試析醫(yī)院督查督辦工作的信息化建設(shè)

摘要：文章結(jié)合醫(yī)院職能科室信息化建設(shè)工作情況，對(duì)督查督辦工作的信息化進(jìn)行了探索嘗試，旨在進(jìn)一步完善督查督辦工作的信息化建設(shè)，提高醫(yī)院的執(zhí)行效率。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；督查督辦；工作效率；執(zhí)行力

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的企事業(yè)單位逐步實(shí)施辦公自動(dòng)化，即通過(guò)引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱OA），實(shí)實(shí)現(xiàn)事物處理、信息管理和決策支持等工作，不僅可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，更能提高辦公效率[1]。我院與時(shí)俱進(jìn)，在信息化建設(shè)中積極探索，適時(shí)引進(jìn)OA系統(tǒng)，從信息采集、信息加工、信息傳輸和信息存取四個(gè)環(huán)節(jié)開展適合醫(yī)院工作需要的自定義規(guī)范、自定義表單、自定義流程，遵循PDCA管理法則，對(duì)OA系統(tǒng)中的各項(xiàng)工作實(shí)施流程監(jiān)督、辦結(jié)查閱和效率分析。

我院督辦工作亦可通過(guò)OA系統(tǒng)落實(shí)執(zhí)行。在OA辦公系統(tǒng)中\(zhòng)"督辦工作\"分為\"督辦工作匯報(bào)\"和\"督辦工作延遲申請(qǐng)\"兩個(gè)流程，即可完成督辦立項(xiàng)、承辦、反饋、催辦、歸檔、結(jié)果公示等一系列工作。將督辦工作借助OA辦公平臺(tái)進(jìn)行督促落實(shí)，不僅減少了人為因素，體現(xiàn)了考核的客觀公正、公平性，更提高了督辦工作的執(zhí)行效率

1督辦工作信息化的必要性

醫(yī)院督查督辦工作是提高管理效能，提高醫(yī)院決策執(zhí)行效率的一項(xiàng)重要工作，督查督辦工作的及時(shí)、準(zhǔn)確性是保障醫(yī)院各項(xiàng)工作真正落到實(shí)處的有利措施[2]。目前，多數(shù)醫(yī)院對(duì)督辦工作是靠個(gè)人催促、電話通知等形式來(lái)實(shí)施落實(shí)，督辦效果因人而異，很大程度上取決于督辦者的工作積極性、責(zé)任意識(shí)及工作能力。醫(yī)院要對(duì)督辦事件進(jìn)行客觀、實(shí)時(shí)的追蹤、監(jiān)督、反饋及評(píng)價(jià)管理，就需要避免人為因素的干擾，借助更有力的監(jiān)督管理工具，從過(guò)程管理的角度對(duì)事件進(jìn)行全程督查督辦。將督辦工作進(jìn)行信息化管理，通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺(tái)開展實(shí)施，可以對(duì)督辦工作流程進(jìn)行跟蹤、催辦、查辦，存檔和檢索，能夠精確各個(gè)執(zhí)行節(jié)點(diǎn)的工作時(shí)間，更加客觀公正、透明的對(duì)督辦工作進(jìn)行考核及結(jié)果匯總，實(shí)現(xiàn)對(duì)事件執(zhí)行過(guò)程的有效監(jiān)督。

2督辦工作信息化流程

院辦室根據(jù)院長(zhǎng)辦公會(huì)、院周會(huì)、臨時(shí)調(diào)度會(huì)等會(huì)議議定的相關(guān)內(nèi)容或院領(lǐng)導(dǎo)口頭、書面批示的相關(guān)文件，及時(shí)對(duì)議定的工作內(nèi)容以及院領(lǐng)導(dǎo)提出的工作要求，進(jìn)行歸納整理，與責(zé)任科室及時(shí)溝通協(xié)商，制定出責(zé)任科室需要完成的工作任務(wù)及完成期限，即對(duì)督辦工作進(jìn)行初步立項(xiàng)，通過(guò)醫(yī)院OA系統(tǒng)，以\"內(nèi)部留言\"形式發(fā)至院領(lǐng)導(dǎo)，院領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)同意后，正式立項(xiàng)。

督辦工作正式立項(xiàng)后，院辦室通過(guò)新建\"督辦事項(xiàng)匯報(bào)\"工作流程，明確督導(dǎo)事項(xiàng)、督辦時(shí)間、完成時(shí)限、任務(wù)級(jí)別、責(zé)任人，并要求責(zé)任科室將督導(dǎo)工作的詳細(xì)完成情況以附件形式回傳。該流程發(fā)到責(zé)任科室的同時(shí)，該科室的主管院領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)收到此項(xiàng)工作通知。

在督辦事項(xiàng)規(guī)定時(shí)限前1 d，院辦室將以\"督辦事項(xiàng)匯報(bào)流程\"以督辦催辦形式，告知責(zé)任科室及時(shí)將督辦事項(xiàng)進(jìn)行情況匯報(bào)或及時(shí)提交延時(shí)申請(qǐng)。

責(zé)任科室需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將督導(dǎo)事項(xiàng)完成情況及時(shí)反饋。該匯報(bào)流程反饋回傳時(shí)需經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批。主管院領(lǐng)導(dǎo)需確認(rèn)此項(xiàng)工作完成情況是否符合實(shí)際要求，若匯報(bào)內(nèi)容與實(shí)際情況不符，主管院領(lǐng)導(dǎo)可將此匯報(bào)流程退回至責(zé)任科室，責(zé)任科室需進(jìn)一步完善此項(xiàng)工作，并通過(guò)匯報(bào)流程重反饋；匯報(bào)內(nèi)容通過(guò)主管院長(zhǎng)審批同意后，流程自動(dòng)提交至院長(zhǎng)審批，院長(zhǎng)批示后由院辦室整理歸檔，并作為考核依據(jù)，進(jìn)行考核，見圖1。

圖1 督辦工作匯報(bào)流程

責(zé)任科室因客觀原因不能在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成的督辦事項(xiàng)，需提前申請(qǐng)延期辦理?？剖铱赏ㄟ^(guò)OA\"督辦事項(xiàng)延時(shí)申請(qǐng)\"流程，明確督辦事項(xiàng)工作進(jìn)度及不能按期完成的客觀原因，并自主提出延遲完成時(shí)間，提交主管院長(zhǎng)、院長(zhǎng)審批[3]。審批通過(guò)后，該流程自動(dòng)傳至院辦室歸檔并作為延期考核的依據(jù)，院辦室方可對(duì)該事項(xiàng)進(jìn)行延期考核，見圖2。

圖2 督辦事項(xiàng)延時(shí)申請(qǐng)

3督辦結(jié)果匯總及公示

院辦室每月5日前根據(jù)\"督辦事項(xiàng)匯報(bào)\"流程中科室反饋的情況，將上一個(gè)月督辦事項(xiàng)進(jìn)行整理，按時(shí)限將完成和未完成事項(xiàng)進(jìn)行匯總，通過(guò)OA\"內(nèi)部留言\"版塊，將督辦結(jié)果上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)。院領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，院辦室將對(duì)匯總結(jié)果進(jìn)行公示并納入考核。

在OA系統(tǒng)全面實(shí)施之前，院辦室每月將督辦結(jié)果通過(guò)投影在醫(yī)院每月的職能科室質(zhì)評(píng)會(huì)以及院周會(huì)上公示。隨著OA系統(tǒng)的全面應(yīng)用，院辦室可通過(guò)OA科室門戶（此公示的結(jié)果，只有有權(quán)限進(jìn)入到院辦室的門戶的人才能看到）以及醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)首頁(yè)（查看醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)的所有人通過(guò)點(diǎn)擊醫(yī)院網(wǎng)頁(yè)上\"院內(nèi)公示\"版塊，在\"督查督辦\"專欄均可看到）對(duì)督辦事項(xiàng)進(jìn)行公示。公示內(nèi)容包括完成、未完成以及本月待完成的所有督辦事項(xiàng)，對(duì)長(zhǎng)期拖延未完成的事項(xiàng)進(jìn)行持續(xù)公示，并追蹤工作進(jìn)度，直至完成為止。

4督辦工作信息化的成效

我院于2013年4月正式下發(fā)了《關(guān)于督查督辦工作的管理辦法（試行）》，并正式啟用OA \"督辦工作流程\"，將醫(yī)院的督辦工作推上了信息化軌道，且成效顯著。2013年4月～12月，先后督查督辦161項(xiàng)工作。其中按規(guī)定時(shí)限完成128項(xiàng)，延期完成12項(xiàng)，督辦工作效率大幅提高。由于辦事效率的加快和互相扯皮現(xiàn)象的減少，職能科室滿意度顯著提高，也使職能科室進(jìn)一步端正了工作態(tài)度，轉(zhuǎn)變了工作作風(fēng)，由被動(dòng)工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)[3]，增強(qiáng)了為臨床、醫(yī)技科室服務(wù)的意識(shí)，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序開展奠定了基礎(chǔ)。

督辦工作信息化是醫(yī)院辦公自動(dòng)化的一小部分，以小見大，醫(yī)院如能全方位實(shí)施辦公自動(dòng)化將更有利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[4]。我院根據(jù)醫(yī)院的規(guī)章制度和實(shí)際工作需要通過(guò)OA系統(tǒng)制定了相應(yīng)的工作流程，規(guī)范了工作程序，嚴(yán)格執(zhí)行逐級(jí)審批制度，從根本上杜絕隨意申請(qǐng)、拖延審批、科室相互推諉等現(xiàn)象，杜絕了違背制度和流程辦事的情況發(fā)生。為了進(jìn)一步加快辦公自動(dòng)化進(jìn)程，出臺(tái)了相應(yīng)的限時(shí)辦結(jié)制度，對(duì)每一個(gè)層級(jí)的申請(qǐng)和審批明確了時(shí)限要求。醫(yī)院各個(gè)級(jí)別的工作人員都有了嚴(yán)格的時(shí)間觀念。院領(lǐng)導(dǎo)更是高度重視，以身作則，通過(guò)移動(dòng)辦公化設(shè)備，隨時(shí)隨地關(guān)注醫(yī)院工作，增強(qiáng)醫(yī)院的執(zhí)行力，提升了醫(yī)院的整體管理水平。當(dāng)然，醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用和實(shí)施過(guò)程中仍會(huì)存在諸多問(wèn)題，諸如：信息資源不能最大限度得到共享、信息及網(wǎng)絡(luò)安全、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存、財(cái)務(wù)憑證管理等問(wèn)題，需要我們共同探討，逐步完善，期許將醫(yī)院各項(xiàng)工作在辦公自動(dòng)化的平臺(tái)上開展實(shí)施，以信息化手段來(lái)提升醫(yī)院甚至整個(gè)衛(wèi)生系統(tǒng)的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王煥芳，要跟東，賈東月，等.試析醫(yī)院督查督辦制度的制定與完善[J].中國(guó)保健，2013.

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