繁出現(xiàn)。所以，地名檔案的內(nèi)容就要隨著其變動而更新。這樣，既可以保持地名歷史的過去存在時，又可以客觀地反映現(xiàn)實存在的現(xiàn)狀，這就形成了地名檔案其歷史連續(xù)性的特征。

3.廣泛的社會性

地名檔案之所以重要，因為它集中反映了社會存在的方位和語言，這就是社會性的屬性。地名本身具有相當(dāng)豐富的信息量，記錄了最原始的社會風(fēng)貌和后來的變遷，如果沒有地名檔案的系統(tǒng)管理，社會便會產(chǎn)生方位和稱謂的混亂，給社會生活帶來困擾。由此看來，其廣泛的社會性可見一斑。

二、地名檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)途徑

1.地名檔案的收集和建檔要與程序建設(shè)為前提，緊密結(jié)合地名調(diào)查工作

這就要求工作人員在收集過程中，要隨地名的變化最大限度地擴(kuò)展地名所屬的外延范圍以及實物種類，注意原始物品和史料的搜集，注重細(xì)節(jié)，避免因小失大。同時，盡量保持所有文件和資料的詳實和豐富，避免在某一時期出現(xiàn)斷裂，連續(xù)不斷地充實和豐富館藏文件和信息資料。

在歸檔工作中，要注意原始資料的積累、鑒別和管理。一是盡可能多的收集與地名相關(guān)的素材，量的積累會加厚選擇基礎(chǔ)，避免遺漏和錯誤；二是鑒別，在所有材料中，只有通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治鲨b別才能分出重要的、客觀的、有聯(lián)系的幾類，予以確定，根據(jù)需要進(jìn)行取舍，確定保管期限，保證館藏資料的完整和質(zhì)量；三是管理，這是地名工作的重要環(huán)節(jié)，也是最終成效的檢驗。要嚴(yán)格按照地名檔案歸檔制度執(zhí)行和操作，既要做到齊全、完整、豐富，又要全而不濫，多而不雜；四是對珍貴的、具有相當(dāng)價值的、帶有文物性質(zhì)文字、圖片、照片、實物要重點保護(hù)和使用。

地名檔案的整理也是不可或缺的方面，在鑒定工作完成后，要按照相關(guān)的原則和制度對檔案進(jìn)行整理，達(dá)到分類合理、編目清晰、排列規(guī)范、使用便捷的目的，起到為社會服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的作用。

2.以完善硬件為重點，促進(jìn)管理技術(shù)條件的現(xiàn)代化

檔案管理日新月異，傳統(tǒng)的地名檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，必須不斷推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，才能跟上飛速發(fā)展的形勢。檔案室設(shè)備在不斷地更新?lián)Q代，密集架、防磁柜、微機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)、掃描儀等屢見不鮮，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、全覆蓋緊鑼密鼓漸成趨勢。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?。電子計算機(jī)技術(shù)已把地名檔案的登記、檢索、使用自動化了，而利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)快速實現(xiàn)地名檔案信息的傳遞和交流，使地名這一資源的開發(fā)利用走上了快車道，從時間上贏得了效率，從空間上縮短了距離?，F(xiàn)代化光學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，使地名檔案脫離原始的形態(tài)實現(xiàn)微縮化，釋放了部分的人力資源，節(jié)省了大量的存放空間。

3.以隊伍建設(shè)為保障，促進(jìn)地名檔案工作者素質(zhì)現(xiàn)代化

現(xiàn)代化設(shè)備的大量運(yùn)用在一定程度上降低了管理人員的工作強(qiáng)度，同時，檔案信息量的不斷增加和存放方式的改變也對管理人員的素質(zhì)要求更高了。檔案現(xiàn)代化管理需要先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，說到底還是看管理團(tuán)隊的科學(xué)技術(shù)水平，主要還是人的問題。

其一、檔案工作者要具備先進(jìn)的管理理念，掌握現(xiàn)代化管理手段，熟練地完成檔案信息的編制和整理，使之更適合網(wǎng)絡(luò)的傳輸和使用，更好地為政府和社會服務(wù)。

其二、檔案工作者在保證檔案資料完整無缺，保管規(guī)范，使用順暢的前提下，要掌握地名工作的全過程。在編制和研究的過程中，從收集的源頭著手，用睿智的眼光去發(fā)現(xiàn)有潛在價值的資料，通過分析、研討、加工來挖掘檔案的深層次信息，開發(fā)和提升檔案的利用價值，滿足越來越多地對于地名資源的需求，為社會各界服務(wù)。

其三、新形勢下，對于檔案工作者要求是多方面、全方位的，不但具有傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗、良好的服務(wù)技能和熟練的操作技術(shù)，而且還需較好的文化修養(yǎng)、文字書寫等專業(yè)知識。同時對于其綜合分析能力、概括組織信息能力也有相當(dāng)?shù)囊蟆n案工作者還要熟悉民政領(lǐng)域的法律文件和民政專業(yè)知識，才能保證工作的順利進(jìn)行。所以，檔案工作者不僅僅是保管員，而是文理兼?zhèn)涞娜拧?/p>

（作者單位：河北省地名區(qū)劃檔案資料館）endprint