新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新機(jī)制探討

路小玉

一、檔案管理創(chuàng)新含義及意義

檔案管理創(chuàng)新，顧名思義就是根據(jù)市場(chǎng)和社會(huì)需求變化而隨之變化，改變管理模式、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)、引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)、豐富檔案相關(guān)知識(shí)，最大程度地滿(mǎn)足廣大用戶(hù)對(duì)檔案需求，最大限度地獲取經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)利益的變化過(guò)程。這不僅是檔案管理創(chuàng)新的動(dòng)態(tài)過(guò)程，也是現(xiàn)代化社會(huì)信息資源創(chuàng)新的過(guò)程，檔案管理工作的創(chuàng)新，就是社會(huì)信息化覆蓋檔案領(lǐng)域的過(guò)程。

在新形勢(shì)下，檔案管理創(chuàng)新具有重要意義。首先，檔案管理創(chuàng)新順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。隨著現(xiàn)代化社會(huì)不斷發(fā)展，檔案工作愈加受到有關(guān)部門(mén)重視，成為新時(shí)期發(fā)展工作主要構(gòu)成部分之一，與各項(xiàng)工作共同構(gòu)成共存關(guān)系網(wǎng)。隨著形勢(shì)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已不符合時(shí)代發(fā)展需要，創(chuàng)新檔案管理工作成為新形勢(shì)下我國(guó)發(fā)展工作不可或缺的一部分。其次，檔案資源建設(shè)離不開(kāi)檔案管理創(chuàng)新。在日新月異的時(shí)代變化下，館藏稀少、資源短缺已成為我國(guó)檔案工作發(fā)展瓶頸，因此，構(gòu)建多層次、多樣化檔案資源結(jié)構(gòu)、豐富館藏任務(wù)迫在眉睫。而通過(guò)創(chuàng)新檔案管理，可以從源頭上改善我國(guó)檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀，從而更好地為我國(guó)發(fā)展工作發(fā)揮更大作用。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作存在的問(wèn)題

近年來(lái)，檔案管理工作創(chuàng)新被提上日程。然而，與社會(huì)信息化發(fā)展速度相比，我國(guó)檔案管理水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上其發(fā)展步伐，目前檔案管理工作主要存在以下問(wèn)題：

1.檔案管理理念保守，缺乏大局意識(shí)

檔案管理理念保守、陳舊，是制約當(dāng)今檔案管理工作發(fā)展的要素。在高等院校，相關(guān)部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏遠(yuǎn)見(jiàn)，檔案管理工作一直處于教學(xué)改革低谷；而在企業(yè)，制度改革往往是其工作重中之重，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)非常重視，而檔案管理工作改革往往是被棄之一旁。這就為檔案管理工作發(fā)展增加了難度，其科學(xué)化和規(guī)范化得不到有效保證。而這種現(xiàn)象的產(chǎn)生，最重要的影響因素就是對(duì)檔案管理工作大局意識(shí)的缺乏。相關(guān)檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)只注重眼前經(jīng)濟(jì)利益，看不到檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)的研究?jī)r(jià)值，放慢檔案管理工作創(chuàng)新、變革步伐，從而導(dǎo)致了“重藏輕用”現(xiàn)象普遍出現(xiàn)，檔案本身價(jià)值和利用價(jià)值得不到很好地體現(xiàn)，檔案管理工作發(fā)展受阻。

2.檔案硬件環(huán)境設(shè)施尚未齊全，管理體制不完善

從我國(guó)目前的檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀分析，檔案硬件環(huán)境設(shè)施尚未齊全。有些高?；蛘咂髽I(yè)甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，各部門(mén)檔案室規(guī)格不一，“六防”設(shè)備不完善或者不具備，檔案霉變、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象普遍存在。與此同時(shí)，在查閱、檢索程序方面，傳統(tǒng)手工檢索所占比重很大，雖然各部門(mén)都拓寬檢索工具開(kāi)發(fā)渠道，在編制檢索方面又導(dǎo)致了“求多不取精”現(xiàn)象產(chǎn)生，檢索程序嚴(yán)重影響檔案服務(wù)進(jìn)度，制約檔案信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

3.檔案管理人員素質(zhì)與檔案工作要求不適應(yīng)

檔案管理工作要?jiǎng)?chuàng)新，掌握檔案專(zhuān)業(yè)技能的復(fù)合型人才必不可少。但從目前我國(guó)檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理專(zhuān)業(yè)人才匱乏，這就直接導(dǎo)致了現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)無(wú)法在檔案管理中發(fā)揮應(yīng)有作用?，F(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，對(duì)人才培養(yǎng)提出更高要求：檔案管理人員不僅要熟悉、掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且要跨領(lǐng)域?qū)W習(xí)其他行業(yè)知識(shí)，學(xué)會(huì)將兩者融會(huì)貫通。與此同時(shí)，隨著現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)，檔案服務(wù)途徑的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化普及程度越來(lái)越高，電子形式和紙質(zhì)版形式兩者共存，這就要求檔案管理人員必須要熟悉現(xiàn)代化技術(shù)操作，能夠快速、便捷查詢(xún)用戶(hù)所需的檔案信息，從而提高檔案利用率。

4.以人工服務(wù)為主，管理方式單一

從檔案現(xiàn)狀來(lái)看，目前檔案部門(mén)的檔案管理對(duì)象主要是聲像檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案，其主要管理方式還是以手工操作為主，檔案整理、查閱、檢索、歸檔等還是以人工服務(wù)為主，浪費(fèi)了大量人力物力，也無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)隨時(shí)隨地對(duì)檔案信息的強(qiáng)烈需求。這不僅嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，而且與現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展潮流相違背，必然被社會(huì)所淘汰。

三、新形勢(shì)下檔案管理工作機(jī)制創(chuàng)新對(duì)策

改變我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)狀，提高檔案利用效率，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、實(shí)用化和規(guī)范化，任重而道遠(yuǎn)。因此，新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新可以借鑒以下對(duì)策：

1. 創(chuàng)新檔案管理理念，樹(shù)立全局意識(shí)

科學(xué)的檔案管理理念主要包括以下方面：第一，樹(shù)立全局意識(shí)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，根據(jù)社會(huì)需求，充分利用檔案資源，最大限度地發(fā)揮檔案本身價(jià)值和作用。第二，解放思想。加強(qiáng)檔案信息交流與溝通，不僅可以實(shí)現(xiàn)資源共享，改變封閉型的文化氛圍，還可以擴(kuò)大檔案管理工作影響力。第三，在企業(yè)檔案工作方面，要正確對(duì)待企業(yè)既競(jìng)爭(zhēng)又合作的雙重關(guān)系。在企業(yè)內(nèi)部采取自我營(yíng)銷(xiāo)機(jī)制，積極宣傳和強(qiáng)化檔案管理工作要求，對(duì)外則主動(dòng)借鑒對(duì)方現(xiàn)代化、科學(xué)管理機(jī)制，加強(qiáng)企業(yè)間互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)良性競(jìng)爭(zhēng)。

2.創(chuàng)新管理模式，建立健全檔案管理體制

要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理制度，檔案管理制度規(guī)范化是其必要前提。根據(jù)檔案法提出的“依法治檔”的要求，最大程度地拓展檔案管理的輻射面和覆蓋面，健全和創(chuàng)新檔案管理制度，借鑒現(xiàn)代化、科學(xué)的管理體制，號(hào)召?gòu)V大檔案人員共同參與到檔案管理制度創(chuàng)新當(dāng)中。規(guī)范、科學(xué)化的檔案管理體制要囊括以下三方面：一是以精干、高效原則優(yōu)化檔案管理機(jī)構(gòu)人員配置，讓檔案人員各司其職，各盡其能；二是加大培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員力度，加大資金投入，為檔案人員提供一個(gè)優(yōu)良培訓(xùn)基地，強(qiáng)化其專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能和現(xiàn)代化意識(shí)；三是完善檔案管理流程，明確責(zé)、權(quán)、利三者關(guān)系，以統(tǒng)一管理與分級(jí)管理相結(jié)合為原則設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，改變檔案部門(mén)全部為檔案資料現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘷n案資料、社會(huì)信息、情報(bào)于一身的復(fù)合型檔案管理組織。以科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理制度應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下我國(guó)發(fā)展工作的制度需求，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化和規(guī)范化，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

3.創(chuàng)新檔案隊(duì)伍培養(yǎng)模式，提高檔案人員專(zhuān)業(yè)水平

促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，必須要以培養(yǎng)現(xiàn)代化高素質(zhì)人才為支撐。因此，我國(guó)檔案管理工作機(jī)制創(chuàng)新，必須要建設(shè)一支綜合素質(zhì)高、專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平高、專(zhuān)業(yè)技能過(guò)硬的檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。高素質(zhì)的檔案管理人才必須要熟悉和掌握電子計(jì)算機(jī)和數(shù)字通信等先進(jìn)技術(shù)，具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能。因此，檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要重視高素質(zhì)檔案管理人才培養(yǎng)，加大資金投入力度，建立健全高素質(zhì)人才培訓(xùn)基地，多形式、多渠道對(duì)相關(guān)人員定期進(jìn)行技能培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的科學(xué)管理理念，提升檔案管理人員工作能力。另外，要積極爭(zhēng)取從國(guó)外引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備和科學(xué)的檔案管理制度，借鑒外國(guó)現(xiàn)代文化，加快我國(guó)檔案工作者掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)步伐。

4.創(chuàng)新服務(wù)手段，提高檔案利用率

新形勢(shì)下，檔案管理工作創(chuàng)新服務(wù)手段，首先要順應(yīng)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段設(shè)置一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案館網(wǎng)頁(yè)，拓展檔案部門(mén)的局域網(wǎng)，與其他部門(mén)的網(wǎng)站相聯(lián)系，最大限度地收集和共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化查閱和檢索，進(jìn)而建設(shè)電子數(shù)據(jù)管理中心，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案形式由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有问綖橹?，不僅擴(kuò)寬了檔案服務(wù)覆蓋面，而且節(jié)約人力、物力。此外，利用網(wǎng)絡(luò)特性，開(kāi)放在線服務(wù)平臺(tái)，更快速、便捷地滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，解決用戶(hù)難題，不僅擴(kuò)大了檔案服務(wù)涵蓋面，而且擴(kuò)大了檔案管理工作影響力。在信息化社會(huì)背景下，廣大用戶(hù)更注重檔案服務(wù)時(shí)效性，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段，既符合時(shí)代發(fā)展潮流，也符合檔案管理工作創(chuàng)新要求。

在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，我國(guó)檔案管理工作面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，堅(jiān)持不斷創(chuàng)新，深入探討我國(guó)檔案管理工作機(jī)制創(chuàng)新，才能夠在時(shí)代競(jìng)爭(zhēng)潮流中保持自身發(fā)展和不斷進(jìn)步，從而推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展。

（作者單位：山東省醫(yī)藥工業(yè)設(shè)計(jì)院）endprint